科研管理系统白皮书

长城数字科研管理系统
[技术白皮书]
西安长城数字软件有限公司
目录
1.产品概述 ______________________________________ 错误!未定义书签。

2.产品特点 ______________________________________ 错误!未定义书签。

涵盖了科研管理业务的各个环节_________________ 错误!未定义书签。

全面的科研信息管理和服务体系_________________ 错误!未定义书签。

强大的查询与统计功能_________________________ 错误!未定义书签。

个人科研档案管理功能_________________________ 错误!未定义书签。

系统安装维护方便、功能简单易用_______________ 错误!未定义书签。

数据统一与共享_______________________________ 错误!未定义书签。

与数字化校园发展相结合_______________________ 错误!未定义书签。

灵活适应不同院校多种科研管理模式_____________ 错误!未定义书签。

网上申报_____________________________________ 错误!未定义书签。

科研项目经费管理_____________________________ 错误!未定义书签。

科研绩效评估_________________________________ 错误!未定义书签。

网络交互_____________________________________ 错误!未定义书签。

科研办公管理_________________________________ 错误!未定义书签。

3.主要功能设计 __________________________________ 错误!未定义书签。

科研业务管理_________________________________ 错误!未定义书签。

基金项目管理_____________________________ 错误!未定义书签。

项目经费管理_____________________________ 错误!未定义书签。

科研成果管理_____________________________ 错误!未定义书签。

专利信息管理_____________________________ 错误!未定义书签。

科技转化管理_____________________________ 错误!未定义书签。

科技论文、著作信息管理___________________ 错误!未定义书签。

科研绩效评估_____________________________ 错误!未定义书签。

学术活动信息管理_________________________ 错误!未定义书签。

学会及任职信息管理_______________________ 错误!未定义书签。

科研设备管理（固定资产管理） ___________ 错误!未定义书签。

科技档案管理 ___________________________ 错误!未定义书签。

专家库管理 _____________________________ 错误!未定义书签。

机构人员管理 ___________________________ 错误!未定义书签。

科研技术资料管理 _______________________ 错误!未定义书签。

网上申报子系统_______________________________ 错误!未定义书签。

项目负责人工作站_____________________________ 错误!未定义书签。

专家评审管理_________________________________ 错误!未定义书签。

科研信息服务_________________________________ 错误!未定义书签。

科研办公管理_________________________________ 错误!未定义书签。

4.系统技术特性 __________________________________ 错误!未定义书签。

高度的系统灵活性、兼容性与可扩展性___________ 错误!未定义书签。

全面的安全防范体系___________________________ 错误!未定义书签。

5.软硬件环境需求 ________________________________ 错误!未定义书签。

6.公司简介 ______________________________________ 错误!未定义书签。

西安长城数字软件有限公司(以下简称长城数字)在与高校科研管理部门的长期合作与服务过程中，总结出用户在选用科研管理系统时重点考虑与关注的问题：
是否具有强大灵活的查询与统计功能。

是否具有实用的项目管理、经费管理、绩效考核、成果及论文管理
功能。

安装和操作是否简便易行，是否支持网络化办公。

是否具有完善的科研数据安全保障措施。

是否可与其它软件进行数据交换以及对原有软件或数据的保护措
施。

系统与传统管理方式的结合与过渡能否适应高校科研管理的发展与
变革。

提供商是否能够提供长期有效的技术支持与服务能力。

长城数字科研管理系统通过建立统一的科研管理和服务环境，实现统一的科研信息资源库、统一的科研信息发布与服务平台、统一的科研业务管理平台和统一的信息统计、查询平台。

系统以“科研业务管理”、“科研信息服务”和“日常办公管理”三条主线进行功能设计，实现科研信息的网上申报、审核、监督、统计、分析等管理工作，可有效规范工作流程，加速信息的记录、查阅以及传播效率，提升高校的科研管理水平，对高校实施科研管理体制的改革、科研组织方式的调整以及优化资源配置、加强科研创新能力具有积极的推动作用。

系统采用先进的J2EE框架和Oracle数据库技术进行设计和开发，在充分考虑信息共享性和开放性的同时，保证系统的稳定性和安全性。

安全体系采用国际通用的JAAS安全认证及鉴权机制，并通过隔离的软硬件部署、客户端身份验证锁以及其它联合安全措施，确保系统中的科研数据安全有效。

2.1涵盖了科研管理业务的各个环节
长城数字科研管理系统是一套集科研信息采集和发布、科研业务管理、信息统计、绩效考评、决策支持为一体的科研管理系统，涵盖了科研服务与管理的各个环节，可全面提升高校科研管理及服务的现代化水平，促进科技成果转化和推广，满足各级领导对科研工作宏观管理与决策的需要，并为绩效考评、职称评审等工作提供重要依据。

2.2 全面的科研信息管理和服务体系
通过对学校各级科研管理者和参与者的全面需求分析，系统实现了对校领导、科研处领导、科研处管理人员、院系科研秘书、课题负责人、科研人员等不同的角色提供其权限范围内的管理功能和信息服务。

2.3强大的查询与统计功能
分角色查询: 校领导、科研处领导、科研处管理人员、院系、项目负责
人等不同用户均可实时查询与其角色、需求、权限相称的科研管理信息。

多条件组合查询：系统提供了多种可以自由组合的查询功能，可按照院
系、机构、年度、课题、编号、人员、职称等不同条件组合查询。

查询条件记忆功能：用户常用的查询方式可保存在系统中，方便用户再
次使用。

自带多种常用报表：系统自带多种向学校、教育厅、科技厅、教育部、
科技部等部门上报的常用报表，完全满足科研处日常统计、上报工作的
需要，报表使用简洁方便，可实现批量打印。

图形化报表：对于报表中的关键数据以折线图、柱状图、饼图等形式展
示，便于校领导及各级科研管理人员快速发现其中的问题、规律、趋势，获取决策支持信息。

自定义报表：可根据用户需要灵活生成不同形式的报表，满足各种特殊
要求。

2.4 个人科研档案管理功能
个人科研档案管理功能基于项目、成果、论文等信息管理功能设计，通过信息关联，以个人为中心抽取系统内的数据，自动建立个人综合科技档案。

个人科技档案提供给管理者方便的查询功能，在同一个功能界面中可查看到某一个科研人员所有的科研信息。

个人科技档案提供给科技人员个人信息查询和填报功能，基于在线申报系统实现个人信息的填报与审核流程，以保证系统中数据的准确性和时效性。

个人综合 科技档案
科研人员 基本信息
论文著作 详细信息
科研项目 详细信息
科研成果 详细信息
学会任职 详细信息
专利 详细信息
其它信息
管理人员查询
个人查询与填报
2.5系统安装维护方便、功能简单易用
免安装维护：系统采用B/S架构设计，用户仅会使用浏览器即可方便操
作系统，系统升级只需在服务器端安装软件，所有用户便可直接使用最
新版本。

个性化工作台：系统依据角色和权限为用户提供个性化的操作界面，直
接显示待处理任务、最新消息、常用操作等信息，以便用户及时了解各
种动态并快速进入工作状态。

快速上手：可快速在不同功能间切换，并根据系统的人性化提示信息完
成工作流程，使用人员无需接受专门培训。

智能提醒：为在线消息、申报审批等功能设计提醒功能，系统自动提醒
用户查看当前待处理事务。

自动填写：在相关业务间建立了可引用的数据关系，对于经常要填写的
各种电子表格，实现基本信息的自动填写。

2.6数据统一与共享
科研业务管理系统、网上申报系统以及科研信息服务系统在保证数据机
密性的前提下在统一的数据平台之上设计，实现不同业务间数据共享，
确保数据的准确性及唯一性，以减少维护不同系统所带来的重复工作。

系统依照项目→成果、论文→成果转化的主干业务流程，建立彼此数据
间的逻辑关系，有效规范了科研信息管理过程。

开放的数据接口：基于J2EE技术框架，支持多种数据接口，与第三方系
统方便进行数据交换，并可根据客户的需求设计数据接口。

数据导入导出：系统可导入和导出多种格式的数据，确保客户原有数据
顺利移植，同时可导出数据以供其它系统使用。

2.7与数字化校园发展相结合
基于模块化、开放式的系统设计以及采用主流技术、符合教育信息化标准等特点，使得系统具有很好的适应性，能与符合标准的数字化校园体系无缝结合，实现信息共享。

2.8灵活适应不同院校多种科研管理模式
针对不同院校在科研管理的模式、流程、职责和工作习惯的不同，充分考虑未来高校在科研管理方面的变革及发展，系统实现了各种管理流程、权限、计算方法等的灵活配置，确保系统具有更强的适用性。

可对系统中不同的功能、操作、数据范围设置不同的权限并灵活控制，
以适应业务发展和变化。

可对“网上申报——院系审核——科研处管理——上报”的管理流程进
行灵活设置，实现多级管理。

根据学校实际情况，针对不同的院系，不
同的申报内容、不同的专家评审方式等条件设置不同的审核流程。

可对科研绩效评估设置不同的计算方法和流程，适应学校的不同要求。

2.9网上申报
系统提供项目、成果鉴定、成果报奖、专利、论文、著作和学术活动等信息的在线申报，实现科研处、院系的两级管理模式，各类申报数据首先通过各院系的审核，再自动提交至科研处进行二次审核，将原先大量的数据录入和审核工作分散到院系和个人，减轻了科研管理部门的工作压力，同时进一步明确了两级管理部门的分工、职责，规范了申报流程，有效提高了信息传递的效率，确保数据的完整性和准确性。

2.10科研项目经费管理
实现科研经费的预算、划拨、决算等管理功能，可以导入财务系统数据。

详见3.1.2科研项目经费管理。

2.11科研绩效评估
对个人科研成果及工作量进行综合分析和评估，评估指标和计算公式可灵活配置。

系统自动对绩效评估所需的数据进行收集、计算和分析，有效减轻手工统计的工作量和可能出现的统计误差。

详见3.1.7科研项目经费管理。

2.12网络交互
利用系统强大的网络交互功能，不同用户通过统一平台实现信息的发布、查询、反馈、交流，使得信息交流的响应速度及交流广度得到极大的提升。

2.13科研办公管理
提供年度工作计划、周工作安排、个人工作计划、个人工作记录、消息管理、文档管理、通讯录及内部行政管理等实用的办公管理功能。

详见科研办公管理。

3.1科研业务管理
3.1.1基金项目管理
项目审核管理
科研处管理人员对网上申报系统提交的项目资料进行审核批复，并可动态生成某一时间段的项目申报、审核情况的一览表。

项目审核权限设置支持院系初审、科研处终审的二级管理模式。

可批量安排申报项目的专家审核过程，并可通过“专家评审系统”直接获得专家评审意见。

主要功能如下：
1)申报信息的浏览、添加、删除、修改。

2)安排审核专家、查看专家审核意见。

3)转入在研项目库。

4)统计报表。

5)数据导入、导出。

项目信息管理
项目基本信息主要来自“项目审核管理”中的“转入在研项目库（立项）”功能模块，“中期报告”、“结题报告”、“项目经费信息”、“项目成果信息”等其它数据来自“项目负责人工作站”功能模块。

项目信息管理对项目从申报到结题的各个环节进行全程监督、审核，对各项数据进行统计分析，并对研发工作进行指导、支持。

主要功能如下：
1)项目基本信息浏览
2)中期检查报告管理
3)项目结题报告管理
4)项目经费管理
5)项目成果信息管理
6)专家评审管理
7)任务书管理
8)发布检查通知
9)调研报告及资料管理
10)开题报告及资料管理
11)技术方案资料管理
12)项目进度报告管理
13)项目过程跟踪考核资料管理
14)项目信息归档
15)统计报表
16)数据导出
中期报告管理：系统根据项目的起始时间和终止时间自动计算在研项目中期报告审核时间，发布中期审核通知，并对中期报告进行审核批复。

项目结题管理：对项目负责人提交的结题资料进行审核批复，并可动态生成某一时间段的项目结题申请、结题通过情况一览表。

项目管理参数设置：系统提供灵活的参数设置功能，包括：项目经费科目设置、项目评审条目设置、项目来源信息设置。

3.1.2项目经费管理
预算管理：根据各个在研项目的经费预算生成学校科研项目经费预算计
划数据，并生成相关报表。

到款管理：对每一期到款进行登记和汇总，并形成统计报表。

经费划拨：根据项目经费预算计划，按照经费预算比例自动将到款进行
划拨，生成详细的经费划拨清单。

到款通知：自动生成到款通知，通过网络及时将到款金额和划拨比例通
知项目负责人。

导出和导入财务数据：此功能适用于科研经费由财务部门统一管理的院
校，可将经费预算划拨清单数据提供给财务系统使用，并将财务系统中
各项目经费支出数据导入到科研管理系统以供查询和统计。

项目财务明细查询：可查询项目的经费支出明细，科研管理部门可查询
全部项目，项目负责人可查询个人项目。

项目经费决算：在项目结题时，可生成项目经费决算信息，并生成报表。

3.1.3科研成果管理
成果鉴定及报奖信息的审核
科研处管理人员对网上申报系统提交的成果鉴定及成果报奖信息进行审核批复，并可动态生成某一时间段的成果鉴定及报奖信息申报、审核情况的一览表。

审核权限设置支持院系初审、科研管理部门终审的二级管理模式。

成果鉴定管理
科研处和院系对成果鉴定申报信息进行审核管理，并依据申请人填报的成果鉴定结论将成果鉴定申报信息转为正式成果鉴定数据；系统可动态生成“成果鉴定汇总表”以及其它统计报表。

成果鉴定信息主要包括：组织鉴定单位、鉴定时间;鉴定证书编号;起止时间、完成人员、备注。

成果报奖管理
科研处和院系对成果报奖申报进行审核管理，并依据最终收到的成果奖励结论将成果报奖申报信息转为正式成果奖励数据。

系统可以根据成果奖励类型、学科领域、授奖等级等统计方式生成报表和图表。

成果奖励的信息主要包括：获奖类别、获奖等级;获奖时间、奖金额、参加人员、备注等；可动态生成“科研项目成果获奖汇总表”。

发布成果信息
对外提供成果获奖名单发布功能，将可公开的成果信息在网站中公布，上述功能在信息发布模块中实现。

成果档案管理：
由档案室人员确认成果档案资料是否已经交齐备案，如果所有资料齐备，则由档案室发放成果奖励证书，本模块由档案室办公人员维护。

3.1.4专利信息管理
专利申报审核
科研处管理人员对网上申报系统提交的专利申请资料进行审核批复，并可动态生成某一时间段的专利申报、审核情况的一览表。

专利授权管理
在专利申请获得正式批准后,科研处管理人员可将专利申请信息转为专利授权信息，并可对以下信息进行管理（专利授权资料）：申请号、申请日期；申请名称、申请类别；申请人员、备注；授权日期、专利时效；所属部门、课题组、项目信息等。

系统可动态生成专利申报、专利授权一览表。

3.1.5科技转化管理
转化信息管理
科技转化信息管理包括已转化科技信息和待转化科技信息，具有科技转化基本信息的录入、删除、修改、查询、报表和统计等功能。

提供任务提醒功能，实现应收款项定时提醒，提供图片上传保存功能。

合同信息管理：增加，修改，删除，检索合同信息。

设置合同提醒功能：可根据合同信息设置时间点，进行付款、失效等合
同信息的提示。

管理合同模板：可选择预先保存的合同条款信息生成合同草本，也可增
加、修改、删除合同条款信息。

统计转化信息：可根据院系所、学科领域进行统计,生成报表和图表。

3.1.6科技论文、著作信息管理
科技论文管理
科技论文信息管理提供多种统计和查询功能，可管理的信息主要有：论文编号、论文中文名称、论文英文名称、院系所部中心号、论文类型、论著类别、学科领域、学科门类、所属项目来源、中国语种、语种、SCI收录、EI收录、ISTP 收录、ISR收录、所属项目编号、刊物名称、出版号、发表日期、国别、刊物级别、年号、卷号、期号、总期号、起始页数和论文的人员信息。

支持数据导入功能（可从国家科技论文统计中心或其它论文统计单位导入数据）。

科技著作信息管理
科技著作信息管理提供多种统计和查询功能，可管理的信息主要有：著作编号（全校统一编写的科技著作序号）、著作中文名称、著作英文名称、所属院系、学科领域、所属项目来源、论著类别、语种、出版社名称、出版社级别、出版日期、出版号、著作字数、所属项目和科技著作人员情况。

3.1.7科研绩效评估
科研绩效评估是科研管理部门的重要工作之一，也是耗费人力、时间最多的工作之一。

系统实现科研项目、科研成果、论文、科研人事数据等关键数据的标准化，通过网上申报系统进行数据收集，科研管理人员只需在日常管理中审核和维护数据的准确性，根据需要制定绩效评估计算办法，系统即可自动对绩效评估所需的数据进行收集、计算和分析，形成客观、准确的评估结果，并可快速生成各类报表。

科研项目绩效可设置的影响因素有：项目来源等级、项目来源、项目经
费等级、项目组角色排名等。

科研成果绩效可设置的影响因素有：鉴定级别、获奖类别、获奖类别等
级、获奖等级、获奖人排序等。

论文绩效可设置的影响因素有：期刊级别、期刊类型、影响因子、作者
排序等。

著作绩效可设置的影响因素有：著作类型、著作级别、作者排序等。

科技人员人事数据可设置的影响因素有：职称、受教育级别、参见工作
年限、职务等。

其它可参与科研绩效评估的数据：科技成果转化、学会任职、参加和举
办学术会议等。

统计报表：科研绩效排名、个人科研绩效详细信息等。

3.1.8学术活动信息管理
学术会议信息发布：可发布会议信息以及录制的视频、图片、文档、表
格等信息。

主办会议信息管理：对校内主办的学术会议信息进行登记和管理。

相关
数据包括：会议编号（全校统一编写的学术会议序号）、会议中文名称、
会议英文明名称、会议地点、会议起始日期、会议终止日期、学科领域、
会议等级、会议举办形式、举办单位、国别、参加会议人数等。

3.1.9学会及任职信息管理
学会信息管理：可对本校设立的学会机构信息进行管理。

包括：学会名
称、等级、现任领导、设立日期等。

学会任职信息管理：可对学校科研人员在学会任职的信息进行登记和管
理。

基本信息包括：姓名、院系、科室、学会名称、所任职务、任职日
期等。

3.1.10科研设备管理（固定资产管理）
管理科研设备，跟踪设备使用和运行情况，为设备调配提供参考。

管理的主要信息包括：档案号、目前状态、品名、规格型号、启用日期、价格、数量、来源、所在单位、保管人、供货单位、设备用途、经办人、发票号码、发票日期、生产厂家，可动态生成各类报表。

3.1.11科技档案管理
为避免系统中各类科研管理数据受到误操作等人为破环，系统设计“归档”功能，可将部分科研信息进行归档，即作为历史资料保存、不可修改。

归档的科研信息包括：成果、成果报奖、专利、科技转化、论文、项目。

归档后的信息仍可以查询。

3.1.12专家库管理
此功能用于专家信息的管理和查询，同时可用于基金项目管理中的专家评审功能。

系统可按照专家的职称、专业、研究方向等信息进行检索，管理的信息主要有：专家编号，专家名称，出生年月，证件号码，晋升时间，获院士称号时间，交叉领域，具体部门，部门性质，邮编，联系地址，联系电话，传真，联系人，E-Mail。

3.1.13机构人员管理
科研机构库管理
科研机构库管理作为科研信息管理系统的一个基础内容，在各类统计与查询中起重要作用。

包括：
1)科研机构设置以及负责人、成员情况；
2)课题组的划分以及课题组负责人、成员的情况；
3)相关职能部门的设置、相关人员情况。

科研人员库管理
科研人员库管理作为科研信息管理系统的一个基础内容，在各类统计与查询中起重要作用，由科研处授权专人对科研人员库进行维护。

包括：
1)姓名、性别；
2)出生日期、参加工作时间；
3)毕业学校、职称、学历；
4)员工号、所属部门、科室、课题组；
5)其它相关信息。

3.1.14科研技术资料管理
管理科研处的科研技术资料。

为了配合ISO9000认证的需求，在科研技术资料管理系统中，还将加入科研实验原始记录和中间数据的存储与管理，成为科研数据平台的基础，由各科研处部门将相应的资料提交到此系统中，提供科研实验的可追溯性保证。

科研技术资料主要包括：
1)文献总结报告及资料；
2)调研报告及资料；
3)开题报告及资料；
4)技术方案资料；
5)项目进度报告；
6)项目过程跟踪考核资料。

3.2网上申报子系统
在线申报系统实现各类基本信息的填写及相关附件的上传，并可查询历史申报记录以及项目相关情况。

主要功能包括在线申报、历史申报信息查询、在线提问、浏览申报说明等。

基金项目申报
主要收集项目来源、项目等级、项目类别、协作单位、项目开始时间、结束时间、所用实验室、申请金额、相关附件（word等多种格式）、项目组成员、申请人信息、申请人姓名、院系、出生年月、性别、职称代码、传真、联系电话等信息。

成果鉴定申报
主要收集填报人、项目名称、成果名称、填报时间、申请鉴定形式、申请鉴定时间、申请鉴定地点、组织鉴定单位、相关附件（word等多种格式）、第一完成单位、第一完成人、成果简介、申请鉴定理由及备注等信息。

成果报奖申报
主要收集填报人、项目名称、申报成果名称、申报级别、填报单位、申报时间、申报奖项、申报等级、申报组织鉴定单位、鉴定时间、申报项目开始时间、相关附件（word等多种格式）、项目结束时间、第一完成人、第一完成单位、其它完成人、其它完成单位、成果简介等信息。

专利申报
主要收集申请人、发明创造名称、是否职务发明创造、专利类型、发明人、发明人单位名称、发明人单位电话、发明人单位地址、代理人、代理机构、代理人电话、代理人地址、发明创造内容简介、相关附件（word等多种格式）等信息。

科技转化申报
主要收集项目编号、项目名称、项目类别、分类、转化金额、预期经济效益、项目完成人、研制单位、固定电话、传真、E_mail、手机、拟转化方式、录入日期、技术水平、成熟度、合作方式、项目简介、相关附件（word等多种格式）等信息。

3.3项目负责人工作站
项目负责人工作站是科研项目申报的附加功能，使项目负责人对项目进度、人员、经费等方面的管理更加及时方便，确保科研管理部门与项目负责人之间的信息交流准确、及时、完整。

主要功能包括：
查看科研处通知
查看项目基本信息
查看项目经费情况
制作项目任务书
提交中期检查报告
提交结题总结报告
登记项目成果
项目人员管理
项目文档管理
通讯录。