秘书学与档案学课件

补；智力、能力水平互补； 年龄互补；性别互补；性格、 兴趣、气质互补。
四、秘书部门的职能
• 办事职能：办事的总和是辅助领
导机关的工作运转，总的要求是提 高领导工作运转的效率，这是秘书
为领导的决策服务，主要是在办事 中体现参谋的特点。
第六讲 秘书人员
三、历代秘书活动概述
• 概括：秘书活动历史源远流长。原
始社会萌芽；奴隶社会奠基；秦汉 时代确立；魏晋到明清时期长足发 展；近代以来日臻成熟和完善。 • 原始社会时期：我国秘书活动的萌 芽期。
• 奴隶社会时期：
----夏代。有文书，有管理典志的官员，史 称“太史令”。 ----商代。史官为数众多，秘书工作是这些 官员所从事活动的组成部分。 ----周代。周代史官有一部分摆脱了神职色 彩而专事政务的佐治；职责明确、分工具体细 致、层次丰富；具有更高的文化水平；有了初 步的职业行为规范。 ----春秋战国时期。史官的职责、地位发生变 化；楚国有左徒（秘书）官职。
第三讲 秘书优良传统继承
一、积学 二、晓事 三、立诚 四、得中 五、养耻 六、慎独 七、谨慎几微
一、积学
• 历代帝王任用辅助者都有两方面要求：
作为帝王和官员之间的桥梁（上情下 达、下情上达）；作为帝王的谋士 （智囊），帝王之师，因此对这一部 分人的学识有很高的要求，对学识的 重视无疑是古代秘书工作对现代秘书 工作的有益启示。
第四讲 近现代秘书工作概述
•辛亥革命开始了现代秘书工作的体制与模式 •共产党成立以后不同时期的秘书工作情况和
特点
一、民主革命时期
二、社会主义建设时期
•新中国成立后，秘书工作得到党中央和国务
院的高度重视，制定了一系列重要文件和法规 召开了数次重要会议。 •十一届三中全会后秘书工作的发展。
一、民主革命时期的秘书工作
要有与领导进行沟通的良好意识
• 与不同领导相处要采取不同方式
根据你服务、辅助的对象——领 导者的不同特点采取不同的对应方式。 包括：冷静的领导、豪爽的领导、注 重形式的领导、独断专行的领导、不 负责任的领导、摇摆不定的领导等。
书工作内容有了发展，日益丰富充实；提出了公 文改革的要求和具体改革办法。
抗日战争胜利后：华北人民政府建制为各
省市政府秘书工作机构的设置提供了模式。
二、社会主义建设时期秘书工作
建国后到文革前
1951年四月，第一次全国秘书长和办公厅 主任会议召开，在我国秘书发展史上具有里 程碑作用。这一年先后下发的《关于行政公 文处理暂行办法》、《关于处理人民来信和 接见人民工作的决定》等有关文件，对确立 秘书工作基本原则、建立秘书工作制度至关 重要。
辛亥革命时期： • 孙中山领导的政治、军事机关中，
秘书机构 的设置情况； • 1912年有关公文程式条例的规定。
中国共产党成立后 中共初建阶段：工会、农会、青年团组织
中都设立了秘书机构；重视利用各种公文形式宣 传自己的政治主张；党的领导机关初步建立了会 议记录、公文编号、文书传阅和分送制度。
抗日战争时期：秘书工作规程较为完备秘
• 封建社会时期：
----元代。严格的秘书官吏选拔制度。元 代的公文文种名称改革，行文、管理制度的 健全完备。官方文件快速传达的“急递铺” 制度。 ----明代。秘书机构阵营庞大，人员众多。 “六科”是执掌宽泛的典型秘书机构。“通 政使司”的作用。 ----清代。“军机处”的工作性质和特点。 清代的幕友现象。
• 封建社会时期：
----魏晋南北朝。“秘书令”官职的设置。 “三省制”的形成。曹操与秘书。诸葛亮与 秘书。 ----隋唐。“三省制”在隋唐的实行。我国 历史上最早的信访机构“匦使院”。秘书人 员的较高素质及表现。 ----宋代。宋代的政治机构，适应中央集权 的需要，分列为政务、军务和财政三大系统， 各有一套秘书机构。宋代的地方行政建制大 体划分为三级，各级各类官府中，都有不同 层次不同等级的秘书人员。宋代的文书工作 制度对后世秘书工作的影响。
十一届三中全会以后 “文革”中遭到破坏的秘书工作恢复正
常；1985年1月，第三次全国秘书长、办 公厅主任会议提出：秘书工作“三个服务、 四个转变”的工作方针； 十一届三中全会后秘书工作发展的体现
第五讲 秘书部门
设置与职能
一、秘书部门的特点 二、秘书部门的组织形式 三、秘书部门设置的原则 四、秘书部门的职能
第一讲 秘书学概论
一、秘书学的研究对象 二、秘书学的学科性质和相关学科 三、秘书学的产生 四、秘书学讲授思路和学习要求
讲授： 文化与传媒学院
程 玥
一、秘书学的研究对象
• 秘书学是研究秘书工作规律及其应
用的学科 • 秘书学的研究对象：和秘书有关的 理论研究；秘书工作实践研究 • 秘书理论研究包括：秘书史、秘书 人员、秘书机构等内容；秘书实务 研究包括：会议组织、信访接待、 档案管理等内容。
了一个由指物转向指物转向指人的过 程。
一、“秘书”概念内涵变 化
二、秘书活动的起源
• 秘书活动起源于何时的三种说法：夏商时期、
原始社会末期、原始社会中早期、 • 秘书活动出现于原始社会中早期理由：那时 已经具备完成秘书活动的三个基本条件，包 括活动的主体—人；完成工作的辅助工具； 开展活动的场所。 • 结论：秘书活动是适应氏族部落管理工作的 需要，随着公共事务的兴起、宗教活动的开 始以及语言的产生、原始记录方法的发明和 运用而发生的。
• 办事能力：
四、秘书应具备的能力
正确领会交办者意图，分清主次轻 重，熟悉办事渠道、掌握办事程序， 灵活应变 交际能力： 掌握、运用处理人际关系的基本 原则，形成较强的人际吸引力，克 服妨碍人际吸引的个性品质。
•
• 表达能力：
•操作能力：
秘书需要很强的表达能力。口头表达应该清楚 明白，得体恰当；书面表达必须坚持准确、严 密、简明的原则，在书面文字材料中，任何的 含混不清的表达都会给工作带来危害。
四、得中
• 得中是对一种行为方式的把握，
这种行为方式的核心是持重守衡， 两全其美。我们现在对此的理解 是讲究方法，把握尺度，情绪稳 定处之泰然等，秘书人员所处的 地位及所起的作用要求他们必须 遵循这一原则。
五、养耻
• 养耻意味着要培养一种羞耻之
心，要知廉耻。古人说：“人 无廉耻，百事可为”，历代统 治者对秘书在道德修养方面都 提出了很高的要求。
二、秘书的类型
• 按服务对象和经济来源分为：公务 秘书、私人秘书； • 按业务范围不同分为：通用秘书、 行业秘书； • 按工作性质不同分为：文字秘书、
机要秘书、通讯秘书、信访秘书等
三、秘书角色的主要特点
• 秘书人员在领导身边工作，既是领导者的下级 • •
又是领导者某种程度的代表和体现，秘书工作 的这一性质 要求秘书人员必须摆正位置、处 理好主见和服从的关系。 秘书经常接触、掌握不易公开的信息和情况， 经常与各种人打交道，出入大大小小的场合， 因此必须强调保密意识，养成保密习惯。 秘书工作量大、任务重、种类多，且工作成果 多以其领导和所属组织的名义公之于众，具有 潜隐性。
办公自动化设备的应用，带来秘书工作方式 的巨大变化，也对秘书提出了新的要求，秘 书具备先进办公设备需要的操作技能，才能 节约时间，保质保量地完成任务。
•预测能力
预测能力来源于秘书对工作规律的研 究和把握。具备预测能力有利于秘书 制订出切实可行的工作计划，掌握工 作主动权。
•秘书基本能力的培养
秘书基本能力的培养，主要靠后天的 教育和公务实践锻炼。
六、慎独
• 慎是谨慎，独是独处。这是对秘书
行为方式的要求，古代秘书传统实 践和认识都说明着这一道理。坚持 这样一种行为方式，可使秘书摆脱 无谓的应酬、交往带来的时间、精 力上的浪费，避免陷进关系网，对 秘书自身和工作都有好处。
七、谨慎几微
• 几与微都是微小的意思，谨慎几
微就是不忽略小事。古籍中对此 有精辟论述，这方面的传统也对 当今秘书工作有借鉴作用。
二、晓事
• 秘书人员应该在对政治体制、经
济体制文化体制以及整个社会运 行机制有深切了解的基础上，通 晓各种办事渠道、办事程序和办 事方法，世事洞明，人情练达， 具有很强的办事能力。
三、立诚
• 诚的意义是多方面的，它包括诚实、
正直、守信用，也包括忠诚。秘书 在社会管理网络中承担着承上启下， 联系内外，沟通左右的责任，不 “诚”则危害极大，故中国古代十 分强调秘书人员要以“立诚”为本。 受当时情况限制，秘书很难做到。
四、讲授思路和学习要求
•讲授思路：针对秘书职业岗位
的需求，采用理论、实务相结 合的方法； •学习要求：综合研究、融会贯 通，注重历史、继承传统，注 重实用、提高技能。
第二讲 秘书工作沿革 一、“秘书”概念内涵的变化
二、秘书活动的起源 三、历代秘书工作概述
• 指宫中藏书 • 指谶纬图录 • 指古代官职 • 我国古代秘书概念内涵的变化，经历
• 与工作场所有关的：
一忌工作场所脏乱。工作场所环境，可以从一 个侧面反映出秘书的工作情况和工作习惯，从 中甚至可以看出秘书的责任心，可信赖程度， 不能忽视。 二忌办公室闲聊，私人电话多。这会涣散工作 气氛，弱化秘书工作责任心，会导致因精力不 集中出现工作失误，并容易在闲聊中引发人际 之间矛盾。
五、秘书之忌
精简高效的原则：精简一指人员精干，
二指机构内部管理层次少；
三、秘书部门设置的原则
高效的衡量标准包括四方面内容：
一是能在必要的时间内完成所规定的各项 工作，二是能以最少的工作量换取最大的 成果，三是工作上不断有新意、日趋规范、 严密，四是能协调内部的行动，并及时适 应外部的变化。
• 优势互补的原则：知识互
• 封建社会时期：
----秦代。集权制建立，官制简约而齐全， 中央与地方形成相对应的管理系统，秘书机 构和秘书人员在其中发挥着联系上下、沟通 内外的桥梁与纽带作用。秦代的文书工作， 秦吏（秘书）的选拔。 ----汉代。汉承秦制，初期沿袭了秦时秘书 机构的设置，以后又加以变革。尚书台的设 立。秦汉时期创设的秘书机构和秘书官职， 为以后历代封建王朝的秘书工作提供了基本 模式，秦汉时期是我国封建时代秘书工作的 确立时期。
一、秘书的概念和含义 二、秘书的类型 三、秘书角色的主要特点 四、秘书应具备的能力
一、秘书的概念和含义
• 秘书人员作为秘书活动的主体，是秘
书学研究的主要内容之一。但对秘书这 一概念的界定、阐释是不尽相同的。 •比较一致的看法是：秘书是领导者的 参谋和助手，在运筹决策、机构运转等 方面为领导提供帮助和服务。
一、秘书部门的性质与特点
• 秘书部门是领导机构赖以指挥各职能部
门正常运转，保证整个单位进行工作、发 展业务、生存壮大的辅助机关，是领导机 构联系、协调本单位内外、上下、左右各 种关系的桥梁和纽带。
•
秘书部门的特点：重要性、辅助性、综 合性、中介性、机密性。
二、秘书部门的组织形式
•
按法定程序分类：常设秘书组织 临时秘书组织； • 按办公方式不同分类：分理制、 综理制。
六、秘书处理与领导关系的技巧
• 密切秘书与领导关系的重要方法就是思想沟
通，秘书与领导关系既有上下级的区别，也有 个人感情成分的参与。后者是拉近两者距离的 润滑剂和调节器，秘书真心地发展、积极地努 力建立起一种良好的与领导之间的关系，有利 于工作的开展和进行。秘书和领导之间首先要 重视沟通，讲究适时、适地、适言。
二、秘书学学科性质和相关学科
• 秘书学是一门综合性社会应用学科 • 秘书学与决策学的关系； • 秘书学与管理学的关系； • 秘书学与行政学的关系； • 秘书学与文书学的关系； • 秘书学与应用写作学的关系等
三、秘书学的产生
• 秘书学产生的标志：设置专业、开
设课程、创办刊物、出版著作、召 开会议、成立学会等； • 秘书学产生的原因：管理科学的发 展、秘书工作落后的现状、新技术 革命浪潮的冲击、秘书职业化要求 的趋势等。
• 与工作对象有关的：
秘书忌谈论领导私事。秘书和领导关系密切， 对领导个人和家庭的情况了解较多，有时也可 能听到、遇到一些领导比较私人性的谈话和场 面，对此秘书人员不能向任何人传扬，一个知 礼的秘书不要过问、涉及和工作无关的事情。 秘书忌介入领导之间的矛盾。领导者之间由于 各自分工主管的工作不同，本身在思想观念、 领导风格和个性特征方面存在差异，必然产生 一些矛盾分歧，对此秘书应采取巧妙的回避方 式和积极的对应措施。