基层应用写作ppt 第三章 公关文书

（五）表扬信写作的注意事项 1.评价要恰如其分。对被表扬的人和事叙述一定要准 确无误，既不夸大，也不缩小。评价要注意分寸感，不要 任意拔高，不要过度赞美。 2.要用事实说话。写动人事迹要做到见人、见事、见 精神。不要以空泛的说理代替动人的事迹。 3.语气要热情、恳切，文字要朴素、精炼，篇幅要短 小精悍。
（2）慰问事项
不同类型（不同内容）的慰问信，因为慰问的缘由不同， 内容和写法也不一样。
先进慰问信：可先概括叙述收文者取得的成绩及发挥的作 用，表示肯定和赞扬，然后鼓励对方再接再厉，争取更大进步。 常用“欣闻……非常高兴，特表示祝贺并致以亲切慰问”等语 句来开头。
灾难慰问信：对收文者的不幸表示同情和安慰，鼓励对方 鼓足勇气，战胜困难，夺取胜利。常用“惊悉……深表同情， 并致以亲切慰问”等语句开头。
4.结语 又叫祝颂语，对收文者表示良好祝愿。如“祝取得 更大成绩！”“祝早日战胜困难！”“祝节日愉 快！”“祝健康长寿！”等。 5.落款 在结语右下方另起一行署上发文单位或个人的名称， 然后在署名右下方署上成文日期。
（五）慰问信写作的注意事项 1.对象明确。内容、语气要和慰问对象、事由吻合。 写对方的事迹或困难时，不要太笼统、抽象，最好用事实、 数据说话。 2.感情真挚。要设身处地，从对方的感受、处境着想。 切忌敷衍应付。 3.语言亲切，措辞简明。
2.称呼 就是慰问对象的名称。如慰问对象是单位，可写 单位全称或者规范化简称；如慰问对象是个人，应在 个人姓名后面加先生、女士、同志或者职务（职称） 等尊称，也可以在姓名前加上“敬爱的”、“尊敬 的”、“亲爱的”等敬语。称呼后边用冒号。
3.正文 （1）发文目的 要写清发信的背景、原因，说明代表谁向收 文者表示慰问。
节日慰问信：开头概述节日意义，对收文者表示亲切问 候。然后简述对方为社会或团体做出突出贡献，肩负的重大 责任，以及发挥的巨大作用，最后提出今后的任务、希望。 常用“值此……佳节来临之际，谨致问候并表达感谢之意” 等语句开头。
寿辰慰问信：开头简要说明对方的生平经历，尤其要突 出对方的不凡业绩、高尚品德，然后祝愿对方家庭和睦、生 活愉快、事业顺遂、身体健康。通常用“值此……华诞来临 之际，谨致问候并表达良好祝愿”等语句开头。
二、表扬信 （一）表扬信的概念 表扬信是向特定受信者赞美、称颂被表扬者高 尚品格、先进事迹、模范行为的一种书信体应用文 书。
（二）表扬信的特点 1.褒扬性。表扬信通过对表扬对象的赞美与称颂，使受信 者受到感染和教育，激励他们树立远大人生目标、崇高社会理 想，进而在社会上营造赶学先进、弘扬正气的良好氛围。 2.感谢性。表扬信大都具有感谢的成分，特别是当被表扬 者的成就、事迹与写信者有关时，更要在信中表达出自己的敬 仰之情和感谢之意。 3.公开性。表扬信可以在公开场合宣传、张贴，也可以在 公众媒体刊登、播放。其内容是公开的，发布形式也是开放的。
三、祝贺信 （一）祝贺信的概念 祝贺信是当某人、某团体或单位做出某种贡献、获得 某种荣誉、遇到某个喜庆之事时，向对方表示祝贺、颂赞 的书信体应用文。发送祝贺信的主要目的是增进双方的了 解、感情和信任，并为对方营造祥和喜庆的气氛。
（二）祝贺信的分类 祝贺信种类繁多。按写信主体可分为个人和 组织两大类；按内容可分为祝贺结婚、祝贺立功 受奖、祝贺寿辰、祝贺乔迁、祝贺提级升职、祝 贺开业等众多类别。
2.称呼 表扬信的称呼应在标题下另起一行，顶格写上 被表扬者的机关、单位、团体或个人名称、姓名。 写给个人的表扬信应在姓名之后加上“同志”、 “先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴，表扬 信开头可不必再写受文单位。
3.正文
正文的内容要在称呼之下另起一行空两格书写。一般包括陈述 事实、恰当评价和表明态度三部分内容。
5.礼仪的等级性。公关文书拟制时，既要注意发布者的身份、地 位，更要考虑接收者的身份、地位。要先弄明白是上行文、平行文还 是下行文，然后再选用和自己身份、地位相适应的措辞、称谓、语气 及行文格式进行写作。一言一行，都要符合社交礼仪的基本要求。切 忌唯我独尊，蛮横无理。
总之，公关文书与前面所讲的行政公文、事务文书，以及与后面 将要讲到的财经文书、法律文书相比，在文种用途、行文格式乃至语 言风格诸方面，都有很大不同。公关文书既有实用文体的一般特征， 同时也有与众不同的自有特点。总体而言，在实用文体中，公关文书 是最具有感情色彩、个性色彩，同时也最能展示写作者行文风格和学 养气质的文种。某些公关文书，因为文学意味浓郁，如主持词、祝贺 信等，完全可以当作文学作品来对待、欣赏。
（三）表扬信的分类 从表扬双方的关系看，可以分为两种：一种是上级对下级、 团体对个人进行表扬的表扬信，可以称之为下行式表扬信；一 种是群众之间进行表扬的表扬信。可以称之为平行式表扬信。 从被表扬者的身份来看，表扬信也可分为两种：一是对集 体进行表扬的表扬信；二是对个人进行表扬的表扬信。
（四）表扬信的写作格式 表扬信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分 构成。 1.标题 一般而言，标题放在第一行正中。主要有三种写法： 写法1：单一文种名称构成。如“表扬信”。 写法2：表扬者+表扬对象+文种构成。如“XX街道办 事处致XX职业学院的表扬信”。 写法3：表扬对象+文种构成。如“致XX村委会的表扬 信”。
四、慰问信 （一）慰问信的概念 慰问信是以组织或个人名义，向有关集体或个人表示 安慰、问候、致意、鼓励的专用书信体应用文。一般在重 大节日、纪念日，或对方遇到某种特殊事项、处于某种特 殊处境时使用。
（二）慰问信的特点 1.发文的单向性。慰问信一般单向发出，即一方慰问 另一方，被慰问者不需回信。 2.内容的针对性。根据慰问对象、事由，确定慰问信 的感情基调和语气措辞，行文具有明显的指向性。 3.情感的沟通性。通过问候对方，或表达赞扬、崇敬 之意，或表达同情、关爱的之心，以便促进双方情感交流 和相互理解。
（三）祝贺信的写作格式 祝贺信通常由标题、称呼、正文、结尾、 落款等部分构成。
1.标题 主要有以下几种形式： 1.单一文种名称构成。如“祝贺信” 、“贺信”。 2.祝贺者+文种构成。如“XX村民委员会贺信”。 3.祝贺者+被祝贺者+文种构成。如“XX给XX街道办事处的 贺信”。 4.祝贺对象+祝贺内容构成。如“祝贺XX村XX厂开 业”、“祝贺XX结婚”。 5.祝贺者+被祝贺者+祝贺内容构成。如“XX祝贺XX出国留 学”、“XX街道办事处祝贺XX小学50周年校庆”。
第三章 公关文书
概述 第一节 表扬信、祝贺信、慰问信
本次讲授重点（学习目标）： 了解公关文书的含义和特点；熟悉表扬信、祝 贺信、慰问信的概念、特点，重点掌握以上各文种 的行文格式、写作要领及写作注意事项；通过写作 训练，提高写作能力。
一、公关文书简介
（一）公关文书的概念
公关是公共关系的简称，它是指一个社会组织或个人利用恰 当传播手段，与公众进行有效的信息交流和情感沟通，树立良好 的公众形象，赢得公众的信任和支持，从而为组织或个人的发展 创造最佳社会环境的各种行为方式。
公关文书就是社会组织或个人为了实现自己的公关目标，在 公关活动时制作和使用的一种实用性文书。
比较常见的公关文书有函电类、致辞类、张贴类三大类。函 电类主要包括表扬信、祝贺信、介绍信、证明信、倡议书、承诺 书、申请书、请柬、聘书等；致辞类主要有开幕词、闭幕词、主 持词等；张贴类的则有喜报、海报等。
（二）公关文书的特点 1.明确的目的性。单位或个人制作、发布某种公关文书， 为的是实现某种愿望，达到某个目的。就是说，带有明显的 功利化色彩。如，某人向某个单位投递介绍信，当然是为了 让对方能更好地了解并协助自己。 2.格式的规范性。公关文书的行文格式相对固定和统一， 一般由标题、称呼、正文、结尾、落款、日期等几部分构成。 每一部分的位置、内容、写法，都有明确规定和要求。写作 时必需严格遵循既定的行文格式，不能独出心裁，另立章程。
（3）表明态度。如是下行式表扬信，一般对表扬对象提出勉励 和希望；如是平行式表扬信，直接写给表扬对象的一般要表达向其 学习的决心；写给表扬对象所属单位的，一般建议单位对其进行公 开表扬或奖励。
4.结尾 在正文之下另起一行空两格书写。先写上 “此致”、“致以”、“谨表”、“向你”等，然后 再另起一行顶格书写“敬礼”、“崇高的敬意”、 “诚挚的谢意”、“学习”等结束用语。 5.落款 落款应写明发文单位名称或个头处顶格书写。被祝贺的单位、个人的 名称或姓名，最好用全称。个人姓名前加敬语（如尊敬的、 敬爱的等），姓名后有尊称（如女士、先生等）。单位或部 门则直呼名称即可，但要注意称呼的先后顺序。称呼后面加 冒号。
3.正文 正文另起一行，开头空两格书写。正文是祝贺信的核心。 这部分应针对不同的祝贺对象和祝贺动机，灵活书写。一般 来说，正文应包含下面几层意思：首先应向受祝贺的单位或 个人说明写祝贺信的理由或原因；其次对对方有针对性地加 以肯定、赞扬。要根据所祝贺的事项说明看法，表达情感， 并适当评价或指出其意义；最后要表明祝愿、希望之意，给 被祝贺者以鼓励和肯定。
4.结尾 多以祝愿词结尾，如正文中祝愿、希望之意 写得比较具体详细了，也可以不写祝愿词。 5.落款 在信的右下方写明发信单位名称或个人姓名，并署上 日期。
（四）祝贺信写作的注意事项 1.感情应真挚浓烈，发自肺腑，切忌言不由衷，敷衍 塞责。 2. 篇幅不宜太长，抒情达意尽量简明扼要。 3.语言要得体，既不宜过于典雅，也要避免粗俗浅薄。
（五）慰问信写作的注意事项 1.对象明确。内容、语气要和慰问对象、事由吻合。写 对方的事迹或困难时，不要太笼统、抽象，最好用事实、数 据说话。 2.感情真挚。要设身处地，从对方的感受、处境着想。 切忌敷衍应付。 3.语言亲切，措辞简明。
第三章 公关文书
第二节 介绍信、证明信、推荐信
本次讲授重点（学习目标）： 熟悉介绍信、证明信、推荐信三个文种的 概念和特点；重点掌握以上各文种的行文格式、 写作要领；了解各文种写作的注意事项；通过 写作训练，提高写作能力。
一、介绍信 （一）介绍信的概念 介绍信是机关团体、企事业单位或个人派人到其他单 位或个人那里联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种 活动时，提前寄发或由派出人员随身携带用于接洽的一种 专用书信体应用文。
（二）介绍信的特点 1.证明性。介绍信是联结发信方、受信方关系的中介 和桥梁，其目的旨在证明持信者的身份及行为动机，便于 受信方查证持信者的真实情况，以防假冒。 2.时效性。介绍信一般都写明使用的时限，因而这是 一种在一定限期内才具有证明作用的专用文书。
（1）陈述事实。用概括的语言，重点叙述人物事迹的发生、发 展及结果。叙述要真实无误，突出重点，既不能过分琐碎，也不能 过于笼统。最好让实事说话，少讲空话。
（2）恰当评价。在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所 作所为的道德意义。如指出这种行为属于哪种好思想、好风尚、好 品德。平行式表扬信还可表达感谢之情。
（三）慰问信的分类 按照慰问对象和慰问事项，可以分为若干种，如先进 （表彰）慰问、遇灾（同情）慰问、节日慰问、寿辰慰问 等。 （四）慰问信的写作格式 慰问信一般由五部分构成，即标题、称呼、正文、结 语和落款。
1.标题 通常有三种写法： 写法1:单一文种名称构成。如“慰问信”。 写法2：慰问对象+文种构成。如“给XX五保户的慰问 信”。 写法3：发信单位名称+收文对象+文种构成。如“XX村 委会致全村军（烈）属的慰问信”。
3.语言的得体性。公关文书的制作，既然带有明确的目的，也 就是为了更好地维护和管理发布者与接收者的关系，那么公关文书 的语言，一定要根据文种的内 容、用途，运用的时间、场合，以及接收者的身份、地位等，恰当 措辞，巧妙用语，该质朴通俗，就不能“之乎者也”；应典雅庄重， 就力避轻浮油滑。
4.情感的诚挚性。公关文书的制作、发布者，要想感染和打动 接收者，首先就要注意自己情感的诚恳和真挚，力求文书内容的真 实和具体。虚情假意，为文而造情，或者凭空杜撰，空洞而抽象， 不但达不到应有的公关效果，有时甚至令人反感。