采购流程图及说明

14
采购货到付款流程
采购部
开始 采购流程 确定付款 方式 采购预付 款流程
是
财务部
总经理
预付款否?
否
发票审核
采购合同 借支单 付款申请单
核对发票
采购申请单
整理票据
验收入库单
付款申请 报销发票
付款申请
否
否
审核
是
审批
是
发票核销
发票核销
付款
结束 15
采购货到付款流程说明
目的 适用于公司(除费用、办公用品、厂部伙房外)的所有付款,包括但不限于购买生产物料、设备、低值易耗品、固定资 产的所有采购与付款。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：财务部 参与部门: 采购部 财务部 总经理 流程说明 采购物品经检验合格入库，采购经办人员对供应商开具的发票（增值税专用发票或普通发票）进行核对，整理《借支 单》、《采购申请单》、《采购合同》、《验收入库单》等有效凭证； 采购经办人员填写《付款申请单》，经采购部主管签字批准后提交至财务部。财务部审核通过后呈交总经理审批，未 通过审批则返回重新核对； 总经理审批通过后将《付款申请单》交至财务部安排出纳付款、发票核销； 附件 《借支单》 《采购申请单》 《采购合同》 《验收入库单》 《付款申请单》
12
成品、含外协品入库流程
仓库 生产部 开始 产成品 入库 生产管理 流程 外协品采 购流程
验收入库单
采购部
财务部
携货填单
货品核对 入库及记 账
核对/点收
入库记账
帐务处理
结束
13
成品、外协品入库流程说明
目的 对公司成品、外协品入库要求及规范化管理，满足出货的需要。 流程角色 主导部门：仓库 配合部门：生产部 采购部 参与部门: 仓库 财务部 流程说明 所有成品、外协品入库，仓库根据生产部提交的成品、采购部提交的外协品《验收入库单》点收产品（只限于合格品）， 核对数量无误后按指定的区域、分类堆放。若是急发货，仓管可安排暂放在待发货区； 点收完毕，办理记账手续，同时登记ERP（K3），在规定时间内将相关票据传递至财务； 附件 《验收入库单》
验收入库单 设备验收报告单
否 合格否? 是
3
送检 入库 流程
收货送检
入库
采购流程说明
目的 规定物品采购流程，确保《采购合同》有效性和实用性，保证购买性价比更好的物品并保质保量按期交货。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：品控部 设备部 参与部门: 采购部 供应商 品控部 设备部 财务部 总经理 流程说明 仓库/设备部根据采购部提交的月度《采购计划表》（《设备采购计划表》）编制完成月度《需求单》，与每月29日 提交至财务部审核，通过后呈交总经理审批，通过后当日转交至采购部； 采购部根据仓库/设备部提交的月度《需求单》，判断物品是否特殊采购，是则对所购物品进行询、比、议价流程。 否则填写《采购申请单》与每月30日提交至财务部审核，通过后呈交总经理审批； 审批通过后，采购部选择供应商签订《采购合同》、下达《采购订单》 ； 《采购合同》签订及《采购订单》下达后，采购经办人员对供货周期进行跟踪； 采购物品送达指定地点后，采购经办人员携物品开具《验收入库单》（《设备验收报告单》）（一式四联：采购联、 财务联、仓库（设备）联、检验联）通知品控/设备部进行检验；判定为不合格品走不合格品控制流程，合格产品办 理入库作业； 附件 《比质比价单》 《需求单》 《采购申请单》 《采购合同》 《采购订单》 《验收入库单》 《设备验收报告单》
4
外协品采购流程
采购部 开始 仓库 品控部 财务部 总经理
采购计划 流程
比质比价单
否 是 审核
否
审批 是
询、比、 议价 外协供应 厂商确认
询、比、议价 外协供应 厂商确认
采购订单
合格供应厂商确认表
签订合同 下达订单 追踪交货期
采购合同 品质保证协议书
追踪 交货期 外协供应 厂商交货
验收入库单
否 合格否? 是 入库 流程
采购流程
仓库/设备部 采购部 开始 采购流程 否 审 核 特殊采购否? 是 否 采购申请
采购申请单
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ财务部
总经理
品控/设备部
需求单
否 是 是 审 批
编制 需求单
物品/设备申购
提交 申请单
比质比价单
否 审 核 是
否 审 批 是
询、比、议价
下采购 订单 追踪 交货期
采购合同
采购订单
签订采购合同
追踪交货期
6
紧急采购流程
仓库/设备部 采购部 开始 紧急采购流程 否 审 核 是 是 否 审 批 财务部 总经理 品控/设备部
紧急需求单
编制 需求单
物品/设备紧急申购
提交 申请单
比质比价单
紧急采购申请单
否 审 核 是
否 审 批 是
紧急采购申请
下采购 订单 追踪 交货期
采购订单
下达订单
追踪交货期
验收入库单
否 收货送检 合格否? 是
采购价格确定流程图
供应商 采购部 采购价格 控制流程 开始 采购经理 总经理
分析判断
价格因素分析
采购价格分析报告
否 审 批 是
价格分析结果
比价
报价
询价
分析报价
议价
价格谈判
价格谈判
采购价格报表
否 审 核
否
定价
价格达成 结束
价格达成
审 批
是 执行采购
9
采购价格确定流程图说明
目的 为规范采购价格管理及审核，确保所购物资高品质、低价格，有效降低不必要的采购成本。 适用范围 适用于公司所有的的原材料、辅料、包材、设备、备品备件和各种生产及非生产性低值易耗品等物料（不包含办公用 品采购、厂部伙房外购）的采购价格的分析、审核及确定。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：采购经理 总经理 参与部门: 供应商 采购经理 总经理 流程说明 采购部在接到审批通过的《采购申请单》后，通过对各种物料价格资料的分析，确定影响采购价格的因素，包括供应 商成本，产品规格与品质，采购数量和交货条件等，并开展价格调查； 对拟采购物资的成本，包括制造流程成本、所需的特殊设备成本、人工成本等进行分析，并编写《采购价格分析报告》 提交采购经理审批； 审批通过后，采购部向供应商询价，并分析供应商的报价； 采购部根据询价结果，拟定价格谈判方案，明确谈判目标，进行有效谈判； 采购部在与供应商达成一致价格的基础上编写《采购价格报表》，提交采购经理审核、总经理审批； 审批通过后按流程实施； 附件 《采购价格分析报告》 《采购价格报表》
10
入库流程
采购部 仓库 财务部
开始
验收入库单
货品核对
采购流程
点收
入库及记 账
入库记账
账务处理
出库流程
11
入库流程说明
目的 对公司采购到位物品的数量进行控制，确保物品数量准确，满足生产、经营的需要。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：仓库 参与部门: 采购部 财务部 流程说明 仓库根据采购人员送达的检验通过的《验收入库单》点收物品（只限于合格产品），核对数量无误后仓库按指定的区 域储放。若是生产急料，仓管可放在生产备料区； 点收完毕，办理记账手续，同时登记ERP（K3），在规定时间内将相关票据传递至财务部； 附件 《验收入库单》
5
收货送检
办理入库
外协品采购流程说明
目的 为了确保公司外购产品均能符合适质、适价并适时供应公司销售计划所需之产成优质品 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：品控部 参与部门: 采购部 品控部 财务部 总经理 流程说明 采购经办人员根据采购计划,判断物资是否需要外协采购，如需要,进行询价、比价、议价流程； 《比质比价单》填制后一个工作日内报财务部审核，通过后呈交总经理审批； 外协供应厂商需由采购部组织，品控部、技术部等共同参与评审确认；通过后采购部负责填写《合格供应厂商确认 表》，采购、品控、技术部等共同签属意见； 采购部与其外协厂商签订有效协议书（包括《采购合同》和《品质保证协议书》），下达《采购订单》进行采购作业； 《采购订单》下达后，采购经办人员对供货周期进行跟踪； 货品送到后，采购经办人员携货物开具《验收入库单》（一式四联：采购联、财务联、仓库联、检验联）送至品控部 检验；判定为不合格品走不合格品控制流程，合格产品办理入库作业； 《比质比价单》 《合格供应厂商确认表》 《采购合同》 《品质保证协议书》 《采购订单》 《验收入库单》
采购计划流程图
需求部门 仓库（设备部） 采购部 财务部
总经理
开始 计划依据 采购计划 流程
需求单
安全库存表
设备采购计划表
计划细分
需求计划表
核对库存
设备需求计划表
制定采购计划
采购计划表
否 审核
是
否 审批
是
物品采购
采购流程
1
采购计划流程说明
目的 适用于公司所有的的原材料、辅料、包材、设备、备品备件和各种生产及非生产性低值易耗品等物料（不包含办公用 品采购、厂部伙房外购）的月度采购计划的编制、审核及下达；保证采购预算对采购计划的指导作用，确保对于预算 外的采购计划经过适当的审批，有效降低不必要的采购成本，确保采购计划数量和时间上都可以及时满足生产的需求。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：需求部门 财务部 参与部门: 需求部门 财务部 总经理 流程说明 各需求部门根据本部门下月需求计划编制月度《需求单》，经本部门主管签字批准后于每月25日（可以提前不得延后） 提交至仓库 仓库接收到各需求部门提交的月度《需求单》汇总后根据安全库存状况填制月度《安全库存表》，每月26日将需求转 化为月度《需求计划表》，并与月度《安全库存表》同时提交至采购部、财务部（设备部添置、更新生产设备可直接 向采购部提交《设备需求计划表》）； 采购部接收到月度《需求计划表》、（《设备需求计划表》），根据采购周期和需求特性制定月度《采购计划表》、 （《设备采购计划表》）与每月27日报财务部审核； 财务部接收到月度《采购计划表》、（《设备采购计划表》），根据仓库提交的月度《需求计划表》和《安全库存表》 进行审核，通过后与每月28日呈交总经理审批； 采购部在收到审批通过的月度《采购计划表》、（《设备采购计划表》）后，进行采购流程； 本流程及相关流程中设定的仓库包括：原材料仓库、辅料仓库、包材仓库、备品备件仓库等责任仓库； 附件 《需求单》 《需求计划表》 《设备需求计划表》 《采购计划表》 2 《设备采购计划表》 《安全库存表》
7
送检 入库 流程
入库
紧急采购流程说明
目的 保证生产类突发需求得到最大限度满足，保障生产持续及设备安全运转。 在无法及时开展正常采购程序，而又急需使用的情况下，能够对此部分做出正常程序的补充。 适用范围 适用于公司所有的（办公用品、厂部伙房除外）紧急采购作业。 成立条件 只限于偶然性、临时性、特殊性等紧急需求申请。严禁因计划不当导致需求申请与实际需求严重不符而利用此方式 拟补、调整部门需求。如有发现调查属实，采购部有权拒绝接受。 附件流程角色 主导部门：采购部 配合部门：品控部 设备部 参与部门: 采购部 供应商 品控部 设备部 财务部 总经理 流程说明 仓库/设备部等紧急需求物料、设备零部件拟定完成《紧急需求单》并加盖“紧急需求专用章”，电话通知采购部 先行询、比、议价，同时根据实际情况提交或电话通知财务部审核，通过后呈交或电话请示总经理审批，整个过程 一个小时之内完成，完成后30分钟内转交或电话通知采购部； 采购部根据仓库/设备部提交或电话通知的《紧急需求单》填写《紧急采购申请单》，根据实际情况提交或电话通 知财务部审核，通过后呈交或电话请示总经理审批，整个过程一个小时之内完成； 审批通过后，采购部选择供应商签订采购合同（时间允许）并下达《采购订单》 ，整个过程两个小时之内完成； 自启动《采购应急处理预案》到《采购订单》下达完毕止，流转时间不得超过0.5个工作日； 《采购合同》签订及《采购订单》下达后，采购经办人员对供货周期进行跟踪； 采购物品送达指定地点后，采购经办人员携物品开具《验收入库单》（一式四联：采购联、财务联、仓库（设备） 联、检验联）通知品控/设备部进行检验；判定为不合格品走不合格品控制流程，合格产品办理入库作业； 附件 《比质比价单》、《紧急需求单》、《紧急采购申请单》、《采购合同》、《采购订单》、《验收入库单》、《采 购应急处理预案》 8