城建档案工作者应如何提升工作技能和服务水平

城建档案工作者应如何提升工作技能和服务水平

作者：缪荣喜

来源：《办公室业务》 2016年第1期

文/泰州市城建档案馆缪荣喜

【摘要】本文立足于快速发展的新时期下城建档案的总体要求，提出城建档案工作者加强工作技能、提升服务水平的做法与举措，希望能对城建档案工作者提供帮助。

【关键词】城建档案工作者；城建档案；服务与利用

城建档案是在城市规划、建设、管理及其相应的科研活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的历史记录。新时期，城市经济、文化、科技各领域快速发展，传统的城建档案工作理念与管理模式已经不能满足人们日益增长的利用需求。因此，当代城建档案工作者正面临着更高的要求和更大的挑战。如何适应新形势，充分发挥城建档案的作用，已成为当代城建档案工作者必须面对的重要责任和义务。

一、加强城建档案工作者队伍建设

随着城建档案事业的发展，城建档案管理与服务在城市建设管理过程中的重要作用日益凸显，越来越多的人开始利用城建档案资源，而作为管理者与服务者，城建档案工作者的队伍建设水平也成为了决定城建档案管理工作质量及城建档案服务利用水平的重要因素。

（一）强化城建档案管理机构的组建与完善。要成立专门的城建档案管理机构，目前县（市）一级基本都成立了城建档案馆（室），但是乡镇一级建设档案管理机构发展相对薄弱。在实际的工作中，由于受到体制、机制等各方面原因的制约，有的地方没有成立乡镇一级的建设档案管理机构，档案管理处于分散管理的落后局面。就泰州地区来看，88个乡镇中87个建有村镇建设档案室，但其中不乏为应付上级检查而设立的“空壳档案室”，档案管理处于杂乱无章的状态，百姓无从查找档案，村镇建设档案的利用价值没有得到充分体现。各地要根据城建档案形成的多少，服务利用的多少，组建适当规模的专门的管理机构，按照实际工作需要，选派责任心强、爱岗敬业、同时具备相关专业资格的人员任职于适合的岗位。

（二）提升城建档案工作者的综合素质。城建档案管理工作涉及到档案管理、声像技术、计算机管理、学术编研等诸多专业领域，这些专业领域的工作，如计算机、声像技术等，大多依赖具备相应专业技术水平的工作人员。一是要加强自身学习。不断学习专业技术知识，将理论与实践相结合，将传统的工作方法与现代科学管理技术相结合，积累工作经验，这样才能不断提高自身素质，投身于城建档案事业建设。二是要加强教育培训。针对各专业技术岗位，对城建档案工作者进行专业知识技能及综合业务培训，减少工作中的盲目性和片面性，加强单位内部团结与协作，提升城建档案管理工作的质量与效率。

（三）提升城建档案工作者的稳定性。目前，档案管理机构的人才与其他部门相比，无论在数量上还是质量上，都有着较大的差距，尤其是乡镇一级档案管理机构，真正具备专业管理专业知识的工作人员更是凤毛麟角。

据不完全统计，泰州地区87个村镇建设档案室共有工作人员83人，其中专职人员17人，占20.5%，兼职人员66人，占79.5%，还有4个档案室没有档案管理人员，严重制约了村镇建设档案事业的健康发展。

各地城建档案管理机构要多向上级主管部门汇报情况，积极争取办公用房、设备资金、人员编制等方面的支持，为城建档案工作者提供各种学习提升、教育进修的机会，逐渐培养起高度的责任感及使命感。在人员的福利待遇、职称评定、晋升提拔等方面加强重视，提供渠道，建立健全奖惩制度，使城建档案管理部门具有吸引力，有效防止城建档案管理队伍中高素质人才的流失，促进新人才新成果的不断涌现，提高城建档案工作者乃至于整个档案管理队伍的稳定性。

二、拓宽城建档案服务利用的方式与途径

城建档案的根本目的与最终出发点是服务与利用，这也是实现城建档案自身价值的重要手段。当今社会，城市建设、科技发展等各方面日新月异，人们对城建档案的使用频率、范围和要求都越来越高，传统的档案管理模式已然不能满足快速增长的档案利用需求，这就要求我们要想办法拓宽城建档案服务利用的方式与途径，提供更快捷、更高效、更优质的服务。

（一）大力夯实档案基础业务工作。档案工作简单说就是“收、管、用”。城建档案工作者要加强档案基础业务建设，把好“三关”，这是做好城建档案管理工作的根本。一是把好档案“入口关”。城建档案资料的形成大多是在工程建设、施工、监理等单位形成，形成时间较长，涉及单位多，归档范围广，城建档案管理机构要加强业务指导，定期组织培训，保证城建档案资料在形成阶段的规范、完整、准确，从而把好“入口关”。二是把好“安全关”。城建档案是不可再生资源，遭到的损毁是永久的。城建档案工作者要将安全意识深深地根植在内心深处，严格落实各项安全管理制度，加强档案库房日常巡查，最大限度保证安全。三是把好“利用关”。要设置专门的查阅窗口和专业的接待人员，为社会各界提供优质的查阅服务，积极开发城建档案资源，开展城建档案编研工作，使珍贵档案从库房中“走出来”，深入挖掘出城建档案的内涵与价值，为现代城市规划与建设提供参考。

（二）努力提高城建档案数字化水平。加快城建档案数字化建设，实现最广泛、更便利的服务是档案社会化的必然趋势。国家档案局2010年发布了《数字化档案馆建设指南》，对国内的数字档案馆建设提出了总体性的指导意见，这将是今后档案信息化的发展方向。各地城建档案管理机构应当将档案数字化作为工作重点，争取人员、资金、技术等各方面的保障，加快数字化进程。

在实际操作中，可以采取服务外包的方式，将数字化业务外包给专业处理公司，对形成的电子档案要做好异地备份，最大程度保证数据安全，通过馆际合作的方式，不同地区的城建档案资源整合互通，形成大数据平台，使有限的资源能为更多的受众提供利用，为城市建设规划提供强有力的决策支持，促进各地区间城建档案事业的均衡发展。

（三）做好城建声像档案管理工作。声像档案记录的是社会发展的声音和图像，因此反映的客观事物直观形象，活灵活现，给人以强烈的时空感和真实客观的感受，这是纸质载体档案所不能解决和替代的，可以说声像档案进一步凸显了档案的原始记录性。声像档案工作的开展依赖于专业拍摄设备。俗话说“巧妇难为无米之炊”，各地城建档案管理机构要积极向上级主管部门争取资金，及时添置设备并更新换代。大胆聘用年轻一代声像专业技术人员，定期开展业务培训，积极参加各类声像竞赛、评比活动，不断提高声像专业技术水平。通过电视媒体、网络、画报等方式扩大宣传，提高人民群众对城建档案，尤其是城建声像档案的认识水平，增加利用率，最大化发挥出城建档案的利用价值。

（四）提升城建档案编研质量。城建档案真正起到服务社会的作用，总是需要对档案信息进行有机的组合和科学的加工，这就离不开档案编研。档案是“死”的，人是“活”的，昨天的档案并不会自己说出城市建设与管理的规律。因此，分析、研究、提炼、概括出城市建设规