高校二级学院办公室工作初探

高校二级学院办公室工作初探
余开业
（宁波大学师范学院，浙江宁波 315211）
摘要：高等学校校院二级管理中的学院办公室，是对学院各项工作实施管理的综合性办事机构。

探析二级学院办公室管理中存在的问题及其特点，初步论述进一步做好二级学院办公室管理工作的思路和方法。

关键词：二级学院办公室；管理
中图分类号：G 文献标识码：A 文章编号：1009-2560（2005）02-00
随着“科教兴国”发展战略的实施，高等教育由“精英化”向“大众化”转变，我国高等教育管理体制、管理模式、管理理论等方面的改革不断深入。

高等学校为了进一步适应办学规模的不断扩大，提高教学质量和办学效益，先后进行校内管理体制的改革——院系调整，实行校院二级管理。

二级学院在履行高等学校教学、科研和社会服务三大社会职能中起着越来越重要的作用。

二级学院办公室则成了对各项工作实施管理的综合性办事机构，统筹承担学院的教学、科研、学生工作、人事、总务、财务、党务、行政、对外联络等各项工作，是对内对外的窗口，是各种信息的聚集地和中转站，起着上情下达、下情上达的桥梁纽带作用。

为此，加强新时期高校二级学院办公室管理工作研究，实现办公室管理工作的新突破，对于增强办公室综合管理能力、提高工作效率和成效等具有重要作用。

一、二级学院办公室工作的“三服务”指导思想
为学院领导服务，为相关的上级领导机关服务，为学院师生员工服务，是二级学院办公室工作的指导思想，应贯穿于整个办公室工作的始终。

“三服务”的指导思想应包含如下基本内容和要求：（1）为上级领导机关服务。

大体有以下两个方面:一是报送本学院信息。

其主要是报送对学校政策的贯彻落实情况的反馈;上级领导机关的批示和工作部署贯彻落实情况的反馈;本学院一个时期的工作部署及重点、热点情况。

二是上级领导机关下达的批示、决定、工作安排等事项,要从快办理落实，要做到件件有结果,事事有回音。

（2）为本学院领导服务。

主要是认真负责及时地完成领导交办的各项工作。

（3）为师生员工服务。

这是二级学院办公室工作最直接最大量的工作,是办公室工作服务的主要部分,是日常工作的重点。

以上三个层次的服务,要求做到准确、及时、优质、高效、热情、周到。

“三服务”的指导思想应紧紧围绕本学院发展的总目标,为学院的改革和发展服务这个中心点。

这也是办公室工作的中心点、出发点和落脚点。

二、二级学院办公室工作的基本特点
1. 辅助性。

辅助性是办公室工作的根本性质。

明确与领导的从属关系,发挥辅助作用。

高校二级学院办公室作为基层的管理机构,要求管理人员具有高效率的综合处理事务能力。

办公室人员要清楚自己同辅助对象之间的职位关系,明确自身在相应组织坐标上的既定位置,恰当地发挥本身施于领导者的辅助职能作用,谨守从属、服务领导的工作原则。

在实际工作中,自觉恪守职分,与领导得体相处,尊重服从领导的意向,忠实积极地贯彻领导意图,以出色的服务协助学院领导指挥全院各项工作。

辅助工作也应具有主动性和创造性，主动掌握有关的各种信息,并对收集到的信息进行分析、判断,去伪存真,及时、准确地为学院领导提供决策依据,当好学院领导的参谋和助手，但要时时明确创造性是在领导允许的范围之内,主动性是在被动中发挥,辅助性始终是创造性的大前提。

收稿日期：2005-03-16
作者简介：余开业（1977-），男，浙江宁波人，宁波大学师范学院研究实习员，主要从事教育管理研究。

2. 服务性。

二级学院办公室统筹承担学院的教学、科研、学生工作、人事、总务、财务、党务、行政、对外联络等各项工作，是对内对外的窗口，是各种信息的聚集地和中转站，起着上情下达、下情上达的桥梁纽带作用，同时也必须为上下左右、四面八方服务。

服务是学院办公室工作的出发点,也是学院办公室工作的归宿。

它主要归结为:为部门服务、为领导服务、为教学服务和为师生服务。

学院办公室服务工作不能只停留在口头上、表面上,而要对教师、学生提出的一些有关切身利益的事情妥善解决,要办得好、办得快。

因此,搞好二级学院办公室的服务工作,对提高一个二级学院的教学水平、科研水平具有重要意义。

3. 综合性。

二级学院办公室工作的综合性是相对领导和上级各职能部门工作而言的。

它是对各项工作具体实施管理的综合性办事机构，统筹承担学院的教学、科研、学生工作、人事、总务、财务、党务、行政、对外联络等各项工作。

领导要管的工作,办公室要负责进行辅助;领导不能亲自干的,如文秘、档案、机要、收发等,办公室也要管。

迎来送往,电话的接进接出,是再小不过了,但却代表一个单位的精神面貌,弄得不好,会直接影响到上下、内外的关系。

内行的人们常说,办公室工作小事不小,主要说的就是这个意思。

4. 协调性。

二级学院办公室作为一个沟通上下、协调左右的基层综合管理机构,理所当然要承担起综合性、整体性的协调职能。

主要有以下几个方面:（1）协调处理好与学校其它各部门之间的关系。

（2）协调好领导之间的关系。

（3）协调好领导与教师之间的关系。

（4）协调好教师和学生之间的关系。

只有这样才能使学院领导集中精力抓好教学,提高系科教学质量,达到学院办公室为教学、科研等工作服务的目的。

5. 政策性。

政策,是为实现一定的任务而规定的行为准则。

制定正确的政策,正确地执行政策,是各级领导的一项带有根本性的任务。

办公室工作人员作为领导的参谋和助手,要学习研究上级的政策,要协助领导收集、汇总、处理来自各方面的信息,供领导制定政策时参考,并参与政策性文件的拟写。

办公室工作人员每天都要接触大量的实际问题,处理纷繁的事务,这些问题和事务无不涉及这种或那种政策,都要以政策为依据进行解决,都是在执行政策、体现政策。

任何背离或违反政策的做法都会出乱子,给事业造成损失,都是不允许的。

可以说,办公室与政策有着不可离异的关系,政策性是办公室工作的根本特点之一。

三、二级学院办公室工作的运作注意点
1. 从完善高校管理环节的高度出发,做好办公室工作的新定位。

正确认识二级学院办公室的地位和作用,对高等学校完善管理环节、更好地履行社会职能具有积极的意义。

长期以来,不少高等学校在思想上和实际工作中存在着一种轻视管理工作、轻视办公室工作的偏差,认为管理工作尤其是学院办公室工作仅仅是跑腿打杂的事务性工作,谁都可以干,没什么前途。

这便容易导致办公室职能不同程度地受到削弱,联系协调不力,上传下达不畅,综合参谋无足轻重,后勤服务跟不上。

平时,学校对办公室干部使用多,培训少,工作人员在生活待遇、社会地位等方面均低于从事教学工作的人员。

二级学院建立以后,大家关心比较多的是学科的建设、教学的安排、科研课题的申报、招生、就业、创收等等,对办公室工作依然是关注不多,重视不够,使其处于一种得过且过、被动应付的状态。

要深化高校的改革和发展,各级领导对二级学院办公室的定位必须有一个清醒的认识。

二级学院中,办公室工作人员是领导的耳目和参谋,他们要参与院务,管好事务,搞好服务。

办公室人员管理水平的高低对全院工作有举足轻重的影响。

因此,要采取积极有效的措施,把加强二级学院办公室的建设纳入高校工作的重要议事日程,将其定位为高校管理的一个关键环节、学院管理的中心环节,从而给予高度的重视。

要支持办公室工作,采取切实有效的措施,加大投入,促进办公室工作的规范化、科学化。

要加强对办公室干部的培养和管理,尊重管理者的劳动,对管理干部的年龄、知识结构、能力水平、阅历、气质等进行科学的调控。

这样, 才能把办公室建成二级学院重要的核心部门。

2. 以德才兼备为原则,树立办公室主任的新权威。

学校管理者在实施管理的过程中,实质
上是运用其地位、权力完成教学目标,达到教学管理目的。

权力的运用是管理者实施管理的主要因素。

然而,二级学院办公室主任往往是一个矛盾的角色,一方面级别不高,位置不显赫,权限小,不引人注目,另一方面却承担着重要的工作任务。

办公室主任要找准位置,扮好角色,苦练内功,德才兼备,以“有为”求得“有位”。

办公室主任只有不断加强自我修养,努力提高自身素质,勤奋工作,才能胜任这一职位要求,树立自己的权威,产生影响力、凝聚力和向心力,使工作人员产生一种信任感、服从感,团结一致,努力工作,从而使相对分散、轻重缓急不同的办公室工作凸现自己的脉络,找到自己的重心,显示出层次感、整体感,形成整个办公室工作的合力,使办公室工作有为有位。

3. 以制度化为基础,实现办公室管理的新规范。

院办工作纷繁复杂,头绪众多,如果没有一种体现统一意志的力量来制衡,全院师生员工便无章可依,无所适从,将处于一种松散状态,失去应有的凝聚力,甚至会酿成严重的自由主义倾向。

要避免上述现象的产生,最有效的办法就是实行制度化管理。

办公室要根据国家、学校的政策规定,结合学院自身的特色,建立一整套科学的内部管理体制,来规范全院师生员工的行为。

例如制定教学工作规程、考试规则、科研管理条例、学术交流条例、办公室岗位职责、资料室工作规则、实验室管理规则、财务制度、教职工福利制度等等。

在此基础上,加强督查,坚持执行规章的严肃性,保证管理活动的权威性,把按章管理落到实处,建立规范的运行机制,用制度规范每一个人的行为,力求使每一项工作程序化,每一个岗位规范化,每一件事情处理制度化。

实行制度化管理,有利于提高管理效率。

有了完善的管理制度,人人有章可循,按章办事,可以减少许多中间环节,从而大大提高管理工作的效率。

4. 以信息化管理为手段,实现办公室管理工作的新效率。

当今世界已进入信息时代,社会信息化成为当代社会的一种大趋势。

信息技术作为最基本和最普遍的技术手段,应用在人类社会生活的每一个领域、每一个方面。

办公自动化是现代科技在办公室领域兴起的一项新的改革。

二级学院办公室逐步实现办公自动化也是一种必然的趋势。

办公室人员采用现代化科学技术,通过网络等渠道,采用多种媒体形式,管理和传输信息,处理事务,实行无纸化办公,可极大地提高办公室工作效率和工作质量,实现办公室管理方式上的新突破。

如:教学管理承担着日常教学管理的重任,面广量大,可以通过数据库系统管理,有效地实施对学生和教师的管理。

进行公文处理,已成为办公自动化系统中最彻底的自动化管理领域。

办公自动化还可以导入档案管理领域,采用档案管理系统,对文书档案、人员档案进行管理,达到档案管理的规范、高效。

此外,会务安排、信访处理、信息宣传、机要保密、通信联络、后勤采购、图书资料管理等工作,也都有办公自动化的用武之地。

参考资料：
[1] 孟雪．关于学校办公室的优化管理[J]．教育探索，2003，（5）．
The Primary Discussion of Office Jobs in Second College
YU Kai-ye
(Faculty of Education , Ningbo University , Ningbo 315211,China)
Abstract : The office of second class management in colleges and universities , is a all-around institution which manages the jobs being done in colleges . We analyse and discuss the problems and characteristics of management , we also discuss how to do better in the management . Key words : Second class college ; management
（责任编辑陆经伟）。