第2章 使用Access创建数据库
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❖ 新建一个空数据库
❖ 例如，可在“新建”栏选择【空数据库】新建一 个空数据库；
❖ 打开已经存在的数据库
❖ 可在“打开文件”栏下的数据库名称上单击，打 开一个已经建立的数据库文件。
任务窗格的关闭与显示操作方法：
方法一：单击任务窗格的关闭按钮,可关闭任务 窗格。
方法二：选择“视图|任务窗格”命令，可关闭 或显示任务窗格。
7．模块(Module)对象：它是使用VBA编写的模块，即通过编程语言来 完成数据库的操作任务。
数据库对象的层次与分工
❖ 第一层次是表对象和查询对象，它们是数据 库的基本对象，用于在数据库中存储数据和 查询数据。
❖ 第二层次是窗体对象、报表对象和数据访问 页，它们是直接面向用户的对象，用于数据 的输入输出和应用系统的驱动控制。
2.1.2 Access的主要功能
1．组织数据 2．查询信息 3．设计窗体 4．输出报表 5．建立数据共享机制 6．建立超链接 7．建立数据库应用系统
2.2 认识Access
2.2.1 Access的安装
在Windows 98/NT/Me/2000/XP操作系统安装 后，即可安装Access数据库。这里以Office 2003为例说明Access XP数据库的安装。
❖ “标题栏”、“菜单栏”、“工具栏”和“状态 区”。
❖ 其中“标题栏”在屏幕的最上方， ❖ “菜单栏”在“标题栏”的下面， ❖ “菜单栏”的下面是“工具栏”， ❖ “状态区”在屏幕的最下方， ❖ 而夹在“工具栏”和“状态区”之间的空间可用
来显示数据库窗口或对象视图窗口。
2.2.4 数据库窗口
❖ 数据库窗口是Access中非常重要的部分，它可以帮 助用户方便、快捷地对数据库进行各种操作，创建 数据库对象，综合管理数据库对象。
❖ Access主窗口是典型的Windows窗口，主要 包括标题栏、菜单栏、工具栏以及状态栏。
标题栏、菜单栏、工具栏与状态 栏
注意
不可用菜单不是永远不可用， 它们属于特殊菜单，当满足一定 的条件时是可以使用的。当条件 不满足时，Access用灰色显示这 些菜单，不让执行它。
主窗口的四部分
Access的主窗口分成了四个部分：
【例1.2】用模板新建名为教学管理的空数据库。
使用数据库向导创建数据库
什么是数据库向导
Access的“向导”是为了方便建立数据库而设计的向 导类型的程序，它可以大大提高创建数据库及数据库对 象的工作效率。这些向导程序包括：数据库、表、窗体 等向导。 使用数据库向导，可以最简单的方式创建一个数据库， 一次操作就可以创建数据库所需的表、窗体、报表等对 象。
新建空数据库有两种方法：
方法一：直接创建一个空数据库 方法二：根据模板新建空数据库
方法一：直接创建一个空数据库
【例1.1】直接创建一个名为“教学管理”的空 数据库。
在启动Access时或在 Access主窗口工具栏中单 击【新建】按钮，会在屏 幕上显示“新建文件”对
话框。
方法二：根据模板新建空数据库
❖ 单击【完成】按钮，向导即可开始自动创建 数据库的工作。
使用向导创建的“订单入口”数据库主切 换面板
注意
❖ 现在的“订单入口”数据库中没有数 据，因为Access数据库管理系统的向 导只是为管理数据搭建了一个数据库 框架，而其中的数据需要用户自己输 入。
打开已有的数据库
方法：用菜单法或用任务窗格。 【例1.4】打开“教学管理”数据库文件
方法三：按组合键Ctrl+F1，可关闭或显示任 务窗格。
方法四：右键单击菜单栏或工具栏，打开快捷 菜单，取消或选择“任务窗格”复选框，可关 闭或显示任务窗格。
方法五：可通过选择“工具|选项”命令，打开 “选项”对话框，选择“视图”标签，选中 “启动任务窗格”复选框 ，并按“确定”按钮， 可设置在启动Access时会自动显示任务窗格。
同的数据库对象）
启动数据库向导
➢打开“模板”的对 话框，选择数据库 类型
启动Access后，在“新 建文件”对话框的“根据模 板新建”栏下单击【通用模 板】按钮，即可打开数据库
“模板”对话框。
“模板”对话框
回答向导提出的问题
1.第一个问题—— 确定数据库名称 及数据库文件存 储路径
回答向导提出的问题
退出Access 方法一：单击主窗口右上角的关闭按钮。 方法二：选择“文件∣退出”命令。 方法三：单击标题栏左边的系统控制菜单图标， 打开其下拉菜单，单击“关闭”命令。 方法四：双击标题栏左边的系统控制菜单图标。 方法五：按Alt+F4组合键。
2.2.3 Access的主窗口
❖ Access的主窗口是打开数据库窗口创建数据 库对象、显示查询结果、显示报表的地方。 它提供了一个完成数据库各种任务的工作界 面。
7种数据库对象
1．表(Table)对象：它是按规则存放数据的基本模块，是构成数据库的 基础，所有的数据都要存放在表对象中。
2．查询(Query)对象 ：它是用于查询信息的基本模块，可以对表中的数 据进行筛选、分类、计算等操作，并生成新的数据集合。
3．窗体（Form）对象：它是用于丰富用户使用界面的基本模块，通过 它可以输入数据、输出信息，简化操作，提高数据操作的安全性。
2.2.6 设置文件保存的默认目录
操作步骤： （1）选择“工具∣选项”命令，打开“选项” 对话框，选择“常规”标签，如下图所示。
（2）在“默认数据库文件夹” 的文本框中输入指定目录， 如“d:\acclx”，并单击 “确定”按钮。以后每次启 动Access，此目录都是系统 的默认目录，直到再次设置 默认目录为止。
将Microsoft Office 2003的安装盘放到光盘驱 动器中，一般情况下，安装程序会自动启动， 弹出欢迎使用的界面。
如果安装程序没有自动运行，可找到安装程 序Setup.exe，并启动该程序。
2.2.2 Access的启动与退出
➢ 在Windows操作系统桌面上单击“开 始”→“所有程序”→“ Microsoft Access” 命令，即可启动Access，打开Access的主窗 口。
2.4 存储并关闭数据库
方法一：单击数据库窗口的关闭按钮。 方法二：选择主窗口的“文件”菜单下的 “关闭”命令。 方法三：按Ctrl+W或Ctrl+F4组合键。 方法四：双击数据库窗口左边的控制菜单图 标，也可单击控制菜单图标，从弹出的快捷 菜单中选择“关闭”命令。
❖ 第三层次是宏对象和模块对象，它们是代码 类型的对象，用于完成复杂的数据库管理工 作并使得数据库管理工作自动化。
组
组栏包括一个或多个组。系统默认为一个"收藏夹” 组。组中存放的是数据库中不同类型对象的快捷方式。
创建一个组的操作步骤： （1）右键单击对象栏中的任何“对象”或 组栏中的任何“组”，打开快捷菜单，选 择“新组”命令，如左图所示，打开“新 建组”对话框。如下图所示。 （2）在“新建组”对话框中输入要创建的 组名，也可用系统给定的组名，然后按 “确定”按钮。
2.第二个问题——确定数据库表及字段
回答向导提出的问题
3．第三个问题——确定屏幕的显示方式
回答向导提出的问题
4．第四个问题——确定打印报表的样式
回答向导提出的问题
5．第五个问题——确定数据库标题
使用向导自动创建数据库
❖ 当回答以上五个问题后，向导即得到构建该 数据库的全部信息。
❖ 在接着出现的“数据库向导”对话框回答提 问“请确定向导构建完数据库后是否启动该 数据库”，这里选择“是的”，启动该数据 库”选项。
第2章 使用Access创建数据库
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
学习目标
➢了解Access数据库的特点与主要功能 ➢掌握创建空数据库的方法 ➢了解Access数据库的七种数据库对象 ➢掌握使用数据库向导创建数据库的方
法
2.1 Access简介
2.1.1 Access的不同版本
自从1992年11月正式推出Access 1.0以来， Microsoft公司一直在不断地完善增强 Access的功能，先后推出了Access 1.1、 Access 2.0、Access 7.0、Access 97、 Access 2000、Access 2002、Access XP， 还会有新的功能更强的版本出现。
4．报表(Report)对象：它是用于生成报表和打印报表的基本模块，通过 它可以分析数据或以特定方式打印数据。
5．数据访问页(Page)对象：它是显示数据库数据的特殊模块，它可以 将数据库与Internet或Intranet联系起来，通过浏览器对数据库进行维护 和操作。
6．宏(Macro)对象：它是一个或多个宏操作的集合，其中的每一个宏操 作可以执行特定的单一功能。
注意：设置默认目录的前提是必须先打开一个数据库。
2.3建立空数据库
ACCESS提供3种创建数据库方法： 1、根据模板新建数据库，在数据库向导的提示下， 就快速创建，并在数据库中建立所需的表、窗体和 报表等数据库对象，从而建立一个完整的数据库， 适合初学者； 2、先创建一个空数据库，然后再添加表、查询、报 表、窗体及其他对象； 3、根据现有文件新建数据库。
因为数据库向导是根据设计人员的数据库设计结果为 用户做好的创建数据库的模板程序，只要用户回答向导 的几个问题，向导即可根据用户的回答自动创建出一个 用户所需要的数据库。
使用向导创建数据库对象的基本 步骤
1. 启动向导（不同的对象有不同的向导） 2. 回答向导提问（不同的向导问题不同） 3. 自动创建对象（不同的向导创建出不
➢ 如果Windows桌面上建立了快捷图标，可以更 简单、快捷的启动Access，只要直接双击桌 面上的快捷图标，即可打开主窗口。
主窗口与“新建文件”对话框
显示数据库 窗口的工作区
“新建文件”对话框的使用
❖ 初始打开主窗口时会同时打开“新建文件” 对话框。在对话框中可以根据需要选择不同 选项使用数据库。
❖ 数据库窗口主要包括 “工具栏”、“数据库组件 选项卡”、“对象创建方法和已有对象列表”三个 部分。
数据库窗口
2.2.5 Access中常用的数据库对象
在 Access 数 据 库 窗 口 的 “ 数 据 库 组件选项卡”中列出了常用的7种数 据库对象，包括：表、查询、窗体、 报表、数据访问页、宏和模块。
❖ 例如，可在“新建”栏选择【空数据库】新建一 个空数据库；
❖ 打开已经存在的数据库
❖ 可在“打开文件”栏下的数据库名称上单击，打 开一个已经建立的数据库文件。
任务窗格的关闭与显示操作方法：
方法一：单击任务窗格的关闭按钮,可关闭任务 窗格。
方法二：选择“视图|任务窗格”命令，可关闭 或显示任务窗格。
7．模块(Module)对象：它是使用VBA编写的模块，即通过编程语言来 完成数据库的操作任务。
数据库对象的层次与分工
❖ 第一层次是表对象和查询对象，它们是数据 库的基本对象，用于在数据库中存储数据和 查询数据。
❖ 第二层次是窗体对象、报表对象和数据访问 页，它们是直接面向用户的对象，用于数据 的输入输出和应用系统的驱动控制。
2.1.2 Access的主要功能
1．组织数据 2．查询信息 3．设计窗体 4．输出报表 5．建立数据共享机制 6．建立超链接 7．建立数据库应用系统
2.2 认识Access
2.2.1 Access的安装
在Windows 98/NT/Me/2000/XP操作系统安装 后，即可安装Access数据库。这里以Office 2003为例说明Access XP数据库的安装。
❖ “标题栏”、“菜单栏”、“工具栏”和“状态 区”。
❖ 其中“标题栏”在屏幕的最上方， ❖ “菜单栏”在“标题栏”的下面， ❖ “菜单栏”的下面是“工具栏”， ❖ “状态区”在屏幕的最下方， ❖ 而夹在“工具栏”和“状态区”之间的空间可用
来显示数据库窗口或对象视图窗口。
2.2.4 数据库窗口
❖ 数据库窗口是Access中非常重要的部分，它可以帮 助用户方便、快捷地对数据库进行各种操作，创建 数据库对象，综合管理数据库对象。
❖ Access主窗口是典型的Windows窗口，主要 包括标题栏、菜单栏、工具栏以及状态栏。
标题栏、菜单栏、工具栏与状态 栏
注意
不可用菜单不是永远不可用， 它们属于特殊菜单，当满足一定 的条件时是可以使用的。当条件 不满足时，Access用灰色显示这 些菜单，不让执行它。
主窗口的四部分
Access的主窗口分成了四个部分：
【例1.2】用模板新建名为教学管理的空数据库。
使用数据库向导创建数据库
什么是数据库向导
Access的“向导”是为了方便建立数据库而设计的向 导类型的程序，它可以大大提高创建数据库及数据库对 象的工作效率。这些向导程序包括：数据库、表、窗体 等向导。 使用数据库向导，可以最简单的方式创建一个数据库， 一次操作就可以创建数据库所需的表、窗体、报表等对 象。
新建空数据库有两种方法：
方法一：直接创建一个空数据库 方法二：根据模板新建空数据库
方法一：直接创建一个空数据库
【例1.1】直接创建一个名为“教学管理”的空 数据库。
在启动Access时或在 Access主窗口工具栏中单 击【新建】按钮，会在屏 幕上显示“新建文件”对
话框。
方法二：根据模板新建空数据库
❖ 单击【完成】按钮，向导即可开始自动创建 数据库的工作。
使用向导创建的“订单入口”数据库主切 换面板
注意
❖ 现在的“订单入口”数据库中没有数 据，因为Access数据库管理系统的向 导只是为管理数据搭建了一个数据库 框架，而其中的数据需要用户自己输 入。
打开已有的数据库
方法：用菜单法或用任务窗格。 【例1.4】打开“教学管理”数据库文件
方法三：按组合键Ctrl+F1，可关闭或显示任 务窗格。
方法四：右键单击菜单栏或工具栏，打开快捷 菜单，取消或选择“任务窗格”复选框，可关 闭或显示任务窗格。
方法五：可通过选择“工具|选项”命令，打开 “选项”对话框，选择“视图”标签，选中 “启动任务窗格”复选框 ，并按“确定”按钮， 可设置在启动Access时会自动显示任务窗格。
同的数据库对象）
启动数据库向导
➢打开“模板”的对 话框，选择数据库 类型
启动Access后，在“新 建文件”对话框的“根据模 板新建”栏下单击【通用模 板】按钮，即可打开数据库
“模板”对话框。
“模板”对话框
回答向导提出的问题
1.第一个问题—— 确定数据库名称 及数据库文件存 储路径
回答向导提出的问题
退出Access 方法一：单击主窗口右上角的关闭按钮。 方法二：选择“文件∣退出”命令。 方法三：单击标题栏左边的系统控制菜单图标， 打开其下拉菜单，单击“关闭”命令。 方法四：双击标题栏左边的系统控制菜单图标。 方法五：按Alt+F4组合键。
2.2.3 Access的主窗口
❖ Access的主窗口是打开数据库窗口创建数据 库对象、显示查询结果、显示报表的地方。 它提供了一个完成数据库各种任务的工作界 面。
7种数据库对象
1．表(Table)对象：它是按规则存放数据的基本模块，是构成数据库的 基础，所有的数据都要存放在表对象中。
2．查询(Query)对象 ：它是用于查询信息的基本模块，可以对表中的数 据进行筛选、分类、计算等操作，并生成新的数据集合。
3．窗体（Form）对象：它是用于丰富用户使用界面的基本模块，通过 它可以输入数据、输出信息，简化操作，提高数据操作的安全性。
2.2.6 设置文件保存的默认目录
操作步骤： （1）选择“工具∣选项”命令，打开“选项” 对话框，选择“常规”标签，如下图所示。
（2）在“默认数据库文件夹” 的文本框中输入指定目录， 如“d:\acclx”，并单击 “确定”按钮。以后每次启 动Access，此目录都是系统 的默认目录，直到再次设置 默认目录为止。
将Microsoft Office 2003的安装盘放到光盘驱 动器中，一般情况下，安装程序会自动启动， 弹出欢迎使用的界面。
如果安装程序没有自动运行，可找到安装程 序Setup.exe，并启动该程序。
2.2.2 Access的启动与退出
➢ 在Windows操作系统桌面上单击“开 始”→“所有程序”→“ Microsoft Access” 命令，即可启动Access，打开Access的主窗 口。
2.4 存储并关闭数据库
方法一：单击数据库窗口的关闭按钮。 方法二：选择主窗口的“文件”菜单下的 “关闭”命令。 方法三：按Ctrl+W或Ctrl+F4组合键。 方法四：双击数据库窗口左边的控制菜单图 标，也可单击控制菜单图标，从弹出的快捷 菜单中选择“关闭”命令。
❖ 第三层次是宏对象和模块对象，它们是代码 类型的对象，用于完成复杂的数据库管理工 作并使得数据库管理工作自动化。
组
组栏包括一个或多个组。系统默认为一个"收藏夹” 组。组中存放的是数据库中不同类型对象的快捷方式。
创建一个组的操作步骤： （1）右键单击对象栏中的任何“对象”或 组栏中的任何“组”，打开快捷菜单，选 择“新组”命令，如左图所示，打开“新 建组”对话框。如下图所示。 （2）在“新建组”对话框中输入要创建的 组名，也可用系统给定的组名，然后按 “确定”按钮。
2.第二个问题——确定数据库表及字段
回答向导提出的问题
3．第三个问题——确定屏幕的显示方式
回答向导提出的问题
4．第四个问题——确定打印报表的样式
回答向导提出的问题
5．第五个问题——确定数据库标题
使用向导自动创建数据库
❖ 当回答以上五个问题后，向导即得到构建该 数据库的全部信息。
❖ 在接着出现的“数据库向导”对话框回答提 问“请确定向导构建完数据库后是否启动该 数据库”，这里选择“是的”，启动该数据 库”选项。
第2章 使用Access创建数据库
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
学习目标
➢了解Access数据库的特点与主要功能 ➢掌握创建空数据库的方法 ➢了解Access数据库的七种数据库对象 ➢掌握使用数据库向导创建数据库的方
法
2.1 Access简介
2.1.1 Access的不同版本
自从1992年11月正式推出Access 1.0以来， Microsoft公司一直在不断地完善增强 Access的功能，先后推出了Access 1.1、 Access 2.0、Access 7.0、Access 97、 Access 2000、Access 2002、Access XP， 还会有新的功能更强的版本出现。
4．报表(Report)对象：它是用于生成报表和打印报表的基本模块，通过 它可以分析数据或以特定方式打印数据。
5．数据访问页(Page)对象：它是显示数据库数据的特殊模块，它可以 将数据库与Internet或Intranet联系起来，通过浏览器对数据库进行维护 和操作。
6．宏(Macro)对象：它是一个或多个宏操作的集合，其中的每一个宏操 作可以执行特定的单一功能。
注意：设置默认目录的前提是必须先打开一个数据库。
2.3建立空数据库
ACCESS提供3种创建数据库方法： 1、根据模板新建数据库，在数据库向导的提示下， 就快速创建，并在数据库中建立所需的表、窗体和 报表等数据库对象，从而建立一个完整的数据库， 适合初学者； 2、先创建一个空数据库，然后再添加表、查询、报 表、窗体及其他对象； 3、根据现有文件新建数据库。
因为数据库向导是根据设计人员的数据库设计结果为 用户做好的创建数据库的模板程序，只要用户回答向导 的几个问题，向导即可根据用户的回答自动创建出一个 用户所需要的数据库。
使用向导创建数据库对象的基本 步骤
1. 启动向导（不同的对象有不同的向导） 2. 回答向导提问（不同的向导问题不同） 3. 自动创建对象（不同的向导创建出不
➢ 如果Windows桌面上建立了快捷图标，可以更 简单、快捷的启动Access，只要直接双击桌 面上的快捷图标，即可打开主窗口。
主窗口与“新建文件”对话框
显示数据库 窗口的工作区
“新建文件”对话框的使用
❖ 初始打开主窗口时会同时打开“新建文件” 对话框。在对话框中可以根据需要选择不同 选项使用数据库。
❖ 数据库窗口主要包括 “工具栏”、“数据库组件 选项卡”、“对象创建方法和已有对象列表”三个 部分。
数据库窗口
2.2.5 Access中常用的数据库对象
在 Access 数 据 库 窗 口 的 “ 数 据 库 组件选项卡”中列出了常用的7种数 据库对象，包括：表、查询、窗体、 报表、数据访问页、宏和模块。