会务基本知识.ppt
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会 议： • 时间：不能与参会人员的其他活动相冲突。 • 地点：根据会议的形式和参会人员的数量确定。 • 参会人员：确定参加会议活动的范围。
活 动： • 路线：寻找一条最短的、最通畅的、最佳的行动路线。不走回头路。 • 确定相关人员：随行人员、迎候人员、讲解人员。
接待考察团队： • 时间：客方出发时间、抵达时间、停留时间。 • 乘用工具：使用何种交通工具？是否需由我方安排？ • 带队领导及随行人员：确定每一位客人的姓名、性别和职务。 • 住宿：是否住宿？由旅行团安排或由我方代为预订酒店？ • 活动安排：客方的希望考察的内容。
（一）制定方案
• 一切都从制定工作方案开始 • 方案的好坏将是会务工作取得成功的关键
（1）收集信息
开始设计方案之前，首先应该了解与会 议活动有关的信息，掌握的信息越多、越具 体，可以使你在设计方案时考虑得越周到、 越细致，就能避免在会议活动中出现意外情 况的机率大大减小。
有关信息应该包括以下内容：
• 布置会场
• 安排任务分工并检查落实
内部： 负责报到和发放会议材料的工作人员、会场 服务人员、PPT操作人员、礼仪人员以及其 他工作人员。
• 安排座次
中国文化中的排序文化，代表贫富贵贱、身份尊卑、 职位大小、优劣与否。 科学安排座次是规范办会的要求，也是会务工作水 平高低的一种具体体现 安排座次时既要符合会议主题、有利于开展工作， 又要找到可靠的依据。
源自文库
安排座次的工作流程：
第一步 根据会议活动主题确定会场安排形式 第二步 确定参会人员在会场的座区 第三步 对参会人员进行座次排序
第一步 根据会议活动主题确定座次形式
报告式、座谈式、对座式、会见式等等
第二步 确定参会人员在会场的座区
根据参会人员的类别和数量确定采取何种形式？ 例：全委会、汇报会
如何确定上席？ 寻找先例、面门为上、前排为上、中间为上、以右 为上、以远为上。
7
1
2
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9
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11
10
13 15
17 16
12 14
椭圆形的会场实例
座谈式
8
10 12 11
9
会标
7531246 检查组 9
11 13 10
汇报方 8
6421357
对座式
会标
4
2
客
1
方
3
5
门
5
主
3
方1 2
4
交流座谈会实例
会见式
1
1
主宾 主人
2
2
客
方
3
主
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方
随
4
员
5
4随 员
5
6
6
门
会见式实例
2
1
现在是从人的背后看到的
以右为尊 或 以右为上
可能出现的错误 ╳
3
1
2
现在是从人的背后看到的
正确：坐在我右手的位置的人，比我自己的级别要高。 错误：坐在我右手位置的人比我左手位置的人级别高。
多人站一行的情形
4
21
3
5
6 4 21 3 5
几种常见的会场形式
报告式一
会标 75312468
主席台 86421357 86421357 86421357
（3）进一步完善方案
• 与有关方面积极沟通，掌握进一步的信息， 以不断完善方案。
• 模拟整个会议活动。包括活动路线踩点， 在头脑里把整个过程再设想一遍。
（4）落实方案中的各项准备工作
• 印发通知
• 收集参会人员名单 确保参会人员的姓名和职务级别的准确性。
• 准备会议材料 讲话材料、主持词、议程、参会人员名单、签到 表等。
报告式 二
发言席
会标 75312468 75312468
主席台 43211234 43211234 43211234
座谈式
会标
75312468 7531246
1
2
3
无论主席台的人数是单
4
数还是双数，都从主席
5
台的右侧开始排列。
6
7
8
9
10
16 14 12 11 13 15 17
椭圆形的座谈式
3 5
第三步 对参会人员进行座次排序
排序的依据
1.职务大小：不同级别的领导
正厅级、副厅级、正处级、副处级、正科级、副科级
2.部门顺序：编办的有关文件或电话本
市委办、市人大办、市政府办、市政协办…
3.姓氏笔画：
中央政治局委员、区委委员等
4.任职先后：同一级别的人员
区委常委，各单位同级别的领导
两个人如何排座次？
处理原则
保障最重要的 调整次要的 削减与主题关系不大的
三、会后工作
1、档案整理。 养成会后进行小结的习惯，把每次活动的有关材料按时间或 类别进行分类保存，包括方案、照片和有关的资料。
2、总结经验。 把每次活动中的创新和欠缺之处进行小结，在以后同类的活 动中继续改进。
谢 谢！
（2）拟定初步工作方案
在掌握了有关信息的基础上，可以着手 拟定初步的工作方案并安排任务分工。
方案应具备的要素通常有如下内容： 时间、地点、对象、规格、内容、日程、 责任、经费
方案名称：活动名称+工作方案（或会议方案、行程安排、日 程安排、活动安排）
时间：某一个开始时间，持续时间或整个时间段 地点：单一活动可标明具体地点，复杂的日程可在日程中体现 对象：包括所有参与会议活动的人员名单（姓名、性别、职务） 规格：确定规格，确定我方的参与接待的人员及食宿安排 内容：包括接送、食宿、宴请、参观、娱乐、票务等方面 日程：以明确的时间段标明各个时段的具体安排 责任：包括内部和外部参与会务工作人员的分工 经费：对整个会议活动所需经费作出估算
会务工作
会议，已经成为现代社会生活、政治生活、 经济生活中一种经常的广泛的活动形式。
它是各级机关传达精神、布置工作、统一 思想、研究问题的重要方式，也是开展工作的 主要手段之一。
无论是办会者还是参会者，都有必要学习 会务的基础知识。
会议、接待、参观、考察、礼仪、庆典、活动、宴请
一、会前准备工作
宴会席次 一
主宾 1 的座位在 第一主人 1 的右手位置
1
1
2
2
3
3
4
4
5 6
门
5 6
宴会席次 二
1
10
9 8 4
1 第一主人
1 2
2 第二主人
5
6
7
3 2 门
二、会中服务
• 会议报到 • 检查会议材料 • 录音录相工作 • 茶水服务 • 确保按照议程或行程进行
可能出现的突发状况
• 1.超出时间控制：出发晚点、个别项目超时 • 2.参会人员变动：新增，减少参会人员 • 3.不可抗因素：天气变化，地质灾害 • 4.客方的新要求：增加或减少考察点 • 5.其他新情况
活 动： • 路线：寻找一条最短的、最通畅的、最佳的行动路线。不走回头路。 • 确定相关人员：随行人员、迎候人员、讲解人员。
接待考察团队： • 时间：客方出发时间、抵达时间、停留时间。 • 乘用工具：使用何种交通工具？是否需由我方安排？ • 带队领导及随行人员：确定每一位客人的姓名、性别和职务。 • 住宿：是否住宿？由旅行团安排或由我方代为预订酒店？ • 活动安排：客方的希望考察的内容。
（一）制定方案
• 一切都从制定工作方案开始 • 方案的好坏将是会务工作取得成功的关键
（1）收集信息
开始设计方案之前，首先应该了解与会 议活动有关的信息，掌握的信息越多、越具 体，可以使你在设计方案时考虑得越周到、 越细致，就能避免在会议活动中出现意外情 况的机率大大减小。
有关信息应该包括以下内容：
• 布置会场
• 安排任务分工并检查落实
内部： 负责报到和发放会议材料的工作人员、会场 服务人员、PPT操作人员、礼仪人员以及其 他工作人员。
• 安排座次
中国文化中的排序文化，代表贫富贵贱、身份尊卑、 职位大小、优劣与否。 科学安排座次是规范办会的要求，也是会务工作水 平高低的一种具体体现 安排座次时既要符合会议主题、有利于开展工作， 又要找到可靠的依据。
源自文库
安排座次的工作流程：
第一步 根据会议活动主题确定会场安排形式 第二步 确定参会人员在会场的座区 第三步 对参会人员进行座次排序
第一步 根据会议活动主题确定座次形式
报告式、座谈式、对座式、会见式等等
第二步 确定参会人员在会场的座区
根据参会人员的类别和数量确定采取何种形式？ 例：全委会、汇报会
如何确定上席？ 寻找先例、面门为上、前排为上、中间为上、以右 为上、以远为上。
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椭圆形的会场实例
座谈式
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7531246 检查组 9
11 13 10
汇报方 8
6421357
对座式
会标
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交流座谈会实例
会见式
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主宾 主人
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主
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5
4随 员
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会见式实例
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现在是从人的背后看到的
以右为尊 或 以右为上
可能出现的错误 ╳
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现在是从人的背后看到的
正确：坐在我右手的位置的人，比我自己的级别要高。 错误：坐在我右手位置的人比我左手位置的人级别高。
多人站一行的情形
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几种常见的会场形式
报告式一
会标 75312468
主席台 86421357 86421357 86421357
（3）进一步完善方案
• 与有关方面积极沟通，掌握进一步的信息， 以不断完善方案。
• 模拟整个会议活动。包括活动路线踩点， 在头脑里把整个过程再设想一遍。
（4）落实方案中的各项准备工作
• 印发通知
• 收集参会人员名单 确保参会人员的姓名和职务级别的准确性。
• 准备会议材料 讲话材料、主持词、议程、参会人员名单、签到 表等。
报告式 二
发言席
会标 75312468 75312468
主席台 43211234 43211234 43211234
座谈式
会标
75312468 7531246
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无论主席台的人数是单
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数还是双数，都从主席
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台的右侧开始排列。
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椭圆形的座谈式
3 5
第三步 对参会人员进行座次排序
排序的依据
1.职务大小：不同级别的领导
正厅级、副厅级、正处级、副处级、正科级、副科级
2.部门顺序：编办的有关文件或电话本
市委办、市人大办、市政府办、市政协办…
3.姓氏笔画：
中央政治局委员、区委委员等
4.任职先后：同一级别的人员
区委常委，各单位同级别的领导
两个人如何排座次？
处理原则
保障最重要的 调整次要的 削减与主题关系不大的
三、会后工作
1、档案整理。 养成会后进行小结的习惯，把每次活动的有关材料按时间或 类别进行分类保存，包括方案、照片和有关的资料。
2、总结经验。 把每次活动中的创新和欠缺之处进行小结，在以后同类的活 动中继续改进。
谢 谢！
（2）拟定初步工作方案
在掌握了有关信息的基础上，可以着手 拟定初步的工作方案并安排任务分工。
方案应具备的要素通常有如下内容： 时间、地点、对象、规格、内容、日程、 责任、经费
方案名称：活动名称+工作方案（或会议方案、行程安排、日 程安排、活动安排）
时间：某一个开始时间，持续时间或整个时间段 地点：单一活动可标明具体地点，复杂的日程可在日程中体现 对象：包括所有参与会议活动的人员名单（姓名、性别、职务） 规格：确定规格，确定我方的参与接待的人员及食宿安排 内容：包括接送、食宿、宴请、参观、娱乐、票务等方面 日程：以明确的时间段标明各个时段的具体安排 责任：包括内部和外部参与会务工作人员的分工 经费：对整个会议活动所需经费作出估算
会务工作
会议，已经成为现代社会生活、政治生活、 经济生活中一种经常的广泛的活动形式。
它是各级机关传达精神、布置工作、统一 思想、研究问题的重要方式，也是开展工作的 主要手段之一。
无论是办会者还是参会者，都有必要学习 会务的基础知识。
会议、接待、参观、考察、礼仪、庆典、活动、宴请
一、会前准备工作
宴会席次 一
主宾 1 的座位在 第一主人 1 的右手位置
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宴会席次 二
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1 第一主人
1 2
2 第二主人
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二、会中服务
• 会议报到 • 检查会议材料 • 录音录相工作 • 茶水服务 • 确保按照议程或行程进行
可能出现的突发状况
• 1.超出时间控制：出发晚点、个别项目超时 • 2.参会人员变动：新增，减少参会人员 • 3.不可抗因素：天气变化，地质灾害 • 4.客方的新要求：增加或减少考察点 • 5.其他新情况