档案管理培训PPT
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特点：可以反映出企业不同时期的工作特 点，便于查找企业在不同发展阶段的工作 面貌。
例如： ××公司2002年上半年会议记录
××厂2001年第一季度工业生产情况统计表
按时间特征立卷的几种情况
(1)一般文件放在写成年立卷。
如果是年末起草，在次年初批准、通过 和发出的，可放在批准、通过的年度立卷。
注意：有些文件是不适合、不便于 按问题特征立卷的，例如：一次会 议的文件，不能按问题拆开，插入 其他有关这个问题的发件中去。
2.按时间特征立卷
时间特征——指文件内容针对的时间和文 件形成的时间
所谓按时间特征立卷，就是将属于同一时 间（如同一年度或同一季度、同一月份， 或上半年、下半年等）的文件集中立卷。
文件是档案的因素，档案是文件的组合。
档案的定义
档案是处理完毕、具有参考价
值的、集中保存起来的历史记 录。
档案法上的定义
第一章“总则”第二条“本法所 称的档案，是指过去和现在的 国家机构、社会组织以及个人 从事政治、军事、经济、科学、 技术、文化、宗教等活动直接 形成的对国家和社会有保存价 值的各种文字、图表、声像等 不同形式的历史记录。”
的一项业务工作 B、是某种管理工作的组成部分 C、是专门管理档案的科学性工作
▪ 档案工作是一项服务性的工作
▪ 档案工作是一项政治性的工作
第二章 迈出坚实的第一步： 做好档案的收集工作
一、平日做个有心人——做好 文书立卷工作
（一）立卷对文书 工作和档案工作 的意义
1.保持文件之间的 历史联系，便于 查找利用
石刻档案
产生时间：殷代
特点：流传久远，始于殷代，东周以后逐渐增多， 秦汉以后大量出现，直到明清、民国仍有所见， 保留了很多历史资料。
简牍档案
产生时间：商周 特点：书写在竹片或木板上
缣帛档案
产生时间：几乎与简牍档案同时产生。 特点：轻便，便于传递，但造价昂贵。
纸质档案 产生时间：汉代
思考：
（二）多种多样的档案形式
• 陶文档案 产生时间：新石器时代晚期，距今5000年左右 特点：记录在陶器上的记事符号
甲骨档案 产生时间：商周 时期，距今 3000多年。 特点：记载内容 翔实，保存完整 ，已达到一定水 平。
金石档案
金文档案
产生时间：始于商代
特点：是铸刻在金属鼎器上的一种铭文，也称钟 鼎文，古人称铜为金，所以又称为金文。坚固 耐久，但比较笨重。
2.档案的主要作用 机关工作的查考凭据 生产建设的参考依据 政治斗争的必要工具 科学研究的可靠资料 宣传教育的生动素材
档案能够以其内容、涵义和外形特征如 实地说明历史上的某些事实，作为证实 国家、集体和个人正当利益的书面文件。
3.档案发挥作用的规律性
档案对机关的作用和社会作用的双重性
档案机密性的递减律
• 所谓按问题特征立卷，就是将反映同
一事件、人物、事物、问题、工作性 质的文件组合在一起立卷。
• 特点：保持文件之间的历史联系，反
映出一个问题处理的全貌，便于查找。
例如： 关于撤销×××经理职务的文件材料 ——同一人物 关于购买×××设备的文件材料 ——同一事物 关于评定工资问题的文件材料 ——同一问题 关于宣传工件的文件材料 ——同一性质工作
档案科学文化作用的递增律
实现档案价值的条件 A、受社会发展水平的限制 B 、受公众对档案认识水平的限制 C 、受档案管理水平的限制
来自百度文库
四、档案工作的内容和性质
1.内容 六环节之说：收集、整理、鉴定、
保管、统计、提供利用。 八环节之说：收集、整理、鉴定、
保管、统计、提供利用、检索、编研
2.性质
▪ 档案工作是一项管理性的工作 A、档案工作是专门负责管理档案
特点：书写方便，便于传递和保存， 造价低廉。
现代载体档案 产生时间：近现代以来 特点：存储容量大，所需空间小，便于长期保存。
邓小平、王震1986年在桂林游览漓江
一九四五年八月二十八日，毛泽东、周恩来等在重庆机场
（三）档案名称的演变与沿革
最早：“典”和“册” 周代：“中” 商周：“简”、“牍”、“简策”、 “简牍”、“简书”、“帛书”、“竹 帛”等。 汉唐：“文案”、“案牍”。
“档案”一词，初见于清代。 A、顺治十八年（1661年）的官府文书中，
有“档案”一词的使用，即“查得顺治十 四年四月臣部题定档案”。 B、康熙十九年（1680年）“起居注” ： “上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中 无档案。”
档，《康熙字典》：横木框档。 案，《说文解字》：几属。
二、走出概念认识的误区
误区一：图书、报刊、资料就是档案
原始记录性是区别档案与 图书、报刊、资料的依据
• 误区之二：文件＝档案
文件是档案的基础，档案是文件的精华。
1.办理文完件毕转的文化件为才档归案入必档须案 具备三个条件
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
2.对日后工作有参考利用价值的文件
3.按一定规律集中保存的文件最终才 能成为档案
档案管理
第一章 你知道什么是档案吗
一、从结绳记事到电子文档
（一）档案的起源： 1. “结绳记事”
中国自古就有结绳记事的记载
刻木记事/图中表示三个人日圆会面 和三包礼品
2.文字说 持这种观点的学者认为：档案与文字是同时产
生的。当人们第一次用文字来记录和交流信 息时，档案也就出现了。 3.国家说 持这种观点的学者认为：档案起源于国家出现 之后。当国家第一次用以进行阶级统治和国 家管理的文件被有意识地保存起来时，档案 就出现了。
三、档案就是废纸一张吗？
1.档案的基本作用
凭证作用 参考作用
明内阁大学士邱濬:"今世赖之以知古，后 世赖之以知今者也"（《明 实录》）
郭沫若《题赠档案馆》 前事不忘后事师，自来坟典萃先知。 犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。 国步何由探轨迹，民情从以识端倪。 上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。
2.保护文件的完整 与安全，便是保 管
两种不该有的声音
第一种声音：“这不是我的工作”。 第二种声音：“到时候再说吧”。
(二）科学立卷的方法
好的立卷方法要满足两种基本要求 ➢保持文件之间的联系 ➢便于保管和利用
1.按问题特征立卷
• 问题特征——指的是文件内容所反映
的事件、人物、事物、问题或工作性 质。
例如： ××公司2002年上半年会议记录
××厂2001年第一季度工业生产情况统计表
按时间特征立卷的几种情况
(1)一般文件放在写成年立卷。
如果是年末起草，在次年初批准、通过 和发出的，可放在批准、通过的年度立卷。
注意：有些文件是不适合、不便于 按问题特征立卷的，例如：一次会 议的文件，不能按问题拆开，插入 其他有关这个问题的发件中去。
2.按时间特征立卷
时间特征——指文件内容针对的时间和文 件形成的时间
所谓按时间特征立卷，就是将属于同一时 间（如同一年度或同一季度、同一月份， 或上半年、下半年等）的文件集中立卷。
文件是档案的因素，档案是文件的组合。
档案的定义
档案是处理完毕、具有参考价
值的、集中保存起来的历史记 录。
档案法上的定义
第一章“总则”第二条“本法所 称的档案，是指过去和现在的 国家机构、社会组织以及个人 从事政治、军事、经济、科学、 技术、文化、宗教等活动直接 形成的对国家和社会有保存价 值的各种文字、图表、声像等 不同形式的历史记录。”
的一项业务工作 B、是某种管理工作的组成部分 C、是专门管理档案的科学性工作
▪ 档案工作是一项服务性的工作
▪ 档案工作是一项政治性的工作
第二章 迈出坚实的第一步： 做好档案的收集工作
一、平日做个有心人——做好 文书立卷工作
（一）立卷对文书 工作和档案工作 的意义
1.保持文件之间的 历史联系，便于 查找利用
石刻档案
产生时间：殷代
特点：流传久远，始于殷代，东周以后逐渐增多， 秦汉以后大量出现，直到明清、民国仍有所见， 保留了很多历史资料。
简牍档案
产生时间：商周 特点：书写在竹片或木板上
缣帛档案
产生时间：几乎与简牍档案同时产生。 特点：轻便，便于传递，但造价昂贵。
纸质档案 产生时间：汉代
思考：
（二）多种多样的档案形式
• 陶文档案 产生时间：新石器时代晚期，距今5000年左右 特点：记录在陶器上的记事符号
甲骨档案 产生时间：商周 时期，距今 3000多年。 特点：记载内容 翔实，保存完整 ，已达到一定水 平。
金石档案
金文档案
产生时间：始于商代
特点：是铸刻在金属鼎器上的一种铭文，也称钟 鼎文，古人称铜为金，所以又称为金文。坚固 耐久，但比较笨重。
2.档案的主要作用 机关工作的查考凭据 生产建设的参考依据 政治斗争的必要工具 科学研究的可靠资料 宣传教育的生动素材
档案能够以其内容、涵义和外形特征如 实地说明历史上的某些事实，作为证实 国家、集体和个人正当利益的书面文件。
3.档案发挥作用的规律性
档案对机关的作用和社会作用的双重性
档案机密性的递减律
• 所谓按问题特征立卷，就是将反映同
一事件、人物、事物、问题、工作性 质的文件组合在一起立卷。
• 特点：保持文件之间的历史联系，反
映出一个问题处理的全貌，便于查找。
例如： 关于撤销×××经理职务的文件材料 ——同一人物 关于购买×××设备的文件材料 ——同一事物 关于评定工资问题的文件材料 ——同一问题 关于宣传工件的文件材料 ——同一性质工作
档案科学文化作用的递增律
实现档案价值的条件 A、受社会发展水平的限制 B 、受公众对档案认识水平的限制 C 、受档案管理水平的限制
来自百度文库
四、档案工作的内容和性质
1.内容 六环节之说：收集、整理、鉴定、
保管、统计、提供利用。 八环节之说：收集、整理、鉴定、
保管、统计、提供利用、检索、编研
2.性质
▪ 档案工作是一项管理性的工作 A、档案工作是专门负责管理档案
特点：书写方便，便于传递和保存， 造价低廉。
现代载体档案 产生时间：近现代以来 特点：存储容量大，所需空间小，便于长期保存。
邓小平、王震1986年在桂林游览漓江
一九四五年八月二十八日，毛泽东、周恩来等在重庆机场
（三）档案名称的演变与沿革
最早：“典”和“册” 周代：“中” 商周：“简”、“牍”、“简策”、 “简牍”、“简书”、“帛书”、“竹 帛”等。 汉唐：“文案”、“案牍”。
“档案”一词，初见于清代。 A、顺治十八年（1661年）的官府文书中，
有“档案”一词的使用，即“查得顺治十 四年四月臣部题定档案”。 B、康熙十九年（1680年）“起居注” ： “上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中 无档案。”
档，《康熙字典》：横木框档。 案，《说文解字》：几属。
二、走出概念认识的误区
误区一：图书、报刊、资料就是档案
原始记录性是区别档案与 图书、报刊、资料的依据
• 误区之二：文件＝档案
文件是档案的基础，档案是文件的精华。
1.办理文完件毕转的文化件为才档归案入必档须案 具备三个条件
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
2.对日后工作有参考利用价值的文件
3.按一定规律集中保存的文件最终才 能成为档案
档案管理
第一章 你知道什么是档案吗
一、从结绳记事到电子文档
（一）档案的起源： 1. “结绳记事”
中国自古就有结绳记事的记载
刻木记事/图中表示三个人日圆会面 和三包礼品
2.文字说 持这种观点的学者认为：档案与文字是同时产
生的。当人们第一次用文字来记录和交流信 息时，档案也就出现了。 3.国家说 持这种观点的学者认为：档案起源于国家出现 之后。当国家第一次用以进行阶级统治和国 家管理的文件被有意识地保存起来时，档案 就出现了。
三、档案就是废纸一张吗？
1.档案的基本作用
凭证作用 参考作用
明内阁大学士邱濬:"今世赖之以知古，后 世赖之以知今者也"（《明 实录》）
郭沫若《题赠档案馆》 前事不忘后事师，自来坟典萃先知。 犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。 国步何由探轨迹，民情从以识端倪。 上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。
2.保护文件的完整 与安全，便是保 管
两种不该有的声音
第一种声音：“这不是我的工作”。 第二种声音：“到时候再说吧”。
(二）科学立卷的方法
好的立卷方法要满足两种基本要求 ➢保持文件之间的联系 ➢便于保管和利用
1.按问题特征立卷
• 问题特征——指的是文件内容所反映
的事件、人物、事物、问题或工作性 质。