RFID在档案管理系统中的应用

RFID在档案管理系统中的应用
摘要：首先，RFID标签可以在不接触物品的情况下进行读取和写入，这意味着它们可以更快地扫描多件档案。

其次，RFID标签可以存储更多的信息，包括档案号、保管期限、编制信息、关键词、内容摘要等信息。

最后，RFID标签不需要处在识别器视线之内，也可以嵌入被追踪物体之内，而且数米之内都可以识别。

关键词：RFID；档案管理；应用
1.建立RFID标签管理系统
系统集成RFID扫描设备，通过手持设备扫描档案码、库房地址码即可实现实体档案自动上架、下架操作，操作简单快捷。

通过预上架机制实现扫描完成后的核对检验，保障上架，下架档案数据的准确性。

图1 RFID标签管理系统
采用 RFID 自动识别技术和计算软件技术，以 RFID 电子标签作为信息存储媒介并粘贴在档案盒上，在 RFID 芯片中存储该档案的基本信息。

利用非接触式的RFID读写设备与后台数据库管理系统相配合，可以实现档案的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。

同时系统在档案室出入口安装智能安全门，通过远距离RFID 认证，可以实现自动防盗与档案出入库确认功能，未经授权的档案出库时会产生报警信息，保障档案的安全。

2.标签粘贴
将档案电子标签封成卡状或不干胶纸质，贴于每个档案盒上。

档案盒采用塑料或纸质材质，利于 RFID 标签的粘贴与取下。

储位标签在储位不需要调整或者标签没有损坏的情况下，一般只需安装一次。

储位标签直接安装在储位正下方的层板侧面。

3.档案入库
入库时，档案综合管理系统发出入库指令，管理员将标签贴在入库的档案盒上，并在系统中录入该标签所绑定的档案盒信息以及存放位置信息，实现标签与档案盒以及存放位置信息进行匹配，确认无误后在系统中点击入库确认。

图2 档案信息生成流程图
3.档案查询
在利用档案时先通过管理系统检索到需要调卷的档案，支持检索字为文件信息著录字段中任意内容，已达到模糊检索的功能，库房人员通过终端扫描 RFID 标签直接找到档案库房中的档案，实现快捷，准确的调档。

4.档案借阅
系统接收档案综合管理系统发出档案借阅的指令，显示该档案盒的存放位置信息，管理员在用设备扫描借阅档案的标签后，需在系统填写借阅人姓名、联系方式、利用目的、借阅天数、备注等详细信息，完成库房档案借阅手续。

5.档案归还
系统接收档案综合管理系统发出档案归还的指令，管理员在用设备扫描归还档案的标签，系统显示该档案盒原先应存放的位置信息，管理员需在系统中输入归还人姓名、手机号、电话，完成归还手续的办理。

6.档案盘点
电子标签通过 RFID 读写设备录入案卷所属的档号等信息，在档案架上安装层架标签，每个档案盒上安装电子标签，层架标签标识着书架和书架的每一层在档案馆内的相对位置，工作人员可通此标签实现快速档案顺架、上架、调架和档案错架查找等工作。

系统通过无线网络把这些信息传送到服务器上，由专门管理软件进行处理后形成数据库。

盘点的同时，自动将收集的信息与数据库中的数据进行核对。

如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。

7.异常出入报警
通过在档案库房门口安装智能安全检测门，实时的收集标签信息，如果实体档案未经过授权出库，系统就会马上与安全保护系统连动报警保证档案的保管安全。

当安全门侦测到档案非法出入库，系统自动记录时间，档案信息，并产生相应报表，并提供查询功能。

8.防毁管理
每份档案入库时所检测的重量、页码等物理特性, 将存入系统中,对这些信
息进行监控。

在档案被查阅后归还时，管理员对该档案的物理特性再次进行检测，并与档案借出之前的数据核对，从而可以及时发现档案有没有被撕毁、缺失等。

9.销毁管理
档案的价值具有时间效应，对于失去存档价值的档案需要进行销毁处理，以
减轻对档案管理资源的占用。

当档案在入馆时，将保管期限写入标签并存储于系
统中。

在保管过程中，当有档案达到保管期限时，系统将自动跳出档案失效提示，由管理员做出销毁或继续保管处理。

同时，管理员也可以通过系统发出无线指令，由各档案盒上的 RFID标签反馈回保管期限信息，实现对档案的有效期管理。

10.标签管理
系统支持对标签的重复利用，当档案不再于库房中进行存放时，可在系统中
删除该标签信息，针对新入库或调整存放位置的档案，可在系统中重新设置或修
改标签信息。

结语：
RFID技术，又称无线射频识别，与传统的条形码相比，RFID标签
具有更多的优点。

因此，对档案目标更容易进行追踪和管理，减少了
人工操作的错误和成本。

参考文献：
[1]谷颖.RFID技术在档案管理系统中的应用[J].兰台世界：上旬, 2014(S1):2.DOI:CNKI:SUN:SHIJ.0.2014-S1-052.。