归档文件整理规则
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证性的
其他来源：
1、上级、同级机关制发需要本机关业务工作贯彻 执行的，包括上级机关关于本机关业务问题请示的 复函或批复
• 2、上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人
任免和人员编制等的文件材料
• 3、本机关代上级机关起草被采用的重要法规性文
件、专项业务文件的最后的草稿
• 4、同级和下级机关的来函、请示与本机关的复函、
•适用于所有单位文书档案整理，其他门类
的档案可以参照执行。有特殊规定的除外。
•2015年ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ0月25日发布，2016年6月1日起
执行。
归档材料收集要求： 真实、规范、齐全、完整
•一、 什么是档案？ •形式：原始性和凭证性 •作用：或者可以成为历史记录或者可以作为法律凭证
•具体来说(本单位）： •1、记录本机关主要职能活动和基本历史面貌； •2、机关工作中形成的在维护国家、单位和公民权益方面具有凭
领导重要批示的人民来信
• 7、机关事务管理性文件 • 房产、土地所有权、重要合同和国有资产管理文件 • 8、上级制发的文件 • 重要的本机关主管业务和关于本机关的机构设置人员编制领导人任免等
纸质归档文件的整理流程：
组件---修整---装订—分类—排列 —编号---编页—编目---装盒---排架
电子归档文件的整理环节：
• 1、发文：正本+发文稿纸+定稿 • 2、收文：文件处理单+收文
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在 后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少 数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与 复文作为一件时，复文在前，来文在后。
期的最好不用。
• 永久的文件：推荐三种装订方式 • 1、“三孔一线”线装（粗线、细线），页数少的
可以直角装订。
• 2、不锈钢订书钉 • 3、浆糊 • 定期的文件：可以用普通的订书钉装订。也可以与
永久保存的装订方式相同
（二）分类：年度、保管期限、机构（问题）
• 同一全宗保持分类方案的稳定性和一致性
• 1、明白分类方法 • 2、制定分类方案 • 3、具体划分归档文件
年度分类法：
• 正确判断文件的归档年度 • 1、文件有多个时间特征 • 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、
签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、 发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文 件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所 属年度。例如1995年形成的《1996——2000年 工作规划》，应归入1995年度；1997年形成的 《1996年机关工作总结》，应归入1997年； 1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入 1998年
2016 归档文件整理规则
省档案局馆室业务处 王蓉晖
与2000版的不同：
• 1、标准适用范围由纸质文件扩展到纸质和电子文
件（立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、 应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子 文件材料）
• 2、增加归档文件档号编制 • 3、明确装订方法 • 4、统一为件号，去掉馆编件号 • 5、调整归档章和编目项目 • 6、增加了页码的编制要求
装订：
• 以件为单位进行装订 • 装订要求： • 1、牢固、安全、简便（减少对文件材料本身的影响） • 2、可以按照保管期限确定装订方式，但相同保管期限的装
订方式应该一致
• 3、不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、
装订夹条、塑料封等装订材料进行装订，不建议用缝纫机 装订。
• 4、 永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。定
另外：
• （1）会议记录应按照时先后排序； • （2）介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序； • （3）新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序； • （4）行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其他材
料依工作流程顺序排列在后。
3、件的修整与装订
•修整：
• 破损的需要修裱 • 字迹模糊或不耐久的要复制 • 去除对文件长期保存有损害的原装订物 • 规整页面到A4大小
保管期限：职能标准、来源标准、形式
特征标准、文件联系等来判断（永久）
1、会议类
• 党组、行政办公，工作会议和专题会议（请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲
话、总结、决议、决定、纪要）
• 2、上级领导视察本单位（重要的） • 3、本机关的业务文件： • （1）政策法规 • （2）上级、同级、下级之间重要业务问题的往来文件 • （3）大事记、组织沿革 • （4) 行政管理中形成的文件（除了20年以下的证件和备案性文件） • 4、年度及以上的总结、计划、统计，重要职能活动或专题活动的调研等 • 5、出国出境文件（公报、协议、备忘录、重要会谈记录等） • 6、机构设置用信等，人事任免、人员奖惩等关于人员的、党团工会、重要的纪检与
• 报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）； • 简报、周报等材料一期为一件； • 会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一
本为一件；
• 来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，
也可为一件。
• 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一
件。
• 行政审批、处罚等材料：机关行政管理工作中形成的审批、审查、核
准等文件材料，以及行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成 的文件材料，一次审批或处罚材料之间联系紧密，如各自组件会影响 档案的检索利用。一般情况下，一次审批、审查、核准、处罚、处分、 复议、国家赔偿形成的文件材料应作为一件。
2、件内文件排序：
组件—分类---排列—编号—编目—格式转换—元 数据收集—归档数据包组织—存储
（一）组件：
•1、明确件的构成 •2、件内文件排序 •3、修整、装订
1、件的构成：
• 归档文件一般以每份文件为一件。 • 正文、附件为一件； • 文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改
稿）为一件；
• 转发文与被转发文为一件； • 原件与复制件为一件； • 正本与翻译本为一件； • 中文本与外文本为一件；
批复
• 5、下级单位报送的重大问题的专题报告和年度和
年度以上的计划、总结和统计材料
单位进馆档案收集范围
• 1、文书档案 • 2、科技档案（基建、设
备、课题、产品）
• 3、专门档案 • 会计档案 • 人物档案 • 业务档案（民生档
案）
• 4、照片档案和声像档案
• 5、实物 • 6、电子文件 • 7、资料 • 8、政府公开信息 • 9、重大活动档案
其他来源：
1、上级、同级机关制发需要本机关业务工作贯彻 执行的，包括上级机关关于本机关业务问题请示的 复函或批复
• 2、上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人
任免和人员编制等的文件材料
• 3、本机关代上级机关起草被采用的重要法规性文
件、专项业务文件的最后的草稿
• 4、同级和下级机关的来函、请示与本机关的复函、
•适用于所有单位文书档案整理，其他门类
的档案可以参照执行。有特殊规定的除外。
•2015年ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ0月25日发布，2016年6月1日起
执行。
归档材料收集要求： 真实、规范、齐全、完整
•一、 什么是档案？ •形式：原始性和凭证性 •作用：或者可以成为历史记录或者可以作为法律凭证
•具体来说(本单位）： •1、记录本机关主要职能活动和基本历史面貌； •2、机关工作中形成的在维护国家、单位和公民权益方面具有凭
领导重要批示的人民来信
• 7、机关事务管理性文件 • 房产、土地所有权、重要合同和国有资产管理文件 • 8、上级制发的文件 • 重要的本机关主管业务和关于本机关的机构设置人员编制领导人任免等
纸质归档文件的整理流程：
组件---修整---装订—分类—排列 —编号---编页—编目---装盒---排架
电子归档文件的整理环节：
• 1、发文：正本+发文稿纸+定稿 • 2、收文：文件处理单+收文
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在 后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少 数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与 复文作为一件时，复文在前，来文在后。
期的最好不用。
• 永久的文件：推荐三种装订方式 • 1、“三孔一线”线装（粗线、细线），页数少的
可以直角装订。
• 2、不锈钢订书钉 • 3、浆糊 • 定期的文件：可以用普通的订书钉装订。也可以与
永久保存的装订方式相同
（二）分类：年度、保管期限、机构（问题）
• 同一全宗保持分类方案的稳定性和一致性
• 1、明白分类方法 • 2、制定分类方案 • 3、具体划分归档文件
年度分类法：
• 正确判断文件的归档年度 • 1、文件有多个时间特征 • 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、
签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、 发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文 件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所 属年度。例如1995年形成的《1996——2000年 工作规划》，应归入1995年度；1997年形成的 《1996年机关工作总结》，应归入1997年； 1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入 1998年
2016 归档文件整理规则
省档案局馆室业务处 王蓉晖
与2000版的不同：
• 1、标准适用范围由纸质文件扩展到纸质和电子文
件（立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、 应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子 文件材料）
• 2、增加归档文件档号编制 • 3、明确装订方法 • 4、统一为件号，去掉馆编件号 • 5、调整归档章和编目项目 • 6、增加了页码的编制要求
装订：
• 以件为单位进行装订 • 装订要求： • 1、牢固、安全、简便（减少对文件材料本身的影响） • 2、可以按照保管期限确定装订方式，但相同保管期限的装
订方式应该一致
• 3、不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、
装订夹条、塑料封等装订材料进行装订，不建议用缝纫机 装订。
• 4、 永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。定
另外：
• （1）会议记录应按照时先后排序； • （2）介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序； • （3）新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序； • （4）行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其他材
料依工作流程顺序排列在后。
3、件的修整与装订
•修整：
• 破损的需要修裱 • 字迹模糊或不耐久的要复制 • 去除对文件长期保存有损害的原装订物 • 规整页面到A4大小
保管期限：职能标准、来源标准、形式
特征标准、文件联系等来判断（永久）
1、会议类
• 党组、行政办公，工作会议和专题会议（请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲
话、总结、决议、决定、纪要）
• 2、上级领导视察本单位（重要的） • 3、本机关的业务文件： • （1）政策法规 • （2）上级、同级、下级之间重要业务问题的往来文件 • （3）大事记、组织沿革 • （4) 行政管理中形成的文件（除了20年以下的证件和备案性文件） • 4、年度及以上的总结、计划、统计，重要职能活动或专题活动的调研等 • 5、出国出境文件（公报、协议、备忘录、重要会谈记录等） • 6、机构设置用信等，人事任免、人员奖惩等关于人员的、党团工会、重要的纪检与
• 报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）； • 简报、周报等材料一期为一件； • 会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一
本为一件；
• 来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，
也可为一件。
• 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一
件。
• 行政审批、处罚等材料：机关行政管理工作中形成的审批、审查、核
准等文件材料，以及行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成 的文件材料，一次审批或处罚材料之间联系紧密，如各自组件会影响 档案的检索利用。一般情况下，一次审批、审查、核准、处罚、处分、 复议、国家赔偿形成的文件材料应作为一件。
2、件内文件排序：
组件—分类---排列—编号—编目—格式转换—元 数据收集—归档数据包组织—存储
（一）组件：
•1、明确件的构成 •2、件内文件排序 •3、修整、装订
1、件的构成：
• 归档文件一般以每份文件为一件。 • 正文、附件为一件； • 文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改
稿）为一件；
• 转发文与被转发文为一件； • 原件与复制件为一件； • 正本与翻译本为一件； • 中文本与外文本为一件；
批复
• 5、下级单位报送的重大问题的专题报告和年度和
年度以上的计划、总结和统计材料
单位进馆档案收集范围
• 1、文书档案 • 2、科技档案（基建、设
备、课题、产品）
• 3、专门档案 • 会计档案 • 人物档案 • 业务档案（民生档
案）
• 4、照片档案和声像档案
• 5、实物 • 6、电子文件 • 7、资料 • 8、政府公开信息 • 9、重大活动档案