集团公司合同管理制度

集团公司合同管理制度
一、总则
1.为了加强合同管理，明确合同审批过程中的职责权限，制定本管理规定。

2.集团公司及各所属公司、企业在从事涉及权利义务关系的经济活动时必须签订书面合同。

3.本规定适用于集团公司及所属公司、企业。

二、机构与职责
1.集团公司由董事长、总裁、常务副总裁、招标采购部、企业管理部（法务）、综合部、子公司执行董事或总经理组成合同管理委员会。

负责对集团各部门及各所属公司、企业合同进行监督、管理和审批。

2.集团公司企业管理部是合同管理的职能部门，其职责是：
2.1负责对各所属公司、企业合同工作的管理和指导；
2.2负责研究制定合同管理规定，组织宣传贯彻合同管理规定，并负责检查监督；
2.3负责集团各部门及各所属公司、企业合同文本的审核工作；
2.4设定专职合同管理员，负责集团各部门及各所属公司、企业的合同专用章管理及合同文本原件的归档工作；
2.5组织审查对方当事人的主体资格、营业执照、资质证书、授权委托书等，保证其具备签约的法律资格，在必要情况下参与重大合
同的谈判、签订；
2.6负责对各所属公司、企业合同的签订、履行、存档情况进行检查，提出整改意见；
2.7按审批权限组织有关责任人进行合同审批；
2.8合同审批完毕负责合同签证或登记备案，向相关单位分发合同并保存合同正本；
2.9按集团公司档案管理规定移交已履行完毕的合同。

2.10宣传有关法律法规和专业知识，总结推广合同管理工作的先进经验；
2.11协助集团各部门及各所属公司、企业对合同纠纷依法进行协商、调解、仲裁或诉讼；
2.12对因监督、审查不严而导致合同管理中存在的违法、违规行为负责。

3.各所属部门、公司、企业必须设立专职或兼职合同管理员，报集团企业管理部备案，其职责是：
3.1参与重大合同的谈判、起草、签订、合同审核会签，参与本公司主要负责人审批权限内合同的谈判、起草、签订、合同审核会签；
3.2参与审查对方当事人的主体资格、营业执照、资质证书、授权委托书等，保证其具备签约的法律资格；
3.3跟踪合同会签及履行情况，及时参与补充、变更合同，会同合同经办人员处理合同履行中的问题；
3.4负责履行合同，及时处理履行中发生的问题；对需要变更合同内容的及时提出变更意见，并向企业管理部申请变更协议；
3.5妥善保管合同书、签证单、往来传真等有关合同签订与履行的书面资料、凭证，负责建立最近以来在部门、单位的合同归档工作；
3.6制止违法签订合同的行为，并及时向集团企业管理部和本单位负责人报告；
3.7依法参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼工作，负责签订合同的内容与程序的合法性。

4.合同承办人员职责：
除法定代表人外，公司各单位直接签订合同的人员为合同承办人。

合同承办人可委托其他人员承办与合同有关的具体事项，但须对代为承办人员的行为和后果负责。

其职责是：
4.1在授权范围内代理公司依法签订、履行、变更、解除合同；
4.2严格审查合同对方资格、资信情况并向本部门或公司合同管理人员提交有关材料；
4.3按公司规定提请有关部门对其经办的合同进行预审或审查，并将合同草稿在签订前三日报合同审查人员审查；
4.4对所签合同负有认真执行的责任并跟踪落实合同履行情况；
4.5及时向合同管理人员通报合同在履行中发生的问题，并及时提出解决问题的意见和建议，必要时可直接向公司企业管理部合同管理负责人汇报，情况特殊的可直接向总裁汇报；
4.6依法参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼等事务；
4.7妥善保管合同履行、变更、解除等有关文件，并于收到后三日内交送合同管理人员归档；
4.8对其所签订或由其代理承办的合同中的违法违规行为负责。

5.各所属部门（企业）、企业管理部（法务）、招标采购部为合同签订的参与部门，其职责分别是：
5.1确定合同价款及有关条款；
5.2保证合同条款和价款的合理性；
6.集团公司及异地所属企业必须设定合同章管理员，其职责是：
6.1审查对方是否签字盖章（二页以上加盖骑缝章）；
6.2审查合同是否按规定流程进行审批；
6.3审查合同的完整性、一致性；
6.4负责合同归档管理工作。

7.公司、企业主要负责人对合同签订和履行的全过程负责，其具体职责是：
7.1组织建立企业内部合同管理体系；
7.2保证合同标的和条款的合理性，维护企业权益；
7.3保证合同内容及签订、履行过程符合法律法规和集团公司《合同管理规定》；
7.4及时处理合同签订和履行中发生的问题，重大问题及时向集团公司总裁汇报。

8.合同审核要点：
8.1审核合同对方的资格是否真实、合法，合同项目是否在营业执照范围内，当事人的名称或姓名和住所是否记录清楚、准确；
8.2合同的标的是否明确；
8.3合同中的数量、质量是否符合有关国家、地方规定和公司要求；
8.4合同的价款或报酬以及方式是否确定和准确；
8.5合同的履行期限、地点和方式是否确定；
8.6合同的违约责任是否明确；
8.7合同中是否有发生争议的解决方法。

对工程类合同还必须进行以下事项的审查：
8.8是否有保修条款；
8.9结算和付款条件是否有利；
8.10计价依据是否完备。

三、合同的签订
1.订立合同主体资格：
1.1公司对外合同应由法定代表人或法定代表人授权的代理人签订。

未经授权或未办理相关合法手续不得以企业名义对外签订合同；
1.2公司的各部门负责人或二级机构负责人，可在法定代表人授权的职责范围内签订合同，但须到公司企业管理部办理授权委托手续或经法定代表人书面授权。

否则，不能成为正式的合同代理人，更不能从事代理合同的有关事宜；
1.3按公司有关规定，经企业管理部办理授权委托书的代理人，可从事代理的合同标的限额见《信合集团母子公司管控制度》附件《信合集团授权审批权限表》中关于合同审批的部分。

1.4严禁以分解合同方式规避1.3的管理。

2.各所属公司、企业必须全面实行合同会签审核制度、终结制度、备案制度。

所有合同必须按照合同
会签程序批准后方可订立，履行完毕的合同须签订终结协议。

3.签订合同之前，合同承办人员应验证对方当事人的营业执照、资质证书等证明文件的原件，确定主体是否合格；审查对方经办人的授权委托书，掌握其代理权限；调查资信情况、履约记录，预测其履约能力。

上述证明文件的复印件随合同会签并存档。

企业名称变更时，应以合格的主体签订合同。

4.合同依法签订后，合同承办人须在十日内将合同正本交本单位合同管理人员保管，副本留承签人备用。

所有合同签字必须在集团公司合同申请单会签完毕后进行。

5.在签约过程中应遵循诚实信用原则，任何人不得向对方当事人作虚假的宣传和承诺，不得故意隐瞒与订立合同有关的重要事实。

6.合同文本必须符合国家及集团公司有关规定，并以合同书形式签订，不得以传真或电子邮件等方式签订合同，以传真或电子邮件等方式就合同内容达成一致的，必须补签合同书加以确认。

7.合同内容需以招标方式确定的，应按集团公司《招标管理规定》进行招标后签订。

8.合同的内容应当包括：当事人名称、住所、标的、数量、质量标准、验收标准、价款、履行期限、履行地点和方式、违约责任、争议解决的方式等条款，并对各条款内容作详细的约定。

9.合同必须经法定代表人或委托代理人及经办人签字并加盖合同专
用章后生效。

委托代理人必须在授权范围内签订合同。

10.法律、法规规定应当鉴证、登记、备案的合同必须鉴证、登记、备案。

四、合同的审查
1.各合同承办人员须在合同签订前三日将合同草稿送交企业管理部（法务）初审，法务人员在三日内对合同的可行性与合法性审查完毕，填写合同审查表，按流程提交审批，最后由合同专用章管理员凭审阅意见加章。

2.合同审查的内容：
2.1合同项目是否可行，签约双方是否具备履约能力；
2.2签约双方是否具有签订合同的主体资格；
2.3合同的内容是否合法，签订程序是否符合法律规定；
2.4签约双方是否平等，意思表示是否自愿真实；
2.5订立合同的条款是否具体、完备；
2.6合同的格式和文字是否规范；
2.7合同签订的手续和形式是否完备；
2.8其它需要审查的内容。

五、合同的履行
1.合同一经签订即具法律效力。

各公司有关部门应互相协作，认真履行合同义务，确保公司信誉。

2.合同承办人应随时掌握对方经营状况，若发现停产、停业、准备解散或破产转移资产、抽逃资金、有重大诉讼案件等严重影响履行能力的情况发生时，应及时向本部门或本企业主要负责人汇报，有确切证据证明以上事实时，企业应要求对方提供有效的担保，不提供担保的，应中止履行合同。

中止履行合同的，应及时书面通知对方。

3.企业应慎重对待合同履行中的往来传真、书信、签证等书面文件，并妥善保存。

各合同管理员应建立合同签订与履行情况台帐，并于每
月5日前向企业管理部报送。

4.子公司合同管理员应随时跟踪合同履行过程，发现问题协同各部门及时解决，发生诉讼或其它重大问题应及时上报集团公司。

5.合同如因一方责任而不能或不能全面履行，应及时收集并保全有关证据。

6.企业签订终结协议时，应当审核合同双方的义务是否履行完毕。

合同任何一方的义务尚未履行完毕时不得签订终结协议。

7.合同发生纠纷时，承办人员应及时将情况告知合同管理员，子公司合同管理员应及时书面上报公司企业管理部，依法及时解决。

8.合同付款，由财务部门依据加盖合同专用章的合同内容进行办理，禁止对加盖行政章等不规范的合同进行办款。

9.严禁对非即时结清的业务不签订合同而行履行，严禁履行后再见补签合同。

六、合同的变更、中止与解除
1.合同一经签订即受法律约束，企业不得擅自变更、中止或解除。

若确需变更、中止或解除的，由经办人提出书面报告，按合同会签程序审核会签后实施。

2.变更合同内容的，双方应当签订补充协议，对变更的内容作详细的约定，补充协议涉及双方权利义务及责任承担的，需按合同审批程序交企业管理部（法务）审核。

3.企业单方面中止合同的，应当符合合同约定。

双方协议中止合同履行的，应当签订中止合同协议书。

4.企业单方面解除合同的，应当符合合同约定；双方协议解除的，应
当签订解除合同协议书，明确解除的原因和解除后双方应尽的义务。

5.变更或解除合同需要办理变更登记等相关手续的，应及时办理；财务部门应及时作相应的帐务处理。

七、合同专用章的管理
1.公司所签合同，一律使用合同专用章，禁止签订合同加盖行政章。

2.企业管理部合同管理人员用章时，除加盖合同专用章外，还须加盖正本章、副本章、骑缝章等。

对合同修正和更改处要加盖双方公章，并注明修正日期。

3.合同专用章的刻制，由公司企业管理部写出书面申请，报法定代表人审批后统一办理，并依法报送公安部门编号备案。

4.各单位合同专用章一律由企业管理部合同管理员专人使用、保管。

5.具有独立法人资格的单位，须使用与企业法人营业执照名称相同的合同专用章。

6.凡不具有独立法人资格的单位，合同用章实行区域分类管理，禁止跨区用章。

禁止违反本规定用章。

八、合同纠纷的处理
1.合同履行中双方发生争议应积极协商，对对方合理的要求应妥善解决，以防止出现法律纠纷。

2.集团公司各相关部门负责各所属公司的诉讼指导与协调工作。

各公司发生诉讼案件时应立即将诉讼相关材料报送集团企业管理部，经总裁批示后，由各公司按法定程序办理。

九、合同档案管理
1.合同管理员对已经生效的合同要以时间顺序编号登记，逐个建立档案分类存放，所有合同用纸一律用国际通用纸（A40），凡与合同有关的文书都要附关卷归档。

各合同管理单位须于每双月25日前将整理好的档案移送公司企业管理部归档，同时做好相应的移送记录登记。

公司企业管理部和合同附件的管理部门均须于每年12月31日前将所有合同资料移送公司档案室存档备查。

2.合同承办人、合同管理员和有关人员应妥善保存合同、补充协议、签证单、往来传真等关于合同签订和履行的书面材料，并按要求及时归档。

3.以下关于合同签订和履行的原始材料，应由公司档案管理员统一归档：
3.1合同及其补充协议；
3.2合同变更、中止或解除协议、终结协议；
3.3招投标文件；
3.4合同会签单；
3.5其他重要材料。

十、权限、程序
1.根据集团对各子公司管控不同，分别授予合同审核权限。

各子公司按授权范围内签订合同在签订后24小时内应向集团企业管理部报合同电子档，并于双月
25日以前报送纸质合同原件一份。

十一、罚则
1.集团企业管理部应不定期对合同的签订、履行合同的情况进行检
查，被检查单位及承办人必须按要求配合，并实事求是反映情况。

对合同纠纷的解决情况，公司企业管理部必须进行跟踪检查，并可责成或协同有关业务部门进行处理。

2.执行合同中，因资格、资金信用调查不当及业务条款方面出现失误，由合同承办人及部门领导负主要责任，并承担相应处罚。

因合同审查、监督不严，造成内容与签订程序的合法性出现失误，由相关责任人承担主要责任并承担相应处罚。

3.有下列情况之一的，视情节轻重给予罚款500—5,000元、赔偿经济损失、解除劳动合同等处罚，情节特别严重，构成犯罪的，提交司法机关追究刑事责任：
3.1合同承办人责任：
3.1.1合同承办人员应当签订书面合同而未签订，给公司造成经济损失的；
3.1.2合同承办人员审查对方资格、资信不当，造成公司经济损失的；
3.1.3合同承办人员如因在签订、履行合同时未尽到责任而造成经济损失，或
导致合同产生纠纷被处赔偿罚款的；
3.1.4合同承办人员未经授权或超越代理权限签订合同，给企业造成损失的；
3.1.5与对方串通，损害企业利益的；
3.1.6分解合同规避授权权限的；
3.1.7利用职务之便，收受对方贿赂或以其他方式谋取私利的；
3.1.8其他因未尽职责，给企业造成损失的。

3.2子公司合同管理员责任：
3.2.1未认真审查合同，致使签订的合同无效或存在严重漏洞，给企业造成损失的；
3.2.2未及时办理登记、备案等相关手续，给企业造成损失的；
3.2.3合同管理档案丢失，给企业造成损失的。

3.3企业管理部法务人员审核合同条款不严谨，给企业造成损失的。

3.4采购部负责人未尽审查职责，致使合同价款明显高于或低于正常水平，给企业造成损失的。

3.5财务部门负责人未尽审查职责，致使付款不符合合同约定或违反本制度第三十一条规定，擅自进行办款的。

3.6合同专用章管理员滥用合同专用章或合同专用章管理不善给企业造成损失的。

3.7档案管理员丢失关于合同签订和履行情况的原始资料，给企业造成损失的。

3.8违反本制度第三十二条规定的。

3.9相关人员不追究签约方违约责任，造成公司重大损失的。

3.10其他负有审查、管理合同责任的相关人员未尽审查、管理义务的。

十二、附则
1.本规定由集团公司企业管理部负责解释。

2.本规定自下发之日起施行。