电力物资电子招标采购系统解决方案

电子化招标系统的管理创新与实践
摘要：电力物资招标采购系统的业务范围涵盖了传统采购的所有模式，实现了各类采购模式的电子信息化管理和运作，使采购中的招标、竞价、询价理念和信息技术完美结合，从而使一般业务人员可以轻松操作招标项目，大幅减轻业务人员的负担，提高工作效解决方案率。

通过描述北京电力公司物资信息化管理方面所取得的一些成果，抛砖引玉，为招标采购信息化建设提供参考。

关键词：电子招标；竞价；询价；效率
1、引言
对于重要的战略物资的采购以及采购标的额较大的情况，一般采用公开招标采购方式。

以“公开、公平、公正”为原则的招标采购，能够在保证价格竞争的情况下充分考虑供应商的其他商务、技术要素，从而保证采购的效果。

对于不属必须招标的物资，可通过询价、竞价等其他方式确定采购对象。

传统方式操作招标采购，由于其业务流程复杂，相关的采购业务人员必须对招标、采购业务有相当的了解和经验，从而加重了业务人员的负担，而且，传统招标操作周期较长，效率较低。

电子招标采购系统，是以《中华人民共和国招标法》为依据，结合行业专家丰富的经验设计开发的，其业务模式、流程涵盖了传统的招标、询价、竞价等采购模式，实现了采购过程的电子信息化管理和运作，使采购理念和信息技术完美结合，从而使一般业务人员可以轻松操作，大幅减轻业务人员的负担，大幅提高工作效率及采购的规范性。

每一笔业务的相关数据、文档可以有序地保存，有效形成知识沉淀，供企业今后业务需要使用。

采用电子采购系统还可以显著缩短采购业务周期，节约社会资源。

2、电子采购系统的特点
电子化采购的优越性
根据美国科尔尼公司对西方已实行电子化采购的企业调查显示电子化采购平均能有效削减采购成本10%以上，采购交易程序成本削减（）%，订货周期减少75%。

电子交易平台解决方案的优点是显而易见的，它为买方和卖方提供了一个快速寻找机会、快速匹配业务和快速交易的电子商务社区。

在电子交易平台中，由于所有的商家都能得到相同质量的服务，并遵照工业标准的协议进行交易处理，商家之间的信息沟通更加便利。

电子化采购有两方面的优势:首先，是它的实时性，实施获取并跟踪信息;其次，是它可以获取数据本身的价值。

以前，人们还来不及收集整理过去1年投资支出的有关信息，就已经进人了下一年度。

现在通过电子商务，可以立即获取并分析这些信息，它的潜在运用还包括订单跟踪、资金转账、产品计划和进度安排、收据确认等，更适合于生产制造企业的信息化管理，从而最终加速企业运作，缩短前置时间。

同时把大量的人力资源从繁琐的事务性工作中解放出来，全面降低企业采购管理的成本，充分体现出它快速、低成本整合上下游资源和信息的能力。

电子化采购的局限性
当然在充分认识这种采购管理的巨大优势的同时，也应该看到这种采购趋势的局限性。

(1)采购管理是一个极为复杂的系统工程，电子商务采购的顺利开展和绩效的体现，有赖于整个企业管理的规范以及竞争行为的规范，甚至行业宏观经营体制的健全，脱离了这些最基本的管理规范和良性经营环境的建立，电子商务采购可能不仅不能发挥应有的作用，而且还会加剧企业经营的难度和风险。

(2)电子商务采购尽管是当今企业采购领域的发展趋势，但是这并不说明电子商务采购完全适合于所有的行业和产品，因为基于公开竞价招标的采购形式不一定适应于高附加值、供给不充分的产品，所以，如果不讲条件地推行电子商务采购，其结果只会是欲速则不达。

2电子化招标采购主要业务流程
为了应对逐年增大的业务工作量，同时作为一个招标代理机构要能够规范地开展招标代理活动，还必须具备相应的软件系统来保障。

2.1招标业务模块及其功能
招标模块具有以下业务功能:
(1)招标公告发布:可以发布招标公告，征集供应商;
(2)招标文件发布:填写标书关键信息，自动生成招标文件，包括:招标公告、投标人须知、货物需求一览表、技术说明、其他说明、文件格式、合同条款、修改与澄清公告等;
(3)招标文件维护:招标人在截标时间之前可以对发布的招标文件进行修改、澄清和补充等管理;
(4)招标公告检索/查询:按照项目目录分类、关键字查询所有已发布的招标项目的招标公告;
(5)在线售标:会员供应商查阅了招标公告书后，可以在线购买标书;
(6)公开招标:招标文件和公告向所有供应商开放，所有供应商都有参与竞争的平等机会;
(7)邀请招标:只邀请部分经过资格预审的供应商参加投标;
(8)在线投标:投标人可以在线提交投标文件，在截标时间以内，投标人可以修改/补充/撤回投标文件;
(9)在线开标:投标书设有投标口令，开标时现场输人口令方能开标;
(io)专家评标:经过授权的评标专家经过身份认证后，可以在线阅读标书、提交评标意见。

评标意见自动汇总，并经过系统自动判断，按照评标平均价最低原则形成评标结果和授标意见;
(l提交评标结果:专家对每份标书的评标结果由项目经理汇总提交系统，系统整体判断所有的投标，自动形成授标意见二
(ia)中标审核:对形成的授标意见进行审核;
(13)财务管理:标书收费管理、投标保证金管理、履约保证金管理;
(14)招标结果查询:结束的招标项目其结果会在历史招标项目中公布。

有权限的客户可以查询所有已经结束的招标项目的情况。

2.2询价业务模块
为了满足客户对小规模、低价值物资采购时间上的要求，同步开发了网上询价系统。

该系统可在客户允许的情况下，对多个供货商(通常至少3家)的网上提交报价进行比较，以确保在最短的时间内，为客户采购到质优价廉的物资。

2.3竞价业务模块
为了进一步拓宽公司业务，建立废旧物资网上竞价系统(见图1)。

该系统通过互联网，采用高新技术，以网上竞价方式对废旧物资进行管理。

在吸引新客户的同时大力提高客户的满意度及忠诚度，提升客户价值。

3加强电子化招标采购建设的意义
3.1物资招标管理信息系统的特点
(1)系统完全基于J2EE架构，使整个系统能跨平台运行，具有较高的开放性、兼容性及先进性。

(2)完全基于通用工作流平台的应用，实现了业务处理流程的自动流转，满足业务不断发展变化的需要。

(3)在对业务模型和工作流程进行规范化的基础上，建立了计算机自动处理业务
的功能模型，例如，招标文件的编辑与自动生成，对投标报价、技术评分、商务评分自动合成评标报告等。

(4)与待办事项、短信网关等紧密集成，实现了单点登录、统一待办事项和短信收发。

(5)通过数据中心实现了与其他信息平台之间的数据共享以及交换。

(6)实现了公司部门之间及相关专业之间的业务协同处理。

(})实现了在评标过程中评委的在线评标。

(8)实现了从需求计划制定到发、开、评、定标的在线工作流程的管控。

3.2依据法定招标程序，建立规范的工作流平台
为了使招标管理信息系统在线对发、开、评、定标的全流程发挥管控作用，最大限度地减少招标过程中的人为干扰影响，使招标管理信息系统成为规范招标活动的信息载体和工作流平台。

依据招标过程中应遵守法定程序的规定，全面梳理了招标全过程的工作流程、各环节工作责任界面、各环节应完成的操作事项等，确定了信息系统中各业务功能模块开发原则。

(l信息系统的工作流必须符合招标活动过程的法定程序，不能因人为操作就可以越过法定程序，不能因强调效率问题使系统工作信息流违反招标活动法定程序要求。

(2)各环节业务界面工作权限设置，既要保证业务流程顺畅流转，又要设有相互制约机制，以防失控风险。

(3)对招标有关信息，要从流程设置上，从操作权限设置上，从系统软硬件上确保能够保守秘密。

(4)招标活动要把系统在线管控与离线管理相结合，以进一步提高招标活动的规范性。

按照确定的招标信息系统开发建设方案，先后开发建成了需求计划(即委托)、招标计划、评标、定标、专家库管理、供应商(即投标人)库管理、询价、竞价等主要功能模块和招标过程音像监控系统。

依照法定招标活动程序，以对工作流程监管为主线，发挥了各个功能模块处理业务统一模式的规范作用。

目前整个系统一直在顺利运行，在公司招标管理工作中发挥着极其重要的作用。

3.3充分发挥信息系统作用，努力提高效率和规范性
(1)在系统各功能模块开发过程中，为了适应不同业务需求，尽可能建立多种模板，例如，按照不同招标业务需求，建立多种类型招标文件编辑的应用模板;按照不同评标方法和不同权重的组合，建成了多种评标方式下的评标报告合成的应用模板;按照定标结果自动生成中标通知书的应用模板;按照不同类招标业务需要，抽取不同专业评委(专家)的应用模板等。

(2)在系统中按照业务模型，工作流自动在各功能模块中顺畅衔接，当一个环节的业务完成后，就自动转人下一个业务环节进行处理。

(3)共享的数据可以在有关业务部门和环节之间，相互查询利用，可以根据不同环节需要对数据进行相应地编辑处理。

因此，信息系统的应用极大地提高了工作效率和服务质量，同时也使招标活动的规范性得到了进一步提升。

4结语
目前国内同行业中还没有其他一套电子化招标采购系统能够实现从物资需求计划上报开始，经过招标、询价、竞价到采购、财务、专家库、供应商库管理等环节的整个物资管理流程。

电子化招标系统在国内同行业中处于领先地位，与国外成熟ERP系统相比，该系统更能适应国内的实际应用情况，具有很大的推广应用前景。

系统的投人使用，使招标采购流程中的标书制作、合同制作、评标打分和价格统计计算，以及中标通知书的制作等日常业务工作全部电子化，大大减轻了工作人员的手工劳动，提高了工作准确性和规范性。

系统规范了物资管理流程，控制了采购成本，节约了工程投资，实现了公司利益最大化和廉洁高效的运作目标，更便于公司各部门的监督、检查，是实现公开、公正、公平的最佳电子化招标采购解决方案。