数码照片档案的管理
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数码照片档案的管理
• 数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、 磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的 静态图像文件。
• 数码照片档案：国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存 价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片、文字说明两部分组成。
数码照片档案的管理
• 七、编目 • 1.数码照片光盘封面
光盘的包装盒上应加贴数码照片光盘封面。封面内容应包括全宗 号、目录号、光盘号、全宗名称、题名、形成时间、照片张数、 套别、制作人、审核人、制作时间等。光盘封面应使用符合档案 要求的书写材料填写。 • 1.1全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。 1.2目录号：全宗内所属目录的编号。 1.3光盘号：按形成时间从“1”开始编制流水号。 1.4全宗名称：立档单位的全称或通用简称。 1.5题名：全宗名称+“* * * *年”+“的数码照片文件”。 1.6形成时间：光盘内数码照片的起始年月和终止年月。 1.7张数：光盘内数码照片文件数。 1.8套别：填写A、B、C。其中A表示封存，B表示利用，C表示异 地保存。 1.9制作人：制作数码照片光盘的人员姓名。 1.10审核人：负责检查数码照片光盘质量的人员姓名。 1.11制作时间：制作数码照片光盘的时间。
数码照片档案的管理
• 一、归档
• 1归档范围 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。 按照数码照片采集渠道可以分为：
• 1.1数码照相机照片：指利用数码照相机拍摄的数码照片。 1.2扫描照片：指利用扫描仪将纸质照片扫描形成的数码照片。
• 2归档要求 2.1形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求编写文字 说明，自形成之日起一个月内向本单位档案部门移交，并办理移交手续。 2.2归档的数码照片、文字说明二者应齐全。文字说明要充分体现时间、 地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。 2.3数码照片收集时应统一将其转换为TIFF、JPEG格式。 2.4拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于 600dpi。 2.5重要的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，归档时应标明互见号， 格式为：全宗号—目录号—光盘号—照片号（标注于纸质照片的文字说 明中）或全宗号—目录号—案卷号—照片号（标注于数码照片的文字说 明中）。
• 3.每张光盘的根目录下应有说明文件、著录文件、数码照 片子目录。
数码照片档案的管理
• 数码照片光盘应具有如下信息组织结构： • 1.说明文件
1.1文件名：README • 1.2文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包
括全宗号、目录号、光盘号、全宗名称、形成时 间、照片张数、套别、制作人、审核人、制作时 间等。 • 1.3文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边 为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。字 符代码应符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的规 定。
数码照片档案的管理
• 四、分类 数码照片采用年度分类法，将数码照片按其形成年度分类。
• 五、排列 一组关系密切的数码照片应排列在一起。
• 六、存储 1.一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体中， 几个归档年度的数码照片不应存储在一盘载体中。
• 2.推荐采用只读光盘作为数码照片的保存载体。禁用软磁 盘作为数码照片长期保存的载体。刻制光盘时应选择“一 次性写入”方式。
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• 2.数码照片光盘目录 数码照片光盘目录应逐张光盘编制，应使用经过档案行政 管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管 理。数码照片光盘目录项目包括全宗号、目录号、光盘号、 题名、起始年月、终止年月、张数、备注。
• 2.1全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。 2.2目录号：全宗内所属目录的编号。 2.3光盘号：按形成时间从“1”开始编制流水号。 2.4题名：全宗名称+“* * * *年”+“的数码照片文件”。 2.5起始年月：光盘内数码照片的最早拍摄年月，用6位阿 拉伯数字表示，如200401。 2.6终止年月：光盘内数码照片的最晚拍摄年月，用6位阿 拉伯数字表示，如200412。 2.7张数：光盘内数码照片文件数。 2.8备注：注释需要补充和说明的情况。
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• 3.数码照片文件目录 数码照片文件目录应逐张照片编制，应使用经过档案行政 管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管 理。数码照片文件目录项目包括全宗号、目录号、光盘号、 照片号、文件题名、责任者、拍摄时间、摄影者、备注。
• 3.1全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。 3.2目录号：全宗内所属目录的编号。 3.3光盘号：按形成时间从“1”开始编制流水号。 3.4照片号：一张光盘保存的数码照片从“1”开始编制照 片号。 3.5文件题名：简明概括的反映数码照片的具体内容，包 括时间、地点、人物、事由、背景等要素。 3.6责任者：形成数码照片单位的全称或通用简称。 3.7拍摄时间：数码照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字表 示，如20040104。 3.8摄影者：数码照片的拍摄人。 3.9备注：注释需要补充和说明的情况。
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• 数码照片光盘信息组织结构（续1)： • 2.著录文件
2.1文件名：DESCRIPT.XML 2.2文件内容：数码照片文件目录的电子版本。该文件应使 用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统形成。 2.3文件格式：XML文件。
• 3.数码照片子目录 3.1目录名：DATA 3.2目录内容：存放归档的数码照片，数码照片名为光盘号+ 照片号，光盘号和照片号应各为四位阿拉伯数字，不足四位 的在前补“0”。如，1号光盘第6张数码照片应命名为 00010006.jpg（数码照相机照片）或00010006.tif（扫描 照片），其中第1—4位为光盘号，第5—8位为照片号。
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• 二、移交接收 • 1.移交、接收检验
数码照片形成部门在移交之前应对归档的载体及 其技术环境进行检验，检验项目包括载体是否清 洁，是否有划痕；数码照片的真实性、完整性和 有效性。合格率应达到100%。
• 2.移交手续 交接双方验收合格后，填写《归档电子文件移交、 接收检验登记表》。登记表一式两份，交接双方 各保存一份。
• 数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、 磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的 静态图像文件。
• 数码照片档案：国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存 价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片、文字说明两部分组成。
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• 七、编目 • 1.数码照片光盘封面
光盘的包装盒上应加贴数码照片光盘封面。封面内容应包括全宗 号、目录号、光盘号、全宗名称、题名、形成时间、照片张数、 套别、制作人、审核人、制作时间等。光盘封面应使用符合档案 要求的书写材料填写。 • 1.1全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。 1.2目录号：全宗内所属目录的编号。 1.3光盘号：按形成时间从“1”开始编制流水号。 1.4全宗名称：立档单位的全称或通用简称。 1.5题名：全宗名称+“* * * *年”+“的数码照片文件”。 1.6形成时间：光盘内数码照片的起始年月和终止年月。 1.7张数：光盘内数码照片文件数。 1.8套别：填写A、B、C。其中A表示封存，B表示利用，C表示异 地保存。 1.9制作人：制作数码照片光盘的人员姓名。 1.10审核人：负责检查数码照片光盘质量的人员姓名。 1.11制作时间：制作数码照片光盘的时间。
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• 一、归档
• 1归档范围 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。 按照数码照片采集渠道可以分为：
• 1.1数码照相机照片：指利用数码照相机拍摄的数码照片。 1.2扫描照片：指利用扫描仪将纸质照片扫描形成的数码照片。
• 2归档要求 2.1形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求编写文字 说明，自形成之日起一个月内向本单位档案部门移交，并办理移交手续。 2.2归档的数码照片、文字说明二者应齐全。文字说明要充分体现时间、 地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。 2.3数码照片收集时应统一将其转换为TIFF、JPEG格式。 2.4拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于 600dpi。 2.5重要的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，归档时应标明互见号， 格式为：全宗号—目录号—光盘号—照片号（标注于纸质照片的文字说 明中）或全宗号—目录号—案卷号—照片号（标注于数码照片的文字说 明中）。
• 3.每张光盘的根目录下应有说明文件、著录文件、数码照 片子目录。
数码照片档案的管理
• 数码照片光盘应具有如下信息组织结构： • 1.说明文件
1.1文件名：README • 1.2文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包
括全宗号、目录号、光盘号、全宗名称、形成时 间、照片张数、套别、制作人、审核人、制作时 间等。 • 1.3文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边 为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。字 符代码应符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的规 定。
数码照片档案的管理
• 四、分类 数码照片采用年度分类法，将数码照片按其形成年度分类。
• 五、排列 一组关系密切的数码照片应排列在一起。
• 六、存储 1.一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体中， 几个归档年度的数码照片不应存储在一盘载体中。
• 2.推荐采用只读光盘作为数码照片的保存载体。禁用软磁 盘作为数码照片长期保存的载体。刻制光盘时应选择“一 次性写入”方式。
数码照片档案的管理
• 2.数码照片光盘目录 数码照片光盘目录应逐张光盘编制，应使用经过档案行政 管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管 理。数码照片光盘目录项目包括全宗号、目录号、光盘号、 题名、起始年月、终止年月、张数、备注。
• 2.1全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。 2.2目录号：全宗内所属目录的编号。 2.3光盘号：按形成时间从“1”开始编制流水号。 2.4题名：全宗名称+“* * * *年”+“的数码照片文件”。 2.5起始年月：光盘内数码照片的最早拍摄年月，用6位阿 拉伯数字表示，如200401。 2.6终止年月：光盘内数码照片的最晚拍摄年月，用6位阿 拉伯数字表示，如200412。 2.7张数：光盘内数码照片文件数。 2.8备注：注释需要补充和说明的情况。
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• 3.数码照片文件目录 数码照片文件目录应逐张照片编制，应使用经过档案行政 管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管 理。数码照片文件目录项目包括全宗号、目录号、光盘号、 照片号、文件题名、责任者、拍摄时间、摄影者、备注。
• 3.1全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。 3.2目录号：全宗内所属目录的编号。 3.3光盘号：按形成时间从“1”开始编制流水号。 3.4照片号：一张光盘保存的数码照片从“1”开始编制照 片号。 3.5文件题名：简明概括的反映数码照片的具体内容，包 括时间、地点、人物、事由、背景等要素。 3.6责任者：形成数码照片单位的全称或通用简称。 3.7拍摄时间：数码照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字表 示，如20040104。 3.8摄影者：数码照片的拍摄人。 3.9备注：注释需要补充和说明的情况。
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• 数码照片光盘信息组织结构（续1)： • 2.著录文件
2.1文件名：DESCRIPT.XML 2.2文件内容：数码照片文件目录的电子版本。该文件应使 用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统形成。 2.3文件格式：XML文件。
• 3.数码照片子目录 3.1目录名：DATA 3.2目录内容：存放归档的数码照片，数码照片名为光盘号+ 照片号，光盘号和照片号应各为四位阿拉伯数字，不足四位 的在前补“0”。如，1号光盘第6张数码照片应命名为 00010006.jpg（数码照相机照片）或00010006.tif（扫描 照片），其中第1—4位为光盘号，第5—8位为照片号。
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• 二、移交接收 • 1.移交、接收检验
数码照片形成部门在移交之前应对归档的载体及 其技术环境进行检验，检验项目包括载体是否清 洁，是否有划痕；数码照片的真实性、完整性和 有效性。合格率应达到100%。
• 2.移交手续 交接双方验收合格后，填写《归档电子文件移交、 接收检验登记表》。登记表一式两份，交接双方 各保存一份。