事务处理流程图

事务处理流程图
6·1 概述
6·1·1 事务与事务处理
1．事务处理与事务处理系统
事务：事务是具有特定目标的任务，它通常联系企事业单位中的管理工作。

事务可大同小，但必须具有"将定目标"。

例如，库房管理中的"入库"是一个事务，其目标就是记录检验过的货物已进入仓库成为库存。

这样的特定目标应该是明确的，表达应该是简洁的。

事务处理；事务处理是完成事务的动作。

因此事务处理应服务于该事务的"特定目标"。

它说明怎样完成"特定目标"所规定的一系列要求。

例如，"入库"事务处理应完成：①登记进入仓库的货物（名称、规格、单价、数量、产地等）及位置（仓位）；②由于库存增加而修改库房占用流动资金的数额；③计算库存是否超限等。

事务处理系统：事务处理系统为一组事务处理的有机组合，它具有下述特点：
（１）系统性和特定的系统目标。

（2）所含一组事务，正好能覆盖系统目标。

（3）每个事务既有一定独立性，相互间又有一定联系，这种联系是通过数据进行的。

例如，将库房管理作为一个事务处理系统。

它包括入库、出库、库存查询与分析三个事务。

（１）其系统地反映在三个事务按一定关系形成一个整体，并具有特定的目标：对货物出、入库进行管理，并对库存进行有效分析。

（2）所列三个事务正好覆盖系统目标。

（３）库、出库、库存查询与分析都具有一定独立性，相互间又有一定联系。

2．事务处理对象
事务处理的对象是信息，信息是赋予约定意义的数据。

数据位于现代事务处理的中心现代化的管理以数据为依据。

所有事务处理都可以看作是在一组数据集上的操作。

这里所述数据不仅是数，还包括字符、图形、语言文字，诸如姓名、颜色、真假一类的概也都可作为数据被处理，甚至报表、文件、台帐、各种凭证、电报、传真等也可作为数据被处
理。

数据是事等处理的依据，也是事务处理的结果。

例如，入库事务，处理对象有入库单（凭证）、
日或月入库文件、库存文件（台帐）。

3．事务处理流程与数据流程
事务处理流程与数据流程有紧密的联系，事务处理流程是事务（或事务分解的一组动作）之间相互关系及处理的先后次序的表示。

如前所述，数据是事务的处理依据，也是事务的处理结果。

一个电务使用一些数据，经处理产生另一些数据．所产生的数据与另外一些数据又为另一个事务所使用，并产生另一些数据。

这样，一些数据经处理成新的数据，它们再经处理又形成另一些数据，这就形成数据流程。

处理流程侧重于处理功能的描述，数据流程侧重于数据流动与演变的描述。

数据流程中的会合点或演变点即是处理节点。

因此，事务处理流程与数据流程应该是一致的。

例如，图6．1是库房管理的流程图，其中矩形框是处理节点，其它均为数据。

6．1．2 事务处理模型
事务处理或事务处理系统在客观世界中大量存在。

但是计算机化的事务处理系统并不是实际系统的翻版。

在设计一个计算机事务处理系统时，应对实际系统进行抽象，即通过如下步骤定义事务处理模型。

1．抽象与定义信息
信息是人们对客观世界认识的结果。

人们自觉或不自觉地认不间断地接受信息、消化处理信息，并发送新的信息。

而应用计算机技术接受、处理、发送信息时，首先应从客观世界抽象信息，并予以定义。

一般生产单位处理的信息，主要涉及人、财、物三个方面。

所有信息都是这三方面客观存在的映射，它们反映了人、财、物三方面的变化，相互差异与关系。

因此，这些单位的信息抽象与定义，应从人、财、物的客观存在与活动出发。

2．描述信息流，定义信息网络
通常都说企业中存在四条流：人流、物流、资金流和信息流。

实际上，信息流是另外三条流客观存在与活动的映射。

例如，物流反映了从原材料入库到产品销售的流程，有入库、出库、加工、在制品、装配、产品、销售等环节。

与物流相对应的信息流以凭证、台账、报表等形式进行流动。

反映物流的状况，有入库单、领料单、库存台账、加工进度、加工工时消耗、加工质量、加工设备与能源情况、在制品库存情况、产品库存情况等信息。

管理人员是通过信息流来了解与控制物流的。

因此，信息流的完备与流畅程度反映了一个企业的管理水平，也是设计事务处理系统的重要基础工作。

信息是应充分利用的一种重要资源，信息流应能使各层次管理人员满足关于信息的需求，因而信息流的描述是事务处理设计中十分重要的一部分。

企事业单位的管理通常分三个层次：决策层）管理层，操作层。

各条信息流及各信息流的纵横关系形成一个信息网络。

不同层次管理人员关于信息的需求不同，决策层高层管理人员需要宏观的信息，以便进行辅助决策或规划；管理层的中层管理人员应对各专业信息进行详细操作；操作层的有关人员则是采集信息并进行录入与初加工，因此这样的信息网络呈立体形（如图6．2）。

信息从操作层采集初加工后送到管理层；管理层对信息进行专业加工，汇总成宏观信息传送到决策层。

不同层次的管理人员利用相应网络上的信息进行操作，通过信息网络了解单位的活动与环境，又反过来通过信息网络控制单位的活动，使单位的各种活动都处于最佳状态。

3．研究信息演变规则，规划事务处理任务.
所谓信息流并不是信息单纯的物理移动，它包括了信息从产生到归宿过程中一系列演变的过程。

所谓"演变"包含两重含义：
（1）一组信息经会合成为另一组信息（其中不排斥某些信息从前一组延伸到下一组的情形）。

（2）一组信息引发产生另一组新的信息。

信息的演变与信息属性有关。

从信息资源生命周期看，事务处理的信息有四类：
计划类，描述有关计划的信息。

业务类，执行计划时产生的各种信息。

状态类，描述执行计划过程中特定断点状态的信息。

分析类，描述执行计划的结果及有关趋势的信息。

信息的演变就是这四类信息周期性地进行变化。

即首先有计划类信息；由计划引出业务类信息；又由于业务，随之产生状态类信息；对状态进行分析，得到分析类信息；分析类信息反过来又影响并产生新的计划类信息，使之进入下一个周期。

整个演变过程可称之PTSA循环。

其中P（Plan）表示计划类信息，T（Transaction）表示业务类信息，S（State）表示状态类信息，A（Analysis）表示分析类信息。

PTSA循环每完成一个周期，便产生新的信息，并进入下一个周期，形成了信息的流动。

客观上反映了管理活动的推进，这种活动可由图6．3表示。

引进PTSA循环目的是揭示事务处理中信息演变的规则，以便掌握信息处理的规律。

4．信息的存储原则
信息的存储应考虑到避免冗余及适应事务处理的变化这两方面。

避免冗余，并不是键厅一切冗余，有时为了提高处理效率允许部分冗余适应事务处理的变化，就是充分利用数据库技术，进行信息储存设计。

即数据库结构的设计不是手工处理的翻版，而应建立在数据库理论之上。

5．定义事务处理模型
根据上述抽象与定义的信息网络和数据库布局与结构的考虑，说明有哪些加工、处理、变换的节点及这些节点的操作规范，从而定义了一个事务处理模型。

一个模型应包括：信息网络的结构与存储的规格说明，所包含的功能节点及功能的操作规格说明等。

在下面6．3节中将结合实例予以具体分析。

6.2 事务处理流程
6.2.1 例析
[例6.1]1990年度高级程序员级（下午）试题二。

阅读下列说明和流程图，回答问题1至问题3，把解答填入答卷的对应栏内。

[说明]
某毛纺厂生产500种毛料商品，这些商品送到300个销售点销售。

销售点应在收到商品后的规定时间内把货款汇给毛纺厂。

流程图6.4描述了该厂发货、收款、催款的处理过程。

其中商品文件和销售点文件的记录格式如下：
商品文件
销售点文件
发货单的格式如下
:收款单的格式如下:
处理1-处理3把当天的发货单合并到发货文件。

处理4-处理6把当一的收款单合并到收款文件。

每天在处理3和处理5做过之后，由处理7在发货文件夹中当
天已收款的记录上，加上已收款标记，处理8在月末执行一次，它有三个功能：①汇总输出本月发货清单;②删除发货文件中已收款的所有记录,形成一个新的发货文件,作为下月初处理时的初始文件;③产生催款通知单,以便对对联些一个月以前已发货但至今仍未收到货款的销售催款。

处理9也每月末执行一次，除输出本月收款报告外，还删除收款文件中的所有记录。

现假定不会有完全相同的发货单。

[问题1]指出流程图6.4中应在哪几个处理框中检杳发货单和收款单的错误,并分别指出它们各能指出什么错误。

[问题2]如果把流程图6.4中从日收款分类文件到处理7的连线改成从日收款文件到处理7的边线,则有什么缺点,理由是什么?
[问题3]如果把流程图6.4中从日收款分类文件到处理7的连线改成从收款文件到处理7的连线,则有什么缺点,理由是什么?
该题描述了销售管理中的三个"事务"。

发货与收款这两个事务是单独处理的，另外还有一平衡处理事务。

在发货事务中，处理的依据是：发货单、销售点文件、商品文件。

处理的要求是：货物发出要正确；发出货物要有记录。

于是反映在流程图上"处理1"，应检查上发货单是否正确，这是试题中问题1要求的。

检查发货单是否正确是与发货单格式有关。

检查上面五个项目是否合法以及金额与数量是否一致（单价×数量=金额）。

经处理1检查发货单正确后，输出日发货文件，以记录发货情况。

由处理1产生的"日发货文件"是按时间顺序的流水账，这对收款结算是不方便的。

于是将它按销售点代号分类，这由处理2完成，目的是为了提高处理效率。

由于货款不是当日付清，于是应有总的发货文件，以便对应付款结算。

故处理3合并日发货分类文件到发货文件中去。

显然，发货文件是经过分类的，并且该文件应是常存的。

而日发货文件与日发货分类文件都是临时的。

同样，收款事务处理的依据是：收款单、商品文件与销售点文件。

处理要求是：检查收款单的正确性与汇总日收款分类文件及收款文件，以入每月报收款报告。

其中处理4应检查收款单的正确性，检查方法是参照收款单格式检查前面五项合法性与正确性。

其分类与合并的目的是：分类是为效率，合并是为月报。

平衡发货与收款的处理由处理7及处理8完成。

处理7完成发货文件上登录"已收款"标记，作已收款标记的条件是：发货文件与日收款分类文件上销售点代号、商品代号、商品发出日期、数量与金额应该一致。

显然，这里应检查：重复付款、找不到相应发货记录、商品数量与金额方面不一致等错误。

由于发货与收款两个事务是分别处理的，最后进行汇总平衡，两者会合点如倾听设置，原题在处理7。

即处理7的处理依据是：发货文件与日收款分类文件。

会合点能不能变化，可以有几种会合方式：
（1）日发货分类文件与收款文件会合。

因为发货在先，收款在后，因此不能这样会合。

（2）发货文件与收款文件会合。

这样做有两方面缺点：一是处理7每天执行一次，收款文件由于包含已处理过的收款记录，因而降低了处理7的效率，增加不必要的开销。

二是若处理7每月执行一次，就不可能及时纠正当天收款单的错误。

这个会合也不合适。

（3）发货文件与日收款文件会合。

由于日收款文件没有分类，也将影响处理7的速度。

因此试题中将发货文件与日收款分类文件会合是合适的。

上述（1）（2）（3）回答了试题中问题2与3。

6.2.2 事务处理流程式要点
1．1987年-1995年试题综述
1987年到1995年有关事务处理流程的试题共17题。

其中：销售管理方面的题4例；生产管理方面的题3例；电信计费方面的题2例；经济信息统计方面题2例，文件合并题2例（实为1题）；库房、工资、考务、图书编目的题各1例。

表6.1 历年试题涉及问题表
在这17例的题中，提出的问题主要可分为：
（a）完善处理流程，或指出处理内容，或指出处理结果。

（b）指出流程图中错误，或为避免错误应在某处添加某处理项目。

（c）为某目的需改哪些处理，或改变处理会引起什么后果。

（d）指出错误清单内容。

（e）文件的记录应包含哪些内容。

（f）处理需什么样文件，或文件有什么特征，或引入某文件有什么好处。

（g）文件怎样分类，或指出关键字。

（h）某处理的频度。

（i）输入数据的格式。

（j）题意中的分类有何好处。

（k）为某目的适当修改文件的记录内容。

（1）指出图中数据流名，或指出哪些位置数据可增加或删去。

从上表可以看出，提出问题最多的是（e）即关于文件记录的内容。

其次是文件的分类排序（g），再次是当处理改变或某目的应改哪些处理的（c），及完善处理（a）。

从趋势来看，，事务处理从简单的分类、合并、统计等处理发展为数据流分析与文件的关系，即逐步向系统发展，亦即逐步由文件系统的内容向数据库系统的内容发展。

2．事务处理流程要点
事务处理流程图一般由若干处理与若干数据组成，在评估流程式图并回答试题总是问题时，应该注意下述一些问题。

从"处理"的角度来说，必须注意：
（1）每个事务处理均有一个特定目标，这一目标往往都是文字说明的。

与此对应的处理应能覆盖所设定的目标。

例如，前述1990年度高级程序员下午试题二的目标是发货、收款、催款。

其中处理1、4、7、8覆盖了问题的上目标。

因此，对于说明处理要求，都应从问题目标进行考虑。

（2）除覆盖问题目标的处理外，还有两类处理应予考虑：一是为了处理的正确性，设计一些处理框，以检查输入数据的数据项及数据的值域；另一种是检查数据会合时数据的一致性。

例如1990年度高级程序员下午试题二中，处理1、4
分别检查发货单、收款单的正确性；而处理7检查发货文件与日收款分类文件中相关数据的一致性。

二是为了处理的效率，如速度、次数、减少处设防问等而引进了一些处理。

（3）在一个流程式图内，在一条流程上的各个处理不能有功能上的重复。

如有重复，不是有错，就是流程还可优化。

（4）每个处理总有处理的依据--使用数据，以及处理结果--产生数据。

例如，1990年度高级程序员下午试题二中，处理1是发货处理，其依据发货单是显见的，但还需商品文件，这是为了能查出发货单中商品是否为所储商品，该商品是否满足该单发出；另一方面，还需要考虑发货对象，即是否注册的销售点。

因此还需销售点文件。

而作为处理1产生的数据，是日发货文件。

使用或者产生数据与处理相互匹配是十分重要的。

从数据的角度来说，必须注意：
（1）注意流程图最初的输入数据与最终输出数据，考虑从输入到输出之间数据演变的情况。

例如，1990年度高级程序员下午试题二，最初；输入为发货单、收款单、输出为月发货报告、月收款报告及催款通知单。

从输入到输出数据演变，由于发货与收款单独处理，于是数据演变为：发货单-发货文件-月发货报告；收款单-收款文件-月收款报告；收款单--收款文件--月收款报告；而发货文件与收款文件会合有催款通知单。

根据数据的演变与流程，关于从输入到输出应有哪些数据就比较清楚了，其作用也可以从演变方面了解。

（2）考虑数据流程中，哪些数据应作为文件形式出现，哪些是中间使作的临时数据。

在数据演变中，一些数据经多个"处理"加工后得到结果，每加一次就产生一个新数据，对这些数据分析，就能得出各数据的存储要求。

（3）对数据按问题要求设计数据结构。

输入/输出数据的结构与问题有关，而中间数据的结构除与输入/输出数据有关外，还与处理有关。

例如，上述举例的试题，仅考虑发货、收款、催款，并没有考虑发货时工厂有没有这些商品库存，也没有考虑销售点的能力，是否可发这些货。

因此，在商品文件中并不标记库存，在销售点文件中并不标记最大销售量。

发货文件虽然类似发货单的格式，但考虑支该笔发货有没有付款，故结构上还应增加一数据项，以表示付款与否。

（4）为减少数据冗余，保证数据一致性，数据文件设计中应考虑关系，亦即各种文件的记录之间的联系。

6.3 事务处理流程图设计举例
6.3.1流程图设计较
每个企业按人、财、物的信息资源，可划分为若干系统任务，每个任务对某种信息资源进行管理。

虽然不同任务管理的对象与管理的模式不同，但其流程图设计原理是一样的。

本节以物资供应这一任务为例设计相应的流程图。

1．决策层管理人员对于物资供应信息的需求
决策层管理人员关于物资历供应的目标是：保证生产、压缩资金占用。

决策层管理人员控制物资供应活动，必须掌握物资借供应的四类周期性变化验的信息，他们的需求可见表面6.2
以上信息，应成为物资供应流程的输出或所能访问的文件。

2．物资历供应流程图
物资供应的目标是保证生产、压缩资金占用，这就是说，物资供应应根据企业生产经营的计划，按时提供必要的物资，但又不能扩大库存，以压缩资金占用，按照对信息资源管理的周期：产生一获取一服务一归宿来考虑供应的事务。

这些事务应能覆盖物资供应的目标。

表6.3列出了为这一层分解出的6个任务。

计划管理是将企业生产经营计划转化为物资供应的有关计划；合同管理便落实这些计划，获取所需物资；获得物资后便有保管，另外考察是否满足生产需要，应有仓库管理及齐套管理；最后统计分析以了解物资消耗、利用情况、资金占用情况；计划价格管理是由于原材料价格波动而通常设计的。

还可有一些事务，但它们是次要的，或由于计算机化管理而成为不必要的。

对于上述6个事务，每个事务的目标分别为：
计划管理：根据企业生产计划与资金情况，编制物资供应计划、物资储备计划以及采购计划、用款计划。

合同管理：根据计划，采购落实合同，对合同有效管理，跟踪物资在途、入库情况，进行合同统计，并对退货、理赔作出报告。

仓库管理：有效管理材料入库、出库以及物资存放，并对库存进行有关分析统计。

齐套管理：按生产计划及工作令，保证生产氙需用资，对材料缺料作出局快速反应。

统计分析：进行常规统计分析工作（如物耗、利用率、资金周转周期、材料质量等）。

计划价格管理：编制内部计划价格。

为达到上述目的，可对每个事务再分解成若干功能，要求每组功能可覆盖相应事务的目标。

每个功能将对应流程式图上一节点。

表6.4为事务分解表。

每个功能的目标是明显的。

为完成功能的目标，必须分析该功能的处理依据及处理结果。

处理依据即该功能的输入，就是使用数据类。

处理结果即功能的输出，就是产生数据类。

每个功能都可以看成将输入转换为输出的变换。

所谓流程图就是这一系列变换的动态描述。

为便于分析/综合，将每个功能使用与产生的数据类列表，即所谓"功能-数据类"表（表6.5）,由该表可以方便地描述有关的流程式图。

表6.5 物资供应的"功能-数据类"表
其中，每个功能将"使用数据类"作为依据，经过处理后形成"产生数据类"。

使用数据类有的其它任务传递而来，而产生数据类，又向其它任务进行传达室递。

3．物资供应有关的数据类词典（表6.6）
表6.6 数据类词典(物供)
使用物资供应以外任务的数据类称为"相关外部数据类"，表6.7表示这些数据类。

4．流程图
物资供应的流程图可从表6.5产生。

每个功能即为一个得理框，使用数据类与产生数据类就是其输入与输出。

按表即可得物资供应流程式图6.5(a)至图6.5(e)。

5．数据结构描述
物供计划文件：物资编号、型号规格、牌号、名称、技术参数、计量单位、计划单价、任务代号、全年产量、定额数、全年需用量，1-12月份每月需用量、计划员名、物供计划编号。

物供计划通常按生产任务、分解全年产品产量对物资的需求量、并落实计划员执行。

物供计划执行文件：物供计划编号、完成量、在途量、欠交量、登记日期。

物供计划执行表明物资供应进展情况。

通常合同与入库是表示进展的依据。

储备计划文件：物资编号、型合规格、牌号、名称、技术参数、计量单位、计划单价、上年消耗量、全年需用量、上半年需用量、周转储备量、计划库存量、计划员名、储备计划纺号。

储备计划执行表明物资储备进展。

采购计划文件：物资编号、（物供或储备）度划编号、计划南需用量、尚需采购量、1-12月份计划需用量与尚需采购量、采购人员名、合同已订数、入库数、在途数、定点厂、采购计划编号。

按计划分解采购计划。

采购执行文件：采购计划编号、合同编号、合同数量、采购员名、预付款数。

使用该文件考核计划的执行比用合同文件方便，故设此文件。

使用该文件考核计划的执行比用合同文件方便，故设此文件。

用款计划文件：物资编号、采购计划编号、计划用款数、实际用款数、1-12月份计划用款数。

按采购计划制订用款计划。

用款台账文件：物资编号、合同编号、用款资金（合计、预付款、托收付款、支票付款、凭证编号）、发票号码、经手人、备注。

跟踪用款情形。

合同或合同文件：合同编号、物资编号、型号规格、牌号、名称、技术参数、计量单位、单价、原合同号码、签约日期、供方名称、供方代表、供方地址、供方账户、邮政、电挂、电传、电话、计划员名、合同金额、订货量及进度（合计：1-12月各月交货数）、更改标志、交货标志、运输方式、结算方式；更改后型号规格、更改后单价、更改后订货量及进度（合计：1-12月各月交货数）、备注。

6．登记合同的基本要素
合同执行文件：合同编号、货单编号、发货量、实收量、入库量、不合格品量、检验单号、登记日期。

跟踪合同执行情况。

（日）货单文件与货单文件：货单编号、日期、物资编号、型号规格、单价、数量、合同编号、合同数、托运方式、托运日期、，发货人、备注、原货单号码。

登录货单，没有合同的货单通常符合采购计划，则在备注中说明。

（日）入库文件与入库文件：日期、物资编号、型号规格、单价、入库数量、合同编号、检验单号。

记录入库物资，若干数据元素同货单文件。

库存文件：物资编号、型号规格、牌号、名称、技术参数、计量单位、计划单位、任务代号、库存量、最高库存量、最低库存量、有效期、仓位。

记录物资在仓库中数量、使用目的、位置、有效期等要素。

（日）入库文件与出库文件夹：日期、物资编号、型号规格、出库数量、计划单价、任务代号、领用单位、领用代号、领用人。

表明物资流向，。

便于统计物资消耗、资金流动竺情况。