诚信合规相关工作流程课件(2016年版)

商业伙伴信息提供虚假信息或应当提供的基本信息 不完整，不符合《合规政策》要求 终止与商业伙伴的合作计划，重 新选定商业伙伴
将《商业伙伴信息表》、《举荐人申请表》、其他相关证明材料以及草拟的 合同上交合规负责人审查批准 符合《合规政策》要求 签署③《合规负责人批准书》 不符合《合规政策》要求 不予批准，写明不予批准的理由，将资料返回责任单位
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2.3. 我方在此承诺并同意(a)及时回应湖南建工集团或其审计师、法律 顾问发出的任何有关上述1条下陈述与保证的通知，并提供合理具体的信 息；(b)在集团或其审计师、法律顾问要求下提供证明其回应的书面文件
【注：除非针对集团的代理、代表或商业伙伴，否则删除以下非斜体方 括号里的内容】 【；以及(c)在此协议期间，(x)为核实我公司对1条的陈
（二）尽职调查（个案豁免）操作流程
拟建立交易关系的商业伙伴不配合我方进行 尽职调查 商业伙伴不符合《合规政策》中申请 个案豁免的条件
商业伙伴符合《合规政策》申请个案豁免条件
与商业伙伴联系工作的集团员工填写①《拟合作的商业伙伴举荐人 申请表》、②《个案豁免申请表》、搜集相关证明材料、草拟合同或协议。
湖南省第五工程有限公司
诚信合规相关工作流程
公司法律合规部
目录
一、商业伙伴尽职调查（一般程序）
二、商业伙伴尽职调查（个案豁免程序）
三、商业伙伴尽职调查（小金额豁免程序） 四、礼品、招待及差旅费用申请、审批程序 五、捐赠和赞助申请、审批程序
一、商业伙伴尽职调查（一般程序）
（一）适用范围
拟与集团（包括集团所属各单位、总公司本部各单位）进行商业 交易或往来的所有商业伙伴，都应对其进行尽职调查。 （符合“个案豁免”、“小金额豁免”条件的商业伙伴除外）

2.4. 【注：以下仅适用于可能成为或让外界视其为集团的代理、代表或 者商业合作伙伴】在签订[本协议]前以及[本协议]有效期内的每一年，代 表我公司的董事会主席（或法定代表人）、总裁（首席执行官或总经理 ）、首席财务官（或财务负责人）、法律总顾问（或首席法务官或法律 及合规负责人）及与集团开展具体业务的负责人员应当共同签署一份基 于本政策附录C-3格式的合规证书并向湖南建工集团提交该证书【注：附 上附录C-3的表格】或【注：以下适用作为集团的任何供应商、普通承包 商或普通服务商的商业伙伴】在[本协议]有效期内，代表我公司的董事会 主席或法定代表人应当每两年签署一份基于本政策附录C-2格式的合规证 书并向集团提交该证书【注：附上本政策附录C-2的表格】。 注：以上红色字体部分适用于所有商业伙伴，蓝色字体部分仅适用于特 殊商业伙伴（指集团代理、代表、商业合作伙伴），非特殊商业伙伴， 应删除蓝色部分表述。
(二）尽职调查（一般程序）操作流程
对符合工作要求的商业伙伴进行比选，初步 确定拟合作商业伙伴
请比选后确定的商业伙伴协助填写①《拟合作 的商业伙伴信息表》
商业伙伴信息真实准确完整，显示商业伙 伴符合《合规政策》要求 与商业伙伴联系工作的集团员工填写②《拟合作的商业伙伴举荐 人申请表》，草拟双方拟签订的合同或协议
终止与商业伙伴的合作，重新选定商业伙伴
请本部门主要负责人批准签署《个案豁免申请表》
将《个案豁免申请表》、《举荐人申请表》、相关证明材料以及草拟的合同 上交集团首席合规官审查批准
不符合个案豁免的条件，不予批准
符合个案豁免要求，签署③《首席合规官关于豁免申请的批准书》
与商业伙伴进入签订合同或协议程序
将①②③所列明的资料加上合同复印件以及商业伙伴相关证明资料 复印件整理为一份完整的尽职调查（个案豁免）资料，交至本单位 法律合规部归档。




三、个案豁免的理由和支持性文件 此部分为此表最重要、最核心部分，请认真填写，不得空缺。 个案豁免理由应说明三个问题： 商业伙伴因何理由拒绝我方对其进行商业调查； 商业伙伴为何符合集团《合规政策》中规定的“个案豁免”条件； 相关部门为何决定为商业伙伴申请个案豁免。 写明理由后须在本表格后附上能证明对方信誉或业务能力的相关支持性 文件，如营业执照复印件、组织机构代码证复印件、招投标文件等。 四、集团相关举荐单位或部门负责人承诺 签署主体：左边“签署”、“日期”两栏由总公司管理部室或经营单位 或子公司相关部门负责人亲笔签署，右边“签署”、“日期”由填写《 拟合作的商业伙伴举荐人申请表》中的举荐人亲笔签署，均不得印刷体 书写，不得代签；左右两边“姓名”、“职务”两栏为签署人的基本信 息，可手写，可印刷体书写。

（二）尽职调查（小金额豁免）操作流程
拟建议交易关系的商业伙伴不配合我方进行尽职 调查，拟签订的合同金额不超过10万元人民币
商业伙伴符合“小金额豁免”条件
商业伙伴不符合“小金额豁免”条件
相关部门员工填写①《小金额合同豁免表》， 草拟合同或协议
报请相关部门主要负责人和财务负责人审批
符合小金额豁免条件，相关部门主要负责人与 财务负责人签署《小金额豁免表》
三、尽职调查（小金额豁免）程序
（一）适用条件
1、商业伙伴因为某种可被接受的理由（如基于商业信息的保护等） 拒绝我方对其进行尽职调查，拟签订的合同金额不超过10万元人 民币； 2、商业伙伴不属于：（1）集团公开招标的中标人；（2）集团的代 理、代表、顾问、咨询者、专业服务提供者、经销商或商业合作 伙伴）；（3）集团总承包商。 3、商业伙伴符合《小金额豁免表》第二部分所列问题的标准答案。
述与保证的遵守情况为目的，以及(y)与任何政府机构对湖南建工集团商 业活动的任何调查有关，在湖南建工集团要求下允许集团及其审计师、 法律顾问不时地查阅相关帐簿和记录】。 注：以上红色字体部分适用于所有商业伙伴，蓝色字体部分仅适用于特 殊商业伙伴（指集团代理、代表、商业合作伙伴），非特殊商业伙伴， 应删除蓝色部分表述。

第13项，列举的外部证明人须非为商业伙伴本公司或者是关联公司（子、 母公司，分支机构）员工，最好为与商业伙伴曾经有过业务往来，能够证 明商业伙伴业务信誉和能力的其他公司员工。 第Ⅲ部分

第15-19项，请如实填写，如有选项选“是”，请根据选项后的要求作出相 应的描述或提供相应的材料复印件。
第Ⅳ部分 第20项，调查国家法律法规对聘用或禁止、限制聘用该商业伙伴有相关规 定，如选“是”，请根据选项要求，在选项后列明该规定。
不符合小金额豁免条件，相关部门主要负责人与 财务负责人不予签署
与商业伙伴签署合同，同时签署④《合规证书》与⑤《反贿赂陈述、保证及承诺函》 将①②③④⑤⑥所列名的资料加上合同复印件以及商业伙伴相关 证明资料复印件整理为一份完整的尽职调查（一般程序）资料， 交本单位法律合规部归档 各公司所签合同或协议在1亿元人民币以上（含）的商 业伙伴，再报集团首席合规官备案
（三）尽职调查（一般程序）相关资料填写注意事项



签署完毕后在签署部分加盖商业伙伴行政印章。
②《举荐人申请表》

填写主体：主要与商业伙伴洽谈业务、联系工作的集团员工。 第4项，拟建立的业务关系和提供的服务应与双方签订的合同或协议中约 定建立的业务关系或提供的服务一致。 第6项，对商业伙伴的报酬预估总额，请写合同或协议中约定的合同总金 额，如合同只写明单价，请根据合同约定的数量或时间预估合同总额。 第11项，只有在通过“电汇”支付价款时才需填写，通过其他方式支付， 此项可不填写；如通过电汇以商业伙伴以外其他人为收款人，请在此项 横线部分解释：实际收款人与商业伙伴的关系，是否得到商业伙伴书面、 合法授权。 第12项，指合同或协议约定的价格是否符合交易时提供的该产品或服务 的市场价格。


③《首席合规官批准书》/《合规负责人批准书》

适用范围： 《首席合规官批准书》——适用于总公司本部各管理部室、各经营单位 与商业伙伴进行交易的审批。


《合规负责人批准书》——适用于各子公司与商业伙伴进行交易的审批。
签署主体： 《首席合规官批准书》——集团首席合规官 方拯 《合规负责人批准书》——经过首席合规官授权的各子公司合规负责人 两份批准书“予以批准：”之后申请部门都应写明：是何单位（或项目 部）因何种事由签订何种合同，如合同有合同编号，则写明合同编号， 方便以后查询。
①《拟合作的商业伙伴信息表》




第Ⅰ部分： 第2项，若有关申请人的介绍、广告或其他材料已经向公司提供，请选“是”， 并在《信息表》后附上材料原件或复印件； 第3项(a)表一《申请人负责人个人信息表》，左边第一列“职务”可以根据 商业伙伴实际情况进行更改设置；对于本表中列明的商业伙伴负责人，请在 本表后附上其简历。 第Ⅱ部分： 第11项，填写一家商业伙伴开户银行或者提供一名商业伙伴信贷证明人
③《首席合规关于豁免申请的批准书》

适用范围： 适用于集团所有单位（包括集团总公司各管理部室、各经营单位、集团 各子公司）申请个案豁免。


签署主体：
集团首席合规官 方拯


申请部门在“就以下原因”之后应写明个案豁免的理由，同《个案豁免 申请表》第三部分说明的个案豁免理由。 首席合规官经过审查，认为符合个案豁免条件，将“批准豁免”，并在 签署部分亲笔签名；认为不符合个案豁免条件的，将“不批准豁免”， 并在后面写上不予批准的理由，在签署部分亲笔签名。


第21项，调查商业伙伴的主要管理人员与政府官员的关系以及其政府机 构任职经历。如选“是”，则请仔细、如实填写选项下(a)-(i)的调查事项。 表格签署部分 “签署”“日期”两栏应由商业伙伴的合法授权代表亲笔签署，不得打 印或代签，对方合法授权代表具有证明并保证《信息表》中商业伙伴信 息真实、准确的义务； “姓名”、“职务”、“公司”三栏为合法授权代表基本信息，必填， 可选择手写或打印；


⑤《反贿赂陈述、保证及承诺函》

签署时间：在首席合规官或合规负责人批准进行交易后，与商业伙伴正 式签署合同或协议时，同时签署《反贿赂陈述、保证及承诺函》。
签署时的解释义务：由集团授权与对方签订合同的员工向对方解释《反 贿赂陈述、保证及承诺函》条款，确保对方在签署前清楚、明白其所有 条款含义及签署后产生的效力。




第14项，指将与商业伙伴签订的合同或协议是否与集团现已签订的合同 或协议有矛盾、冲突，要与商业伙伴进行交易必须终止或修改集团现有 合同或协议。 表格签署部分： “签署”“日期”两栏须由本表格第3项列明的集团举荐人亲笔签署，不 得打印或代签； “姓名”“职务”“公司”三栏为举荐人基本信息，可以手写，也可打 印。
（三）尽职调查（个案豁免）相关资料填写注意事项
①《拟合作的商业伙伴举荐人申请表》

同前所述尽职调查（一般程序）。
②《个案豁免申请表》



一、拟合作商业伙伴信息： 第2项，“工作性质”请填写对方单位性质，如“国有企业”、“有限责 任公司”、“股份有限公司”、“独资公司”等。 第5项，填写在合作前负责核实对方具体情况、在合作后将负责核实对方 工作状况的相关负责领导名字。 第6项，“拟支付的金额”，请填写合同预估总额，合同中只约定单价的 ，要根据数量或时间预计总额。
④《合规证书》

签署时间：在首席合规官或合规负责人批准进行交易后，与商业伙伴正 式签署合同或协议时，同时签署《合规证书》。 签署时的解释义务：由集团授权与对方签订合同的员工向对方解释《合 规证书》条款，确保对方在签署前清楚、明白《合规证书》所有条款含 义及签署后产生的效力。 《合规证书》的形式：应带有商业伙伴公司的正式信头（如有）。 证书签署部分：基本信息均用印刷体书写，在“公司公章”处加盖商业 伙伴行政印章。
二、商业伙伴尽职调查（个案豁免）程序
（一）适用条件
1、商业伙伴因为某种可被接受的理由（如基于商业信息的保护等 ）拒绝我方对其进行尽职调查，拟签订的合同金额大于10万元；
2、经我方调查，商业伙伴不存在《合规政策》中规定“危险信号 ”（详见合规政策第2.2条）与“可疑行为”（详见合规政策第 3.4条）； 3、商业伙伴不属于：（1）集团公开招标的中标人；（2）集团的 代理、代表、顾问、咨询者、专业服务提供者、经销商或商业合 作伙伴）；（3）集团总承包商。