浅谈水利工程档案管理中的问题及优化对策

浅谈水利工程档案管理中的问题及优化对策

发表时间：2019-03-26T15:51:22.647Z 来源：《基层建设》2018年第35期作者：刘斌

[导读] 摘要：水利工程档案管理是水利工程建设管理工作的核心要点所在，虽然水利工程档案管理工作的工作量较大，而且较为枯燥，但其准确性和完整性是保证水利工程建设施工工作顺利开展的重要因素。

黑龙江省水利四处工程有限责任公司黑龙江 157000

摘要：水利工程档案管理是水利工程建设管理工作的核心要点所在，虽然水利工程档案管理工作的工作量较大，而且较为枯燥，但其准确性和完整性是保证水利工程建设施工工作顺利开展的重要因素。所以，作为档案的管理员，除了掌握一些专业知识以外，还要具备优良的责任心和综合素质，只有这样才能全面的完成水利工程档案管理工作，为水利工程的施工建设提供辅助，使其能够更加明确建设工作的重点方向。

关键词：水利工程；档案管理；问题；优化对策

1导言

随着我国社会主义市场经济的不断发展，水利档案在社会中起着十分重要的作用。水利工程在建设中，形成各种各样的文档材料、从建设前期到施工、验收、运行这些材料在以后的保养和维护中起到非常重要的作用，具有非常重要的查考价值。因此，做好水利工程档案是十分重要的。

2水利工程档案管理中的问题分析

2.1质量方面的问题

一方面，档案管理员在填写档案的过程中，档案管理员不能完整地形成水利工程资料使档案丧失了其完整性；不能及时地收集水利工程资料使档案丢失了其真实性；不能规范地填写水利工程资料使档案失去了其科学性；不能高效地使用档案使档案缺乏其服务性等，这些工作中存在的问题加大了档案管理工作的难度，降低了工作效率。另一方面，我国实行的分散管理体制使得档案管理员在填写时更多地倾向于敷衍了事，形式重于实质，而忽略了水利档案的收集与记载是水利工作中最为关键的一个步骤，是水利工作用于时间的最主要的体现。

2.2档案整理方式落后

在档案管理工作中，有一项重要的工作是对原始资料进行整理，整理工作一般依据某一分类原则，对原始材料进行誊抄、装订，但是在实际工作中我们发现，档案整理分类方式存在一些漏洞，其中最为严重的是档案的重复分类和漏分类。在档案查阅时，重复分类会导致原始材料的数量成倍提升，一方面增大了档案管理人员的负担，另一方面也容易给工程验收人员造成障碍，如在成本验收时的重复计算、质量验收时出现重复测量等。而漏分类则会导致后续资料检索难度的增大，对于资料量具大的项目，漏分类甚至会导致资料的无法查找，被错误认定为遗失的情况发生。档案管理方式落后，主要由以下几个因素导致：管理技术的落后。档案管理工作需要严谨且高效的分类、管理手段，但是在我国，由于档案管理专业的技术人才缺失，档案管理人员多为一般性文职人员，在进行档案分类管理时，常使用最为基本的依据时间分类和内容分类的方式，对材料进行规整，但是由于水利工程相对复杂，采用单一的规整方式难以进行有效分类，最终造成分类的混乱；检索条件的落后。检索是对档案进行查找的必要性工作，检索工作的效率直接决定了档案调取和查找的效率，目前我国档案多为物理存放，检索工作也一般依靠人工进行查找，严重限制了检索工作的效率；档案移交工作缺失。在档案管理过程中，档案移交工作一直以来是档案遗失频发的环节，档案的移交包括档案的转移与档案管理人员的交接两个方面，这两个方面都有一个共同点，就是档案管理人员的变更。目前在档案管理工作中，分类存放的方式受管理人员习惯的影响，当档案管理人员变更后，很有可能出现新人无法接替管理工作的情况发生，造成管理混乱。

2.3档案管理制度方面问题

水利工程开展档案管理工作起步比较晚。所以即使国家重视此项工作并且出台了一些管理制度，但是与其他行业相比，档案管理制度与我国水利工程的发展程度还是不匹配的，管理制度明显滞后，仍然有许多不足。这是因为制度的不完善使得水利工程档案管理制度的约束力不够，工作人员没有办法很好地进行档案管理工作。除了档管理制度不完善之外对于制度的落实也存在一些问题，目前对于水利工程档案的管理主要是为了满足当前水利工程在建设方面的需要，但是水利工程因为施工工期以及档案不能有效衔接的原因，使得水利工程档案管理的落实程度远远达不到标准。同时对于水利工程档案管理制度的监管也是存在问题的，目前没有完善的管理工作考核制度，所以对于该项工作的落实没有办法较好地核实。

3水利工程档案管理优化对策

3.1加大档案管理人才的培养力度

想要有效地提高档案管理效率，还需要从加大管理的人员入手。因为档案管理人员是提高水利工程档案管理水平的根本要求，所以需要加大对人才的培养力，为水利工程档案管理工作提供一些高素质、责任心强的人才。首先，我们应该提高档案人员的法律意识，然后再培养他们的职业道德。只有良好的职业意识才能做到及时的收集资料，保证档案的准确性和完整性。我们还要加强业务的培训力度，不断地提升档案管理的业务能力，要提高工程档案管理人员的专业知识，特别是对计算机和管理软件的使用能力，保证工程档案管理人员的知识专业化、技能多样化和管理现代化，只有这样才能更好的为水利工程管理好相关档案。

3.2规范水利工程档案管理

水利工程因为工期较长和规模较大的原因工作人员的流动非常大，人员的变动给档案的管理工作造成了一定的困扰，所以规范档案的管理是非常必要的。第一步就是对档案进行分类整理，施工前期的工程建设可行性报告，项目建议书等是第一类；工程的具体和整体的设计图纸是第二类；第三类是相关项目的施工报告、日志、方案等；最后一类是工程结束后的资料例如工程验收、质量检测报告等。在水利工程档案管理过程中对档案进行分类对提高管理工作有很大的帮助，同时在对档案进行规范化管理时也需要对工作人员的专业组织进行培养，提高他们的管理能力，尤其是要紧跟时代步伐及时更新管理技术，此外还需要增强员工的责任心和提高工作人员的服务意识。

3.3完善档案审核制度

水利工程建设过程中，档案的管理工作并非施工单位独立性工作，其中涉及工程验收、成本核算等多方面的因素，因此在档案管理过程中，应当完善档案的审核制度。档案审核制度来源于国外档案管理工作经验，这一制度的本质在于通过对入库归档的档案进行审核，确