公证处档案管理系统

JIU JIANG UNIVERSITY

毕业论文

题目九江市赣北公证处

电子档案管理系统

英文题目Jiujiang North Electronic Archives

Management System Notarized 院系信息科学与技术学院

专业计算机科学与技术

月

信息科学与技术学院学士学位论文

摘要

随着网络的普及及发展，现代化计算机信息技术应用越来越广泛，主要是信息技术的使用高效，方便，完全能取代人工的操作。今年来，档案管理的电子化受到人们的推崇，由于纸质档案数目多，管理起来繁琐，难免会出一些问题，而且像公证处作为国家司法证明机构，更不能出一丝半点错误，于是公证处电子档案管理系统应运而生，解决了纸质档案管理的繁琐手工问题，降低了不必要的差错，使公证人员更轻松，高效办公。

系统主要应用了Hibernate，Struts，JSP（Java Server Pages）等技术，基于MVC 框架的构建来实现。Hibernate作为数据持久层的技术，发挥了至关重要的作用，极大的提高了与数据库交互的效率。同时根据映射文件与JavaBean的对应关系，使编程更加自主化。Struts主要做控制转发，使得页面请求更加清晰。JSP主要做显示层的工作，使得代码和表现层做到很好的分离。

本系统主要实现电子档案管理和纸质档案管理，电子档案管理主要有档案归档，档案信息更新，过期档案处理等等，纸质档案管理有档案移交，接收，扫描图片上传，下载，借阅管理等等，还有用户管理，鉴定销毁，权限设置，数据统计基本上满足了信息需求。

关键词：电子档案，数据库，信息技术，信息管理

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Abstract

Along with the network popularization and development, modern computer information technology application more and more extensive, mainly is the use of information technology and efficient, convenient, can fully replace artificial operation. From this year, of the archives management of the electronic the praise highly of by the people, because the number of paper files, management up trival, hard to avoid can out some problems, and the like as the state judicial proof handing notarization organization, more can't out half a mistake, then handing notarization electronic file management system came into being, solve the paper of the archives management of the tedious manual problem, reduce unnecessary mistake, make notarial personnel more relaxed, the office and efficiency.

The system is mainly used the Hibernate, Struts, JSP (Java Server Pages) technology, based on the construction of the MVC framework to realize. At the same time according to the mapping file with the corresponding relation of JavaBean, make programming more democracy. Struts basically do control forwarding, makes the page request more clearly. JSP basically do show layer of the work, make the code and the presentation layer do very good separation.

This system mainly electronic reconds management and paper files management, electronic archives management main have data entry, the file information updates, expired files treatment, etc, the paper files management hand over archives, receiving, scanning images upload and download, lending management and so on, and the user management, basically meet the permission information needs.

Keywords: E lectronic File, Data Base, Information Technology, Information Management

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目录

摘要 ...................................................... I Abstract ................................................... II 前言.. (1)

1 绪论

1.1系统开发背景 (2)

1.2系统简介 (2)

1.3系统开发技术简介 (3)

1.4技术优势 (3)

2 系统需求分析

2.1 业务需求分析 (5)

2.2 功能需求分析 (5)

2.3 电子档案管理系统的可行性研究分析 (6)

2.4 电子档案管理系统的开发技术和方法 (6)

3 系统分析设计

3.1 开发及运行环境 (7)

3.2 系统总体设计 (7)

3.3 系统总体功能图 (8)

3.4 系统流程图 (9)

3.5 系统用例图 (13)

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3.6数据库设计 (17)

4 系统实现

4.1系统的总体实现 (22)

4.2超级管理员实现模块 (22)

4.3管理员实现模块 (41)

4.4设计和实现过程中遇到的问题 (42)

5 毕业设计心得体会 (42)

致谢 (46)

参考文献 (47)

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前言

公证机关的公证文书是国家重要的专业文书之一，它所形成的档案是公证机关进行公证活动和当事人从事民事活动的真实记录，是国家档案的组成部分，具有重要的考查、利用价值。因此，公证机关必须把公证档案的整理、立卷、归档和保管工作当做一项十分重要的任务来抓好、抓实。而随着信息技术的发展催生了文件的电子化，电子文件的出现给档案管理工作提出了新的要求。过去档案部门一直以管理纸质档案为主，如今，随着电子文件的大量产生，电子文件的归档问题就显得格外重要[1]。电子文件归档以后即为电子档案，面对新的载体形式和生成环境，电子档案的管理工作面临着诸多的挑战。公证处的电子档案管理是非常重要的而又极具挑战性，因此使用最新的技术和方法来规范和开发电子档案管理系统是非常有必要的，有意义的作为计算机应用的一部分，使用计算机对纸质档案进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、成本低等。而这些优点能够极大地提高公证处档案信息的管理效率。档案是人类从事各种社会活动而形成的具有一定价值的材料或实物，是人类的共同财富[2]。档案管理是一项必不可少的重要工作，如何科学地保管和有效利用档案，是我们必须认真思考的问题。随着社会发展，科技进步，档案的载体发生了变化，出现了电子档案。电子档案不同于传统的档案，其保管方法也需要随之改变。为了提高档案管理的水平，很多国家机关部门都采用了电子档案管理系统，通过软件来提高档案管理的效率和水平。目前，针对各类档案馆对档案管理现代化的迫切需求，众多公证处均推出自己的电子档案管理系统软件，并赢得了公证处的认同[3]。

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1 绪论

1. 1系统开发背景

在20世纪80年代前后，人们首先提出了电子管理这一概念，这实际上是司法信息化的早期表述，其核心是要用计算机技术处理司法机关办公室的内部业务，例如文件资料的制作、传送和储存管理等；80年代以后，随着管理信息系统的出现，信息的加工处理系统成为人们关注的焦点，这时的司法机构信息化，实际上就是运用信息加工和信息处理技术改善司法机构的决策和满足管理者的需求[4]；90年代后，随着国际互联网技术的迅速发展以及在司法公共管理中的应用，电子管理等一些新的概念也很快产生，其含义是指在司法机构内部办公自动化的基础上，利用计算机技术、通讯技术和网络技术，建立起网络化的信息系统，并通过不同的信息服务设施如网络、电脑以及电话等工具，为企业、社会乃至公民个人提供各种信息和其他公共服务，这时基于网络的发展和信息化社会的全面爆发，公证处档案管理成为办公自动化管理的一种表现，而近几年九江赣北公证处规模扩大，档案数目激增，以前的人工管理档案以无法公证管理[5]，因此有必要开发一个电子档案管理系统来管理公证处的档案，这样使公证处发挥更大更高效的作用。

1.2系统简介

九江赣北公证处电子档案管理系统根据公证处的需求，运用现在计算机的先进技术，来实现纸质档案电子化管理公证处档案，实现基本的功能模块，档案管理有立卷归档，接收预归档，预归档归档，档案移交，下载，鉴定销毁，借阅管理等等，还有用户管理，权限设置，数据统计等基本上满足了信息需求[6]。

本系统使用Sun公司的J2EE架构，并以Struts2为框架，Hibernate作为持久化层，讨论了构件Web应用系统的MVC体系结构。并探讨了设计模式与框架技术，设计并实现了基于Struts2+Hibernate的公证处电子档案管理系统[7]，为以后的研究与实践打下了基础。

九江市赣北公证处电子档案管理系统全面符合公证处需求，取代人工管理档案。

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1.3系统开发技术简介

Java语言是一种网络计算的面向对象程序设计语言。Java语言吸收了C语言和C++语言的优点，并增加了其它特性，如支持并发程序设计、网络通信和多媒体数据控制等。

J2EE是一种利用Java 2平台来简化企业解决方案的开发、部署和管理相关的复杂问题的体系结构。J2EE技术的基础就是核心Java平台或Java 2平台的标准版，J2EE 不仅巩固了标准版中的许多优点，如编写一次、随处运行的特性、方便存储数据库的JDBC API以及能够在internet应用中保护数据的安全模式等等，同时还提供了对EJB（Enterprise JavaBeans）、Java Servlets API、JSP(Java Server Pages)以及XML技术的全面支持。其最终目的就是成为一个能够使企业开发者大幅缩短投放市场时间的体系结构。

Hibernate是一种新的ORM（对象关系映射）工具[8]，它同时提供了从Java类到数据表的映射和数据查询、恢复等机制，实现数据层对象的持久化。相对于使用JDBC 和SQL来手工操作数据库，使用Hibernate可以大大减少操作数据库的工作量。并且Hibernate可以和Web服务器以及应用服务器良好的集成。

STRUTS是Apache组织的一个开放源码的项目，它是一个可重用的MVC设计。STRUTS应用有3个主要部件：Servlet及负责具体业务处理的Action类（Controller），JSP页面（view）和STRUTS应用的业务逻辑封装（Model）[9]。

Oracle公司是全球最大的信息管理软件及服务供应商[10]，成立于1977年，总部位于美国加州Redwood shore。2000年营业额达101亿美元，再创Oracle公司销售额历史新高，比去年增长了13亿美元，盈利增长61%，达到21亿美元。Oracle10g 是业界第一个完整的、智能化的新一代Internet基础架构，Oracle10g电子商务平台实际上是指Oracle数据库10g、Oracle应用服务器10g和Oracle开发工具套件10g 的完整集成。

1.4技术优势

在当前新技术不断涌现的时代，一种技术能够存活下来，并具有相当的市场占有率，有足够多的使用者，很好做到这些是很难得的。除了JSP技术，在表现层还有

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ASP，PHP等技术，基于安全和性能方面的考虑选择了JSP。同时JSP的平台和服务器有很好的独立性，完全是一种开放的开发过程，作为开源的项目在开发的过程中可以查看一切的源代码[10]，极大的方便了系统的灵活性，另一方面JSP标签具有扩展性，用户可以根据自己的需求做相应的扩展。

另一面，Hibernate作为数据持久化的技术有着很大自身优势，它是基于面向对象的思想，将数据封装成JavaBean的形式，通过映射文件的关联与底层的数据库交互。相比其他数据持久化技术，Hibernate简单，方便，避免了写大量繁重的SQL语句，同时对事务的处理做了很好的封装[11]。Hibernate作为开源的项目，在很大程度上方便了开发者查看，根据实际情况来优化代码，提高系统的效率。

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2 系统需求分析

2.1 业务需求分析

业务需求反映了组织结构或用户对系统高层次的目标要求。对电子档案管理业务，包含的内容较为广泛，作为电子档案管理信息系统，为了保证其通用性和实用性，在需求分析阶段首先全面剖析电子档案管理业务过程，从业务操作的角度分析每个过程的输入、输出和处理细节[12]。其次，面向业务处理过程，提取规范的业务流程建议：面向业务处理方法，结合实际情况，提取业务处理过程的每个参数等。最后，将所有问题整理出来，再进行调研，并向有关部门进行咨询，然后再经过加工整理，形成人力资源管理业务需求报告。

电子档案管理信息系统根据不同用户类型设置不同的权限，主要完成档案归档、借阅管理、用户管理、查询打印、移交、接收预归档、下载、权限设置等功能。因此需要先根据大的方面的业务将电子档案系统分为几个子系统，然后再对每个子系统的业务进行分析。

2.2 功能需求分析

功能需求定义了开发人员必须实现的软件功能，使得用户能完成他们的任务，从而满足业务需求。参照业务需求分析的结果对每个业务进行细化，从而得到系统的功能模块[13]。根据一般公证处的电子档案管理业务需求，系统应该具有以下功能：（1）登录功能：为了防止非法用户的访问及信息保密性要求，登录模块应根据用户类型对其操作权限进行了限制。

（2）立卷归档：将公证文书立卷扫描后归档入库。

（3）借阅管理：档案的借阅，归还，越期处理等。

（4）接收预归档：公证处接收公证档案预归档。

（5）档案移交：档案过期或者其他原因对档案进行移交。

（6）鉴定销毁：经鉴定没有任何保留价值的过期档案信息进行销毁。

（7）用户管理：对管理员用户进行管理，包括添加用户，删除用户，权限设置

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更改等等。

（8）数据统计：对系统进行数据统计比如接收多少，录入多少，移交多少。

2.3 电子档案管理系统的可行性研究分析

（1）技术上的可行性

进过在杰普的几个月的JA V A学习和大学四年的基础学习，已经基本熟练掌握了JA V A的基本知识，包括JA V A基础知识和JA V A_WEB基本知识，像三大框架和JSP 等已能熟练使用，并且通过网络查找资料，为电子档案管理系统的开发提供了技术保障。我就应用了Myeclipse6.0程序开发系统以及Oracle数据库系统软件来实现电子档案管理系统，所以技术上没问题[14]。

（2）经济上的可行性

运用计算机管理公证处档案带来许多方便，它提高了公证人员的工作效率，提高了公证处的管理水平；节省了人力资源和不必要的开支。电子档案管理系统属于一个管理工具式系统，它可以节省工作人员大量的手工操作，从而达到提高工作效率和促进业务的规范化、程序化。系统开发利用我现有的设备和装置，不需要其它费用，所以可行。

（3）操作上的可行性

现代化的公证处档案管理通过计算机技术的管理，以方便快捷高效地为需要公证的个人或单位服务。它节省了人力资源、减轻了手工处理的繁杂工作，减少不必要的纸质档案的损害；而且系统是基于WEB开发的，操作简单，只要短期的培训指导操作就行，所以操作上是可行的。

2.4 电子档案管理系统的开发技术和方法

电子档案管理系统的开发采用了软件工程中的生命周期方法学，即把软件划分成若干个相对独立的阶段，每个阶段完成一些确定的任务且在每个阶段结束之前都进行技术审查和复审。根据公证处的基本需求，选择关键的子系统作为基本原型，并加以实现，然后逐步扩大原型向整个系统的其它方面延伸，最终达到系统的开发目标，以得到整个系统[15]。

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3 系统分析设计

3.1 开发及运行环境

（1）硬件要求：CPU是Intel Pentium系列处理器；内存是512MB以上；硬盘是10G以上剩余空间；显示像素最佳效果1366×768；打印机是喷墨打印机或其他。

（2）软件要求：操作系统Windows7/XP,数据库Oracle，开发工具Myeclipse。

3.2 系统总体设计

九江赣北公证处电子档案管理系统的功能模块如下：

（1）档案归档功能模块：对于公证处电子档案管理系统，最主要的功能应该就是公证档案数据的录入，你设想一下要是没数据在系统里面，这个系统管理也没啥意义，主要包括公证档案立卷归档，归档成功后，管理员可以对公证档案进行管理。档案的流动管理是档案管理的一部分，公证处可以接受移交过来的档案和把过期的档案或者其他原因把档案移交到别的管理处，移交和接受必须地登记。

（2）鉴定销毁功能模块：管理员可以对过期公证档案进行操作，包括延长保存期和鉴定销毁操作或者移交，鉴定销毁需要权限高的管理员才有这个权限，而且要经过公证处管理人员的审核没保留价值后，执行销毁操作或者移交，对有保留价值的档案可以延长保存期继续保存。

（3）借阅管理功能模块：档案的借阅对于档案管理来说是很平常的事，借阅者首先必须的得符合借阅条件，即有借阅审批书，借阅时登记借阅，登记关于借阅期限等等信息，如果借阅档案快到期了，则借阅人必须的归还，如果越期，如果借阅者需要延长借阅期，则需要登记，否则越期了则公证处按照相关档案管理规则制度处理。

（4）档案下载功能模块：如果当事人或者法院等等有需求需要下载公证档案，则管理人员可以执行此操作，前提是当事人必须有下载此公证档案的权力。

（5）档案的收入与移交功能模块：档案的流动管理是档案管理的一部分，公证处可以接受移交过来的档案和把过期的档案或者其他原因把档案移交到别的管理

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处，移交和接受必须地登记，记录关于移交原因，地点等等。

（6）用户登录功能模块：此系统用户包括管理员和超级管理员，超级管理员可以管理管理员，管理员的权限可以被超级管理员设置，管理员不同的操作权限，操作的范围不一样，用户登入必须的符合身份才能登入进去，而且登入进去有相关的操作。

（7）用户管理功能模块：超级管理员可以对管理员进行管理，包括添加用户，删除用户，用户权限设置等等，用户自己也可以修改密码和找回密码。鉴定销毁需要权限高的管理员才有这个权限，而且要经过公证处管理人员的审核没保留价值后，执行销毁操作或者移交，对有保留价值的档案可以延长保存期继续保存。

（8）数据统计功能模块：管理员可以查看一年内的统计数据，并且打印报表，上交到有关部门，有关部门看看你们公证处这段时间的统计数据，实时了解公证处档案管理情况，便于公证处更好的管理档案。

（9）查询功能模块：查询档案信息，根据档案浔内证字或者申请人、承办人进行查询，档案信息页面还可以对档案进行下载等操作。借阅时登记借阅，登记关于借阅期限等等信息，如果借阅档案快到期了，则借阅人必须的归还，如果越期，如果借阅者需要延长借阅期，则需要登记，

3.3 系统总体功能图

九江市赣北公证处档案管理系统从功能上可以划分为档案归档，借阅管理，鉴定销毁，用户管理，档案下载，信息查询等几部分。包括添加用户，删除用户，用户权限设置等等，用户自己也可以修改密码和找回密码。档案归档包括预归档归档、立卷归档，鉴定销毁功能模块包括鉴定销毁和延长保存期和移交档案，用户管理模块包括密码修改和找回密码，还有权限设置和添加用户，档案移交和接收包括档案移交和接收预归档，最重要的功能模块就是档案信息查询，借阅管理包括档案借阅申请，越期查询和借阅归还，则借阅人必须的归还，如果越期，如果借阅者需要延长借阅期，则需要登记，还有对档案数据统计。数据统计根据年份来进行数据统计，主要是的功能模块如图3-1所示。

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图3-1 系统功能结构图

3.4 系统流程图

九江赣北公证处电子档案管理系统中管理员和超级管理员对档案信息管理，管理员可以对档案进行哪些操作管理，不同管理员操作权限可能不一样，就对应不同的系统流程图，档案信息可以录入，归档，管理员可以对其信息更新，对过期档案可以销魂，移交等等，具体的系统流程图如下。

信息科学与技术学院学士学位论文（1）超级管理员拥有最大权限，可以管理管理员，可以进行系统一切操作，包括比如对密卷的管理，拥有此权限者应该是公证处处长，就是公证处最高长官，系统工作流程如图3-2所示。

否

图3-2 超级管理员流程图

（2）管理员（权限一）档案信息管理操作比较少，主要有档案信息查询，

档案归档，密码修改找回等等。信息查询即通过浔内证字和申请人、承办人来

查询相关档案信息，档案归档首先必须地接受预归档或者上传归档来进行数据

入库，管理员还可以进行档案下载操作，管理员（权限一）系统工作流程如图

3-3所示。

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图3-3 管理员（权限一）流程图

（3）管理员（权限二）系统功能模块操作比权限一多，主要有档案归档，借阅管理，档案移交，纸质下载，鉴定销毁，借阅管理包括档案借阅申请，过期档案和密卷不能借阅，借阅时间到必须地归还，不然按照公证处相关条款处置，鉴定销毁包括销毁和延长保存期、移交档案，这些操作必须地公证处负责人批准才能执行相关操作，用户管理包括寻找密码和修改密码，系统工作流程如图3-4所示。

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图3-4管理员（权限二）流程图

（4）管理员（权限三）系统功能模块操作比权限二多，主要有档案归档，借阅管理，档案移交，纸质下载，鉴定销毁，借阅管理包括档案借阅申请，过期档案和密卷不能借阅，借阅时间到必须地归还，不然按照公证处相关条款处置，在此基础上增加密卷管理，它比超级管理员权限少了用户添加删除操作，管理员可以对密卷进行管理，包括查看啊，下载啊，等等操作，具体系统工作流程如图3-5所示。

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图3-5 管理员（权限三）流程图

3.5 系统用例图

用例图主要用来图示化系统的主事件流程，它主要用来描述客户的需求，即用户希望系统具备的完成一定功能的动作，通俗地理解用例就是软件的功能模块，所以是设计系统分析阶段的起点，设计人员根据客户的需求来创建和解释用例图，用来描述软件应具备哪些功能模块以及这些模块之间的调用关系，用例图包含了用例和参与者，用例之间用关联来连接以求把系统的整个结构和功能反映给非技术人员

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（通常是软件的用户），对应的是软件的结构和功能分解。用例图能明了的描述各个功能模块的具体工作流程。

本系统用例图主要是描述超级管理员和管理员参与者各自完成的功能模块，之间的一些包含管理及继承关系。管理员分为三种权限，各种权限管理的功能模块也不一样，权限高者，功能就多。

（1）管理员登录系统可以进行公证档案信息录入，包括档案，资料等信息录入，对过期档案管理实现销毁和延长保存期处理，档案还可以下载，鉴定销毁，移交和接收，接收档案可以归档，档案可以借阅，还有数据统计，系统用例图如图3-6所示。

用户管理

图3-6 系统用例图

（2）公证档案管理所具有的功能模块有接收预归档，立卷归档，鉴定销毁，查询检索，档案下载，档案移交等，公证档案管理是九江市赣北公证处电子档案管理系统的核心部分，首先可以接受档案预归档，与此相对应就是档案的移交工作，还可以立卷归档，就是上传公证档案，鉴定销毁包括销毁和延长保存期、移交档案，这些操作必须地公证处负责人批准才能执行相关操作，用例图如图3-7所示。