秘书实务与案例分析

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秘书实务与案例分析

第二章秘书工作基本要求

案例分析

案例1:上司办公桌上的机密文件

琳达是费希德(上海)公司销售部经理的秘书,不过她当秘书还不到一个月。这天上午,琳达的上司被公司市场总监叫去了,他俩站在办公室门口聊天。上司办公桌上的电话铃响了,琳达过去接电话时,发现上司的桌子有份印有“公司机密不得外传”的文件翻开在那里。面对这种情况,琳达应该怎么办?下面有5个选项:

a、因为是在上司的办公室,公司外部的人也看不见这份文件,所以,这么放着没什么事。

b、给正在与市场总监聊天的上司发短信,请示他如何处置办公桌上的机密文件。

c、将文件放进保险柜里,上司回来后,马上向他报告。

d、给老同事艾玛打电话,问她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起来。

e、机密文件这么摊着可能会被不该看到的人看到,所以用其它资料将文件盖上。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的,并说明理由。

答案e

公司的机密文件让不该看到的人看到了会惹出麻烦,所以,作为

助手,秘书有责任帮上司保管好文件。但是,上司毕竟没有走多远,也许一会儿就回来了,所以,只要简单把它盖好就行了。

案例2:秘书工作的基本原则

琳达是腾飞仪器(北京)公司财务总监的秘书。她上个月才大学毕业,人力资源部请一位老同事对她进行培训。这位老同事告诉她做秘书工作的一些基本原则。下面有5个选项:

a、在处理上司交办的工作时,如果遇到不明白的地方,不要自作主张,而是在请上司确认之后再处理。

b、在上司身边工作,肯定会比一般员工多知道一些公司机密,所以,即使知道了也要装作不知道。

c、秘书不能只等上司给自己交办工作,应该学会自己找事做。

d、即使上司指示你帮他处理一些个人私事,你同样要处理好。这事到底与上司的工作有没有关系,可以在处理完之后再去确认。

e、因为秘书的工作就是帮助上司处理日常杂务,所以,秘书应仔细观察上司,了解他现在想做什么,从而提前主动为他提供帮助。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的,并说明理由。

答案d

企业为领导人配备秘书就是为了让上司专心致志地工作,帮助上司处理日常杂务,所以,帮上司处理一些杂事或私人事物是秘书的份内工作,因此,就没有必要去确认这事到底与上司的工作有没有关系。

案例3:上司自己的工作出错

琳达是香港玛丽制衣(深圳)公司总经理秘书。这天上午,琳达一边在前台值班,一边润色给总经理起草的发言稿。当琳达正在给一位新来的客人沏茶时,行政部经理过来说总经理急着要看发言稿。琳达说还有点没改完,如果总经理急着要,那就请他帮忙把把关再送给总经理,他说没问题。但中午的时候行政部经理对琳达大发脾气,说总经理对发言稿很不满意。面对这种情况,琳达应该怎么办?下面有5个选项:

a、由于当时太忙,没有仔细检查,我下次一定注意!

b、我当时就给你说清楚了还没改完,你应改完之后再交给总经理呀!

c、实在不好意思,我今后一定注意!

d、头,别太在意,就是总经理自己不也经常出点小差错吗?!

e、总经理也是鸡蛋里面挑骨头,有点小毛病自己随手改改不就完了吗?!

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的,并说明理由。

答案是c。

秘书在发现工作出现失误之后,无论什么原因,在第一时间道歉,表明了你的人品和态度。秘书不论在什么情况下都要诚实和谦逊。

案例4:恋人的工作变动

琳达是普天制药(中国)公司副总经理的秘书,她的男朋友是公

司市场部杰克。他俩准备在今年国庆节结婚,但由于公司不允许员工之间谈恋爱,所以他俩的关系在公司内部至今尚无人知晓。这天上午公司开司务会,讨论人事问题,琳达来到会议室为大家添茶。

“最近香港分公司的刘勇病得很厉害,那里的经理来电话让我们赶紧派人去顶替他……”人力资源部的胡经理说。

“派市场部杰克去如何?他还没有结婚。”公司一位副总这样提议。

“我看可以。”公司总经理说:“那就这样定了吧,这个月底就发调令,让他过去。”

人力资源部的胡经理马上回答:“行!我们在月底前给杰克办好调令。”于是杰克去香港工作的事就这样定下来了。

这天下班后,琳达和胡毅又在那家幽静的小酒吧里约会。“我想蜜月旅行最好还是去新马泰……”克杰说着,递给琳达一本精致的新马泰旅游小册子。现在琳达感到十分苦恼。不仅下半岸结婚的计划可能泡汤,即使结了婚也得忍受两地分居的煎熬。面对这种情况,琳达应该怎么办?下面有5个选项:

a、你下个月就要调到香港分公司去了,我们的婚期可能得推迟。

b、到时候再说吧!

c、默默无语。

d、胡毅,听说你们部又新来了一个漂亮的MM,是吗?

e、好,我俩就去新马泰旅游。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的,并说明理由。

答案是e

只要琳达的态度有些不自然,就有可能引起杰克的怀疑;他肯定会追问,如果琳达不说出真相,则有可能影响双方的感情;如果说出真相,则有可能泄密。的确,对于像琳达这样的女性来说,爱情的地位仅仅次于生命,如果在这种时候还不把实情告诉自己的未婚夫,就可以说它是一种欺骗。但是,秘书的“秘”就是秘密的“秘”,无论哪家公司都不能容忍秘书泄密,而在所有的公司机密中,人事是秘密中的秘密!

第三章秘书的专业知识

案例分析

案例1:秘书的日常工作

琳达是罗格精密仪器(北京)公司销售部经理的秘书。她是秘书新人。下面是她平时做的工作:

a、由于不了解上司的一些工作习惯,所以经常向自己的前任请教。

b、上司外出办事回到公司的时候,即使他自己不说,也给他沏茶或泡咖啡。

c、每天上班之后,计算好上司到办公室的时间,提前为他整理好办公室。

d、上司什么都不说准备外出时的候,问上司去什么地方。

e、因为上司容易忘事,所以,经常根据日程表口头提醒上司。

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