程序文件培训
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EM 3份。 3、作业指导、表格正在整理中，6月份的工作重点。 4、外来标准、客户要求、法律法规等作为外来文件
进行管理。 5、公司的规章制度、集团文件、报告指示不作为质
量/环境管理体系文件，由总经理室/行政部管理。
文件的保密要求：
• 手册、程序文件为一般公开文件；由体系部进行受控 和非受控管理。可提供书面或电子版非受控文件给客 户或相关方。
防止因文件的差错，对质量产生不利影 响
2.2 文件的管理范围
• 这里的文件管理的范围主要是指与质量、 环境体系有关的所有文件，包括组织内部 形成的文件以及外部获得的文件。
• 对直接影响质量、环安体系运行的文件进 行管理。
2
2.3 文件管理的要求 • 文件发布前得到批准，以确保文件是充分和适
宜的；
• 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准； • 确保文件的更改和现行修订状态得到识别； • 确保文件保持清晰、易于识别和检索； • 确保外来文件得到识别，并控制其分发； • 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因保
• 应制定并保持记录，以提供管理体系符 合要求和有效运行的证据；
• 记录应保持清晰、易于识别和检索； • 应编制形成文件的程序，以规定记录的
标识、贮存、保护、检索、保存期限和 处置所需要的控制。
3、如何作好部门文件管理
3.1 如何管理部门文件 • 认真学习《文件控制程序》，清楚文件管理
的要求和方法；
• 文件不能随便涂改，修改走更改流程 • 要有最新文件清单，现场不能使用过期作废文
件。
文件与记录的区别
表格文件
• 从完成时间上
先
• 从作用上
指导作业
• 从修改性上
可进行修改
• 从保存期上
原稿长期
• 从保密性上
一般不保密
记录 后 提供证据 不可进行修改 根据需要确定 有保密要求
2.1 文件管理的目的
• 在使用现场得到正确、有效的文件
• 非受控文件：不控制更改，非受控文件 不回收
3
2.3.5 文件的识别的检索
• 文件保持清晰、易于识别和检索
建立文件清单或一览表标明文件的修订状 态、编制日期； 对文件的分发、回收进行控制。记录文件 发放日期、分发编号、分发部门等
2.3.6 文件的更改 • 更改的原因：环境、运作发生变化
持续改进
• 申请：在申请表中写明更改原因
签，管理者代表批准；作业指导要主管 负责人审批
2.3.3 文件的审批
• 文件发布前，由授权人员对文件的适宜 性进行审查和批准。
审查是保证文件的正确性、适宜性
批准是从行政上赞同文件的实施
2.3.4 文件受控和分发回收
• 填写《文件申请表》注明新增原因、文件分发 的部门
• 由部门负责人审核，体系部批准 • 将申请表、书面文件和电子版文件交体系部文
程序文件培训
培训资料
办公室
程序文件培训目的目标：
• 了解公司程序文件概况、大致内容； • 熟悉程序流程和接口； • 清楚与部门岗位相关的流程和程序内容。
公司文件的概况：
手册
外 程序文件 来 文 作业指导 件
记录
规章 制度 申请 报告 文件
1、公司体系的体系文件
1、公司的手册有2本:环境管理手册\质量管理手册。 2、公司程序文件共有38份：I M 20份；QM 15份；
• 应建立一个渠道以便及时收集到文件的最 新版本或修改信息
2.3.10 文件的废止
• 新版文件生效，旧版文件作废不能使用
• 为防止使用作废文件，应及时（发新文 件时）将旧文件或作废文件从使用现场 撤回
• 对于原始文件或客户外来文件需要保留， 在文件上盖“作废文件”章，放入作废文 件夹保留。
4
2.4 记录管理的要求
留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。
2.3.1 新文件的编制 • 调用统一固定格式（网上） • 对文件进行编号（可向品质文控员索取） • 按文件编制要求进行
2.3.2 文件编制的要求
• 使用统一的固定格式； • 正文使用小四号宋体字，1.5倍行距； • 多使用流程和图片，清晰易懂易操作； • 文件编制好后：程序文件要相关部门会
• 按《文件控制程序》要求和方法进行管理；
• 定期审查，发现问题，持续改进。
5
• 作业指导、产品质量标准、操作规程作为一般机密文 件；由体系部进行受控和非受控管理。全公司人员可 看。不可提供电子版给公司以外的人员，经副总经理 授权后可书面版提供给公司以外人员。
• 产品报价、客户带价格的订单、技术文件等作为重点 机密文件，由财务或研发部进行管理。公司指定范围 有资格人员才能参阅。第三方只能在有人陪同的情况 下查阅。
控员进行受控和分发 • 文控员收到书面文件进行登记，复印要分发数
量，在复印文件正面盖绿色“受控文件”，分发 给部门文员让文员在文件分发记录上签名。 • 文控文员将电子版文件放入内部网→liaojf的F 盘加上“受控文件”水印。在文件清单上增加文 件编号、名称、受控和分发情况等
受控文件与非受控文件
• 受控文件：控制文件的修改、文件修改 后回收旧版文件
• 修改：在修改履历中注明修改内容
• 重新受控分发并收回旧文件
2.3.7 文件的修订状态
• 文件的更改和现行修订状态
文件的修订状态用版本号、修订号来标识 原始新文件修订状态为A0，修改1次为A1， 修改2次为A2，。。。 修改第5次换版为B，接下来为B1、B2、 B3、B4、C1、C2。。。
2.3.8 文件定期评审
• 对使用中的文件适时评审，以保持文件 的适宜性
• 对使用文件的评审一般定期（一年或半 年）如在管理评审前进行，也可根据需 要适时进行。
2.3.9 外来文件的管理
• 识别外来文件的适宜性，并控制其分发
• 就外来文件（法律法规、标准、技术规范 等）的收集、审批、识别、转化、发放、 使用、评审、更新和作废等进行管理
程序文件培训和学习的重点：
• 清楚程序文件控制的目的和范围； • 清楚各自部门的职责和工作内容； • 清楚工作流程、与各部门的接口； • 清楚要形成的记录。
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
1
• 《记录控制程序》培训
记录管理要求
文件管理注意事项
• 不能私自复印受控文件（文件上不能出现黑色 “受控文件”印）
• 需要使用文件的场合，都能得到并使用相应的 有效文件（相关人员不知道文件、生产现场没 有文件是不行的）;作业指导书张贴在现场。
进行管理。 5、公司的规章制度、集团文件、报告指示不作为质
量/环境管理体系文件，由总经理室/行政部管理。
文件的保密要求：
• 手册、程序文件为一般公开文件；由体系部进行受控 和非受控管理。可提供书面或电子版非受控文件给客 户或相关方。
防止因文件的差错，对质量产生不利影 响
2.2 文件的管理范围
• 这里的文件管理的范围主要是指与质量、 环境体系有关的所有文件，包括组织内部 形成的文件以及外部获得的文件。
• 对直接影响质量、环安体系运行的文件进 行管理。
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2.3 文件管理的要求 • 文件发布前得到批准，以确保文件是充分和适
宜的；
• 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准； • 确保文件的更改和现行修订状态得到识别； • 确保文件保持清晰、易于识别和检索； • 确保外来文件得到识别，并控制其分发； • 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因保
• 应制定并保持记录，以提供管理体系符 合要求和有效运行的证据；
• 记录应保持清晰、易于识别和检索； • 应编制形成文件的程序，以规定记录的
标识、贮存、保护、检索、保存期限和 处置所需要的控制。
3、如何作好部门文件管理
3.1 如何管理部门文件 • 认真学习《文件控制程序》，清楚文件管理
的要求和方法；
• 文件不能随便涂改，修改走更改流程 • 要有最新文件清单，现场不能使用过期作废文
件。
文件与记录的区别
表格文件
• 从完成时间上
先
• 从作用上
指导作业
• 从修改性上
可进行修改
• 从保存期上
原稿长期
• 从保密性上
一般不保密
记录 后 提供证据 不可进行修改 根据需要确定 有保密要求
2.1 文件管理的目的
• 在使用现场得到正确、有效的文件
• 非受控文件：不控制更改，非受控文件 不回收
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2.3.5 文件的识别的检索
• 文件保持清晰、易于识别和检索
建立文件清单或一览表标明文件的修订状 态、编制日期； 对文件的分发、回收进行控制。记录文件 发放日期、分发编号、分发部门等
2.3.6 文件的更改 • 更改的原因：环境、运作发生变化
持续改进
• 申请：在申请表中写明更改原因
签，管理者代表批准；作业指导要主管 负责人审批
2.3.3 文件的审批
• 文件发布前，由授权人员对文件的适宜 性进行审查和批准。
审查是保证文件的正确性、适宜性
批准是从行政上赞同文件的实施
2.3.4 文件受控和分发回收
• 填写《文件申请表》注明新增原因、文件分发 的部门
• 由部门负责人审核，体系部批准 • 将申请表、书面文件和电子版文件交体系部文
程序文件培训
培训资料
办公室
程序文件培训目的目标：
• 了解公司程序文件概况、大致内容； • 熟悉程序流程和接口； • 清楚与部门岗位相关的流程和程序内容。
公司文件的概况：
手册
外 程序文件 来 文 作业指导 件
记录
规章 制度 申请 报告 文件
1、公司体系的体系文件
1、公司的手册有2本:环境管理手册\质量管理手册。 2、公司程序文件共有38份：I M 20份；QM 15份；
• 应建立一个渠道以便及时收集到文件的最 新版本或修改信息
2.3.10 文件的废止
• 新版文件生效，旧版文件作废不能使用
• 为防止使用作废文件，应及时（发新文 件时）将旧文件或作废文件从使用现场 撤回
• 对于原始文件或客户外来文件需要保留， 在文件上盖“作废文件”章，放入作废文 件夹保留。
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2.4 记录管理的要求
留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。
2.3.1 新文件的编制 • 调用统一固定格式（网上） • 对文件进行编号（可向品质文控员索取） • 按文件编制要求进行
2.3.2 文件编制的要求
• 使用统一的固定格式； • 正文使用小四号宋体字，1.5倍行距； • 多使用流程和图片，清晰易懂易操作； • 文件编制好后：程序文件要相关部门会
• 按《文件控制程序》要求和方法进行管理；
• 定期审查，发现问题，持续改进。
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• 作业指导、产品质量标准、操作规程作为一般机密文 件；由体系部进行受控和非受控管理。全公司人员可 看。不可提供电子版给公司以外的人员，经副总经理 授权后可书面版提供给公司以外人员。
• 产品报价、客户带价格的订单、技术文件等作为重点 机密文件，由财务或研发部进行管理。公司指定范围 有资格人员才能参阅。第三方只能在有人陪同的情况 下查阅。
控员进行受控和分发 • 文控员收到书面文件进行登记，复印要分发数
量，在复印文件正面盖绿色“受控文件”，分发 给部门文员让文员在文件分发记录上签名。 • 文控文员将电子版文件放入内部网→liaojf的F 盘加上“受控文件”水印。在文件清单上增加文 件编号、名称、受控和分发情况等
受控文件与非受控文件
• 受控文件：控制文件的修改、文件修改 后回收旧版文件
• 修改：在修改履历中注明修改内容
• 重新受控分发并收回旧文件
2.3.7 文件的修订状态
• 文件的更改和现行修订状态
文件的修订状态用版本号、修订号来标识 原始新文件修订状态为A0，修改1次为A1， 修改2次为A2，。。。 修改第5次换版为B，接下来为B1、B2、 B3、B4、C1、C2。。。
2.3.8 文件定期评审
• 对使用中的文件适时评审，以保持文件 的适宜性
• 对使用文件的评审一般定期（一年或半 年）如在管理评审前进行，也可根据需 要适时进行。
2.3.9 外来文件的管理
• 识别外来文件的适宜性，并控制其分发
• 就外来文件（法律法规、标准、技术规范 等）的收集、审批、识别、转化、发放、 使用、评审、更新和作废等进行管理
程序文件培训和学习的重点：
• 清楚程序文件控制的目的和范围； • 清楚各自部门的职责和工作内容； • 清楚工作流程、与各部门的接口； • 清楚要形成的记录。
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
1
• 《记录控制程序》培训
记录管理要求
文件管理注意事项
• 不能私自复印受控文件（文件上不能出现黑色 “受控文件”印）
• 需要使用文件的场合，都能得到并使用相应的 有效文件（相关人员不知道文件、生产现场没 有文件是不行的）;作业指导书张贴在现场。