浅谈民生档案的远程利用

浅谈民生档案的远程利用
关注民生、改善民生，是科学发展观的重要内容，也是档案部门转变理念、服务社会的出发点和落脚点。

以服务为先，民生为要。

各地档案部门把加强民生档案工作的远程利用作为新时期的一项重要任务，积极探索档案工作服务民生。

标签：民生档案远程利用
合理、有效地利用档案资源是档案部门重要的岗位职能，丰富馆藏资源，利用档案服务民生是档案工作近年来遵行的工作理念。

目前民生档案涉及的种类主要有劳动用工调配证、出生医学证明、公正档案、下乡知识青年档案、离婚档案、工人退休档案、改制企业档案等。

随着政府民生工作的开展，各项关系百姓民生的政策相继出台，百姓对民生档案的查阅需求逐年上升。

如何高效地提供民生档案的利用，“档为民所需，档为民所用”成为档案工作的重中之重。

传统的档案利用方式是查档者到档案部门查阅所需档案，查阅内容仅局限于该档案馆馆藏的内容。

随着科技的发展，档案工作也发生了变化，数字化档案馆的建立使档案远程利用成为可能，这无论对档案管理者，还是档案利用者，都提供了很大的便利。

一、远程利用民生档案的优势
1.丰富馆藏资源，有效实现档案资源共享开展民生檔案远程共享，可以将多个档案馆的开放民生档案实现共享，这样就丰富了馆藏资源。

2.有效节约资源实现民生档案查阅远程共享后，有效节省了查档者的时间，可以免去来回奔波的麻烦。

有效地解决了“有档查不到”的问题，成为当前远程协同服务机制中的一大助力。

3.信息化使远程利用服务成为可能社会发展进入信息时代，档案工作的信息化和数字化也飞速发展，为档案查阅工作开辟新的服务模式奠定了重要的实现基础，通过先进的信息化手段可以转变传统档案资源建设管理模式，通过远程利用服务有效实现了居民不出社区就能就近查阅档案的快捷利用方式，进一步扩张了档案服务渠道，对于加快推进建立覆盖人民群众的档案资源体系将有积极而深远的意义。

二、远程利用民生档案中存在的问题
1.覆盖面广的民生档案资源共享的服务平台尚未形成部分档案馆在政务外网上已经设有自己的远程利用服务平台，能够为本区域居民提供就近查询本地馆藏民生档案的服务，但尚无法提供跨馆查档，异地馆需要通过电话传真把档案全文或证明传输给本地馆，再由本地馆加盖证明专用章，方能完成出证工作。

因此，并未真正实现资源共享，更谈不上方便快捷。

2.信息不统一、不完整，数据库结构简单，检索项过少，直接影响查询速度
及查准率资源严重不足、覆盖面过小，查出率难以提升。

主体多样，管理分散。

民生档案多产生于涉民单位的职能科室或业务部门，分散保存在不同单位，往往是多头管理，各自为政。

以人力和社会保障局为例，有养老保险、医疗保险、工伤保险、生育保险、失业保险、农村养老保险、就业人员保险、劳动仲裁、小额扶助贷款、职称、调配、工资等十几种专业档案资料，分别以资料的形式散存于多个科室。

这种状况不利于档案的集中统一管理，也给群众查阅带来不便。

3.传统技术限制民生档案远程利用的进一步发展
三、远程利用民生档案的未来发展
1.强化服务意识，提高服务质量。

随着民生档案远程利用服务工作的不断深入开展，档案事业正面临着越来越多的机遇和挑战。

新形势对档案部门、档案工作者提出了更高的要求。

档案信息的区域共享和远程利用，使档案利用效率得到了质的飞跃，也为档案信息安全工作带来新的考验。

每个工作人员都应时刻牢记职责所在，提升责任意识，将档案信息安全放在第一位。

要在工作中注意观察和学习，了解政策变化、找准群众利用需求，在接待中及时给予正确的指导和引导。

急人所急，更能想人所想，进一步发挥远程利用服务优势，切实提升服务质量。

2.加强馆际联系，逐步深入基层档案部门，最了解民生的往往是基层部门，建立便捷的民生档案远程利用服务体系，离不开基层档案部门。

民生档案远程利用服务工作必定会由简单的区县档案馆馆际协作，向基层档案部门不断细化，实现真正信息共享。

3.通过“一站式检索系统”逐步构建覆盖全市的民生档案公共服务平台。

通过“一站式检索系统”，可以满足社会公众对婚姻登记档案、知青上山下乡档案等的利用需求。

最终实现市、区两级档案资源库联网，为社会公众提供民生档案“异地利用、就地出证”等便捷化服务。

总之创建民生档案信息区域共享服务平台是档案局服务群众、服务基层、服务发展、服务稳定所采取的又一重要举措，也是档案部门适应网络时代发展要求所采取的一种新的服务模式。

下一步全市各级档案部门要加快完善和提高全市民生档案信息远程共享机制的功能，对涉及群众切身利益的档案优先接收进馆，优先数字化处理，不断开拓民生档案信息远程共享服务的受理范围，并在此基础上，依托政府内网逐步向社区、乡镇延伸，最终达到市民不出社区即可查到所需民生档案信息的目标；要进一步提升民生档案信息区域共享服务平台的稳定性、实用性、便捷性、确保网络档案信息安全和公民个人隐私保护；要创造一切有利条件，广泛宣传民生档案信息区域共享服务平台，让百姓了解平台、会用平台、多用平台、从分发挥其服务民生、构建和谐社会的重要作用，努力开拓全市档案利用服务工作新局面。

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