农商银行档案管理制度

某某农村商业银行股份有限公司档案管理制度

（草案）

为确保某某农村商业银行股份有限公司（以下简称“本行”）档案资料的完整，提高本行档案的科学化和规范化管理水平，特制定本制度。

一、总行、各支行、各分理处应指定专人管理文书档案，会计档案和业务档案。

二、本行在党务，行政，业务以及财务，人事等工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料均应立卷和归档。本行各部门负责本部门文件立卷、归档和保管。其余所需立卷和归档的文件材料均由行政综合部直接处理，行政综合部经理和专职文书，档案管理员应对部门和下属机构的档案管理工作进行指导、监督和检查。

三、档案的立卷和归档要求：

(一)应归档的文件材料齐全、完整；

(二)文件和电报按其内容的联系、合并整理、立卷；

(三)归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切、便于保管和利用。

四、各部门应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为本行各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果。

六、归档范围、保管期限和档案销毁

(一)归档的文件材料的范围：凡是反映本行党务工作和业务工作活动，具有查考价值的文件材料均属归档范围。

1．上级机关或业务主管部门的文件材料；

(1)上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

(2)上级颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件，以及普发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；

(3)上级领导等视察,检查我行工作时的重要指示、讲话、贺词、照片和有特殊保存价值的录音,录像等材料；

(4)代上级草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；

(5)代上级转发本单位的文件(包括报纸,刊物转载)。

2．本行的文件材料：

(1)本行组织召开工作会议、专业会议的全套文件材料以及各种声像材料；

(2)本行党委，行政领导会议(行务会议)材料；

(3)本行颁发的(包括转发及与其他行政部门联合颁发的)各种正式文件的签发稿，印制稿，重要文件的修改稿；

(4)本行的请示与上级机关或主管部门的批复文件，下级机构的请示与本单位的批复文件；

(5)本行及其内部职能部门业务运行活动形成的工作计划、总结、报告、年度目标管理考核实施方案和考核评比结果等；

(6)反映业务活动和业务规范化管理的文件材料；

(7)反映业务活动原始资料和基础数据资料(重要基数),信息化处理(上传和下载)和信息系统运行的数据资料(包括备份的计算机盘，片)，工作记录等；

(8)需建立和反映的各业务险种的个人帐户资料；

(9)对下级检查,调查研究形成的重要文件材料；

(10)统计原始台帐，统计报表，汇总的统计报表和统计分析资料(备份的计算机电子数据等)；

(11)本单位形成的凭证，帐薄，财务报表，其他财务资料和汇总的财务报表(备份的计算机电子数据等)；

(12)审计工作中形成的审计通知书,审计调查通知书,审计工作底稿,审计报告,审计意见书和审计决定等；

(13)本行购建办公楼，重大修缮项目，征用土地以及基本建设工程施工，竣工，购置大中型设备的文件材料，信息化管理系统的开发建设等文件材料等；

(14)本行制定的条例，准则，章程和各项管理制度等文件材料；

(15)本行成立,合并,撤销,更名,启用印信及组织简则,人员编制等文件材料；

(16)本行,本系统的历史沿革,大事记,反映重要活动事件的剪报,声像材料,荣誉奖励证书等文件材料；

(17)本行(包括上报,下批)干部任免(包括备案),调配,培训,专业技术职务申报,考试和评定,考核聘任,党员,团员,干部工勤人员

名册,报表,以及工作人员的考试,考核,考勤,评聘,录用,转正,定级,调资,退职,退休,离休,评残,抚恤,死亡等工作及干部评优奖惩等文件材料；

(18)本行和按干部管理权限规定的为下级单位办理的干部,员工的转移工资,行政,党,团,工会组织介绍信及存根；

(19)财产物资,档案等的交接凭证,清册；

(20)本单位的业务宣传,“CI”策划的定稿和印本,编印的情况反映,简报,宣传册等刊物的定稿和印本,编辑出版物的定稿,样本；

(21)本单位与外单位签订的各种合同,协议等文件材料；

(22)其他按有关规定应予归档的文件材料。

3．同级行政部门或业务主管部门和非隶属机关的文件材料。

(1)同级行政部门或业务主管部门和非隶属机关颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件；

(2)有关业务机关对本单位工作检查形成的重要文件；

(3)同级行政部门和非隶属机关与本单位联系,协商工作的重要往来文件。

4．下级单位的文件材料：

(1)下级单位报送的重要工作计划,报告,总结,典型材料统计报表，财务预算,决算报表等文件；

(2)下级单位（支行、分理处）报送的政策性备案文件。

(二)保管期限

档案的保管期限由档案的保存价值确定,根据国家档案局的

有关规定,档案的保管期限定为永久，长期和短期3种,长期为16-50年左右,短期为15年以下,专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行，本行档案的保管期限除会计档案另作规定外,其他档案均列为永久，长期和短期保存。

1．永久保存的档案：本行制定的属于政策性的文件；处理重要问题形成的文件、材料；召开的重要会议的重要文件材料；重要的请示、报告、总结、会计决算报表、综合统计报表；机构演变、单位领导人任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本单位业务并要贯彻执行的重要文件材料;构成数据库的基础数据和系统运行的重要业务资料(备份的计算机电子数据)及各基本险种的个人帐户资料等。

2．属于长期和短期保存的档案由行政综合部会同应立卷和归档的部门共同制定保管期限,报主管或分管领导批准后执行;属于文件档案的由行政综合部根据有关规定制定保管期限,报主管领导或分管领导批准后执行。

(三)档案销毁管理

按保管期限已经到期的档案和已无存查价值的档案可定期鉴定和销毁。属于业务或专业档案的由相关的业务部经理鉴定确认；属文书档案的由档案管理员和行政综合部经理共同确认。销毁前要登记造册，报单位主管领导或分管领导批准后,由两人在指定地监销,并在销毁清册上签字。