采购实施的基本步骤

绝大部分给A企业（例如80％），另外小部分给另外B企业，或 者B、C企业；这样做的好处是绝大部分订单量给A，可以获得批 量经济折扣，获得更低成本。B、C做为培养关系的供应商，在A 出问题时候可以快速补充，相当于备份的大供应商，可以避免供 应中断。 这种操作方式存在一种内控上的难题，最大的采购量到底给哪一 家？面向各个供应商采购不同的量，采购价格如何确定？供应商 可以通过向采购决策人公关以获取最大的采购量，而供应量小的 供应商也可以公关获得好的采购价格，因为量不一样，价格和采 购量大的不能完全比较。实际上大小供应商都有发挥空间。 解决的方法：通过供应商评估确定优先供应商，备份供应商，明 确主供应商和备份供应商的量的分配比例原则，减少了第一层次 的内控（不过，这需要定期评估，以评估小组操作）；第二层次 的内控，那只有参考市场价格了，很难内控；或许可以通过对采 购人员整体部门KPI的相关考核来加强内控，比如考核年采购成 本降低金额等。
策略方式二：平分方法
一些企业的分单策略是平分：采购订单在三个供应商之间 平分，这是一个非常简单的处理原则，很容易操作，很容易检 查。
操作过程：采购量在三个供应商之间平分。在了解市场价 格基础上，和三个供应商谈判价格，取三个供应商价格最低者， 要求另外两家也达到最低价格（因为别的供应商能够达到，要 求你达到这个价格是合理要求）；在谈判中的策略是：“A供 应商已经做到10元了，B你也应该可以做到10元。”在和B谈 判妥当的时候，三家供应商一起签订合同，和三家供应商价格 大家都能够看到，有一定的透明性，证明不是压价策略。这种 谈判最多做一轮，不会重复要求供应商压价。出价高的供应商 晚获得订单，如果不降价，失去订单也是可能的。
监控
二、采购作业实施的注意事项
1、注意先后顺序及实效控制； 2、注意关键点的设置； 3、注意划分权责或任务； 4、避免作业过程发生摩擦、重复与混乱； 5、价值与程序相适应； 6、处理程序应适应现实环境； 7、配合作业方式的改善。
第二节 采购认证
采购认证是指企业采购人员对采购环境进行 考察并建立采购环境的过程。对于需要与供 应商合作开发项目的采购方来说，就有必要 进行采购认证。 采购认证根据项目的大小、期限的长短等采 取不同的认证方法。
二、采购订单格式与使用
采购通知单 征求建议书 采购订单 综合采购订单
第三节 采购订单
采购订单是存货在采购业务中流动的起点， 是详细记录企业物流的循环流动轨迹、累积 企业管理决策所需要的经营运作信息的关键。 通过它可以直接向供应商订货并可查询采购 订单的收货情况和订单执行状况，通过采购 订单的关联跟踪，采购业务的处理过程可以 一目了然。
采购订单标明了
a.供应商 b.要订购的物料或服务 c.数量 d.价格 e.供货日期和供货条款 f.支付条款 此外，采购订单确定订购的物料是存入库存还是 在收货时就直接被消耗。
采购订单须经核准。
如何解决采购订单分单难题
订单分配是采购管理的一个核心问题，也是 一个难题，因为分单需要综合平衡内外各种 关系以实现采购业务目标，同时还要加强内 控。假设采购一种物料N吨，有三个供应商 ABC，如何给三个供应商分采购量？我最近 了解到企业的一些做法，很有意思，值得参 考借鉴。
策略方式一：80/20方法
采购实施的基本步骤
本章目标： 掌握采购实施的基本步骤； 掌握商品的检验与接收步骤； 掌握采购付款的步骤
第一节 采购实施的基本步骤
采购流程示意图
需求信
息
采采
购购

决计
策划
编
搜集市
制
场信息
选
协签验
择
商订收
供
谈合入
应
判同库
商
供应链 供应商
物流和 配送
审合采调
核同购整
并监后采
付督评购
款
价方
案
计划
组织实施
策略分析：这样做的原因很重要一点是加强内控。采购内控主要有 两个点：一是决定哪个供应商可以入围成为合格供应商，另外 一个是分单多少。入围合格供应商是产品开发部门确定的，一 次性的；分单是经常性的，是内控重点。采取平分原则，则是 的分单透明化，供应商不用公关，可以减少公关成本，消除一 个在订单数量分配上的内控问题。其次三个供应商均要求实现 最低价，消除在价格上的内控问题。如果供应商在数量和价格 上均是凭实力，不需要公关，那么成为企业的合格供应商也需 要凭实力，即使不能完全消除第一个方面内控问题（成为合格 供应商）也关系不大，毕竟只是一次性的事情。
看来，这种貌似不好的分单策略（不能获得规模效益），还 有深刻的内控优势，也是一个不错的策略。当然，应用这个策 略的企业还未规范开展供应商管理，假如有规范的供应商管理， 这是否是一种好的策略，值得探讨。
一、采购订单的操作
订单准备（熟悉物料项目、价格、质量、数量、） 选择供应商（查看采购环境、分析现实供应情况） 签订订单（采购合同的制作、提交审批、签订） 订单的跟踪（工艺文件、原材料、检测和包装） 物料检验（检验时间、人员、标准、处理问题） 物料接收（与仓库协调、问题物料的处理） 付款操作（准备付款单、审批、资金平衡和付款） 供应评估（订单部门、供应商供应绩效评估）
采购认证的步骤
1、认证准备：熟悉需要认证的物料项目，价格预算，研究项目质量 需求标准，了解项目的需求量。 准备好物料认证所需的资料。
2、初选供应商 研究供应商提供的资料并向相关供应群体发调查问卷。实地考察， 与供应商谈判，发放认证说明书，要求供应商提供改善报告，供 应商参与竞标。
3、试制认证：签订试制合同，向初选供应商提供项目试制资料，供 应商准备样件，过程协调监控，调整技术分案，供应商提供样件， 样件评估。
4、中试认证：签订中试合同，向样件供应商提供项目中试资料，供 应商准备小批件，过程协调监控，调整技术方案，供应商提供小 批件，中试评估。
5、批量认证：签订批量合同，向中试供应商提供项目批量生产资料， 供应商准备批量件，过程协调易控，调整技术方案。供应商提供 批量件，批量评估。
6、认证供应评估： 制定供应评估计划、采购部门绩效评估、采购角色绩效评估、供应 商绩效评估、调整采购环境