ISO9000和ISO14000文件编写培训教材
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件的编号同时附在文件名之后会易查找，但是不可将文件版本附上。 7．附件 一般用以对应文件内容中所提及的记录及所使用的表单，公司所有的
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3．权责 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般在文件叙述
时常会就相关人员担负的权责略为叙述，但是亦有公司只叙述和 此文件有关的主导部门和相关部门的权责。
4．定义 亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语、英文缩写的做明确
说明，会令文件内容更清楚明白。
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三、文件的结构
一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整结构有：
1．目的
2．范围
3．权责
4．定义
5．作业内容/文件内容
6．附件
现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述：
1．目的
应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？
2．范围
规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能范围，所以编 写时应注意它的涵盖性。例：有的公司是有手动和自动的绕线机，而如果文件 的内容只针对手动的绕线机却将文件的范围写成“适用于公司所有的绕线机的 使用”即是明显的错误。
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（二）、文件架构的说明 1．手册 对于一个国家来说，宪法是他的根本大法，任何法律的制订都必须依宪法的要
求来拟制，而对于一间公司来说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它 会叙述公司在体系运行上的大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些 工作。 2．程序书 程序即是明确工作进行规定的途径，亦就是说，针对手册要求要做的工作和要 求程序需详细描述此工作如何来做。文件化的程序通常包括在活动的目的和范 围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由谁来做；应使用什么材料、设备 和文件，如何对活动进行控制和记录等。
从而造成运作上的困难。 （5）改善人际关系 由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少
了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。
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来自百度文库
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（6）增强员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的
工作权责和内容，明确了自己的工 作范围从而提升了工作的责任心和 荣誉感。
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二．体系文件的架构 （一）、目前建立的体系文件，一般企业均将其架构分为四个层次，即：
一阶文件：手册 二阶文件：程序
三阶文件；工作指导书 四阶文件：表单或表格 但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多规模较小制程简 单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：程序/工作指导书 三阶文件：表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时亦需考虑公司未 来的扩充和发展等。
一般来说，一项工作涉及到多个部门则在编制文件时写成程序，例如采购 程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件 时做成指导书的格式，例设备使用指导书、指导书产品检验指导书等。
一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书类文 件。
ISO9001/14000体系文件编
ISO9000/14000 体系文件编写
ISO9001/14000体系文件编 写
目录 一． 体系文件的重要性-----------------------（3） 二． 体系文件的架构--------------------------（6） 三． 文件的结构------------------------------- （9） 四． 流程图绘制--------------------------------（12） 五． 编写文件五忌-----------------------------（16） 六． 文件的审查、批准----------------------（17） 七． 质量手册范例----------------------------（19） 八． 程序文件范例----------------------------（28） 九． 工作指导书范例-------------------------（41） 十． 质量环境程序文件清单（参考） ---（43）
ISO9001/14000体系文件编 写
一．体系文件编写的重要性
体系文件在ISO9000、ISO14000体系建立和运行的过程中
扮演着相当重要的角色： （1） 符合标准要求 在ISO9001和ISO14001的条文中，均要求组织“建立体系，
形成文件，加以实施和保持”。 (2)工作的依据 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持
5．作业内容 即工作执行的方法、过程和要求，一般将作业内容的编写分为两
个部份。
（1）流程图：以流程图的形式描述工作进行和程序，会更容易 了解文件内容，但是并非每份文件都需流程图，完全视乎文件类 型。、
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6．参考文件资料 用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最好将文
一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作 时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工 作的方式和方法欠明确和清楚。
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(3)提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础上通过日常工
作不断地完善管理和技术支持的要求。 （4）防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失，
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3．工作指导书
工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和 操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准书。
4．表单
格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用 以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化， 降低效率，所以设计表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填定项目 和内容。
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3．权责 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般在文件叙述
时常会就相关人员担负的权责略为叙述，但是亦有公司只叙述和 此文件有关的主导部门和相关部门的权责。
4．定义 亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语、英文缩写的做明确
说明，会令文件内容更清楚明白。
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三、文件的结构
一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整结构有：
1．目的
2．范围
3．权责
4．定义
5．作业内容/文件内容
6．附件
现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述：
1．目的
应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？
2．范围
规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能范围，所以编 写时应注意它的涵盖性。例：有的公司是有手动和自动的绕线机，而如果文件 的内容只针对手动的绕线机却将文件的范围写成“适用于公司所有的绕线机的 使用”即是明显的错误。
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（二）、文件架构的说明 1．手册 对于一个国家来说，宪法是他的根本大法，任何法律的制订都必须依宪法的要
求来拟制，而对于一间公司来说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它 会叙述公司在体系运行上的大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些 工作。 2．程序书 程序即是明确工作进行规定的途径，亦就是说，针对手册要求要做的工作和要 求程序需详细描述此工作如何来做。文件化的程序通常包括在活动的目的和范 围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由谁来做；应使用什么材料、设备 和文件，如何对活动进行控制和记录等。
从而造成运作上的困难。 （5）改善人际关系 由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少
了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。
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（6）增强员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的
工作权责和内容，明确了自己的工 作范围从而提升了工作的责任心和 荣誉感。
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二．体系文件的架构 （一）、目前建立的体系文件，一般企业均将其架构分为四个层次，即：
一阶文件：手册 二阶文件：程序
三阶文件；工作指导书 四阶文件：表单或表格 但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多规模较小制程简 单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：程序/工作指导书 三阶文件：表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时亦需考虑公司未 来的扩充和发展等。
一般来说，一项工作涉及到多个部门则在编制文件时写成程序，例如采购 程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件 时做成指导书的格式，例设备使用指导书、指导书产品检验指导书等。
一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书类文 件。
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目录 一． 体系文件的重要性-----------------------（3） 二． 体系文件的架构--------------------------（6） 三． 文件的结构------------------------------- （9） 四． 流程图绘制--------------------------------（12） 五． 编写文件五忌-----------------------------（16） 六． 文件的审查、批准----------------------（17） 七． 质量手册范例----------------------------（19） 八． 程序文件范例----------------------------（28） 九． 工作指导书范例-------------------------（41） 十． 质量环境程序文件清单（参考） ---（43）
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一．体系文件编写的重要性
体系文件在ISO9000、ISO14000体系建立和运行的过程中
扮演着相当重要的角色： （1） 符合标准要求 在ISO9001和ISO14001的条文中，均要求组织“建立体系，
形成文件，加以实施和保持”。 (2)工作的依据 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持
5．作业内容 即工作执行的方法、过程和要求，一般将作业内容的编写分为两
个部份。
（1）流程图：以流程图的形式描述工作进行和程序，会更容易 了解文件内容，但是并非每份文件都需流程图，完全视乎文件类 型。、
ISO9001/14000体系文件编
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写
6．参考文件资料 用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最好将文
一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作 时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工 作的方式和方法欠明确和清楚。
ISO9001/14000体系文件编
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(3)提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础上通过日常工
作不断地完善管理和技术支持的要求。 （4）防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失，
ISO9001/14000体系文件编
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3．工作指导书
工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和 操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准书。
4．表单
格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用 以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化， 降低效率，所以设计表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填定项目 和内容。