销售与收款循环内部控制描述

销售与收款循环内部控制描述

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说明：了解公司销售与收款业务循环内部控制，并按主要控制点进行描述，参考内容如下：

一、不相容职务分离制度

了解并描述销售与收款业务的具体职责分工和授权审批制度。通常下列职务是不相容的，不得由同一部门或同一人办理销售与收款业务的全过程。例如：

1、客户信用调查评估与销售合同的审批签订；

2、销售合同的审批、签订与办理发货；

3、销售货款的确认、回收与相关会计记录；

4、销售退回货品的验收、处置与相关会计记录；

5、销售业务经办与发票开具、管理；

6、坏账准备的计提与审批、坏账的核销与审批。

应收集的证据：组织结构图和职责分工文件等等。

二、订单的证实和审核制度

了解并描述销售部门签订订单和信用审核制度及执行全过程。例如：

1、销售部门收到客户购货订单后应将其送到企业信用管理部门办理批准手续；

2、对于赊销业务，信用管理部门应根据企业的赊销政策，以及对每一个客户授权的信用额度进行审核；

3、信用管理部门应对每个新客户进行信用调查，包括获取信用评审机构对客户信用等级的评定报告；

4、信用管理部门经办人员应在销售通知单上签署是否予以赊销的意见后送回销售部门，批准必须由经信用管理部门经理或授权人签字同意的书面证明才有效；

5、对收到的每一份销售订单都必须登记在购货订单登记簿上，从而保证从可信赖客户处收到的订单能尽快满足客户的需求，并且为再次接受客户委托或为客户提供后续服务积累资料。

应收集的证据：赊销政策及相关审批制度、审批的相关记录、购货订单登记簿等等。

三、销售业务的执行控制

了解并描述企业销售业务的执行过程和相关制度。例如：

1、企业收到客户的订单以后，销售部门应编制统一的销售通知单，编制之前销售部门应首先向发货部门询问所订货物是否有库存，如有应及时编制销售通知单；

2、信用管理部门应根据企业的赊销政策和客户的资信情况批准赊销信用；

3、仓储部门应根据信用管理部门已授权审批的销售通知单发货并应编制商品出库单；

4、会计部门应根据信用管理部门批准的销售通知单开具销售发票，发票开具一般是通过对开票的授权来执行的，主要是通过获取客户的购货订单、发货通知单等后，开票人员才可以开具发票。

5、运输部门的员工在装运之前必须进行独立验证，以确定从仓库提取的商品都附有经批准的销货通知单，商品和销货通知单必须一致。

应收集的证据：销售通知单、发运通知单、仓库出库单、销售发票和装运单等等。

四、折扣与折让政策的制定和执行

了解并描述企业的折扣和折让政策。例如：

1、折扣折让政策必须得到有关授权人员的批准；

2、折扣折让事项必须经过公司高级管理人员的审批，高管人员应将折扣折让事项进行详细记录；

3、会计部门应设专人对销售部门提供的折扣折让明细表进行核对，并依据高管人员审批意见进行账务处理。

应收集的证据：折扣折让政策和审核制度、批准文件、折扣折让事项备忘录等等。

五、应收账款与坏账准备的控制

了解并描述企业对应收账款的管理情况。了解并描述企业的坏账准备政策和坏账核销的审批程序。例如：

1、应收账款的明细账记录必须以销售部门核准的销售发票和发运单等为依据；

2、根据应收账款明细账户余额应定期编制应收账款的余额调节表，并将该表与客户进行核对，编制该表的人员不能同时担任记录和调整应收账款的工作；

3、应收账款的总账、明细账的登记与定期检查核对应由不同的人员进行；

4、公司信用管理部门应定期编制应收账款的分析表，分析应收账款的真实性和可收回性；

5、公司应指定专人对应收账款账龄较长的客户进行催收，以保证公司债权能及时收回；

6、坏账准备的计提方法和比例应符合制度规定，确保计提的金额恰当，会计处理正确，前后期处理一致；

7、对于不能收回的应收款项应查明原因，追究责任。对坏账的核销应经企业最高权力机构审批；

8、对已核销的坏账应建立备查跟踪制度，对于收回的已核销坏账应及时入账。

应收集的证据：应收账款会计记录、应收账款余额调节表、账龄分析表、对账单、催收记录、坏账准备政策、坏账核销审核制度和批准文件、坏账收回的跟踪记录等等。

六、退货理赔的控制

了解并描述企业对退货理赔的相关制度和管理办法。例如：

1、验收部门严格对退回货物进行验收与调查，应将调查结果和意见记录在退货验收报告上；

2、销售部门应对退回货物验收报告进行核对审批并填制销售贷项通知单；

3、财务部门应依据退货验收报告和销售贷项通知单进行账务处理。

应收集的证据：退货验收报告、审批文件和相关记录等等。

七、销售与收款的监督管理

了解并描述相关部门的销售与收款监督管理职能，如各部门监督管理内容、制度及相关报告等。

应收集的证据：退货验收报告、审批文件和相关记录等等。