时间管理(讲义)

“肖经理的一天”
8：30 9：00 9：15 9：30 9：45 10：20 10：55 11：10 11：30 12：00 部门例会 看资料、文件 接听和打了几个电话 下属来请示工作 与财务部经理讨论费用问题 替上司营销总监去开会 给外地办事处打电话 与行政部经理聊天 替下属修改销售报告 吃饭
“肖经理的一天”
时间管理的启示
启示三： 你一定要用上面的两种表计算一下自己 的时间价值，并牢牢的记住，当你浪费 了多少时间时，你浪费了多少钱。 启示四： 规划你的时间，以便使你将宝贵的、有 限的时间用在可以产生最大收益的活动 上。
时间分析（课堂练习）
计算你的时间价值
你能支配自己的时间吗？ 时间清单分析 工作清单分析
课堂问卷——自我评估
A、NEVER B、SOMETIMES C、OFTEN D、ALWAYS 从不 有时 经常 总是
课堂问卷——自我评估
1、每个工作日之前，我都能为计划中的 工作做些准备。 2、凡是可让下属做的事，我都交派下去。 3、我用工作进度时间表来书面规定各种 任务与目标。 4、每份文件我会尽量一次性处理完毕。 5、我每天列出一个应办事项清单，按优先排列， 先办最重要的事情。
收入价值法
用你的销售目标（年销售额或年利润额） 与工作时间之比计算。 销售额（万元） 每天的价值（万元） 每小时的价值（万元） 每分钟的价值（万元）
时间管理的启示
启示一： 你的每一天、每一小时，每一分钟都有很大价 值。时间就是金钱，如果你浪费了这一段时间， 就意味这你增加了公司的成本，或者减少了收 入或利润。你是人，不是神，你浪费了时间， 是无论如何也祢补不了的损失。 启示二： 钱是一分一分挣来的，是在每一分钟、每一小 时、每一天的努力工作中挣来的。当你一天中 浪费（不管什么原因）1-2小时的时候，就意味 着其他时间中挣钱的效率要提高 10%-30%，显 然，这是十分困难的。
13：00 13：30 14：00 14：30 14：50 15：20 15：30 15：50 16：20 16：30 接待一个客户 准备向营销总监汇报的资料 向营销总监汇报工作 下属来谈其工作中的困难 与人事经理谈某下属的奖金问题 接到顾客投诉电话、很恼火 打电话询问投诉之事、教训下属 老总找去 下属又来请示工作 撰写招聘计划
四、时间管理原则
80/20
1、工作价值分类 2、时间和精力分配
1、工作价值分类
价值80%的工作 审阅文件 准备工作总结并汇报 撰写计划、预算费用 报告 处理重要紧急事项 价值20%的工作 例会 辅导下属 部门会议 会见客户 谈奖金问题 接听和打出不重要的 电话
2、时间和精力分配
价值80%的工作
时间损失分类清单
三、作出决定（8问）
1、我开始做一项工作时，是否对这项工作做了考察？ 2、我是否对各项工作按轻重缓急来排顺序？ 3、我对各项工作是否按其意义（重要/紧迫性）使用正确 的时间分配尺度？ 4、我是否把过多的时间花费在毫无意义或用处不大的电 话、访客和会议上面？ 5、我是否力图把细小的工作、无关紧要的事情做得尽善 尽美？ 6、我是否在事务性工作上花费过多的时间？ 7、我虽然知道哪件事情最重要，但在处理任务时仍然是 眉毛胡子一把抓。 8、在每个活动之间我是否进行了过多的私人谈话？
您还有多少时间？（课堂练习）
您还有多少时间？
您一生中最重要的东西 说来说去最后还是您的时间
时间管理的8个好处
1. 2. 3. 4. 工作有条有理。 更好的工作成果。 更大的成就感。 获得更高级任务的资格。
5. 花费较少的时间把事情办好。 6. 工作中较少失误。 7. 承受较少的压力（身心、工作、绩效）。
“肖经理的一天”
17：00 发现招聘计划中有好几个问题 需要与人事经理协商，去找人事 经理 17：30 与人事经理协商 18：00 与人事经理协商
来自百度文库肖经理的一天”
——他的重要工作是在快下班时才做的； ——他被分心和干扰的事项较多，有来自于下 属、同级、外部等，时间大概是2小时左右； ——他完全不被干扰的时间很少，只有30分钟； —— 他最有效率时间应是 9 ： 00 左右，却没有 得到充分利用； ——在工作效率低的时间向上司汇报工作，由 于准备不充分和精力不集中，效果不令人满意。
2、好习惯
每天花30分钟作计划 使用书面的待办单、日计划、周计划和月计划 下属了解你的工作习惯和时间习惯 每周将工作排出优先顺序 在高效的时间里做重要工作 授权并形成工作风格和管理方式 养成对付干扰的工作作风 有明确的生活和各种目标 保证一天内有一段时间不受干扰
2、好习惯
有效利用零星时间 有得力的秘书或充分利用电脑等现代办公设备 文件柜或办公桌整洁、条理清楚 在固定的时间里处理往来的函件 尽量将无用的文件处理掉 能使每件工作善始善终 常年使用工作效率手册 不开无目的、无结果的会议
时间损失分类清单
二、制定计划（6问） 1、我了解可预见工作的大概分配比例吗？ 2、我对完成任务过程中可能会出现的困难（危 机）做好准备了吗？ 3、我是否为不可预见的情况、危机和干扰 预留了时间？ 4、为使自己不间断地全力投入工作，我是 否对可能的干扰采取了预防措施？ 5、我是否值班过多或者出差过多？ 6、我是否把约定的日程、任务和活动都记录 在时间计划本上？
时间损失分类清单
五、工作开始（10问）
1、我是否前一天晚上就规划好次日的工作？ 2、我开始工作前是否与同事交谈一下？ 3、我是否先处理一些个人的事情？ 4、我是否先阅读报纸或刚收到的信件？ 5、我需要较长的时间才能进入工作状态？ 6、我会否未经深思熟虑就动手干？ 7、我是否对要办的事进行充分的工作准备？ 8、我是否经常把重要的事情向后推延？ 9、在处理棘手事务时，我是中途介入还是最后介入？ 10、我开始做某些工作后，是否很快就又放下而不是把 工作做完？
8. 容易达到事业和人生目标。
二、时间陷阱（失控原因）
课堂练习
时间陷阱（30个，请您选5个）
1. 目的不明确 2. 次序无优先 3. 总想一口气做太多的事 4. 对任务与活动缺乏了解 5. 每日时间安排不当 6. 个人安排混乱/文件堆积如山 7. 废纸杂物过多，读物过多 8. 文件存放系统混乱 9. 翻查笔记、通讯本的时间太多 10. 缺乏动机/工作态度有惰性
时间损失分类清单
六、每日安排（5问） 1、我是否了解个人的工作节奏和功效节奏？ 2、我在早上效率高还是晚上效率高？ 3、我的工作日是否与我的功效节奏合拍？ 4、我是否把一天中最有利的时段用于处理 最重要的任务？ 5、我在工作效率最高的时段处理熟知的工作， 还是忙于处理次要和不重要的问题？
时间损失分类清单
课堂问卷——自我评估
6、我尽量回避干扰性电话、不速之客来访和 突如其来的会谈。 7、我按照成绩曲线图表来安排我的工作。 8、我的日程表留有回旋余地，能应付突发事件。 9、我重视自己的活动安排，集中精力首先处理 少数至关重要的事情。 10、我在必须处理更重要事情时，遇到别人想占 用我的时间，我会说“不”。
21、没有沟通或沟通不准确 22、闲谈私事过多 23、通讯过多 24、过多文书记录 25、做事拖拉 26、什么都想知道 27、约会等待时间过长 28、办事急躁、缺乏耐性 29、很少交派下属办事 30、对交派下去的工作很少检查
三、时间盘点
1. 2. 3. 4. 不知道把时间花到什么方面去了 不知道完成任务需要花费多少时间 不知道自己的工作作风优缺点何在 不知道哪些人或哪些因素促进/妨碍自 己的工作效率和效果
时间损失分类清单
四、工作组织（7问） 1、我是否在某个问题上花了过多时间以至于 事倍功半？ 2、我是否喜欢事无巨细一人包办？ 3、我有无可以交派工作的同事或帮手？ 4、我的办公桌是否经常堆满文件？ 5、我是否利用口述录音机、自动拨号机、表格、 检查清单等辅助手段来减轻自己的工作？ 6、我考虑过对工作范围内的事进行系统性简化？ 7、在一定的状况中是否一再出现同样的困难？
时间陷阱（30个，请您选5个）
11、缺乏协调和团队精神 12、常常被电话打断工作 13、不速之客的干扰 14、怯于拒绝他人 15、信息不完全或信息来得太迟 16、缺乏自律 17、做事不能善始善终 18、注意力被转移或喧闹干扰 19、马拉松会谈 20、对会谈与谈判缺乏准备
时间陷阱（30个，请您选5个）
制订计划
四、时间管理原则
养成习惯
1、坏习惯 2、好习惯
1、坏习惯
工作效率低、办事拖拉 时间观念差、工作时磨蹭 工作时眉毛胡子一把抓，找不到主次 经常被电话、不速之客干扰 不会说不 喜欢推迟和延误工作 上班时间不紧凑，晚上加班干 认为自己很忙才好，什么事都愿意管 喜欢下属多请示、多汇报 不会利用零碎时间
七、信息和沟通（8问）
1、我是否依照重要性、用途和使用价值来选择阅读材料？ 2、我在浏览阅读材料时，是否先抓住中心思想，再仔细 研读有关的重要段落？ 3、当与主题无关的话语出现时，我是否结束我的通话、 交谈或谈判？ 4、我对每次谈判是否进行充分的准备？ 5、为避免浪费精力和时间，我是否考虑别人和我自己的 会谈目的性？ 6、致函他人时，我是否先拟一份简单的草稿？ 7、我是否对看似不重要但事后又出事的东西不做笔记？ 8、对于熟悉的工作，我是否利用表格？
计算你的时间价值
你的时间值多少钱？进行时间价值的计算， 可以帮助你理解时间对你、对公司意味 着什么？ 成本价值法。用你的年薪（或年度人工 成本总额）与工作时间之比计算。 收入价值法。用你的销售目标（年销售 额或年利润额）与工作时间之比计算。
成本价值法
用你的年薪（或年度人工成本总额）与 工作时间之比计算。 年薪（人工成本） 每天的价值 每小时的价值 每分钟的价值
文件审阅30分钟 9-11点准备预算报告
价值20%的工作
例会无必要可取消 辅导下属可在下午 短时间处理 11-12点准备工作总结 客户不重要让下属 会见 留出1小时处理紧急事项 让助理过滤电话 奖金推到另外的时间或让 人事部门确定 让下属提供资料
四、时间管理原则
区分优先
1、重要性 2、紧急性
四、时间管理原则
时间管理
2018年8月
课程总纲
一、时间管理的基本概念 二、时间陷阱 三、时间盘点 四、时间管理原则 五、时间管理方法 六、时间管理工具
一、时间管理的基本概念
最有意义、最大限度地利用自己所拥有 的时间。 在日常工作中始终如一地、有的放矢地 使用已被实践证明行之有效的工作方法， 以便组织管理好自己的工作和生活。
四、时间管理原则
目标分类 80/20 区分优先 制订计划 养成习惯
四、时间管理原则
目标分类
A=必须做 B=应该做 C=可做可不做
A 准备资料向营销总监汇报 撰写招聘计划 讨论和计划费用预算 B 核定文件和资料 处理紧急事项（替总监开会、解决顾客投诉） 少量辅导下属 C 会见不重要的客户 替下属修改报告等
时间分析（课堂练习）
工作（活动）分项分析
每周时间分析 工作分析 紧急性分析
时间分析（课堂练习）
重要性分析
高效益活动分析
低效益活动分析 授权分析
时间分析（课堂练习）
会见分析
会议分析 公出分析
干扰因素分析
时间损失分类清单（七大类50问）
一、设定目标（6问） 1. 我是否对工作范围内的所有任务有系统的了 解？ 2. 我对工作与整个企业的情况之间的关系是否 有足够的认识？ 3. 我一定要完成许多不同的工作任务吗？ 4. 我是否被过多的事物缠身？ 5. 我是否给我的部署预先规定工作指标（目标 管理）？ 6. 我在工作中是否不断有新的创意，是否扩展 自己的知识和能力？
课堂问卷——自我评估
0—15分 无时间规划
16—20分 试图掌握自己的时间，但不能持之以恒。 21—25分 您的时间管理良好
26—30分 时间管理榜样
时间对您意味着什么？
您如何对待时间？
善于利用时间也是决定您个人人生成 败的一个因素。 时间是最紧俏的资本，如果您连时间 都不会管理，何谈会管理其他资本呢？
时间的意义
您有足够的时间吗？ 时间对您意味着什么？ 您如何对待时间？ 您还有多少时间？
您有足够的时间吗？
经理调研结果——
有足够的时间（1%） 需加班，加班时间占总工时的10%（10%） 同上，…………………………25%（40%） …… …………………………50%（49%）
您的情况？
您永远都没有时间，除非自己去找。