学校转型之后档案管理工作的改善研究

学校转型之后档案管理工作的改善研究

作者：林成杰

来源：《办公室业务》 2017年第8期

文/福建师范大学福清分校林成杰

【摘要】档案管理在高校日常工作中，起着非常重要的作用。高校必须要重视在提高教学

质量的同时保证学校的档案管理工作的顺利运行。所以，进一步改善学校的档案管理工作是学

校应该着重完成的目标和任务之一。为此，结合笔者在学校转型过程中的档案管理工作经验，

探讨如何进行有效地改善学校的档案管理工作。

【关键词】学校转型；档案管理；改善措施

学校的档案管理工作在平常的工作中，有着非比寻常的意义。对学校的档案管理工作进行

有效的提高和改善，不但能够确保学校的有序管理与发展，使得学校获得教学质量的提高与改进，还能够明确详细的管理发展措施，高效的教学资料能够使学校的档案管理工作顺利开展。

本文中，笔者将根据目前学校转型之后学校档案工作所出现的问题，进一步提出应当怎样提高

档案管理工作。

一、档案管理工作的意义

档案管理工作能够成为学校各类教育实践活动的有效依据。日常的档案管理工作主要涵盖

对学校所有的管理活动、教学实践、科研实践等活动所依据的源头材料、申请、证明以及科研

工作所取得的成果在内的各类档案的整理和收纳。待各类资料整理结束之后，学校档案管理工

作人员再通过计算机分类软件将收集的资料进行录入和整理，完整地存储在学校的档案资料库

里面。通过这种方式，档案资料库中所整合的资料就变成了学校的一种珍贵的资源，在未来的

学校各类教学活动中都能够作为可以依照的参考资料，来提高学校各类教学活动的水平，从而

达到维护学校师生合法权利的目的。

此外，档案管理工作最为重要的管理内容之一，就是学校在自身发展过程中的珍贵材料，

其中也不乏有学校创立过程中的一些伟大的壮举(包括学校的一些科研成果和学生的培养方案)。在进行日常管理工作的时候，可以将档案管理资料库中所收藏的一些珍贵材料给学生观看，让

学生们体会学校老一辈人通过自己勤奋刻苦所获得的科研成就，调动学生的学习积极性，努力

学习，给母校争光。

二、目前学校档案管理工作所出现的问题

（一）档案管理工作意识淡薄。当下，我国的一些学校正在面临着转型，这使得学校的档

案管理意识逐渐淡薄，没有摆正档案管理工作在学校中的地位，直到现在，仍然存在着一些学

校的档案管理部门缺乏深刻的档案管理意识，没有领会到档案管理工作对学校各类活动起着非

常重要的促进作用，几乎没有将档案管理工作纳入到学校的日常工作进程中，甚至一些学校视

档案管理为一项微不足道的工作，潜意识地将学校的档案工作界定为资料整理——对一些完全

起不到作用的资料，进行简单的整理。负责的领导也没有对档案管理工作的重要性进行深入的

了解，更不会花费时间和精力制定相关的制度进行档案管理工作，这就使得档案管理工作起不

到应有的作用。

（二）档案管理方式较为陈旧。我国目前大部分学校的档案管理方式非常陈旧，甚至一些

学校的日常档案依旧由相关的工作人员通过手工作业的方式进行。因此，当档案资料归档录入

完成后，学校相关档案负责人员还必须对档案资料进行深入的整理和归档，比如对档案进行编

排录入等等类似于这种效率低下的抄写方式，不但耗费了巨大的人力和物力，还在很大程度市

增大了数据循环录入的可能性，极大地制约了档案管理工作的高效运行。

（三）档案管理人员能力较低。一些学校中从事档案管理工作的负责人专业能力未达到应

有的工作标准，其中，绝大多数档案管理工作人员未经过正式的档案管理专业的知识和技能的

培训和学习，这进一步导致了档案管理工作人员在日常的工作过程中，很难以快速准确地将档

案材料进行整理和归档，严重影响到档案管理工作的有序进行。

（四）档案资料利用率不高。近几年高校之间的重组和合并引发了许多问题，使得档案管

理存在着许多问题，尤其是档案资料的利用率大幅度降低。比如很多学校在进行合并的时候将

学校档案资料遗失，还有将档案存放的次序打乱，导致档案资料得不到有效的利用。另外，学

校的部分档案进行分类管理导致各部门之间不能进行信息资源的共享。

三、档案管理工作的改善途径

（一）分管领导重视档案管理工作。部门领导应当给予学校档案工作充分的重视，只有通

过这种方式，才能够为档案管理提供更好的渠道。因此要建立相关的档案管理部门，并将校长

作为部门的一把手。这个部门要着力解决日常档案管理工作中的各类问题，比如经费报销问题、设备设施和技术开发等问题。进一步帮助档案管理负责人改进相关制度，改善环境，监督工作

人员综合能力得到进一步的提升，运用先进的管理服务和技术，最终达到提升档案管理工作水

平的目的。

（二）引导并树立良好的档案观。第一，要形成正确的服务观念。档案管理的最终目标是

为学校提供所需的各类材料和服务。第二，要重视相关材料的选择和录入，进一步提高资料的

使用率，而材料的利用率对于进一步提高档案的管理和服务质量起着至关重要的作用。第三，

要理解整体观念。档案工作是一项综合性极强的工作，需要学校领导和相关的负责人统一协调、一起配合，才能进一步确保材料信息的可使用性和确切性。第四，要具备先进的管理理念。适

当采用先进的管理经验和技术确保档案管理服务水平和质量得到进一步提升，例如将数字管理

技术引入档案管理工作中，进一步提高档案管理的综合服务质量。

(三)加强档案管理人才队伍建设。档案工作不仅能够凸显专业性，同时还能够显现出其政

治性，这就要求档案管理人员具备较高的专业素养。因此，学校应当抛弃传统的兼职思维，聘

用相关人员进行维护和管理，而且还必须确保严格按照相关规定上岗，并为其提供进步和发展

的平台，比如建立相关的培训渠道，以及有关的鼓励措施，促进相关负责人自觉地提高专业素

养和综合素质。除了必须熟练地学习和掌握本专业的知识之外，这些工作人员还需要对计算机

操作、网络技术进行培训和学习，只有通过这种方式才能够保证档案管理的人才基础。

(四)提高档案管理的服务质量。决定档案工作质量的高低的关键环节主要是培训和教育服

务水平。其中档案管理服务主要包括：第一，能够为领导层进行各类重大决策提供科学合理的

数据支撑。第二，能够为教师进行奖金和职称评定等提供科学合理的数据支撑。第三，可以为

学校的往届学生提供有关的学校资料并提供他们所需的相关材料。第四，可以为每一届毕业生

提供档案资料，提高后勤服务工作的质量和水平。

(五)深入完善档案管理各项制度。不断进行档案工作制度的改进是保证档案管理有序、科

学和正常运行的重要依据。因此，作为学校不可或缺的环节，在日常的档案工作中，都必须将

所有的档案内容汇聚到一起，并对每一项内容进行审查和考核。例如把档案管理负责人员的奖

金和实际的绩效考核综合到一起进行考核，与此同时，也将档案工作和评优考核联系起来。通

过这种方式，能够使档案管理工作部门给予档案工作充分的重视。另外还应当明确每一个部门

所负责的主要业务，制定科学规范的制度，落实归档有准确的期限，借阅有相关的规定，严格