秘书实务第四章 文书工作

第四章文书工作

重点复习题：

1.文书工作的含义、作用和原则是什么？

答：文书工作，是指通过相互链接的一系列环节，完成文书制发、传递、办理保管的全过程。

文书工作具有以下作用：

（1）做好文书工作，可以提高文书的质量；

（2）做好文书工作，可以控制文书的总量；

（3）做好文书工作，可以加快文书的运转；

（4）做好文书工作，可以确保文书的安全；

（5）做好文书工作，可以促进档案管理。

文书工作应遵循以下基本原则：

（1）准确无误；

（2）及时迅速；

（3）安全保密；

（4）力求精简；

（5）集中统一；

（6）党政分开。

2.简述行文关系和行文制度。

答：行文关系，是指根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。

行文关系的类型有：

（1）隶属关系的上下级机关之间的行文;

（2）无隶属关系的机关之间的行文。

行文制度，即机关行文必须共同遵守的办文规程和准则。

行为制度主要有：

（1）相互行为制度；

（2）联合行为制度；

（3）逐级行为制度；

（4）文稿代拟制度；

（5）一文一事制度；

（6）公开行为制度等。

3.发文处理主要有哪些环节？

答：发文处理包括文件的交拟、拟稿、审核、签发、印制、校对、用印、登记、封

发、传递等工作环节。

4.收文处理主要有哪些环节？

答：收文处理包括收进文件的收文、阅文、筛选、传阅、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档等工作环节。

5.交拟公文有哪些注意事项和要求？

答：在交拟过程中，执笔人必须弄清如下内容；

（1）撰文的背景，包括上级的指示、下级的请示，或实际工作需要。

（2）撰文的依据，包括有关政策法规、研究成果以及工作实例。

（3）撰文的意图，包括领导集体或主要领导人对某一事件的态度、意向和要达到的目的。

（4）撰文的要求，包括文件的体式、内容和完成时限。

6.签发公文要符合哪些要求？

答：签发公文必须符合下列要求：

（1）签发人对已签发的公文负有安全的责任。因此，必须对文稿进行认真的审查和修改，不可草率签发。

（2）签发人必须明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。

（3）签署时应使用符合存档要求的书写工具和材料，不得在文稿装订线外书写。

7.印制公文的基本要求是什么？

答：印制公文的基本要求是：

（1）内容准确、

（2）格式规范、

（3）页面整洁、

（4）字迹清楚、

（5）美观大方，

（6）便于阅读和保管。

8.传递公文的基本要求是什么？

答：传递公文的基本要求是：

（1）迅速及时。一般说来，公文的传递越快越好，可以节省时间，提高办文效率。

（2）安全保密。传递秘密公文，采取保密措施，确保安全。

（3）利用计算机、传真机等传递秘密公文，必须采用加密装置。

9.传阅文件的方式主要有哪几种？

答：传阅文件主要有以下三种方式：

（1）直接送传；

（2）专人送传；

（3）集中传阅。

10.传阅文件应注意哪些事项？

答：传阅文件应注意：

（1）要掌握传阅范围。应按照固定阅读范围和领导批示确定的方位组织传阅，不得随意扩大或缩小传阅范围，严禁文件横传，以免文件失控，带来不良

后果。

（2）应以秘书部门为轴心，采用轮辐式传阅；

（3）秘书要及时检查传阅情况，始终掌握文件的走向和运行状态，防止文件失控。

11.一般情况下，需要秘书部门拟办的文件有哪几种类型？

答：一般情况下，需要秘书部门拟办的文件主要有以下三种类型：

（1）上级机关主送本机关并需要落实的文件。

（2）本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件。

（3）平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件。

12.公文拟办有哪些要求？

答：公文拟办要求有：

(1)拟办人要熟悉机关各部门、各领导成员的职责范围和分工情况，以下机

关工作的历史与现状；

(2)拟办前要认真阅读文件，确实掌握拟办文件的精神实质；

(3)拟办意见应力求简明扼要，并具有可选择性；

(4)你办一件应填入文件处理的拟办意见栏内，并签署拟办人姓名和日期。

13.批办意见一般包括哪些内容？

答：批办意见的内容一般包括：

（1）该文件由何单位（部门），何人负责办理；

（2）如何办理和办理到何种程度；

（3）对下级请示应予答复的原则性意见；

（4）重要文件和意见的办理时限；

（5）需要两个以上单位或人员办理时，应批明主办单位和主办人。

（6）批办意见明确、具体、简要、，并写明批办人姓名和日期。

14.简述公文立卷的基本要求。

答：公文立卷的基本要求有：

（1）立卷要按照机关活动的规律，保持稳健之间的历史联系。

（2）立卷要以本机关工作中形成的文件为主。

（3）立卷的文书要安全、完整，能够真实的反映机关活动的历史面貌。

（4）立卷要便于保管、查找和利用。

15.简述文书归档的要求。

答：文书归档的要求是：

（1）应归档的文书材料要安全、完整；

（2）文书和电报要按其内容的联系，合并整理、立卷；

（3）归档的文书材料要保持其历史联系；

（4）归档的案卷要编制完整的移交目录。

16. 试述校对的方法和要求。

答：校对的方法主要有三种：

（1）对校法，就是将原稿放在桌子左侧或校样上方，校样放在右侧或原稿下方，先看原稿，后看校样，逐字逐句核对下去，发现错误立刻修改。

（2）折校法，就是把原稿放在桌子上，用两手的拇指和食指各持校样的一变，压在原稿上，逐字逐句校对，发现错误，立刻修改。

（3）读校法，就是两人合作，一个人朗读原稿，包括朗读标点符号，一个人核对校样，发现错误，立刻修改。

校对必须符合以下要求：

（1）既要忠实于原稿,又要善于发现和纠正原稿中的差错;

（2）校对要达到一定的次数要求。一般要经过初校、二校、三校：

（3）校对一定要全面；不仅要校对全文，而且要校对标题、发文字号、密级，主送、抄送单位，发文机关和法文时间，页码和附件等，不能有遗漏；

(4) 要正确使用校对符号，不可随意乱用；

(5) 校对完毕，校对人员在校样上签字，以示负责。

17. 试述阅文的方法和基本要求。

答：阅文的方法很多，主要有以下三种：

(1) 泛读法。这是一种浏览式的阅文方法，即随手翻翻，大略地看看，以便对全

文大意有一个总的印象；有助于正确办文和进一步钻研。

(2) 跳读法。就是不看全文，读一部分，舍一部分，视觉过程呈现跳跃式。

(3) 精读法。当文件很多、秘书工作繁忙地细读，并对内容和结构深钻细研，以

求彻切，对于重要的文件，秘书应采用精读法。