论项目的需求与范围管理

论项目的需求与范围管理
【摘要】
2006年XX月，我有幸参与了国家发改委投资建设的“XXXX办公业务资源信息系统”项目建设，并担任项目应用系统包承建方的项目经理，负责客户现场项目管理工作。

我们认为，一是作好充分作好项目调研管理计划，对后续调研工作的具体开展、合理安排工作时间、确保调研质量和进度具有重要意义；二是根据用户不同的情况采取灵活有效的调研方式以确保调研工作的质量和进度；三是积极应对项目需求变更，提出合理措施，遵循变更规范，是需求变更得以实施的重要保证。

项目实施期间，我以积极的态度推动此项工作，高度重视项目需求与范围管理工作，同业主方和最终用户充分沟通，合理、高效地完成了项目需求调研与管理任务，确保了项目质量，最终顺利完成了该项目，取得了用户高度的认可。

【正文】
为进一步增强XXXX工作的科学性和民主性，提高XXXX的工作效率和质量，在XXXX委员长、原信息产业部部长吴基传同志的领导和指导下，由XXXX办公厅向国家发改委申请建设“XXXX办公业务资源信息系统”。

经国家发改委批复，总投资金额为XXXX万元，其中应用系统包为3056万，由我公司承建。

该项目于2006年XX月正式启动，我有幸被公司任命为现场项目经理，全面主持该项目的管理工作。

该项目的应用系统建设内容包括XXXX代表工作管理系统、会议工作管理系统、XXX工作管理系统、XXX工作管理系统、机关工作管理系统和信息服务系统六大业务应用系统，合计37个子系统。

在该项目领导小组的亲切关怀和具体指导下，业主的全力配合与支持下，我与项目组全体同仁一起并肩作战，克服种种困难，经过两年多的系统建设和试运行，顺利完成了系统建设的各项任务，取得业主和最终用户的高度认可，并于2009年XX月全面通过了验收委员会的竣工验收。

该项目需求与范围管理的特点：
1、国家发改委批复的该项目的《初步设计》已定义了项目的初
步范围说明，为后续项目范围管理提供了依据和基础。

2、因项目建设周期长，项目范围不可避免的随用户组织机构变
化或工作模式变化等原因而发生变化；
3、不同用户单位对信息技术水平的掌握参差不齐，需要采取灵
活的应对措施解决。

根据以上特点，项目组灵活应用项目范围管理理论，指导项目开展范围管理工作，具体措施如下：
一、依据《初步设计》，制定详细项目需求调研计划
对于大型复杂项目，作好需求调研计划对指导后续调研工作的具体开展、合理安排工作时间、确保调研质量和进度具有重要意义。

我们将需求调研计划划分了三个阶段，一是需求预调研阶段，对原有系统进行整理和分析，并向业主方征求系统改进意见；二是全面需求调研阶段，面向用户开展全面、深入地需求调研工作。

针对不同的单位，我们采用不同的调研方式，主要包括用户调查表、用户访谈、正式会议等多种方式来确保有效的沟通；三是需求确认阶段，主要是在一、二两个阶段成果基础上形成需求规格说明书，并提供系统原型，使得用户能够通直观地感受系统功能，以确保与用户对需求理解的一致性。

为确保需求调研的质量，我们建立了需求调研团队，由我来带队，并按照需调研的系统成立对应的需求调研小组。

同时我们建议业主方和监理方也参与到最终用户的需求调研工作中。

在需求调研内容上，要求在用户组织机构、岗位职责、业务流程、用户迫切需要通过信息技术解决的问题、用户领导对信息化建设构想以及系统功能和性能需求等方面开展全面的调研。

通过和用户方和业主方的沟通交流、形成了详细需求调研计划，明确了各调研小组调研任务的分工、调研对象、参与人员、调研方式、调研时间以及应提交的成果物等。

二、采取有效措施开展需求调研工作，确保需求调研的质量和进度。

确保需求调研的质量和进度关键在于采取灵活有效的手段充分与用户进行沟通交流，分析用户需求、引导用户、启发用户，最终与用户达成一致的需求理解。

我们在需求调研过程中，遇到的问题之一是用户提不出明确需求，主要原因是对信息技术不了解。

遇到这种情况我们采取的措施是预先了解用户业务工作，消除沟通中因对用户业务不了解造成的障碍；沟通过程中，我们重点了解用户在业务工作中存在那些困难，他们希望采用信息技术解决哪方面的问题，以此作为切入点，以用户可以理解的语言提出解决方案，使用户对系统建设产生信心,为深入调研做好铺垫。

需求调研遇到的问题之二是用户方领导对信息化建设不感兴趣，或是因工作忙无暇顾及，为应付调研任务，把调研工作直接丢给年轻的下属。

而这些年轻的下属因对业务知识整体把握高度不够，提出的需求局部甚至片面，这种情况可能会导致信息化建设失败。

对此，我们采取的措施是采用对用户业务了解比较深入的需求分析人员，在需求调研的基础上，提出整体建设构想，再通过信息中心领导出面协调用户单位领导通过会议汇报形式进行沟通和确认。

通过这种方式确保系统建设的重要干系人参与需求调研工作。

三、积极应对用户需求变更，采取合理的应对策略，遵守需求变更控制规范。

由于项目建设周期长，不可避免的出现项目范围变更的情况，针对这些变更，我们通常以积极的态度应对，站在用户角度考虑问题，提出合理化建议，在满足需求变更的同时尽可能少地改动系统。

对于需要对系统做较大改动的情况，我们积极与业主沟通，采取费用补偿或是推迟到二期建设方式。

项目实施过程中，我们遇到的典型的需求变更情况一是组织机构变化，导致用户的组织结构、行政隶属、岗位职责、业务流程均有很大改变，新成立的组织机构提出了新的建设思路，提出了“以XXX项目为中心”的系统体系框架，从而直接导致功能需求的巨大变化与调整。

所幸系统开发处于原型阶段，对整体开发进度和成本未造成较大的影响。

遇到的典型情况之二是工作模式的改变引起的变更。

如因信访局工作模式的调整，原来可以直接向各省交办信访件，现在将需要交办的信访件上报给中联办，系统除需要增加额外的功能和统计报表，这些工作所发生的成本纳入到整体预算成本中。

项目需求发生变更，需要按照项目变更管理办法执行变更手续，通常是先由用户对所要变更的需求进行签字确认，再由项目组提出变更申请，附上用户确认的需求和我们提出解决方案，提交监理，审核后报业主审批。

对于较大的变更通
常需召集相关干系人组成变更控制委员会讨论并最终确认变更。

在后续的变更实施中，由监理对变更实施情况进行监控。

四、总结
回顾项目的整个建设过程，虽然如期完成了项目，通过了国家发改委竣工验收，但在项目需求管理方面存在不足之处。

第一，因水平较高的需求人员不足，不得不将开发人员推向用户方开展需求调研工作。

因经验欠缺，不能很好地引导用户，挖掘用户真正得需求，而是用户说什么就作什么，导致需求频繁改变，开发人员叫苦不迭。

二是因项目建设任务重，个别非关键子系统的用户对信息化应用不够重视，系统上线后，感觉用起来遇到很多问题，加上业务工作繁忙，很快就对系统应用失去兴趣。

而我们在用户上线后需求收集，推动用户使用上不够重视，投入不够，导致应用效果不够理想。

在以后的工作中，我将继续努力学习项目管理理论，加强实践，总结经验，为我国电子政务建设作出更多贡献。