office2010邮件合并实验内容与步骤

Office2010邮件合并实验

【简介】

在实际工作中，经常会遇到这种情况：需要处理的文件主要内容基本相同，只是具体数据有变化。比如学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书等等。如果是一份一份编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，那也够麻烦的。当然也可以留出空儿来，打印完成后用手工填写，那就更显得水平太低了。有没有什么办法来减少重复工作，提高效率呢？答案是肯定的，你可以使用Word提供的邮件合并功能。请注意：邮件合并功能并不是一定要你发邮件，它是Microsoft Office中的一个很实用的功能，可以实现Office各组件之间（例如：Word、Excel、Access）综合应用，也可以实现Word与其它数据库之间的综合应用。

邮件合并的实现过程可以先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档（Word 文档）和一个包括变化信息的数据源文件（它可以是Excel，Access等）；然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息。合成后的文件你可以保存为一个新的Word文档，可以打印出来，当然也可以以邮件形式发出去。接下来我就以打印学生成绩报告单为例，使用Word 2010中邮件合并功能。

【实验内容与步骤】

一、创建包括所有文件共有内容的主文档，创建过程按常规方法：在Word 2010中创建“学生成绩单样表．docx”，此学生成绩单已简化，只设置了6门课程，如下图。

二、制作印章

1、在word 2003“视图”菜单的“工具栏”中，选定“绘图栏”工具条；

2、在“绘图栏”工具条中，选取“椭圆”画一个适中的圆形，右键单击圆形选择“设置自选图形格式”，在打开的“设置自选图形格式”对话框中，选取“颜色与线条”选项

卡，将“填充”中“颜色”设置成“无颜色填充”，将“线条”中“颜色”设置成“红色”，并设置“粗细”值为适当粗细(自己确定)；

3、在“绘图栏”工具条中，选择“插入艺术字”，在“艺术字字库”对话框中，选择“艺术字样式”第三种弧形样式，输入单位名称（广东海洋大学），字体最好选择仿宋

GB_2312，字号大小设为最小后确定。然后，再右键单击后选择“设置艺术字格式”，在“设置艺术字格式”对话框中，选择“版式”选项卡，设置“文字环绕”为“浮于文字上方”（所插入的对象均要设为浮动），选择“颜色和线条”选项卡，设置填充颜色和线条颜色为“红色”；

4、在“绘图栏”工具条中，点击“自选图形”，在“星与旗帜”中，点击五角星，再右键单击五角星选择“设置自选图形格式”，其它设置同第2步操作；

5、如有下级单位名称（信息学院），可“绘图栏”工具条中，选择“插入艺术字”，在“艺术字字库”对话框中，选择“艺术字样式”第一种样式，然后输入下级单位名称，其它同第2步操作；

6、可用Ctrl+上下左右光标键来仔细调整各个对象在圆形对象中的位置、大小，直到满意为止；

7、按住Ctrl键，选定各个对象，右键单击“组合”。将各对象进行组合，完成公章的制作。将印章放在相应位置即可。保存文件。

三、建立数据库，打开Excel 2010，创建“学生成绩表．xlsx”文件，如下图。注意不要省略表格中的标题行，以免邮件合并时找不到合并域名。保存在“邮件合并”文件夹中。

四、邮件合并

1、在刚建立的“学生成绩单样表．docx”文档中，单击“邮件”，切换到“邮件”功能区，单击“选择收件人”，并在弹出的下拉菜单中选择“使用现有列表”，弹出“选取数据源”窗口，找到并选中前面创建的“学生成绩表.xlsx”，单击“打开”按钮，这时会弹出“选择表格”窗口，选择“学生成绩表$”，单击“确定”按钮。

2、返回Word 2010编辑窗口，将光标定位到学生成绩报告单需要插入数据的位置，然后单击“插入合并域”按钮，在下拉菜单中单击相应的选项，将数据源一项一项插入成绩报告单相应的位置。

3、单击“完成并合并”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“编辑单个文档”，弹出“合并到新文档”小窗口，根据实际需要选择“全部”、“当前记录”或指定范围，单击“确定”按钮，完成邮件合并，系统会自动处理并生成每位学生的成绩报告单，并在新文档中一一列出。将新文档命名为“所有学生成绩报告单.doc”保存在“邮件合并”文件夹中。

4、单击“完成邮件合并”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“打印文档”，可以直接批量打印成绩报告单，选择“发送电子邮件”，可以将批量生成的成绩报告单通过邮件发送给指定的收件人。