印鉴管理制度

印鉴管理制度

一、总则

1、目的：为规范公司印鉴的管理，在安全、严谨和高效的基础上，特制定本制度。

2、适用范围：本制度适用于公司正式印章、专用印章和其他印章的管理流程、内容及相关使用权限。

3、职责划分：公司各部门在印章管理工作中的职责划分如下表所示。

印章管理职责明细表

二、印鉴的种类

1、正式印章是指公司公章等国家规定的正式印章。

2、专用印章指财务专用章、各职能部门章等指定用途的印章。

3、其他印章指公司以个人名义刻制的用于公务活动的签名章以及用于公文校对、普通文件收发等文件控制的印章。

三、印鉴的使用范围

1、正式印章的使用范围

（1）发送正式公文、电函、传真件等。

（2）报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等。

（3）签定重要合同、协议等文件。

（4）颁发各类荣誉证书或奖状等。

（5）董事长批准加盖公司公章的各类文件。

2、专用印章的使用范围

（1）各部门在其职权范围内，与公司内部对口业务部门的电文、通知、函件等工作联系。

（2）公司用于对外工作事项文书和授权范围内的工作函件等。

（3）部门领导批准加盖专用印章的各类文件。

四、印鉴的刻制

1、各部门根据业务需要提出印章使用申请，填写“印章刻制申请表”。

2、凡带有公司抬头的各类公章、财务专用章等重要印章的刻制，需经综合管理部的审核，报董事长批准。

3、各部门章及不带单位名称的普通印鉴的刻制，经使用部门申请，公司总经理批准，报综合管理部备案实施。

五、印鉴的保管

1、具体分管：

（1）公章由综合管理部落实专人负责保管，签订管理协议。

（2）财务专用章由财务部落实专人负责保管，并签订管理协议。

（3）部门章由各部门负责人落实专人负责保管，并签订管理协议。

（4）工会章由工会主席落实专人负责保管，并签订管理协议。

2、保管人对印章的使用负责，并如实登记备案。因违规用章造成的损失或造成不良影响，公司将追究保管人和部门主管责任，并由部门领导及保管人承担全部损失。

六、印鉴的启用和使用

1、印章的启用

（1）印章刻制完毕，由综合管理部统一留存印鉴样式备案并签订《印鉴使用保管责任协议》。

（2）申请使用部门印章保管责任人在登记后可领取印章，生效启用。

2、印章的使用

（1）使用印章应严格按照审批手续执行，统一填写《印章申请单》并经相关权限领导审批，遵守不审批不盖章的原则，遵循“申请—审批—登记—使用”的流程。

印章使用审批权限

使用登记。综合管理部对登记情况进行不定期检查。

（3）使用印章必须字迹清楚，位置恰当，一般要骑年盖月，需代章时必须注明“代”字。加盖法人公章时对加盖文件页数在一页以上的，必须加盖骑缝章。

（4）各分管领导如出差等原因,可书面委托相应责任人员行使日常事务使用印章的签字和资料的审核把关权力。

（5）印章管理人员对工作应认真负责。加盖公章前要仔细核对内容，确实符合规定的才能盖章。凡未按规定手续的相应主管领导同意或有错误的文书，印章管理人员应拒绝盖章或请用印人按规定补办有关手续后，再盖章。印章管理人员要严格保管好印章，不得随便放置，未经主管领导批准不得转交他人使用。印章管理人员不得徇私违纪，为不正当活动开证明、盖公章，不得在空白便纸上随意加盖公章。

（6）公章、部门章必须由指定人员使用，任何人不得擅自使用印章，严格控制印章外借。

（7）在实际工作中，因办事机关工作性质或受时效限制，须出借公司公章的，填写《印鉴借用申请表》，经总经理审批，由于其它原因导致无法书面申请的，需电话征得同意后方可外借，并于事后补填《印鉴借用申请表》。

（8）“印鉴使用登记表”和“外出使用印章情况登记表”作为公司档案永久保存，按序号由综合管理部存档。

七、印鉴的变更、遗失及注销

1、印章的变更

各部门需要变更印章时，须在原印章注销后按本制度刻制的相关要求申请新印章。

2、印章的遗失

（1）各部门印章保管人有责任确保印章的安全，若出现遗失或保管不当导致印章非正常使用，按公司工作失误处罚规定追究当事人的责任。

（2）各部门印章保管人或使用人在保管或使用期间，因意外原因造成印章丢失、毁损的，应立即向主管领导汇报，并书面报告详细经过，等候领导指示处理。

（3）对于丢失的印章，属于对外用章的应首先向发生地公安机关报案，并做好笔录。在公安机关取得笔录后，应起草声明并在当地有影响的报刊上发布丢失的印章作废，以尽可能地减少将来的纠纷。

3、印章的注销

（1）印章注销的原因包括公司组织架构调整、业务方向调整、印章失效或磨损。

（2）已注销的印章应由保管责任人上交综合管理部，并在“印章注销申请表”中登记备查。

（3）在公安部门备案的印章注销后，由综合管理部登记并按国家相关规定办理注销手续。

（4）因印章磨损严重需要重新刻制的，按本制度印章刻制程序办理。

八、责任追究

1、印章管理和使用发生责任事故时的责任追究：

（1）印鉴的管理、监督由综合管理部以每月一次不定期检查作为绩效考核的依据。

（2）使用印章的部门、员工不按本制度规定程序办理的，印章保管人不得予以用印，否则，每发现一次，对使用人和保管人各扣100元。

（3）用印部门经理对本部门员工用印审批不严，用印后造成错误或损失的，每发现一次，对审批领导扣200元。

（4）各印章保管人出现私自留存（包括应予销毁、工作交接等情况）、私自使用、私自外借等违规现象，每发现一次扣300元，对上述行为造成损失的，视其严重性，扣各印章保管人及其主管领导500～1000元。

（5）印章保管人对印章保管不善，造成印章丢失、毁损的，扣直接责任人和主管领导各1000元。如给公司造成经济损失的，还将对直接责任人追究经济损失。

（6）对擅自使用、盗用或私刻印章等违法行为，公司给予当事人辞退处理并报司法机关予以惩处。

九、附则

1、本制度由综合管理部负责制定、修改。

2、本制度经公司董事长审批后生效实施。

附件资料：

各部门持章统计备案登记表

印章刻制申请表

印章使用审批表

印章使用登记表

印章借用申请单

印鉴保管责任协议书

各部门持章统计备案登记表

持有部门：统计日期：