电子表格基础知识讲座

电脑基础知识讲座（六）——工作表

和一样，作为微软家族的重要组件之一，是功能非常强大的电子表软件，兼具表格、图表、图形、数据库等多重功能。下面讲的是2003.

它的基本功能有：对数据进行整理、计算、统计及分析。小到可以充当计算器，记算个人收支情况等；大到可以进行专业的科学统计运算，通过对大量数据的计算分析，制定单位的财务预决算等等。但一般人由于学习的深度不够，只是把当作绘制表格的工具，这里讲的就是工作表的制作，顺带提了一下图表。一、简介

（一）的工作窗口

下图是打开的2003窗口

1、标题栏：这里显示名称及当前工作薄名称；

2、菜单栏：及大同小异；

3、工具栏：及差不多，可以将工具栏拖动放到上、下、左、右；下图的工具栏是被拖动到右边

4、编辑栏：在单元格中输入数据或公式后，将在这里显示输入的内容。在这里可以对输入数据或公式进行编辑；

5、列标头：从A开始用字母作为列号，单击列标头可以选中整列。

6、行标头：从1开始用数字作为行号，单击行标头可选中整行的单元格。用列标头和行标头就可以确定一个单元格，如A4，代表第A 列，第4行那个单元格，其余依次类推。

7、活动单元格：代表当前被选中的单元格。

8、滚动条：用滚动条可以使工作表上下左右进行滚动。

9、页标：每个页标代表工作薄中不同的工作表，每个工作表的名称都显示在页标上，页标用于翻页，单击可使该页成为当前页；（二）新建和打开文档

新建是新建立一个文档，打开是打开已有的文档。新建文档有多种方法。

1、双击桌面上的图标

2、用开始菜单新建文档：

点击“开始”菜单的所有程序，找到

3、桌面右键新建文档：在桌面空白区域右键单击，选择“新建”子菜单“ 工作表”，如下图

在桌面上出现了一个新的工作表图标（用这个方法也能新建文档），双击这个文件图标就可以打开它进行编辑了。如下图

（三）保存文档

文档的保存及没有什么两样，这里就不讲了。（四）关闭文档

也及没什么两样。

（五）退出及相同。

（六）单元格的激活：

这是中没有的。单击单元格，就激活了该单元格，使它成为活动单元格，也就是选定了这个单元格。

活动单元格有一个黑框，可以直接输入数据或公式，执行复制、粘贴等命令；而双击单元格是编辑它，可以在内部修改数据或公式。（七）区域选定：

除选定单元格及表格不同外,选定其他区域及基本相同

（八）输入位置的移动

一个单元格输入结束，按回车自动进入同一列的下一行，也可直接用鼠标点击某单元格或用上下左右键进行移动。

二、操作实例（以工资表为例）

打开新建一张工作表。

（一）输入栏目名称和原始数据

1、活动单元格直接输入

首先不管工作表的标题、日期等附加信息和表格线，直接在第一行的活动单元格中输入栏目名称：职工编号、姓名等，在单元格中输入原始数据，也可以在激活单元格后，直接在编辑栏输入。

表中的合计空着，最后输入公式，让电脑按公式计算。

2、在单元格中折行输入：

要使职工编号变成2行，就要在一个单元格中输入2行，可以按住键的同时点击回车键就可折行输入第二行字了；如果直接点击回车，它会自动激活下一个单元格。

3、的自动填充功能

在电子表中，有时要输入很多有规律的数据，比如职工编号1－15,或者是2、4、6、8、10等，可以使用的自动填充功能来快速输入，而不用一个一个地输入。自动填充功能是的一大特色。

中的“填充柄”就是活动单元格右下方的黑色方块，你可以用鼠标拖

动它进行自动填充。

如果在你的工作表中没有显示填充柄，可以点击“工具/选项”命令，在弹出的窗口中点击显示“编辑”对话框，选择“单元格拖放功能”和“显示粘贴选项按纽“（如图）。

（1）输入1－10在单元格职工编号列中输入“1”,将鼠标指向填充柄，鼠标变成一个黑色的十字，按住鼠标左键，向下拖动鼠标，它会在右边自动显示出连贯的数据，到出现10时松开鼠标，就自动在这一列各行中输入了2－10的数据，而不用一个一个地输入了。（2）输入日期

在单元格中输入“1月1日”，按上面的方法拖动填充柄，到需要的位置松开鼠标，填充的是1月2日到1月7日（这是默认的以序列方式填充）

如果在弹出的“自动填充选项”菜单中选择“以月填充”，就会看到填充的是“2月1日、3月1日……”

（3）输入等比数列

如要输入2、4、6、8等有规律的数据，一种方法是输入2后，执行

“编辑/填充/序列…”命令，出现序列对话框

在序列对话框中设置“序列产生在”为“列”，“类型”为“等比序列”，“步长值”为“2”,单击“确定”就输入了对应的等比序列数值了。方法二是先在两行中输入2和4，然后选定2和4这两行，拖动黑色十字形，就能输入成功了。

（4）单元格的复制

顺便说一下，如果在弹出的“自动填充选项”菜单中选择“复制单元格”，出现的就是单元格的粘贴结果，输入各行的数值是一样的。

复制单元格方法二：

如果在活动单元格中输入星期一，单元格复制后不是从右下角“＋”形处拖动，而是在空心十字形（下面左图）时拖动后右键粘贴，就会在所有选定的单元格中全部粘贴上星期一。

如果在出现双箭头时拖动，就是移动单元格了；

（5）自定义填充功能

还提供了自定义填充功能，我们可以根据自己的需要来自定义填充内容。

执行“工具/选项”命令，在弹出的对话框中选择“自定义序列”，出现“自定义序列”界面

在“输入序列”编辑框中输入新的序列，单击“添加”按钮，“确定”就生成了你的自定义序列。

二）修改工作表

1、插入和删除单元格：

如果发现漏填了一格，张三的数据就变成李四的了，这是常有的事，可以在插入的位置上选定一个或拖动选定多个单元格，右键插入，调出插入菜单