供电企业档案精益化管理模式初探

供电企业档案精益化管理模式初探

发表时间：2016-12-14T14:29:55.093Z 来源：《电力设备》2016年第19期作者：植成铭

[导读] 自南方电网公司成立以来，清远供电局档案工作随着管理年、创先工作等管理体制改革的深入。（清远供电局 511515）

摘要：自南方电网公司成立以来，清远供电局档案工作随着管理年、创先工作等管理体制改革的深入，以及南方电网办公厅“一体化、创先进”优秀办公室工作的推进，档案的制度、流程、指导书越来越明晰，执行也越来越规范。但地市供电企业在档案管理创新方面仍有许多可提升的空间,本文作者针对目前供电企业档案管理中存在的不足进行分析,并提出一些创新方式方法,以供参考。

关键词：供电企业；档案管理；创新；

一、供电企业档案管理的重要性

电力档案是电力企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件;是电力工业历史发展的真实记录;也是供电企业成长历程的真实写照,在企业生产经营中发挥着重要的作用，具有信息量大、门类众多、涉及范围广的特点。近年来，随着电网建设的迅猛发展,以及农网改造工程的不断深入，县级供电企业的在建和准备建设项目数量急剧增长，电力档案的信息内容也越加丰富起来，这就更加要求电力企业在充分认识档案管理重要性的基础上，运用现代化的管理理念和手段,实现档案管理现代化、档案信息数字化、档案利用网络化。开展企业档案“精益化”管理，不断夯实企业档案工作基础、拓展档案工作新领域，对于电力企业的新一轮科学发展具有重要的现实意义和长远影响。

二、供电企业档案管理现状

自从南方电网公司成立以来，清远供电局档案工作随着管理年、创先工作等管理体制改革的深入，南方电网办公厅“一体化、创先进”优秀办公室工作的推进，档案的制度、流程、指导书越来越明晰，执行也越来越规范。

总体来说清远供电局企业档案工作已经取得了一定的成绩，但要实现企业档案“集约化管理、科学化管控、精益化运作”仍有一些可提升的地方。总的来说有以下五点：

一是档案制度执行不到位。这其中,既有县区供电局档案人员队伍素质参差不齐的因素，也有实际工作与档案制度建设之间的差距因素。例如：大修技改档案、法律案卷档案、配网档案等。

二是档案信息化平台功能较为单一，不能满足未来数字化档案的需求。部分档案资料虽然实现了电子化网络化管理，但是依然无法满足人们对于档案信息查询的需求。比如，运用手机上网进行档案信息资料查询，以快速地获得所需要的信息等等，都是亟待解决的问题。此外，当前档案模块集成到OA信息系统中，成为众多集成功能中的其中一个，仅能满足经常使用的几个档案收集、整理、归档要求，对于新的档案门类、档案开发利用、档案门户等功能要求难以满足，成为现阶段档案信息化的短板。

三是档案操作不同步。新老员工之间，分子公司之间对于操作的理解、操作方式、方法还有较大的差别，受限于新老专兼职档案员档案整理经验积累不一致，缺少统一的交流平台导致的，导致档案整理耗时过多、重复整理的现象发生；

四是档案上架质量好坏不一。档案整理质量受档案用品质量、打印机质量、温湿度的影响导致档案质量不稳定，时间长会导致档案变形、脱胶等后果发生。

五是过程量化不够。各门类档案移交完成情况没有实时监控，档案整理过程没有动态管理、档案用品没有规划性使用，导致移交效率过低、整理步骤不衔接、部分档案用品堆积过多或者短缺等现象发生。

三、供电企业档案“精益化”管理模式建议。

供电企业的档案管理事业在不断地发展，要求档案管理观念要创新、信息化管理设备要升级、档案管理人员综合素质要提高。这就意味着，档案管理工作已经不再是简单的收集、整理和保管。在精通档案专业知识的同时，还要跟上信息技术发展的步伐，熟练地运用高端信息化设备实施档案管理，以提高档案管理工作效率。针对存在问题，本人认为主要应在“五个化”方面着力，实现企业档案“集约化管理、科学化管控、精益化运作”的总体目标。

（一）档案制度程序化。一是积极落实网、省公司“一体化”档案制度、细则、指导书，实现制度管人、流程管事，确保档案工作规范、高效运行，杜绝各类档案风险；二是新门类档案应该及时请示上级主管部门后，确定较为统一的收集要求和整理规范，确保本部和分子公司统一推进，不走样，尽量避免出错带来的重新整理风险。

（二）档案平台信息化。积极向上级反映当前档案信息化平台存在的问题，争取推进数字化档案馆系统的上线运行，解决档案功能单一、收集范围窄、借阅利用不便、档案宣传平台缺乏等存在问题，促进档案收集实时化、档案利用简单化、档案开发多元化的远景目标。

（三）档案操作规范化。积极整理各门类档案收集、整理、录入、上架等工作步骤的标准化动作规范，通过真人示范、录制视频、现场交流等多种形式推广，促使新员工、分子公司人员改变不规范操作习惯，提高个人实操能力，减少因操作不规范导致返工、浪费时间过多等问题。

（四）档案上架标准化。规范档案用具的采购环节，采取公平推优方式，选取优秀档案用品，确保档案用品的达标；统一档案打印模板和题名要求，确保打印标准化，减少不规范造成的返工；争取预算支持更换老旧打印设备，确保打印质量，达到档案永久保存要求；加大档案库房恒温恒湿设备、遮光窗帘、档案密集架等设备投入，减少霉虫、档案变形等现象发生。

（五）档案监控数据化。改变过去粗放式管理的情况，加强各门类档案移交的实时监控，对不按照管理制度要求而出现的逾期不交、督促不交的情况，要通过“工作联系单”、发文通报、短信提醒等多种方式提醒；档案整理的各个阶段、各项步骤应设置最长时限要求，通过看板管理加强动态监控，确保每个工序、每个环节的相关数据都清清楚楚，便于及时查找耗时过长环节，及时改善问题节点；完善档案用品的采购登记、领用统计、各门类档案需求预测等分析工作，制定每年档案用品需求预测，减少无用物品的堆放，降低企业费用成本；进一步量化企业档案移交数据、整理步骤、用品损耗，加强档案各类数据统计，有利于在找到问题的方向和重点之后，制定相应改善措施并防范存在风险，在内部形成PDCA持续改进的长效机制，为企业档案精益化管理打下坚实的基础。