试析人际关系与沟通技巧在秘书中工作中的重要性

试析人际关系与沟通技巧在秘书中工作中的重要性内容简介：秘书是一种特殊的社会角色，全美秘书协会《章程》对秘书人员的要求是：要像心理学家一样善于洞察别人的心灵，要像外交家一样善于处理各种交际关系。社会对秘书人员有一种期望：善于处事、谦虚友好等。作为秘书人员，对自己应有较高的期望。社会心理学认为，对自己期望高的人，相应地在某一领域取得成功的可能性也越大。处理人际关系是“世事洞明皆学问，人情练达皆文章。

一门学问。

”一个秘书如果很善于交际，见面就熟，使人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就比较高。

关键词：秘书工作人际关系沟通技巧人际沟通在秘书的实际工作中有重要的作用。在秘书工作中，人际沟通是一件很重要的事，秘书不管是对上司、同仁、客户，或对各接洽商谈的单位，都需要更好的沟通技巧。每个人都希望被肯定、被赞美、被认同、被附和，而不喜欢被否定、被轻视，所以，即使双方意见不同，但必须做到异中求同、圆融沟通，有话照说，但口气要委婉许多。在沟通时，秘书除了防卫自己之外，也要站在别人的立场来想。沟通中，秘书必须学习情绪忍受力和挫折容忍力。在碰到棘手的问题时，必须先静下来、勿冲动行事，先处理心情、再处理事情，免得事情越弄越糟糕。本文通过论述秘书人际关系的重要性，发现并描述了秘书在实际工作中面临的沟通障碍，并且结合自己在学习和实践中的理论经验，提出了作为一名秘书如何处理好与领导的关系以及如何处理与同事及职能部门之间的关系的要求。提出了秘书正确处理与不同对象的沟通技巧与方法。

一、秘书工作概述1、“秘书”概念什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。

在现代社会，秘书：是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助领导者（或雇主）实施管理的人员。该定义可从3个角度来理解:秘书服务的根本对象是领导者；秘书活动的基本方式是处理信息和事务；秘书活动的根本性质是辅助性。秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程，相对于其他企业工作，秘书工作都有其特定的特征。

2、秘书工作的重要性（1）秘书制定工作计划的重要性。计划是管理的四大职能中的首要职能。计划工作就是在我们现在所处的地方和我们想要去的地方之间铺路搭桥。工作计划的制定与执行的好坏，往往可以决定一个工作项目的成功与失败，乃至决定整个企业的兴衰存亡。

（2）秘书保密工作的重要性。秘书接触领导较多，参加各种机密、秘密会议也多。此刻，秘书就要非常注意了。作为领导身边的工作者，千万不能为了表示自己和领导关系亲近而将会议内容透露给向外人（包括自己的亲人在内），我们要做到不该说的不说，不该讲的不讲，不该问的不问，实实在在地维护好企业的利益。

（3）秘书协调工作的重要性。秘书人员要有良好的协调公关能力，秘书作为领导的左右手其工作内容具有广泛性工作特点是操作性但从根本上讲秘书要与各级、各色人等打交道，特别是秘书们在领导之间是群众，但从群众看来，秘书却是领导。秘书要调整好与领导之间的上下级关系，也要与群众打好关系，调节群众内部矛盾。

二、秘书人际关系的重要性首先，正确处理好人际交往有利于秘书人员提高工作效率。美国成人教育家卡耐基在调查了无数的明星巨商和军政要员之后认为一个人在事业上的成功只有15是由于他的专业技术另外的85要靠人际关系和处事技巧。秘书人员在日常交往活动中，应该注意同周围的人保持良好的人际关系，这样不仅可以使秘书人员与其他人协调一致，而且还可以不断得到他人的支持和帮助．从而极大地减少工作中的扯皮现象。特别是当工作中出现困难时，能够借助于周围人的关心、帮助而加以顺利解决，这对于秘书提高工作效率有着很大的作用。同时，秘书与周围人的良好交往，有利于形成比较融洽的团体气氛，增进团体间的团结合作，便于发挥出团体的整体功能，对于提高整个单位的工作效率将起着更大的作用。

其次，广泛的人际交往可以帮助秘书不断扩大视野，便于收集各方面的信息情报，以充分发挥秘书人员的咨询参谋作用。人际交往活动就是一种信息转换传递的活动，一个人的交往活动情况反映了一个人的信息量的多少。人际交往的范围越广；接触的人越多，那么了解到的情况也就越多；人际交往的频率越高，信息的传递就越快，人们对信息的利用也就越及时。秘书人员处在一个开放的舞台上，有着十分便利的交往条件，每天都要与一些不同的人物打交道，因而每天都能获取大量新的信息材料。这对于秘书人员全面地了解情况，不断地扩大自己的视野领域都有很大的帮助。俗话说得好：世事洞明皆学问，人情练达即文章。

三、秘书人际沟通的障碍秘书人际沟通的障碍可以发生在沟通过程的任何一个环节，如编码和译码不准确、信息传送不全、信道选择不当以及沟通渠道和沟通网络的问题等。

在秘书人际沟通的实际过程中，首先遇到的问题往往是语言系统造成的障碍。语言是交流思想、沟通信息最主要的工具。人们通过语言、文字及其他符号，把事物的特征和发展状态转换为信息进行沟通。沟通者双方，或者听不懂对方的语言，祸害则表达不清，或者文字不通顺，不能确切地表达自己的思想，曲解了对方的意思，甚至对对方产生错误的看法，其结果必然影响双方的沟通效果，并可能使他们之间关系恶化。

其次是心理因素引起的障碍。人际之间能否实现沟通，还取决于沟通双方的信念和观点是否一致，双方如果对同一事物的态度、观点、信念不一致，就可能造成沟通障碍，然而这并不是最重要的。关键在于双方能否用对方的观点申时度势，思考问题。俗语说的“将心比心”，即指站在对方的立场上去考虑和分析问题，就可以使双方达到沟通的目的，促进组织内部人际之间的亲密关系。此外，人际之间的沟通，还受到沟通双方修养差异的限制。如果一个人主观、自负，听不进别人的意见或看法，随意打断对方的谈话，或指手指脚，那么，对方感到自己没有得到尊重，他也不会与对方有更多交往，或者敬而远之，甚至采取拒绝、排斥的态度。

第三，空间距离引起的障碍。信息发送者与接受者空间距离很远，对一些复杂问题的意见沟通有时可能发生障碍。面对面的够呕吐能够容易把复杂的问题说清楚。距离远，采取电话、电传或书面沟通，受通讯条件或文化水平以及双方理解程度等限制，都会影响沟通效果。

第四，中间环节过多造成的障碍。信息在传递过程中，有时中间环节所起的中介作用是不可忽视的，但如果中间环节太多，或者中介作用不能很好发挥，在传递过程中可能造成信息失真，也会影响沟通效果。

第五，沟通方式不当造成的障碍，各种沟通网络各有优缺点，根据实际需要