浅论国企档案的管理

浅论国企档案的管理

作者简介：乔治 1986- 河北省任丘市人单位：辽宁大学历史学院研究方向档案学

李永丹 1987- 河北唐山人单位：辽宁大学历史学院研究方向档案学

摘要：国有企业档案资源做为国家档案资源的一部分，不仅是企业的重要资产，而且还是国家的重要资产。国企档案的管理，对企业的日常工作起着重要作用。

关键词：国企档案管理现状对策

中图分类号：c29 文献标识码：a 文章编号：1006-026x（2012）08-0000-01

企业档案是企业财产的重要组成部分，是企业的一种非常重要的无形资产，在企业管理、科学技术创新等方面发挥着重要的作用，为企业的决策与发展提供必要的信息资源。而国有企业档案资源做为国家档案资源的一部分，不仅是企业的重要资产，而且还是国家的重要资产。国企档案的管理，对企业的日常工作起着重要作用。

一、国有企业的管理现状

随着经济和现代信息技术的发展，档案信息资源数字化是档案工作发展的一个必然趋势。现阶段，国有大中型企业几乎都建立了专门的档案管理系统，甚至是文档一体化的协同系统。这对提高国有企业现行文件的处理和档案信息资源的利用发挥了重要作用。虽然信息化为企业档案的管理提供了一个良好发展的平台，但传统的

档案管理模式还不能完全适应变化了的新形势，首先面临的一个巨大的工程，便是从公司成立到档案系统建立这几十年之间的档案信息数字化工作。还有适应档案信息系统而建立的新的公文处理程序，以及档案工作人员的职业培训等一系列的工作都需要进行相应的调整。

随着经济和科技的发展，国有企业产生的有关企业经营的档案、科技档案和人事档案日益增多，但由于档案管理制度不够健全完善等原因，对这些档案的管理并不规范，查阅时也容易出现找不到的情况。

企业经营过程中，不可避免地会出现一些经济纠纷或技术纠纷，此时，档案作为历史凭证的重要作用就突显出来了。越来越多的人开始以档案为依据，维护自己的合法权益。因此，人们的企业档案意识逐步加强，也对档案工作者提出了更高的要求。

二、加强国有企业档案管理的几点对策

企业的档案管理意识不断强化，这也意味着要采取一系列有效的措施对档案工作进行全面调整与提高。笔者结合自身的工作经验，提出了以下几点意见，以供参考。

（一）建立完善的档案管理制度。建立健全的档案管理制度，使档案的各项工作都有法可依，这样才能使工作科学化和规范化。各个部门都应有一位兼职档案员负责本部门的档案收集与整理工作，公司内应设立专门的档案室并有专门的档案人员，对全公司的档案进行收集、整理与保管工作。

编制档案管理手册，对档案的分类与保管进行统一、明确的划分，按照国家档案法律及相关的文书整理规则，结合本公司的具体情况，制定具体的文书、档案整理标准。如按照2000年公布的《归档文件整理规则》，文件以件为单位，而不再以卷为单位. 随着文档一体化进程的发展，许多文件使用过后都会直接由现行文件系统转到档案管理系统中，这就要求现行文件的编制规格符合后期的档案整理规则。因此，也要结合档案管理的要求，制定相应的公文处理办法。建立一整套完善的档案管理制度，使档案管理工作的各个工作环节都有明确、具体的工作标准可依，责任明确，才不会大家相互推委，推卸责任。 --!>

（二）建立符合企业发展的文档一体化电子文件管理系统。针对企业自身的发展状况，建立符合企业实际情况的电子文件管理系统，做到文件的草拟、发送到后期的归档，档案的借阅等，都能在这个系统中完成，能与企业的其它业务系统相融合，使得其它业务系统中使用完毕、需要归档的电子文件也能倒入到档案管理系统中。各部门所有需归档的文件，都应经过档案室的档案人员进行审核后才能进行归档。

（三）硬件设施的投入。在档案管理工作中，无论是档案管理系统的顺畅运行还是档案实体的有效保管，都离不开相应的硬件设施。档案管理系统要顺畅运行，必然离不开相应配置的服务器、计算机等设备；而档案库房里，也应配备必要的除湿机、空调等，以调整库房内的温湿度，另外还有重要的消防设备，也要符合档案法

规的相关规定，如灭火器，不应用干冰的，而是要用粉末的，不然即使火灭了，却也把档案损毁了。碎纸机、复印机、打孔机、打印机和扫描仪等，这些都是档案室应配备的设备。

只有良好的硬件设施，档案管理工作才能高标准、高效率的完成。

（四）加强企业的档案意识，以及档案工作人员的素质培训。只有加强企业的档案意识，认识到企业档案的重要性，才能加强对档案工作的管理。同样地，企业档案人员的素质提高了，企业档案的管理水平才会随之提上去。高效地档案管理工作，才能更好地为企业的经营决策、技术开发及员工管理提供有效依据。

因此，企业应定期进行员工培训，增强全体员工的档案意识，提高企业档案的利用率，充分发挥企业档案的价值。并对兼职和全职的档案人员进行专门的职业技能培训，提高他们的业务水平及职业道德。档案中会涉及许多商业机密甚至是国家机密，因此，档案人员要有强烈的保密意识，以免不小心泄露国家机密，给企业和国家带来不必要的损失。

三、档案的销毁工作

档案的销毁工作是档案管理工作中的重要一环，也是最不容易把握的一环。《档案法》第十五条规定：“鉴定档案保存价值的原则，保管期限的标准及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。”

相关的档案法规中虽然有关于档案销毁的规定，可是并不明确，

如“报请主管领导机关批准”，这个领导机关是指本地的档案局还是本公司的领导呢，这样没有明确的规定，在执行时肯定会出现相互推委的现象。档案鉴定是很严肃的一项工作，毕竟档案一经销毁就再也不可恢复，万一将还有价值的档案销毁了，相关责任没人来承担。可是一些定期保存的档案，如会计档案，按规定那些会计凭证只需保存15年，一些会计帐簿和会计报表只需保存3年或5年，可档案销毁并没有明确、具体的操作程序，档案人员也不敢擅自销毁，就造成了档案库房中保存了大量的已经超过保存期限的老旧档案。它们不仅占用了库房空间，也加大了档案管理的工作量。

四、总结

档案管理工作中的各个环节都是相互影响的，每一个环节的优化才能实现整体工作效率的提高。它不像某些技术行业需要多高的技术水平，但它需要档案人员十分的认真，注意每一个细小的环节。也许著录时一个不小心，两分相似文件成了相同文件，查找时就会费时费力了。收集时要齐全完整，可如果你想先整理已经收上来的文件，其它的都是后面的，结果当你整理完前两个问题分类号的文件后，你发现后面收来的档案中还有第一个问题分类号的几份文件，这时你只能把所有已组盒的文件全部打散，再加入这两份新的文件，重新进行编目和组盒。所以说，档案工作的每个环节都是相扣的，也要认真的把每一环节工作做好，不然就会影响到下一环节的工作质量。至于档案的销毁工作，笔者希望企业的领导能和当地的档案行政管理机关多多协商，提出一个可操作的档案销毁程序，