西南分公司公文管理规定

公文管理

1目的

为使客舱部公文处理工作规范化、制度化，提高公文质量和办文效率, 特制定本程序。

2适用范围

本程序适用于客舱部各单位公文处理。

3职责

办公室负责制订公文处理的相关程序，并监督各单位的实施情况。

4管理措施和方法

4.1收文

4.1.1收文后，由客舱部办公室秘书（以下简称办秘）在对方的发文登记簿上签字，以示收到。明确交接双方的责任，保证文件运行的安全可靠。行政公文由办公室签收，党群公文由党工部签收。

4.1.2拆封。拆封是文秘人员特有的职责，除被授权者外，其他人员不得擅自拆封来文。

4.1.3清点。对拆封后取出的文件进行仔细核对检查，如有错发或漏缺页的情况，应及时通知来文单位。

4.1.4登记

4.1.4.1办秘将所登记的文件，按各类文件的收文时间顺序依次用流水式编号并用收文簿（电子表格）登记在册。

4.1.4.2收文登记按分类式登记法，即按来文单位的不同分为国航、集团、局方内部文件和国航、集团、局方以外单位来文两个类别分别编号登记。

4.1.5填写公文处理单，提出拟办意见，行政公文呈送客舱部总经理阅示, 党群公文呈送客舱部党委书记阅示。

4.1.6按领导批示处理。根据拟办意见，由秘书将附有公文处理单的文件分呈批件和呈阅件，用专用的文件夹呈送相应的领导批办。

4.1.7分送文件。客舱部领导签署意见后退回办公室，由办秘按照领导批

办意见分别送达各承办部门。

4.1.8分送原则

4.181准确及时。办秘对客舱部领导已经批办和可以按常规处理的文件迅速无误地分发送达。一般应做到当日文件当日送出，急件和有时限要求的文件要立即送出，不得拖延。

4.1.8.2主次分明。办秘应根据文件内容和急缓程度，优先将紧急和重要文件送给承办部门或部门领导。

4.183手续严密。分送文件要建立并执行登记交接制度，对所有发文都要履行签收手续。

4.1.9催办。办秘对承办件在承办过程中要做好查询督促工作，避免积压，加速文件运行。催办有电话催办、发函催办、登门催办和请承办部门来人汇报等四种方法。

4.1.10办复。对某些需要答复的文件在办理完毕后，需由承办部门依据客舱部领导的批示对来文机关做出答复，或办公室直接办复。办复形式有函复、口头答复、复印领导批示等。

4.1.11来文收集、归档。对已处理完毕但需要立卷归档或保存一定时间的

来文进行汇集回收的工作。收集方法通常有以下几种：

4.1.11.1文件按公司公文归档办法进行归档。行政公文由办公室统一归

档，党群公文由党群工作部统一归档，业务指导性文件由业务部门归档。4.1.11.2来文份数较多的，在处理的同时留足归档的份数，来文只有一份

且较重要或公司领导的重要批示的文件，文秘项目可将复印件转发业务部门而留下原件备查。

4.1.11.3传阅文件，要在传阅完毕后及时收存。

4.2发文

4.2.1拟稿。即承办单位起草文件的初稿或草稿。初稿前面要用发文稿头纸，并逐项填写清楚。文件发送范围要定得明确、具体、准确。要将与形成文稿有关的文字材料和拟稿的依据附在文稿后面。

4.2.2会签。指主办部门在拟稿时如有涉及到公司其他部门的问题时，应事先征得有关部门的同意，并请有关部门的领导人签字。

4.2.2.1会签时主办部门应认真征求有关部门的意见，可采取登门会商、召开小型协商会的方式。有关部门在接到会签文稿或参加协商会时，应积极、认真地研究，提出修改意见，迅速反馈给主办部门。如无意见，在文稿上签字表示同意。如有不同意见，是打印稿的，可在打印稿上修改，经部门领导签注意见退回；是原稿的，一般不在原稿上修改，可另纸写出修改意见，经部门领导签字退回。

4.222主办部门接到有关部门反馈的不同意见后应逐条认真研究。如认为合理、可行的，应按其意见进行修改，如不同意，可以再次会商；确实无法取得一致意见时，也不要隐瞒或掩盖分歧，要把分歧意见汇总说明，如实反映给领导，同时要把有关部门的会签意见附在文稿之后，以备查考。 4.3签收。草稿经主办部门领导审核并签署意见后交办公室由文秘报送客舱部领导签发。

4.4核稿。此处核稿专指文件草稿在递交客舱部领导最后审批签发前，由秘书对文稿的内容，体式等所做的全面审核检查工作。

4.5审核签署情况。办秘首先要查看文稿有无部门领导的亲笔签署。文稿涉及多个部门的，要查看会签意见。

4.5.1审核文稿内容

审核文稿的基本观点是否正确，是否符合实际情况。严格把住政策关口。一要审核文稿是否同中央及民航在政策思想上保持高度一致；二要看文稿内容与本机关过去的规定有无前后矛盾的地方。

4.5.2审核文稿中提出的解决问题的措施和办法是否切实可行。凡是办秘发现文稿规定的措施和办法不明确、不具体或者难以行得通的，要主动向主办部门的拟稿人提出，并加以商榷。

4.5.3审核文稿的语言文字。压缩文字冗长的文稿，审核修改有语病的文句。

4.5.4审核文稿体式是否符合规定。确定文稿使用文种是否准确。根据文稿内容确定以什么名义发出。以业务部门名义发文可以解决问题的，不用客舱部名义行文。注意处理好党政不分、请示和报告不分、越级行文的文稿。准确编写公文代字，注意区分上行文、下行文及平行文不同编号。审核和确定公文的秘密等级、紧急程度和印发范围。划分公文秘密等级，参考《公司密级范围的规定》。审核文稿的发文机关、落款、成文年月日。

4.6送审。又称呈批，即办秘将经过认真审核确认无误的文稿报送客舱部有关领导审批签发，如一份文稿同时需两位或两位以上领导审阅，办秘应按顺序送至领导审阅签字。

4.7发文登记。领导签批后经办秘退出的文件，主办部门应根据不同的行文

体式在发文登记本上逐项认真填写。

4.8缮印。是指对外发出的文件，根据领导签发的定稿，经过缮写、打字或印刷而制成正式文本。领导签发后以客舱部名义下发的文件，承办部门统一交由办公室审核。

4.9装订。装订以右对齐及下对齐为准。装订中要求做到不缺页、不多页、

不错页、不倒页、不压文件内容。

4.10用印。是指在制成的公文上加盖印章，公文上加盖了印章，才能产生相应的效力。

4.11分发。文件印成后进行分发和投送。办文人员填写好发文簿上所有内容，按不同的发送办法发送，注意完善手续。

4.12收集整理。发文的收集工作是搞好文件归档立卷的基础。文秘应该在发文开始，就注意收集；发文结束，就将文件资料收集齐全，并定期将文件资料送档案室归档（行政公文由办公室统一归档，党群公文由党群工作部统一归档，业务指导性文件由业务主管部门归档）。

4.13发文收集范围主要包括：

文件正文（一般两份）。

文件底稿。