文件管理规定V1.0版

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文件管理规定

关于规范公司文件管理的规定

编号：CX-ZH-BZ-190805001

标准类别: 管理标准

发布日期：年月日实施日期：20 年月日

一、目的

本文件规定了文件的编写、批准、发布、标识、发放、修订和销毁的控制，保证文件的完整性及保密性，明确工作职责，理顺工作程序，杜绝文件流失等，以确保公司文件管理工作有效运行。

二、范围

适用于XXX公司各部门的管理体系文件、标准体系文件及外来文件的控制。

三、职责

一）、公司各部门负责按照规定的要求起草、修订、审核、报批、备案本部门使用的相关文件。

二）、公司文件由各部门负责组织起草，领导审核；管理标准、技术标准由总经理批准后颁布；工作标准由综合管理部批准后颁布。

三）、文控专员/行政专员：负责各部门文件的编号，对文件格式进行审核，对已批准的文件进行发放、回收、销毁、留用、借用等文件管理工作，同时每年负责对各部门文件管理定期抽查。

四）、各部门负责人是文件管理、宣贯的第一责任人，并监督执行。

四、工作内容

一）、标准分类：

1、技术标准：产品标准、检验、验收和试验技术标准、工艺标准、设备、基础设施和工艺技术标准、测量检验和检验设备、包装、搬运、储存和标识技术标准、安全技术标准、职业健康技术标准、环境技术标准、信息技术标准；

2、管理标准：基础管理、经营综合管理标准、设计与开发创新管理标准、采购管理标准、质量管理、设备与管理基础设施、测量检验试验管理标准、包装储存搬运管理标准、服务管理标准、安全管理标准、职业健康管理标准、环境管理标准、信息管理标准、体系评价管理标准、标准化管理标准、工会管理标准；

3、工作标准：基础工作标准、通用工作标准、决策层工作标准、中层以上管理人员工作、一般管理人员工作、业务人员通用工作、维保工作标准。

二）、文件分类：

1、技术文件：如原辅料标准、工艺标准、检验规范、图纸、作业指导书等。

2、管理文件：公司管理、销售、采购、人事行政、业务、工程，环境和安全管理等文件。

3、外来文件：适用的国际、国内标准、法律、法规、产品认证实施规则等。

三）、文件编写基本规范要求

1、文件编号说明

公司简称+部门简称+文件类别+日期+版本号

如：JCX-ZH-ZD-19062801（综合管理部2019年6月28日出台的制度文件1.0版）1.1、标准文件由文控专员/行政专员进行统一编号、统一格式管理；

1.2、各部门行政管理文件由各部门按编号规则自行编号，须报备体系专员/文控专员对文件分类归档；

1.3、记录表格须报备体系专员进行统一编号、统一格式管理，对表格分类归档。

注：行政管理文件是指上行文、平行文、下行文和工作联系单，行政性文件。

（1）、上行文：下级对上级的报告、反馈、建议等以报告形式呈送；

（2）、平行文：平级或上对下的规范、标准、制度等，一般不以红头文件下发，

而应归入体系文件的形式签放。

（3）、下行文：上对下的通知、要求、工作安排等，总经办相关公告可以红头文件形式发出，部门级如需发红头文件需副总级签字。

（4）、工作联系单：各部门及以下的一次性或暂时性的内部沟通、工作要求以工作联系单形式（亦可手写《工作联系单》）或召开会议以会议纪要的形式发出，如需长期执行形成规范的须上报部门级，以体系文件的形式签发，

2、文件标题：

2.1、命名：标题命名需结合文件属性开展命名，一般由“发文单位（可省略）

+介词（可省略）+事由+文种”组成；例：采购部（发文单位）关于（介词）提升

采购订货准确性（事由）的管理办法（文种）；

2.2、字体：黑体三号加粗居中，段前段后0.5行；

3、文件所属部门：在标题下一行顶格用5号宋体字标识；主送单位后面标

注全角冒号；

例：文件所属部门：总经办

4、文件相关部门：是指除所属部门以外需要执行或知晓文件内容或协助办

理的部门；

5、公司各部门及文件分类编号简表

6、文件正文及格式

6.1、字体：首行空两格，宋体五号字；

6.2、行间距:固定值24磅；

6.3、页边距:普通边距,上下2.4cm,左右3.8cm；

6.4、页眉要求：企业横向logo图+企业全称（XXX公司）；

6.5、页脚要求：页码或企业文化类宣传语皆可；

6.6、项目序号：一、一）、1、1.1、1）、A、a（按级别依次使用），且为加粗字体；

7、附件：附件是附在正文后的有关材料，包括随文转发报送的文件，颁发的规章制度及文件中的报表、数字统计、人员名单等。有附件的文件，应在正文下空一行左空两格用5号宋体字标识，附件如有序号使用阿拉伯数字。

例：附件1.《采购计划表》

2.《采购定价表》

8、用纸：文件用纸一般采用国际标准的A4型纸。

9、Excel表格

基本要求：背景喷白，项目栏重点着色标注；

10、PPT演示文档

统一PPT模板，详见附件《ppt模板》

11、邮件

参照附件7、《邮箱使用手册》

四）、发文的管理

1、发文的程序

1.1、起草：如果各部门需要发文，草拟文稿时必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整；

1.2、初级修订：部门应根据有关规定对文稿进行修改；所有发文必须符合《公

司文件管理标准》采用公司标准文件格式；

1.3、分管审核：

（1）、技术标准（检验规则、作业指导书）由责任部门编写，部门审核，经理批准后发布，生产作业标准由分管领导批准后发布。

（2）、管理标准文件由部门领导审核，总经理批准后发布。

（3）、工作标准由综合管理部组织各部门编写，审核、批准发布。

（4）、部门内文件（不跨部门执行）由所在部门负责人审核，分管领导批准后执行。

1.4、重新修订：

（1）、文件修订时，由文件更改提出者或部门提出申请并填写《文件修改意见函》，并经权限领导批准。

（2）、文件修订批准后，文件的主管部门依据《文件修改意见函》中批准的修改方式进行文件修改，并按流程进行旧文件回收处理及新文件发放。

（3）、文件如须进行大规模换版时无须填写《文件修改意见函》，只须在文件醒目处标注修改内容即可，并按流程进行旧文件回收处理及新文件发放。

1.5、文件审批：需经会签的文稿，应及时送会签部门会签；（部门级文件，均需要