控制系统的技术与特点

（一）什么是控制？
监视组织的各种活动以保证他们按计划进行并 纠正各种重要偏差的过程。
每个管理者必须做的：制订计划、比较衡量、 纠正偏差
（二）控制的重要性
1、控制是管理职能循环中的重要一环 2、有效的控制是确保计划完成，目标实现的重要 环节 3、有效的控制能够保证授权的效率
管理活动的良性循环
计划
控制 创计新 组织
——
❖个人观察、走动管理 ❖统计报告、图表 ❖口头汇报、会议、谈话、电话 ❖书面汇报
四种信息形式各有优缺点，管理者在控
（2）衡量什么？
这是比如何衡量更关键的一个问题，管 理者衡量什么将会在很大程度上决定员工追 求什么。
对一项工作或活动或对一个人的绩效， 应衡量哪些方面才能够反映真实的绩效情况？ 这是一个复杂的问题。
领导
（三）控制的过程
包括三个步骤——
衡量实际的绩效
将实际的绩效与标准进行比较
采取行动纠正偏差或不适当的标准
这里假定行动的标准是已经存在的，它 来源于计划和目标，能够对实际活动进行 度量。
标准一般从计划中产生，计划必须先于 控制，没有计划就没有控制。
1、衡量 确定实际工作的绩效。
（1）如何衡量？
有四种信息常被管理者用来衡量实际工作 的绩效
❖3、经济性：控制系统是需要投入的。控 制系统同样要讲究成本控制，应尝试使用 能产生Leabharlann Baidu望结果的最少量控制。
❖3、反馈控制 ❖ 问题出现以后，损失已经造成了，“亡羊 补牢”型，但最常用，反馈的优点—— ❖（1）可以衡量计划是否合理
❖（五）控制的焦点
❖ 管理者控制什么？主要集中在以下五个 方面——
❖1、人员
❖ 管理者是通过他人的工作来实现其目标的， 对管理者来讲，使员工按照他所期望的方式 去工作，是非常重要的。在实践中，为达到 这一目的，管理者采取一些控制手段控制员 工行为。 P.483
❖二、控制的技术和方法 ❖（一）作业管理的一般概念 ❖ 1、什么是作业管理 ❖ 2、管理生产率的概念 ❖ 3、制造业和服务业中的管理 ❖ 4、战略性的作业管理 ❖（二）作业计划的制定 ❖（三）作业控制的方法 ❖（四）当前作业管理中的问题
案例分析 1个5分钱和5个1分钱
控制篇 思考练习题
一 控制的基础
❖ 在确定了组织的目标并明确了为实现 目标要进行的活动后，就要进行任务的分 配，人员的组织与配备，并采取措施进行 人员的协调和激励, 但这样也不能保证目标 的实现。
❖ 管理者还必须监控组织的绩效，将实 际的表现与预先设定的目标进行比较，如 果发现了任何显著的偏差，管理者的任务 就是使组织回到正确的轨道上来。
❖5、组织绩效
❖ 为了维持或改进一个组织的整体活动、 绩效或果，管理者应该关心控制。在生产率、 效率、利润、员工士气、产量、适应性、稳 定性、员工旷工率等方面进行控制。
❖ 如何评价一个组织的绩效？一般有下述 三种基本方法——
❖（1）组织目标法
❖ 以组织最终完成其目标的情况来衡量其 效果，而不考虑其实现目标的手段。如利润 最大化，赢得一场比赛。
❖2、财务
❖ 对于费用进行控制。
❖ 企业追求利润，自然要对收支情况进行 控制，尤其是成本控制；
❖3、作业
❖ 对于生产产品或提供服务的过程进行控 制，这在很大程度上决定着组织运行的效率
和效果，即组织的成败。（后面将重点介绍 作业管理）
❖4、信息
❖ 信息对于管理者来讲是非常重要的，管 理者的一切工作都需要信息，信息是组织的 重要资源。控制信息，也就是开发一种管理 信息系统，避免不精确、不完整、过多的或 延迟的信息，而做到能在正确的时间、以正 确的数据、为正确的人提供正确的信息。
例子：P.479
3、采取管理行动 管理者可以从三种行动方案中进行选择。
什么也不做（没有什么问题）
改进实际绩效
修订标准
❖（1）改进实际绩效
❖ 如果偏差由于绩效的不足而产生，应 采取纠正行动。先要弄清偏差如何产生的 ？ 为什么会产生？然后再从产生偏差的地方 开始进行纠正。这是一种正确的纠偏行动。 还有一些管理者常采取救火式纠偏，留下 隐患。
❖ 组织的效果取决于他识别出关键性或 战略性伙伴的能力，以及满足他们对组织 所提出要求的能力。
❖ 这种评价组织绩效的方法比较难，但 对组织非常有意义。
❖（六）有效的控制系统的特性
❖ 有效的控制系统共有的特性——
❖1、准确性：信息准确、数据准确，不准 确会带来混乱。
❖2、适时性（及时性）：及时发现问题隐 患，及时获取信息。
否
修改标准
纠正绩效
❖（四）控制的类型
❖ 控制的手段可以在行动之前，进行之中 或结束之后进行，因此就有了三种控制类型。
❖1、前馈控制 ❖ “防患于未然”，在问题出现之前就采取 一些措施来防止问题的发生。需要及时、准确 的信息和对未来的合理估计。
❖2、同期控制（现场控制） ❖ 在活动进行中的控制，及时纠正问题，避 免重大损失。
❖ 如果管理者将注意力集中在实现最终
（2）系统方法 任何一个组织都是一个系统，可以描述成——
输入
处理转换过程
输出
系统评价方法就是对组织系统中各个方面 的能力进行评价： 获得输入的能力 处理输入的能力 产生输出的能力 维持稳定与平衡的能力
主要考虑的是对组织生存有影响的因素，
❖（3）战略伙伴法
❖ 一个有效的组织能够成功的识别出他 的关键伙伴——顾客、政府部门、金融机 构、证券分析家、新闻媒体等，并获得他 们的支持，从而使组织得以继续生存下去。
对于有明确的数量标准的活动，如营业 额、利润、出勤率等是容易衡量的；
对于没有明确数量标准的活动的结果， 需要管理者去分析，可采取的方式有——
➢将活动分解成能够用目标去衡量的工作；
➢寻求一种主观衡量法。总比没有控制标准
2、比较 通过比较确定实际工作绩效与标准之间
的偏差。在某些活动中，偏差是难免的， 因此确定可接受的偏差范围非常重要。但 如果偏差显著超出这个范围，就应该引起 管理者的重视。
❖（2）修订标准
❖ 标准不一定都是合理的。而且目标还 需要在实现过程中进行调整。
❖ 这时候，工作的偏差可能来自不现实 或不合理的标准，应该注意的是标准，而
总结控制过程
绩效与标准 比较
目标
标准
衡量实际 绩效
标准正被 是 达到吗？
通过
否
差异是可
是
接受的吗？
通过
否
标准是可 接受的吗？
是 识别差异 的原因