采购管理的漏洞及优化

采购管理的漏洞及优化

采购工作是供应链的重要组成部分，事关企业利益的得失，也是容易发生问题、备受关注的工作，据估算：采购环节成本每降低1%，企业利润会增加5%-10%，因此采购管理成了从源头上为企业产生利润的关键环节。以太阳镁业为例，投资期的采购金额达到总投资额的60%以上，生产期的采购额占到销售额的70%以上，按目前3.5万吨镁锭的产量及目前的市场价格估算，采购环节降低0.1%，利润将增加8%，由此将产生较大的经济效益。因此采购环节的节流就显得尤为重要。笔者主要负责公司投资期的设备和材料采购管理以及运营期的采购管理工作。我通过对日常采购经验方法的梳理汇总，对采购过程存在的漏洞的分析，提出了优化采购管理的措施，以促进采购性价比的提升，提高公司的采购效益。

一、一般采购模式分析

一般的采购模式主要是通过流程控制对采购风险进行控制，通过价格要素分析对采购物资主要通过货比三家、竞争性谈判、招投标等方式进行采购，但由于采购人员对前沿客户的选择、对采购物资理解的不同，往往对采购结果产生较大的影响，进而影响到采购价格、采购效益，导致所采购的物资不能够达到真正的性价比高的目的。

类似太阳镁业的大型设备类采购主要是采用招投标形式、对小型设备及原材料则大多通过多家比价的方式进行采购。物资采购主要由申购、询价、供货验收和财务结算组成（详见图1、图2）。

图1 一般企业的采购流程图

二、采购管理中比较普遍存在的漏洞及问题

从以上采购流程和采购成本总构成并结合公司实际操作，笔者和同事们对一般采购流程中存在的漏洞进行了系统的分析汇总。

申购环节

物资申购是采购环节控制的第一道关，也是内部成本控制的重要一环，对所采购物资的质量定位、品牌定位、实用性定位等，直接关系到采购物资的价格。如果定位不准，则可能出现产品价高但适用性不强等问题。

采购环节

投资期企业的采购过程中，需要采购的设备可能达百种以上，采购的材料也多达近千种，并且采购的物资相对较急，所以给采购工作带来了很大的挑战。为了能够采购到性价比高的产品，采购人员必须首先对采购物资有较深入的理解，然后才能够在下一步商务沟通中争取到主动，但由于采购人员自身的条件有限，再加上技术评审人员的技术局限性，就可能导致最终选择的未必是能够提供最佳性价比物资的供方，尤其是在新技术、新工艺的选择时更容易出现这样的问题。

如太阳镁业在镁行业第一次采用了闭式循环水系统，因为采购人员与技术人员沟通不到位，在闭式循环水设备的采购过程中，出现系统参数多次改动的情况。

安装验收

在设备进场安装和材料使用阶段，品质部门、设备部门将构成验收的第一道关，对于新组建的企业，很多流程及观念处于磨合阶段，再加上验收人员的参差不齐，导致验收结果的参差不齐，可能产生验收漏洞。

三、采购工作优化的措施

笔者结合对公司采购实践工作的分析梳理，提出了采购管理的优化方案，并在实际工作中进行落实，取得了一定的效果。

1、加强制度建设和落实

建立了《采购管理标准》、《招投标管理标准》，并根据采购物资到位急、导致价格相对较高的情况，尽量吸引更多的供方参与竞争。我们采用了网上招标的形式，简化了招标手续，在供方得到初步评审后，再到太阳镁业本部进行商务洽谈和签署合同。

严格按照有关标准和采购制度进行执行，明确标的物，做到货比三家。加强审查力度，对可对照的价格找出参照物，估算大致价格范围，进行标的的价格估算，对拟采购的标的物有初步的了解。

2、加强流程控制

从申购环节，进行申购物资的内部讨论，由资材部出面对周边同类企业所用设备及材料的型号、规格、参数指标、工作中出现的问题进行系统的了解，然后对照太阳镁业提出的型号进行对照，了解其差异，并与技术部门、生产部门进行沟通，修正其提出的规格型号，然后根据实用性、经济型选择最终的供方，以保障所采购物资的实用性。

在验收环节，采用集中开箱验收，并引进外部有经验的人进行验收的方法，在安装调试阶段，采用了冷调试和热调试、空运转和负荷运转的方式进行，保障了设备验收和调试的准确性。对开始进场的材料验收采用分样检验，以内部检验和送外检验的方式进行，以保障验收的准确性。

3、加强员工主人公意识管理

对进入资材部从事采购岗位的人员，优中选优，把好选人关。确保敬业、坚持原则、能够积极主动工作，具有主人公意识。在日常工作中，主管领导以身作则，加强企业文化培训，以自身的为人处事引导部门员工的意识发展。在商务沟通中，资材部部长、主管领导层层谈判和商务沟通，关键性设备由董事长亲自把关。在档案管理中，询价单及标书、调研报告等必须存档备查，把好监督关。

4、建设信息共享体系

盾安集团是中国企业500强，产业规模大、年度采购物资金额大、品种又很繁多。现在每个实体公司都在单独进行采购，而这其中又有很多物资是类同的，只是限于技术和管理的原因，没有实现资源共享和成本最优。

因此笔者建议盾安集团可建立统一的采购平台，这样既可以节省各个分体企业的采购成本，又达到了资源共享的目的，真正发挥了集团的整合优势。

5、建立战略采购体系

太阳镁业投入生产后，主要的采购物资为煤炭、硅铁，其中硅铁占到总采购成本的61%，煤炭占到总采购成本的25%，而这些物资的价格是相对透明的，主要受市场波动的影响，因此采购时机就显得非常重要。我们根据市场情况，把握市场节奏，进行采购，有效的降低成本。如煤炭受冬季供煤季节及冬季运输难度加大的影响，往往会在11月中下旬到翌年3月份处于高价阶段，涨价幅度在100元/吨以下，如果能够很好的把握市场节奏和采购时机，将能够产生较大的效益，对这些物资的采购，应从战略上建立采购制度和采购体系，并正常运转，保证采购产生较好的效益。

总而言之，以采购制度做基础，流程管控到位，加强意识引导和培训，建立信息共享体系并建立战略采购体系，就能够发挥采购管理的经济效益，达到节流的目的。

（本文参考了陈学南、公斌、张国祥、王鲁杰、高炳祥、郭士强等专业人士的观点文献）1061623780