档案管理 电子文件管理

电子文件管理

电子文件管理困难吗？

个人电子文件怎么管理？

公务电子文件怎么管理？

难在何处？

电子文件概念

学术概念（GBT 18894-2002 ）：电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

实践概念（中办文件）：电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

电子文件的构成要素

文件的内容信息

指文件中所表达的对象，包含了表达作者意图的信息，包括文件形成者形成的文字、数字、图像、声音等。

它是构成电子文件最基本的要素。

文件的结构信息

结构信息是指文件内容信息所依托的载体和所呈现的形式，包括物理结构和逻辑结构。

物理结构：记录电子文件的存储结构。如电子文件的内容

信息是如何存储在光盘、磁盘还是磁带上；

逻辑结构：记录电子文件的显现和还原信息。如电子文件

的文字段落安排、格式以及载体附件等方面信息。

电子文件的背景信息

背景信息是指有关文件及形成、维护文件管理背景的描述信息。如：反映文件来龙去脉和与其它文件的关联信息、收文与发文机构的沿革和职能描述、文件保管系统的功能要求和系统环境

信息等。

电子文件信息的描述—元数据

元数据：是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

元数据与著录信息的关系

两者既有联系又有区别。

在内容上，两者呈现交叉关系，有些元数据可直接转化为

规范的著录信息，但不是所有的元数据都是著录信息。

在作用上，元数据的作用要比著录信息广泛，除了便于检

索的功能外，还包括维护电子文件的真实性、完整性和有

效性等功能。

总的来说，元数据的外延和作用要大于著录信息。著录信

息主要侧重于档案特征的描述，而元数据则有着更广泛的

用途和更深入的环境特征描述。

元数据的主要功能

提供了对文件的全面描述；

保障文件的真实性、完整性和可读性；

记录电子文件的形成、管理和利用过程；

维持文件之间的历史信息联接；

采用标准和通用格式，可间接反映文件内容，降低电子文

件管理风险；

支持文件信息的组织和查询，方便档案信息资源的聚类管理和深度开发；

支持文件的全程控制，支持文件管理流程的集成与优化。可作为分布式数字档案馆中信息组织（整合）的工具和纽带；

支持系统间的互操作性。

我国的元数据标准

元数据：《文书类电子文件元数据方案》---（DA/T46—2009）元数据的描述和存储方式

一体式。即元数据与信息对象捆绑为一体，两者在物理上不分离，一起存储、流转和传递。

分体式。元数据与信息对象是分离的，元数据一般存储于服务器的数据库中，而信息对象在信息管理系统中运行，采用指针将两者联系在一起。

混合式。将重要的、常用的元数据与信息对象捆绑在一起，而对于不常用的元数据采用分体式封装。

电子文件的特点

信息的非人工识读性及系统依赖性

通过特定的读取设备和程序解码后才能识读

信息与载体的可分离性

可以在不同的载体上同时存在或相互转化，一份电子文件的全文和目录信息可分散存储。

信息的流动性与不稳定性

流动性体现为电子文件保存位置的多样性和利用服务的透明性。不稳定性表现为电子文件容易被修改、丢失或毁坏。信息存取的不可靠性

由于电子文件载体寿命的有限以及计算机技术淘汰，电子文件数字信息难以维持长久可靠的存取。

电子文件的种类

按信息格式可分为：

文本文件、图像文件、图形文件、音频文件、视频文件、数据文件、命令文件。

按生成方式可分为：

数字化文件、原始数字文件。

按文件的功能可分为：

主文件，支持性文件，辅助性、工具性文件

电子文件逐步替代纸质文件已是趋势

电子文件大量产生。

根据中国科协年度重点项目课题组的调查：2006年我国中央机关及其直属企事业单位生成的电子文件数量比2005年增长了18.9%。

根据浙江省档案局的报告，2008年59个档案馆共接收电子

文件157万份，平均每个馆接收3万份，较2006年增长85%。面临的挑战

电子文件管理的实践时间不长，新的理论体系、法规体系、管理模式还不完善。

继续套用传统管理体制和模式？双轨制-双套制？

电子文件的行政和法律效力、电子文件利用中的知识产权

保护和隐私保护。

归档前大量电子文件的流失；

管理职能的模糊性；文件系统的缺陷…

归档后电子文件的长久保存难题。

环境迁移、载体寿命、硬件淘汰、软件平台更新

电子文件管理要实现的目标

确保电子文件的真实可靠、充分共享和长久保存，体现在四个方面：

真实性

完整性

有效性（可用性）

安全性

电子文件管理相关规范

法规、政策文件

中办《电子文件管理暂行办法》；相关：《电子签名法》。

省两办《关于切实加强电子文件管理的实施意见(暂行)》标准（国家和行业标准）

《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）

《中国档案机读目录格式》、（GB/T20163-2006）

《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）

《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）

《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）

《基于XML的电子公文格式规范》( GB/T19667 )

《信息处理一文本与办公系统办公文件体系结构(ODA)和

交换格式》( GB/T15936)