高效工作方法培训-日程管理(丰田内部培训资料)

按照计划完成、不必花费多余的时 按照计划完成、不必花费多余的时 间
2.PDCA
（1）接受指示（把握现状） 接受指示（把握现
接受指示的同时 需把握开 接受指示的同时，需把握开展工作的状况 ＜接受指示的方法＞ 接受指示的方法＞ ◇不要打断对方的讲话，认真听到最后。如有疑问应等对 不要打断对方的讲话，认真听到最后。 方讲完再问。 方讲完再问。 记录要点。 ◇ 记录要点。 将内容归纳为5W2H※ 简单重复。 5W2H※， ◇ 将内容归纳为5W2H※，简单重复。 ・Ｗｈａｔ（内容） Ｗｈａｔ（内容） … 做什么？ 做什么 Ｗｈｅｎ（时间・期限） … 何时进行，何时完成？ 时进行 完成？ ・Ｗｈｅｎ（时间・期限） Ｗｈｅｒｅ（地点・担当部门 在何处进 处进行 ・Ｗｈｅｒｅ（地点・担当部门） … 在何处进行？ Ｗｈｙ（目的） … 为何进行？ ・Ｗｈｙ（目的） Ｗｈｏ（担当，负责） … 谁负责，和谁一同进行？ 谁负责， 一同进 ・Ｗｈｏ（担当，负责） Ｈｏｗ（方法・手段） …用什么方法进行？ 用什么方法进 ・Ｈｏｗ（方法・手段） Ｍｕｃｈ（数量） …金额？所需数量？ 所需数量？ ・Ｈｏｗ Ｍｕｃｈ（数量）
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4.日程管理 4.日程管理 ◆ 很好的进行日程管理有什么好处？ 很好的进行日程管理有什么好处？
本人和相关人员在实施之前对 做什么” 什么时候之前完成” “谁”、“做什么”、“什么时候之前完成”、 “如何实施”等具体情况把握清晰 如何实施”
可以向上司提前报告业务量较大的时期 使相关部门人员明确必须要执行的工作 （明确业务上的契约关系＜责任・分担＞） 明确业务上的契约关系＜责任・分担＞）
4.日程管理 4.日程管理 （1）关于细化到详细的“实施项目” 的系统图 关于细化到详细的“实施项目” （2）应注意将“实施项目”沿时间轴（日程表的 应注意将“实施项目”沿时间轴（ 横 轴）配置的方法
项目 全体日程 （报告・决裁） 决裁） 企划 公司的经营 公司的经营 环境 Toyota Way
（1）小项目
2.PDCA
重点
▽合理的P（计划）、可以使D 、C 、A有效进行。 合理的P 可以使D 有效进 但是， 划是否只停留在自己的脑子里、就可以了呢？ 但是，计划是否只停留在自己的脑子里、就可以了呢？ ▽计划不只是为了自己、还是为了与自己以外的相关人员能够 划不只是为了自己、 了与自己以外的相关 一同确认而制定的书面日程， 展状况可视 一同确认而制定的书面日程，将进展状况可视化非常重要 ▽ 为 此理解和掌握 「 业务日程表的制作和管理技巧」 是非常必 此理解和掌握「业务日程表的制作和管理技巧 日程表的制作和管理技巧」 要的。 要的。
2.PDCA
管理者的作用
▽（指示时）准确的对部下指示「终点（=目标）」 指示时 准确的对部下指示「 多少， ＜什么、多少，何时＞ 具体内容由部下自己考虑 但不提示总体方向， ×：具体内容由部下自己考虑，但不提示总体方向，全部 部下，不能达到人才培养的目的。 交给部下，不能达到人才培养的目的。 亲自确认Plan阶段是部下是否认真考虑 ▽亲自确认Plan阶段是部下是否认真考虑了工作内容 而温和、 严厉） （时而温和、时而严厉） 工作忙，不仔细 ×：因为工作忙，不仔细看内容 推广好事例，提高公司整体的能力和效率。 ▽通过推广好事例，提高公司整体的能力和效率。 准化」 横向展开 ＜「标准化」「横向展开」＞
3.汇报・联络・商谈 汇报・联络・
（2）汇报・联络・商谈的方法 汇报・联络・ ①直接向发出指示的人进行汇报 直接向发 指示的人 的人进 ②根据情况用文件和便条进行汇报。 根据情况用文件和便条进 汇报。 内容复杂 复杂的 有必要记录 记录存档的 ・内容复杂的 ・有必要记录存档的 需要向他人汇报 汇报的 ・需要向他人汇报的 ③根据状况，也可用ｅ－ｍａｉｌ进行汇报。 ｅ－ｍａｉｌ进 汇报。 根据状况，也可用ｅ－ｍａｉｌ 送方须注意） 重要事项 面或当面说 ※发送方须注意） 对重要事项必须以书面或当面说明 接收方须注意） 需要答复的内容必须 ※接收方须注意） 需要答复的内容必须回复 ④正确・简洁・完整的汇报。 正确・简洁・完整的汇报 汇报。 汇报的主 的主题 汇报｣ ・预告汇报的主题。（｢有关 XX 的汇报｣） 最先从结 然后对理由和经过简练 经过简练的 。（5W2H） ・最先从结果，然后对理由和经过简练的讲述。（5W2H） 不要将事实和自己的意见混淆。 ・不要将事实和自己的意见混淆。
3.汇报・联络・商谈 汇报・联络・
重点
▽为在准确的时间内能够向上司汇报 １．提前预定上司的日程 ２．填写到自己制作的日程表里 日程管理！ ⇒即：日程管理！ 考虑对方的状况・立场・ ▽考虑对方的状况・立场・关心事项 在适宜的时间汇报适宜的内容
3.汇报・联络・商谈 汇报・联络・
管理者的使命 ▽贯彻实施日程管理（下次进行介绍） 贯彻实施日程管理 下次进行介绍 部下养 汇报・联络・ 习惯， ▽培养部下养成「汇报・联络・商谈」的习惯，通过、 适宜的指导 是提高业务执 业务执行能力的 持 续 适宜的指 导 ， 是提高 业务执 行能力的 有效方法
（1）汇报･联络･商谈的时机 汇报･联络･
③完成时（Ｃ・Ａ） 完成时（Ｃ・
・工作结束时，应立即进行汇报 工作结 立即进
④情况发生变化时 情况发
・因个人原因想变更指示内容时 因个人原因想变更指示内容时 上司以外的其他人委派工作时 是其他部门 ・上司以外的其他人委派工作时（特别是其他部门及公司外 部人员 部人员） 生不良后果和出现问题时 ・产生不良后果和出现问题时 由于自己的失误 有可能引发问题时 ・由于自己的失误，有可能引发问题时 认为不能按期完成 不能按期完成时 ・当认为不能按期完成时
（4）Check （评价） 评价）
是否达到目的要进 是否达到目的要进行，评价和反思 ◇ 未能按照计划实施 → 调查原因
（5）Action （对策） 对策）
考虑更好的对应策略， 考虑更好的对应策略，达到标准化 ◇ 向上司及相关人员汇报 将评价结果反映到下次的计划、进行「改善」 ◇ 将评价结果反映到下次的计划、进行「改善」 防止再次发生。 防止再次发生。
（具体） 具体） 一定要改掉这种「上司在座位上，好象有时间 时间」 一定要改掉这种 「 上司在座位上 ， 好象有 时间 」 ， 就去 的不良习惯 商谈的不良习惯
4.日程管理 4.日程管理 ◆ 日程管理的目的是？ 日程管理的目的是？
为使包括自己的相关人员 能够把握业务进展情况 问题、课题的视觉化） （问题、课题的视觉化）
◇ 考虑工作的优先顺序（重要程度，紧急程度），采取有效的 工作的优 重要程度， 急程度） 手段和有效的顺 手段和有效的顺序。 向上司和老员工确认 商量计划达成的可行性。 ◇ 向上司和老员工确认，商量计划达成的可行性。
2.PDCA
（3）Do （实施） 实施）
按照计划确实实施 ◇ ◇ ◇ ◇ 一边有意识思考工作的目的一边开展工作。 一边有意识思考工作的目的一边开展工作。 实施过程中保持与相关部门的沟通。 实施过程中保持与相关部门的沟通。 根据状况向上司进行中间汇报。 根据状况向上司进行中间汇报。 状况有变时，重新讨论计划。 状况有变时，重新讨论计划。
＜时间安排＞ 时间安排＞
25min 25min：讨论 min：
15min： 15min：发表
2.PDCA
接受指示
Plan
（计划） 计划）
Action
（对策） 对策）
Do
（实施） 实施）
Check
（评价） 评价）
2.PDCA
计划阶段的重要性
时间
问题对应・ 问题对应・改善计划需要较多时间
D P
C
A
通过制作切实的 P（计 ）、缩短 实施） 划）、缩短 D（实施）C 确认・反思省 （确认・反思省)A（处 理）所需要的时间
1.分组讨论 1.分组讨论 各组按下列重点，分为「上司的视角」， 各组按下列重点，分为「上司的视角」 部下的视角」 TFTM现存的问题进行讨论和 「部下的视角」就TFTM现存的问题进行讨论和 归纳。（加入具体实例） 。（加入具体实例 归纳。（加入具体实例） ① 接受工作指示 ② 汇报・联络・商谈 汇报・联络・ ③ 日程管理 ④ 资料制作（书写方式） 资料制作（书写方式）
②实际实施时（Ｄ） 实际实施
・实施时间较长（1周以上）时，应对进行状况进行中间汇报 时间较长（ 周以上） 应对进行状况 行中间汇报 行状况进 根据状况与相关 门进行沟通 并将结果向上司和老员 行沟通， ・根据状况与相关部门进行沟通，并将结果向上司和老员工 切实汇报
3.汇报・联络・商谈 汇报・联络・
1
▼
2
3
▼
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（27）
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11
部長決裁
総経理決裁 听取常务 听取常务 副总经理 信息收集 总经理 的意见 的意见 听取常务 制作文本 副总经理 的意见 ▼ 报告总经 理
▼ 听取总经 听取总经 资料制作 理的意见 的意见
4.日程管理 4.日程管理 （1）系统图
所谓系统图･･･ 所谓系统图･･･ 将工作按照一定逻辑进行划分 「抽象概念⇒具体工作」的分解手法 抽象概念⇒具体工作」 ▼通过「So How（下一步应如何进行）」的逻辑展 通过「 How（下一步应如何进行） 开，将课题分解为各个具体工作 ▼实施最后一项工作后、一定可以达成目标 实施最后一项工作后、
2.PDCA
（1）接受指示（把握现状） 接受指示（把握现
接受指示的同时， 接受指示的同时，了解开展工作的状况 ＜把握现状＞ 把握现 ◇ 收集相关信息， 收集相关信息，并进行整理（保证完整，准确） 整理（ 完整，准确） 把握过 ・把握过去实施过的内容 所需花费 ・确认所需花费的时间 交接工作和已有的报 ・通过交接工作和已有的报告书，使问题※明朗化
TFTM的 TFTM的工作当中必要的知识和技巧
工作成果
业务知识・ 业务知识・技巧 T ・问题解决法 F ・PDCA ・日程管理 T ・文件的书写方式 M ・专业知识 一 ・PC 般 ・ 外语 价值观・ 价值观・行动准则
・TOYOTA WAY
（⇒TFTM WAY） WAY）
此次讲义实施 的内容
・商务礼仪 ・工作态度
*重点
在下面的P 在下面的P （计划）中商讨对策 中商讨对 讨对策
2.PDCA
（2）Plan （计划）
接受指示的同时， 接受指示的同时，了解开展工作的状况 ◇ 在把握工作目的・期限等５Ｗ２Ｈ相关信息的基础上进行 在把握工作目的・期限等５ 信息的基础 工作计 工作计划。 针对委派的工作 问题） 虑对策 委派的工作（ ◇针对委派的工作（问题）考虑对策*（根据情况与上司和老 工商量） 并反映到计划中。 员工商量），并反映到计划中。 *重点 要反复思考接受的工作（问题点 要反复思考接受的工作（问题点）， 「为什么」会发生。
3.汇报・联络・商谈 3.汇报 联络・ 汇报・
（1）汇报･联络･商谈的时机 汇报･联络･
①制定计划时（Ｐ） 制定计
・当不清楚上司的指示内容时 不清楚上司的指示内容时 自己制作的计划是否切实可行，需要与上司， ・自己制作的计划是否切实可行，需要与上司，老员工进行 确认，协商 在制定计 段出现不能如期完成等问题时应向上司汇 问题时应向上司 ・在制定计划阶段出现不能如期完成等问题时应向上司汇 报，进行协商
Step1： Step1：筛选出完成工作的大项目 Step2：细分大项目、 Step2：细分大项目、筛选制作出详细的实施项目
4.日程管理 4.日程管理 （1）系统图
大项目
内容企划
决定实施对象 询问有经验者 决定讲师 调查全公司活动日程
内容 企画 時期 決定 場所 決定
▽ 决定实 询问有经验者 施对象
调查全公司 活动日程
必须要 做的工 作
（例：研 修企画） 修企画）
决定日期
调查经营层日程 ･･･
･･･
调查经营层日程 决定对象人数 决定 对象 人数 举办场所信息 收集 決定・ 決定・予約
4.日程管理 4.日程管理 （1）系统图
内容企划
决定实施对象 询问有经验者 决定讲师・・・ 决定讲师・・・ 调查全公司活动日程 决定时期 调查管理层 调查管理层日程 ・・・ 决定対象人数 决定対象人数
So How
必须要做的工 作（例：研修
企划） 企划）
So How
决定地点
收集举办场所信息
决定并预约举办场所