办公物资采购管理办法

办公物资采购管理办法
第一章总则
第一条为进一步规范物料采购流程，明确办公物资采购范围，提高采购效率，根据集团相关制度规定，特制定本办法。

第二条办公物资采购实行统一招标定价、各公司自行办理、商贸公司协助完成的办法。

第三条办公物资依据其使用效能，划分为办公用品，办公设备设施和行政事务类三大类，由各公司行政部负责管理。

第四条本办法界定的办公物资含集团所辖的全资子公司所需的物资。

第二章办公物资类别划分
第五条办公用品类：
办公用品指用于开展管理工作所需的低值易耗品或一次性物资。

具体分为以下范围：
（一）日常办公所需的笔、信笺、订书针、回形针、大头针、墨水、印油、装订线、复写纸、胶水、档案袋、档案盒等低值易耗品；
（二）办公室内使用办公自动化设备所需要的耗材，如鼓芯、墨盒、墨粉、色带、电池、打印纸、插线板、网络线、电源线及其他相关物品；
（三）可重复使用的、金额相对较小的办公物品如订书机、剪刀、计算器、笔筒、文件夹、票据夹等；
（四）扫把、拖布、废纸篓、垃圾袋、洗手液、卷纸、檀香、香精球、各种除虫、除草剂等清洁物品；
（五）其他低值易耗品。

第六条办公设备设施类：
办公设备设施指用于办公的非易耗性的固定物资，具体分为以下范围：
（一）办公室内办公桌、椅子、沙发、茶几、空调、风扇、音响、饮水机、文件柜、保险柜等物品及零配件；
（二）办公室内墙面张挂的字、画、牌匾等为了装饰所购买的装饰物品；
（三）办公室用于自动化的设施设备如电脑、打印机、复印机、传真机、电话机、验钞机、装订机、扫描仪、优盘、移动硬盘、照相机、摄像机、投影仪等物品及零配件。

第七条行政事务类：
行政事务类指用于行政接待、招商营销、庆典纪念等所需求的物资。

具体为以下范围：
（一）办理行政接待事务用的烟、酒、茶、饮料、纸杯、水果等物品；
（二）对外招商引资、市场营销发放给业主、客户或接待业主、客户所需的物品；
（三）集团及各公司各类庆典、各项纪念活动所需的物品。

（四）各公司外购的行业规定的专用表格、书籍图籍、交验竣工资料等物品。

第三章办公物资计划管理
第八条办公用品、电脑及耗材、办公设备、设施等需商贸公司采购的，由商贸公司通知定点供应商送货或安排采购。

属各公司自购的自行采购。

第九条行政事务物资由各公司行政部负责申报，按现流程审批后本公司行政部自行安排采购。

第十条办公物资需求计划批准后，由各公司行政部负责，安排专人跟踪、落实。

第四章办公物资采购及管理
第十一条办公用品和办公设备设施由商贸公司按集团招标管理办法的规定，进行招标或议标确定定点供应商，主要确定本办法第二章第五条第（一）、（二）、（三）款所列物品和第六条第（三）款所列物品。

第十二条商贸公司与定点供应商签订供货合同后，将合同文本及其附件复印后发各公司行政部执行，涉及物品单价、质量标准、售后服务、供方信息等资料不得遗漏。

第十三条未列为定点供应的办公用品、行政接待事务类物品由各公司自行安排采购；未列为定点供应的办公设备设施，由商贸公司落实专职采购员代各公司采购。

第十四条所有办公物资均不办理入库手续。

按下列流程完善采购手续。

（一）采购员或定点供应商凭批准的需求计划或订货单采购或送货到需求公司行政部；
（二）采购员或定点供应商出具询比价表或合同价格附表，持发票或送货单同物资一起交货，需求公司行政部办公物资管理人员或部门负责人按计划单核实品名、规格、验收质量、点收数量、核对单价，无误后收货，在发票或送货单上签字确认，有数量差异的注明实收数量，其它项不符合的不予收货。

（三）办公设备设施、急件办公用品或行政接待事务物品直接送各公司需求部门的，应由各公司行政部办公物资管理人员负责衔接通知，由需求部门负责人或需求部门使用人检验点收物品，在发票或送货单上签字确认，有数量差异的注明实收数量，其它项不符合的不予收货。

（四）采购员或定点供应商执需求公司签字确认的发票或送货单作报账或结算货款的依据，询比价表、申报审批表、订货单、制作验收资料、合同或协议等作为结算附件。

第十五条各公司不办理办公物资出库手续，按集团办公物资管理办法的规定，负责登记、保管、发放。

办公设备设施单价超过2000元的，由集团企划部按集团固定资产管理办法的规定办理验收手续，建立固定资产卡片，其中第二联（财务）交采购员或供应商作报销结算附件。

第十六条办公物资出现质量问题时（在合同约定的质量保证期内的）由采购员或供应商负责退换货或承担赔偿责任。

第十七条商贸公司代各公司采购办公物资所需资金由各公司负责安排，采购员按商贸公司审批流程办理借款或请款手续，资金结算部支付现金或转账支付货款；定点供应商按本办法规定流程办理各项手续，按商贸公司货款支付流程审批后，各公司财务部结算支付货款。

第十八条各公司自行采购的办公用品和行政接待事务类物品，申报及费用报销流程:
（一）申报程序：经办人在OA系统中填制《非生产性物资采购申报审批表》→采购部负责人审核→单次购买→1000元及以下公司常务副总经理签批→1000元以上集团总经理签批→从OA系统传商贸公司采购。

（二）报销程序：经办人凭采购发票，录入NC系统，部门主管审核→单次购买1000元及以下总经理审核→1000元以上董事长助理（财务）签批，经办人凭纸质票据到财务结算。

第十九条大批量采购行政接待事务类物品（如年货）且金额超过1万元的，由商贸公司负责代各公司与供应商签订合同，代各公司办理报销或付款结算手续，需求公司支付货款。

第二十条属定点供应商供应的办公用品、办公设施设备和采购金额超过1万元的行政接待事务类物资，采购票据由集团审计部价格审核员审价，商贸公司采购员经办采购的办公物资票据报销，按商贸公司流程办理。

第五章其它管理事项说明
第二十一条各种广告、宣传所需的画册、DM单、光碟、名片、请柬、胸牌集团印制的书籍刊物等不列为办公物资范围，由各公司行政部负责办理。

第二十二条制作横幅、标语、办公室门牌、工地告示牌、警示牌、办公室和会议室承租花草等均由各公司负责办理，一线生产人员的劳保用品（指手套、口罩）均由商贸公司采购。

第二十三条各公司所需的预防药、降温避暑物品等由各公司负责自行办理。

第二十四条各公司自行采购的物品，单价超过1000元或单项采购额超过1万元的，商贸公司负责提供采购供货信息及参考价格。

第二十五条工业企业用于生产环节的半成品、成品所需的专用标识、印刷品、商标等列为低值易耗品，按生产性物资计划请购，商贸公司负责采购。

第六章附则
第二十六条本办法与集团《办公物资管理办法》配套实施。

第二十七条凡违反本办法按集团及各公司现有的管理制度严格考核、处罚。

第二十八条本办法自下发之日起生效实施。

原公司下发的相关规定同时废止。