如何做好社会组织登记档案的整理与管理

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如何做好社会组织登记档案的整理与管理

作者:李红霞

来源:《决策探索》2012年第06期

社会组织档案是社会团体和民办非企业单位筹备、成立、变更登记及活动的历史记录,是社会组织工作的重要查考依据,同时也是民政部门档案的一个重要组成部分。近年来,随着我国经济的不断发展,各类社会团体大批涌现,在各行各业发挥着重要的作用。社会组织的繁荣发展,使得社会组织档案登记管理工作量不断增大,工作难度随之加大,同时重要性也得到了一定提高。为此,2010年,民政部和国家档案局联合出台了《社会组织登记档案管理办法》,用以指导各地民政部门搞好社会组织登记档案的整理和管理工作。笔者现结合长期的社会组织登记档案管理工作实践,谈谈如何搞好社会组织档案的整理和管理工作。

一、社会组织登记档案的涵义

社会组织档案是指县级以上人民政府民政部门在依法为社会团体及其分支(代表)机构,基金会及其分支(代表)机构,境外基金会代表机构以及民办非企业单位办理申请筹备成立、成(设)立登记、变更登记、注销登记、备案、章程核准、年度检查和行政处罚等工作中形成的具有查考、利用价值的各种文件材料。社会组织登记档案管理工作由县级以上人民政府民政部门分级负责。

二、社会组织登记档案的分类和整理

(一)社会组织登记档案的分类

社会组织登记档案按其来源可分三类:社会团体类、民办非企业单位类和基金会类。其中基金会类又可分为基金会类和境外基金会代表机构类两种。根据其性质的不同,各类社会组织有不同的文件材料归档范围。

(二)各类社会组织登记档案的归档范围

1.社会团体登记文件材料归档范围:筹备成立文件材料;成立登记文件资料;设立分支(代表)机构登记文件材料;变更名称登记文件材料;变更法定代表人登记文件材料;变更业务主管单位登记文件材料;变更住所登记文件材料;变更活动资金文件材料;变更业务范围文件材料;分支(代表)机构变更文件材料;社会团体及其分支(代表)机构备案文件材料;章程修订及其核准文件材料;年检文件材料;注销登记文件材料;分支(代表)机构注销登记文件材料;行政处罚文件材料。

2.民办非企业单位登记文件材料归档范围:成立登记文件材料;变更名称登记文件材料;变更法定代表人登记文件材料;变更业务主管单位登记文件材料;变更住所登记文件材料;变

更开办资金登记文件材料;变更业务范围登记文件材料;备案材料;章程或合伙协议修订及其核准文件材料;年检文件材料;注销登记文件材料;行政处罚文件材料。

3.基金会登记文件材料归档范围:设立登记文件材料;设立分支(代表)机构文件材料;变更名称登记文件材料;变更法定代表人登记文件材料;变更业务主管单位登记文件材料;变更类型登记文件材料;变更住所文件材料;变更原始基金数额文件材料;变更公益活动的业务范围文件材料;分支(代表)机构变更文件材料;备案文件材料;章程修订及其核准文件材料;年检文件材料;注销登记文件材料;分支(代表)机构注销登记文件材料;行政处罚文件材料。

4.境外基金会代表机构登记文件材料归档范围:设立登记文件材料;变更名称文件材料;变更负责人文件材料;变更业务主管单位文件材料;变更住所文件材料;变更业务范围文件材料;备案文件材料;年检文件材料;注销登记文件材料;行政处罚文件材料。

(三)社会组织登记档案的整理

一是社会组织登记档案按照一个组织一档的原则进行整理。归档材料以“件”为单位,一般以一份文件为一件,正文与附件为一件,请示与批复为一件,一次上报的多份表格,每份表格可为一件。二是一个社会组织的所有文件按照时间顺序在档案盒内排列。三是不同社会组织的登记档案按照社会组织登记号的顺序排列。

三、社会组织登记档案的管理

(一)领导重视,提高硬件设施标准

领导重视是搞好社会组织登记档案管理的前提,必要的保管硬件设施是搞好社会组织登记档案管理的保证。对于档案管理者争取领导的重视很有必要,只有领导重视了,才有可能争取更多的资金投入,配备必要的档案保管装备,设置防火、防盗、防渍、防有害生物等安全设施,以确保档案的安全。

(二)加快社会组织登记档案管理信息化进程

由于社会信息化的快速发展,电子计算机已全面进入政府办公的全过程,无纸化办公也已成为新的潮流。在此过程中形成的电子文档,更有利于查询和保管,将逐步成为与纸质文档同样重要的档案内容。因此,必须加快社会登记档案管理的信息化进程,才能适应这种发展和进步,从而保证社会组织登记档案的管理不落后于社会的发展。

(三)搞好社会组织登记档案的利用工作

搞好社会组织登记档案的利用也是社会组织登记档案管理的一项重要工作。由于社会组织登记档案的特殊性,对其利用需严格按照有关规定进行。对于需要利用的单位和个人,需提供规定要求的单位介绍信或者个人身份证明。对于涉密档案,需按保密程序审批。

(作者单位:河南省民政厅档案室)

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