高效时间管理法则ppt

➢ 自制 ➢ 少有危机
Ⅲ
Ⅳ
不 ➢ 短视近利
➢ 全无责任感
➢ 危机处理 重 ➢ 被视为巧言令色
➢ 工作不保 ➢ 依赖他人或社会
➢ 轻视目标与计划 要 ➢ 缺乏自制力，抱怨
机构维生
➢ 人际关系浮泛，破
裂
优先矩阵
重要
多投资时 间在M2
M2
重要， 非紧急
事关重大者不可受制于细枝末节 ---哥德
M1
重要， 紧急
• 第四代时间管理----以原则为中心，以良知 为导向，创造高品质生活
什么是时间管理？
科学的选择 艺术的平衡
有障时间管理的四种观念
视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最 好的试金石）
视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑） 视时间为神物：忘记时间 视时间为奴隶：工作狂
工作狂的害处
工作效率降低 养成拖延的习惯（珀金森定律） 可能导致工作的失败
“工作狂”的原因
➢ 勤勉等于成就？勤能补拙？ ➢ 天黑就吹口哨？ ➢ 欠缺时间管理的技能 ➢ 显示重要性 ➢ 满足烈士感 ➢ 不知休闲的乐趣 ➢ 逃避不愉快的家庭生活
时间管理的关键
优先计划管理
时间管理通则
把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事情做起 每天都这么做 ——世界最大的钢铁制造公司伯利恒
行 o 必须由部属履行，但在紧急关头可获管理
者协助 o 必须由部属履行
授权为什么困难？
担心部属做错事 担心部属表现太好 担心丧失对部属的控制 不愿意放弃得心应手的工作 找不到适当的部属授权
如何授权？
瓶颈多半位于瓶的上端
沟通技巧不佳 令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控） 干扰部属的工作 过分挑剔细节 纵容或无视传达信息的人员，任意提高信
钢铁公司管理顾问李爱菲
优先矩阵
重要
M2
重要， 非紧急
事关重大者不可受制于细枝末节 ---哥德
M1
重要， 紧急
M4 M3
非重要， 非重要，
非紧急
紧急
紧急
优先矩阵分类表：
紧急
不紧急
Ⅰ 重 ➢ 危机
Ⅱ ➢ 防患于未然
➢ 急迫的问题
➢ 改进产能
➢ 有期限压力的计划 ➢ 建立人际关系
要
➢ 发掘新机会 ➢ 规划、休闲
良知
目标能唤起 你最高尚的 才能
自己的 切合实际的 书面的 可衡量的 有时限的 平衡和谐的
目标金字塔
人生目标 20年目标 10年目标 3-5年目标 下年目标
使命宣言 角色 目标
目标金字塔
年度目标 季度目标 月度目标 每周目标 每日目标
每周目标 角色 目标 计划
行事历 授权
—— 规划长期目标
病因
对策
• 该扔则扔 • 不要移师暗处 • 不放无关物品，将物品放在固定地方。 • 让秘书协助建立良好的文件管理系统 • 让文件在面前只流通一次 • 下班最后一件事 --- 收拾办公桌
为什么拖延？
喜欢做的事情 熟悉的事情 容易做的事情
花费时间少的事情 已排定时间的事情 资料齐全的事情 经过筹划的事情 别人的事情 有趣的事情 紧急的事情
➢ 现状 ➢ 障碍 ➢ 前提 ➢ 观念 ➢ 关键 ➢ 技巧 ➢ 行动
高效时间管理
+
常见的浪费时间的行为示例
1、自我因素： 混乱 拖延 授权不足 个人需求（社会交往、社会接受度、完美度、风险规避） 2、环境因素： 访客 电话 邮件 等候 会议 危机 上司决策失误
✓ 授权不足 ✓ 犹豫不决 ✓ 半途而废 ✓ 故意纵容 ✓ 担心遗忘
息的紧迫性
高效时间管理的前提
积极的心态 使命与目标
7）不断更新
持
互赖（我们）
5）知彼
6）统合
续
解己 公众成功 综效
成
4）双赢思维
独 立 （我）
熟
3）要事第一
模
1）主动个人成功 2）以终
式
积极
为始
依赖（你）
图
主动积极的理解
受
制 于
刺激刺 激
人
反应
主
刺激
动
积
极
自觉
选择的自由
反应 独立意志
想象力
使命宣言
角色
目标
—— 规划每周目标
角色
目标
计划
行事历 授权
为什么不做计划？
过分强调“知难行易” 认为不做计划也能获得实效 不了解做计划的好处 认为计划赶不上变化 不止如何做计划
四代时间管理理 论
• 第一代时间管理 ----备忘录型 • 第二代时间管理----事先规划安排行程
• 第三代时间管理----规划、定优先顺序、操 之在我
管理是通过他人将事情办妥。 授权就是将分内的若干工作委托部属履行。 主管所授予的权力应以刚好能够完成指派
的工作为限度。 授权不卸责。
给谁授权？
下属、同事、上级 外部资源 其他：设备、标准、流程、培训等
哪些事情可以授权？
o 管理者亲自履行的工作 o 管理者必须亲自履行，但可借助部属帮忙 o 管理者可以履行，但部属若有机会也可代
尽量避免 扩大M1
尽量避免 M4事情
M4 M3
非重要， 非重要，
非紧急
紧急
尽量减少 M3事情
紧急
高效能组织
紧急 I
2重0-25%
要
不紧急 II
65-80%
III
不
重
15%
要
IV
>1%
4代时间管理的着眼点
第一代：易有成就感，但没有“优先”观念 第二代：能未雨绸缪，但也不分轻重缓急 第三代：有目标追求，但一、三类事务耗时较多 第四代：承认人比事重要，我比别人重要，针对
不喜欢做的事情 不熟悉的事情 难做的是事情 花费时间多的事情 未排定时间的事情 资料不齐全的事情
未经筹划的事情 自己的事情 枯燥的事情 不紧急的事情
对策
• 切香肠法，各个击破，逐步解决 • 用平衡表分析，对比拖延的理由
和不拖延的好处。 • 改变自己爱拖延的思维方式 • 避免过分的追求完美
授权有道
个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不 同角色，并且全盘规划日常生活，着重第二类事 务的完成。
如何处理高价值活动
• 让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于 做琐碎的小事。
• 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终 的结果。
• 设定最后期限，合理安排事情的进展。 • 将大项目分解，逐步完成。 • 高效运用自己的黄金时段 • 奖励自己，始终保持积极进取的态度。
Ⅲ
Ⅳ
不 ➢ 不速之客
➢ 繁琐的工作
➢ 某些电话 重 ➢ 某些信件和报告
➢ 某些信件 ➢ 某些电话
➢ 某些会议
➢ 浪费时间之事
要 ➢ 必要而不是重要的 ➢ 有趣的活动
问题
➢ 受欢迎的活动
偏重各类事务的结果：
紧急
不紧急
Ⅰ
Ⅱ
ห้องสมุดไป่ตู้
重 ➢ 压力
➢ 有远见
➢ 筋疲力尽
➢ 平衡
➢ 危机处理
➢ 纪律
要 ➢ 忙于收拾残局