档案工作PPT课件
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4、档案的形式多种多样。档案的 形式包括载体、制作手段、表现 方式等。从载体来看，有甲骨、 金石、缣帛、简册、纸质、胶磁 等；从制作手段来看，有刀刻、 笔写、印刷、复制、摄影、录音、 摄像等；从表现方式来看，有文 字、图表、声像等。
5、档案的本质属性。档案具有历 史再现性、知识性、信息性、政 治性、文化性、社会性、教育性、 价值性等特点，其中历史再现性 为其本质属性，其他特点为其一 般属性。因此，可将档案的定义 简要地表述为：档案是再现历史 真实面貌的原始文献。
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二、保护档案是公民和单位的义务
▪ 《档案法》明确规定：“一切国家机 关、武装力量、政党、社会团体、企 业事业单位和公民都有保护档案的义 务。”
▪ “对国家规定的应当立卷归档的材料， 必须按照规定，定期向本单位档案机 构或者档案工作人员移交，集中管理， 任何个人不得据为己有。”
▪ “国家规定不得归档的材料，禁止擅 自归档。 ”
▪ 我国档案学界从20世纪50年代起， 就一直在不断的探讨档案的定义，直 到1987年9月5日公布、1988年1月1 日实施的《中华人民共和国档案法》 诞生，才对档案的定义有了一个比较 一致的认识基础。
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档案定义包括了以下基本含义：
1、档案是直接形成的历史纪录。 “直接形成”说明档案继承了文 件的原始性，“历史纪录”说明 档案在继承文件原始性的同时， 也继承了文件的记录性，是再现 历史真实面貌的原始文献。正因 为档案继承了文件原始记录性， 具有历史再现性，所以档案才具 有凭证价值的重要属性，并以此 区别于图书情报资料和文物。
2、档案的形成者。档案是由官方 机构、半官方机构、非官方机构 以及一定的个人、家庭和家族形 成的。
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3、档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来 的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、 图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是 同一事物在不同价值阶段的不同形态。首先，档案 是已经办理完毕的文件；其次，档案是办理完毕的 文件中具有保存价值的部分；最后，档案是把分散 状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。 因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文 件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案 的素材，档案是文件的组合。
▪ 档案员应根据工作职能范围收集各部门已经处理
完毕的工作材料，按照档案馆的档案整理要求进行 归档。只有将这些材料完成归档工作，才能做到真 正意义上地通过文字和声像等多种载体形式在档案 中留下重要历史记录，以便今后的利用和查考。
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▪ 只要是在相关业务活动中直接形 成的对学校、学生和社会有保存 价值的各种文字、图表、声像等 不同形式、载体的历史记录，均 属于应归档的范畴。
▪ 单位应加强对文书档案工作的领导，建立文书档 案工作制度，把档案工作纳入各项管理工作之中， 布置、检查、总结工作的同时,布置、检查、总结 文书档案工作。
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四、文书档案归档范围
▪ 文书档案的归档范围是根据不同时期本单位的工作 职能来制定的。由各单位领导根据本部门的工作职 能，给档案馆提供相应的归档范围。
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三、文书档案的含义
▪ 文书档案是指单位及个人从事党群、行政、教学、科研、 外事等管理活动形成的，办理完毕的，对学校和社会有保 存价值的不同载体形式的历史记录。
▪ 文书档案实行文件形成部门整理立卷、归档制度。各单位 应确定一名档案员，具体负责和组织文书档案的整理、归 档定：单位领导人 和承办人员办理完毕、属于归档范围的文件材料， 应及时交付本单位有关部门或档案员，以便整理、 归档。个人不得保存应该归档的文件材料。工作 人员调离工作岗位或离退休时，应将本人手中存 留的属于归档范围的文件材料移交本单位相关人 员或档案员。
▪ 随着机构设置、工作职能的变迁， 归档范围也处于动态的调整过程。 我们的目的就是能把单位党群、 行政、教学、科研、外事等管理 活动中形成的，办理完毕的，对 学校和社会有保存价值的不同载 体形式的历史记录真实完整的保 存下来。
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五、文书档案的质量要求
▪ （一）发文应按国家规定的 公文格式书写。
▪ （二）文件批示应在图文区 内书写（不要在左侧装订线 内书写）收文处理单、发文 处理单相关栏目中书写。
▪ 公文处理是一项严密的、连贯性较强的工作，要使
这项工作有条不紊地高效运转，必须制定相应的工
▪ 《中华人民共和国档案法》明确指出：“本法所 称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组 织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、 文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保 存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历 史记录。”
▪ 中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术 语》对档案的定义表述是：“国家机构，社会组 织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种 形式的历史记录。”
做好档案工作 功在当代，利在千秋！
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主要内容
一 什么是档案 二 保护档案是公民和单位的义务 三 文书档案的含义 四 文书档案归档范围 五 文书档案的质量要求 六 收集工作贵在平时积累 七 文书档案整理要求 八 文书档案整理的基本步骤 九 档案管理的“八防” 十 做好档案工作，为大家提供优质服务
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一、什么是档案
▪ （三）文件材料的形成时间 （年月日）、签字、盖章等 手续必须齐全。
▪ （四）手工书写应用不褪色 的黑色、兰黑色材料，字迹 工整清晰。
▪ （五）装订成册的文件材料， 应选择胶订或线装，不能用 金属材料装订。
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六、收集工作贵在平时积累
▪ 把档案收集工作融入日常的文件管理中，有助于简 化年底归档工作的难度，便于归档工作及时准确的 进行。
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▪ 我国古代的档案，在各个朝代有着不 同的称谓。商代称为“册”，周代叫 做“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏 以后谓之“文书”“文案”“案 牍”“案卷”，清代以后多用“档 案”，今统一称作“档案”。
▪ 各个国家根据不同的政治文化，对档 案有着不尽相同的定义。但都认为档 案必须具有三个基本要素：形成者、 具有查考价值、载体和形式的多样性。
4、档案的形式多种多样。档案的 形式包括载体、制作手段、表现 方式等。从载体来看，有甲骨、 金石、缣帛、简册、纸质、胶磁 等；从制作手段来看，有刀刻、 笔写、印刷、复制、摄影、录音、 摄像等；从表现方式来看，有文 字、图表、声像等。
5、档案的本质属性。档案具有历 史再现性、知识性、信息性、政 治性、文化性、社会性、教育性、 价值性等特点，其中历史再现性 为其本质属性，其他特点为其一 般属性。因此，可将档案的定义 简要地表述为：档案是再现历史 真实面貌的原始文献。
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二、保护档案是公民和单位的义务
▪ 《档案法》明确规定：“一切国家机 关、武装力量、政党、社会团体、企 业事业单位和公民都有保护档案的义 务。”
▪ “对国家规定的应当立卷归档的材料， 必须按照规定，定期向本单位档案机 构或者档案工作人员移交，集中管理， 任何个人不得据为己有。”
▪ “国家规定不得归档的材料，禁止擅 自归档。 ”
▪ 我国档案学界从20世纪50年代起， 就一直在不断的探讨档案的定义，直 到1987年9月5日公布、1988年1月1 日实施的《中华人民共和国档案法》 诞生，才对档案的定义有了一个比较 一致的认识基础。
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档案定义包括了以下基本含义：
1、档案是直接形成的历史纪录。 “直接形成”说明档案继承了文 件的原始性，“历史纪录”说明 档案在继承文件原始性的同时， 也继承了文件的记录性，是再现 历史真实面貌的原始文献。正因 为档案继承了文件原始记录性， 具有历史再现性，所以档案才具 有凭证价值的重要属性，并以此 区别于图书情报资料和文物。
2、档案的形成者。档案是由官方 机构、半官方机构、非官方机构 以及一定的个人、家庭和家族形 成的。
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3、档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来 的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、 图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是 同一事物在不同价值阶段的不同形态。首先，档案 是已经办理完毕的文件；其次，档案是办理完毕的 文件中具有保存价值的部分；最后，档案是把分散 状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。 因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文 件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案 的素材，档案是文件的组合。
▪ 档案员应根据工作职能范围收集各部门已经处理
完毕的工作材料，按照档案馆的档案整理要求进行 归档。只有将这些材料完成归档工作，才能做到真 正意义上地通过文字和声像等多种载体形式在档案 中留下重要历史记录，以便今后的利用和查考。
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▪ 只要是在相关业务活动中直接形 成的对学校、学生和社会有保存 价值的各种文字、图表、声像等 不同形式、载体的历史记录，均 属于应归档的范畴。
▪ 单位应加强对文书档案工作的领导，建立文书档 案工作制度，把档案工作纳入各项管理工作之中， 布置、检查、总结工作的同时,布置、检查、总结 文书档案工作。
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四、文书档案归档范围
▪ 文书档案的归档范围是根据不同时期本单位的工作 职能来制定的。由各单位领导根据本部门的工作职 能，给档案馆提供相应的归档范围。
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三、文书档案的含义
▪ 文书档案是指单位及个人从事党群、行政、教学、科研、 外事等管理活动形成的，办理完毕的，对学校和社会有保 存价值的不同载体形式的历史记录。
▪ 文书档案实行文件形成部门整理立卷、归档制度。各单位 应确定一名档案员，具体负责和组织文书档案的整理、归 档定：单位领导人 和承办人员办理完毕、属于归档范围的文件材料， 应及时交付本单位有关部门或档案员，以便整理、 归档。个人不得保存应该归档的文件材料。工作 人员调离工作岗位或离退休时，应将本人手中存 留的属于归档范围的文件材料移交本单位相关人 员或档案员。
▪ 随着机构设置、工作职能的变迁， 归档范围也处于动态的调整过程。 我们的目的就是能把单位党群、 行政、教学、科研、外事等管理 活动中形成的，办理完毕的，对 学校和社会有保存价值的不同载 体形式的历史记录真实完整的保 存下来。
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五、文书档案的质量要求
▪ （一）发文应按国家规定的 公文格式书写。
▪ （二）文件批示应在图文区 内书写（不要在左侧装订线 内书写）收文处理单、发文 处理单相关栏目中书写。
▪ 公文处理是一项严密的、连贯性较强的工作，要使
这项工作有条不紊地高效运转，必须制定相应的工
▪ 《中华人民共和国档案法》明确指出：“本法所 称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组 织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、 文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保 存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历 史记录。”
▪ 中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术 语》对档案的定义表述是：“国家机构，社会组 织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种 形式的历史记录。”
做好档案工作 功在当代，利在千秋！
1
主要内容
一 什么是档案 二 保护档案是公民和单位的义务 三 文书档案的含义 四 文书档案归档范围 五 文书档案的质量要求 六 收集工作贵在平时积累 七 文书档案整理要求 八 文书档案整理的基本步骤 九 档案管理的“八防” 十 做好档案工作，为大家提供优质服务
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一、什么是档案
▪ （三）文件材料的形成时间 （年月日）、签字、盖章等 手续必须齐全。
▪ （四）手工书写应用不褪色 的黑色、兰黑色材料，字迹 工整清晰。
▪ （五）装订成册的文件材料， 应选择胶订或线装，不能用 金属材料装订。
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六、收集工作贵在平时积累
▪ 把档案收集工作融入日常的文件管理中，有助于简 化年底归档工作的难度，便于归档工作及时准确的 进行。
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▪ 我国古代的档案，在各个朝代有着不 同的称谓。商代称为“册”，周代叫 做“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏 以后谓之“文书”“文案”“案 牍”“案卷”，清代以后多用“档 案”，今统一称作“档案”。
▪ 各个国家根据不同的政治文化，对档 案有着不尽相同的定义。但都认为档 案必须具有三个基本要素：形成者、 具有查考价值、载体和形式的多样性。