现场审核及报告ppt课件

客观证据的收集
b）注意事项： — 客观证据不要过滥，防止湮没真正需要 的信息； — 客观证据必须是有效的，可采信的； — 注意核查证据的真实性，排除不真实的 信息； — 注意核查证据之间的相关性和一致性； — 收集能确定审核目标的客观证据； — 只有经过验证的客观证据才能作为审核 证据。
审核技巧
–从合同查到产品出厂 –从文件管理部门查到具体的文件有效性 –从不合格产生，查到纠正措施
逆向审核
• 从过程的终端查到过程的始端 • 例如：
–从几件计量检测设备查到计量检测设备的管理 –从几种原材料的标识查到进货检验与试验及采
购控制 –从设计输出查到设计输计输入
顺向和逆向审核灵活应用
• 实际的审核往往是”顺向”和”逆向”组合 • 实际的审核往往是按部门审核和按要素审核组合 • 制定审核计划时，应用按部门或按要素展开审核的
策略 • 确定抽样方式时，应用”顺向”或”逆向”的审核
策略
现场检查
控制审核计划
组
长
审
控制审核进度
控
核
制
过wenku.baidu.com
控制审核气氛
审
程
核
控
控制客观性
全
制
控制纪律
过 程
控制审核结果
• 所有的审核观察结果都应形成文件，在所有的工 作都被审核之后，审核组应评审所有的观察结果， 以确定哪些要作为不合格项提出报告。
• 审核组应确保这些报告的内容清晰、准确地形成 文件，并且有证据支持。应按审核所依据的标准 或其他有关文件中相应条款的要求指出不合格项。
a）概念：对审核发现的相关信息做进一步的追溯、分析和确定。 b）常用方法：
— 比较不同层次和职能人员的交谈结果； — 比较交谈结果与文件规定或记载是否符合； — 比较交谈结果与现场观察的结果； — 比较不同层次或不同类别的文件和记录； — 现场操作或演示。 c）作用： — 验证各种结果一致性。一致性越高，体系越成熟； — 验证审核发现可靠性。重点问题多角度观察； — 发现审核结果相关性。 — 导致审核活动的深入和产生追溯性。 d）验证的基本思路： — 有没有：重点落实客观事实是否存在； — 做没做：重点落实是否按文件或其他规定做； — 好不好：重点验证实施结果的实际效果是否达到规定要求。
• 抵触型：不欢迎任何批评，轻视审核员的意见，不与 审核员合作
——应对技巧：保持冷静、坚持审核，对查到的问题做清楚 耐心的说明。
• “掩盖型”：尽可能少说话，少回答问题，即便回答 问题也兜个圈子，力图使审核员少了解真实情况。
审核记录
a）作用： — 作为编制不符合项报告和审核报告的依据； — 作为备忘、核实的依据； — 作为查阅、追溯的依据。
b）要求： — 真实、完整、准确、清晰、简明； — 不符合项记录应具体、详实：如文件名称、产 品批号、标识、设备、记录和合同编号、陈述 人职务、岗位等； —及时：当场记录，避免事后回忆。
提开放性 询问
观察 察其反应
问题
查
看
查找证据 记录
听
验证
执行程序 & 记录
观察、提问、聆听、验证、客观证据的收集、审核记录
提问技巧
提问时应自然、和蔼、耐心、礼貌，切忌死板、 生硬，增加被审方的心理压力。 1.多提开放式问题
请出示... 2.配合适当的封闭性问题:有没有、是不是？ 3.澄清式提问:你是这样做的吗? 4.避免被审核者有被审问的感受。
现场审核和审核报告
ISO19011 idt GB/T 19011
第一节 首次会议
----审核组长主持 ——审核组全体成员和受审核方的代表参会 ----按时、简短、明了，一般30分钟左右 ----通常，与会人员需签到，审核组保留签到
和会议记录 ----气氛融洽、坦率、透明和正规
首次会议的目的
----确认审核计划 ----简介实施审核活动的方法和程序 ----确认审核中的沟通渠道 ----向受审核方提供询问的机会
聆听
a）作用：创造融洽的气氛，获取有价值的信息，有 助于得出客观的审核发现。
b）要求： — 保持平等、真诚的态度，认真地听取情况； — 有耐心，及时作出成熟、职业的反应； — 注意正面理解，鼓励发言； — 善于排除干扰，引入主题。
c）注意事项： — 少讲多听，不怕沉默； — 多提开放式问题。
信息的验证
息
到
审核证据
得
出 审
对照审核准则进行评价
核
结
审核发现
论
的
评审
过
程
审核结论
客观证据的收集
a）收集客观证据的方式： — 与受审核方人员面谈； — 评审文件与记录； — 现场观察与核对； — 与实际活动及结果的验证； — 各类数据的汇总分析； — 小型座谈会； — 来自顾客、外审和供方的评价； — 相关抽样方案的水平，以及抽样过程的控制等
审核小贴示
审核困境/对应
实际审核中，会遇到各种各样的人，由 于这些人对审核持有不同的看法，所以会产 生不同的态度。审核员在审核工作中可能会 遇到以下的情况：
一些典型情况的应对技巧
• 没问题型：这种人试图使审核员产生“优秀”的看法 只给你看好的一面，对差的地方搪塞了事。
——应对技巧：坚持全面审核，听好的，也要听差的，看好 的，也要看差的。
现场检查
审核员应随机抽取样本
要相信样本 现
场 检
不要完全脱离检查表
查 注
要透过问题现象寻找客观证据
意
当发现不合格时，要追查到必要深度
事
项
与被审核方负责人共同确认事实
始终保持客观、公正和礼貌
现场检查
审 核 路 线 和 方 法
顺向追踪 逆向追溯 按部门审核 按要求审核
顺向审核
• 从过程的始端查到过程的终端 • 例如：
审核小贴示
随手记笔记
审核人员应该养成随手记笔记的习惯， 将发现问题的事实详细记录下来，不可凭记 忆或通过反复要求被审核方提供文件来写审 核报告。
审核小贴示
报告能力
报告书写能力也是审核人员应该具有的 主要能力之一。报告包括审核报告和总结报 告。审核报告必须是简洁摘要审核人员在审 核部门发现的不符合事项的事实，并且这些 事实应该经过被审核部门的确认。
首次会议——要求
• 准时，简短，明了，不超过半小时； • 获得受审核方的理解与支持； • 由审核组长主持会议。
首次会议——参加人员
• 审核组全体人员； • 高层管理者（必要时）； • 受审核部门代表及主要工作人员； • 管理者代表； • 陪同人员。
第二节 收集信息获得审核证据
从
收
信息源
集
信
通过适当抽样收集