商务会议礼仪课件(PPT 88页)
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• 主座谈判时，东道主可根据实际情况举行接风、送行、 庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表在谈判期间 的费用通常都是由其自理的。
（2）主座谈判迎送工作
• 主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。 • 准确掌握对方抵离的时间，主方所有迎送人员都应先
于客方到达指定地点迎候。 • 主方应主动到机场、车站、码头迎接，在到达前15分
催办与反馈工 作
会议总 结
会议准备工作
•
指
准备充分
导 会
1、
务
确
工 作
保
安 全
４、
２、
组 织
严
密
的
原
３、
则
服务周到
会前准备工作
1、 确定会议主题与议题
要有切实的依据；必须要结合本单位的 实际；要 有明确的目的。
2、确定会议名称
会议名称一般由“单位+内容+类型” 构成,应根据会议的议题或主题 来确定。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议， 例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需 的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、 秘书组、文件组、 接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单
出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的 性质、议题、任务来确定与会人员。
8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。 有时也考虑政治、经济、环境等因素。
安排食住行
准备会议文件材料
制定会议经费预算方案
布置会场
制作会议证件 会场检查
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
9、安排会议议程与日程
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排， 对会议所要通过的文件、所要解决的问 题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。
10、制发会议通知
会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。
①成立接待小组
• 成员由后勤保障(食宿方面)、交通、通讯、医 疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备 有翻译。
②了解客方基本情况，收集有关信息
• 可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、 职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。
• 掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排 迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。
开幕词和闭幕词、其他会议材料等。
会场内外的布置：
会标、会徽、台幕、标语、桌签、 坐签、色调、灯光、气味、旗帜、 花卉。
第二节 商务谈判
商务谈判
主方谈判的 接待准备
出席谈判的 仪态仪表礼仪
一、主方谈判的接待准备
（1）主座谈判的接待准备
• 主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判 事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座 次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随 客便，主应客求，以获得客方的理解、信赖和 尊重。
11、制作会议证件
会议正式证件
代表证 出席证 列席证 来宾证
会议证件
旁听证
会议工作证件
工作证 记者证 出入证
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。 有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。
12、准备会议文件资料
主要有议程表和日程表、 会场座位分区表和主席台及会场座次表、 主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、
——商务会议礼仪
商务会议礼仪
• 知识点： • 职业素质：
知识点
• 掌握公司会议的工作流程 • 了解会议准备的内容 • 掌握会议座次安排的原则 • 了解商务谈谈判的礼仪规范
职业素质
• 组织能力 • 策划能力 • 协调能力 • 沟通能力
本讲内容
第一节 公司会议 第二节 商务谈判 第三节 签约礼仪 第四节 庆典礼仪
第一节 公司会议
公司会议
公司会议的 工作流程
会议的 座次安排
公司会议的工作流程安排
• 工作会议的会前工作流程 • 工作会议的会中工作流程
• 工作会的会后工作流程
会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
确定会议名称
确定会议规模与规 格
明确会议组织机构
明确会议所需设备和工具 确定会议时间与会期
确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知
钟赶到。 • 对于客方身份特殊或尊贵的领导，还可以安排献花。
• 迎接的客人较多的时候，主方迎接人员可以按身份职 位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问 候寒暄。
• 如果主方主要领导陪同乘车，应该请客方主要领导坐 在其右侧。最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上 车，避免从客人座前穿过。
Nice to see you!
③拟wenku.baidu.com接待方案
根据客方的意图、情况和主方的实际，拟 订出接待计划和日程安排表。 • 日程安排还要注意时间上紧凑。
• 日程安排表拟出后，可传真给客方征询意 见，待客方无异议确定以后，即可打印。
• 如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程 安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将 其放在客方成员住房的桌上。
3、确定会议规模与规格
本着精简效能的原则 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。
4、确定会议时间、会期
会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席， 确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
5、 确定会议所需用品和设备
（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和 设备，包括文具、 桌椅、茶具、扩音设备、照 明设备、空调设备、投影和音像设备等。
• ②谈判桌摆放及座次安排
• 长方形或椭圆形.
若谈判桌横放，则正面对 门为上座，应属于客方，背 面对门为下座，属于主方。
若谈判桌竖放，则应以进 门方向为准，右侧为上， 属客方，左侧为下，属主方。
双方主谈人(首席代表)各在己方一边的中间 就坐，译员安排在主谈人右侧，其余人员则 遵循右高左低的原则，依照职位高低自近而
（3）谈判室的布置与座次安排
①谈判室的选择与布置
• 小规模谈判还可在会客室， 有条件的话最好安排二三 个房间，一间作为主要谈 判室外，另一间作为双方 进行内部协商的密谈室， 再配一个休息室。
谈判室布置以高雅、 宁静、和谐为宜，环 境安静，没有外人和 电话干扰，光线充足， 室温适宜，装饰陈设 简洁、实用、美观。
（2）主座谈判迎送工作
• 主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。 • 准确掌握对方抵离的时间，主方所有迎送人员都应先
于客方到达指定地点迎候。 • 主方应主动到机场、车站、码头迎接，在到达前15分
催办与反馈工 作
会议总 结
会议准备工作
•
指
准备充分
导 会
1、
务
确
工 作
保
安 全
４、
２、
组 织
严
密
的
原
３、
则
服务周到
会前准备工作
1、 确定会议主题与议题
要有切实的依据；必须要结合本单位的 实际；要 有明确的目的。
2、确定会议名称
会议名称一般由“单位+内容+类型” 构成,应根据会议的议题或主题 来确定。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议， 例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需 的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、 秘书组、文件组、 接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单
出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的 性质、议题、任务来确定与会人员。
8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。 有时也考虑政治、经济、环境等因素。
安排食住行
准备会议文件材料
制定会议经费预算方案
布置会场
制作会议证件 会场检查
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
9、安排会议议程与日程
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排， 对会议所要通过的文件、所要解决的问 题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。
10、制发会议通知
会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。
①成立接待小组
• 成员由后勤保障(食宿方面)、交通、通讯、医 疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备 有翻译。
②了解客方基本情况，收集有关信息
• 可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、 职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。
• 掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排 迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。
开幕词和闭幕词、其他会议材料等。
会场内外的布置：
会标、会徽、台幕、标语、桌签、 坐签、色调、灯光、气味、旗帜、 花卉。
第二节 商务谈判
商务谈判
主方谈判的 接待准备
出席谈判的 仪态仪表礼仪
一、主方谈判的接待准备
（1）主座谈判的接待准备
• 主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判 事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座 次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随 客便，主应客求，以获得客方的理解、信赖和 尊重。
11、制作会议证件
会议正式证件
代表证 出席证 列席证 来宾证
会议证件
旁听证
会议工作证件
工作证 记者证 出入证
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。 有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。
12、准备会议文件资料
主要有议程表和日程表、 会场座位分区表和主席台及会场座次表、 主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、
——商务会议礼仪
商务会议礼仪
• 知识点： • 职业素质：
知识点
• 掌握公司会议的工作流程 • 了解会议准备的内容 • 掌握会议座次安排的原则 • 了解商务谈谈判的礼仪规范
职业素质
• 组织能力 • 策划能力 • 协调能力 • 沟通能力
本讲内容
第一节 公司会议 第二节 商务谈判 第三节 签约礼仪 第四节 庆典礼仪
第一节 公司会议
公司会议
公司会议的 工作流程
会议的 座次安排
公司会议的工作流程安排
• 工作会议的会前工作流程 • 工作会议的会中工作流程
• 工作会的会后工作流程
会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
确定会议名称
确定会议规模与规 格
明确会议组织机构
明确会议所需设备和工具 确定会议时间与会期
确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知
钟赶到。 • 对于客方身份特殊或尊贵的领导，还可以安排献花。
• 迎接的客人较多的时候，主方迎接人员可以按身份职 位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问 候寒暄。
• 如果主方主要领导陪同乘车，应该请客方主要领导坐 在其右侧。最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上 车，避免从客人座前穿过。
Nice to see you!
③拟wenku.baidu.com接待方案
根据客方的意图、情况和主方的实际，拟 订出接待计划和日程安排表。 • 日程安排还要注意时间上紧凑。
• 日程安排表拟出后，可传真给客方征询意 见，待客方无异议确定以后，即可打印。
• 如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程 安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将 其放在客方成员住房的桌上。
3、确定会议规模与规格
本着精简效能的原则 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。
4、确定会议时间、会期
会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席， 确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
5、 确定会议所需用品和设备
（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和 设备，包括文具、 桌椅、茶具、扩音设备、照 明设备、空调设备、投影和音像设备等。
• ②谈判桌摆放及座次安排
• 长方形或椭圆形.
若谈判桌横放，则正面对 门为上座，应属于客方，背 面对门为下座，属于主方。
若谈判桌竖放，则应以进 门方向为准，右侧为上， 属客方，左侧为下，属主方。
双方主谈人(首席代表)各在己方一边的中间 就坐，译员安排在主谈人右侧，其余人员则 遵循右高左低的原则，依照职位高低自近而
（3）谈判室的布置与座次安排
①谈判室的选择与布置
• 小规模谈判还可在会客室， 有条件的话最好安排二三 个房间，一间作为主要谈 判室外，另一间作为双方 进行内部协商的密谈室， 再配一个休息室。
谈判室布置以高雅、 宁静、和谐为宜，环 境安静，没有外人和 电话干扰，光线充足， 室温适宜，装饰陈设 简洁、实用、美观。