加强高校学籍档案管理的思考

定范围内需要保密。在档案管理 日趋网络化的情况下 ， 学生的一
案随着学生的入学——在读——毕业（ 结业） ， 运转 学生毕业即宣告 些私人信息很容易被犯罪分子利用 ， 需要我们从业人员提高保密意
这 个 学 生 的档 案 周期 已经 结 束 。 二是 学 校 学 籍 档案 管 理 具 有 周期 识 ， 强化保密手段 ， 以免受损失 。当然 ， 其他类型的档案也具有保密 性 ， 般 与学 生 的学 习周 期 相 同步 ， 新 生 入学 ， 籍档 案 管 理进 性 ， 一 随着 学 但学籍档案更容易被利用甚至集 中利用 ， 涉及面更广。
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口 镇 江高等 专科 学校
摘
巫彩云
要 本文阐述 了学籍档案的形成规律、 特点和作 用， 在查摆 当前 学籍档案管理存在问题的基础上， 出了加强学籍档案管 提
理 的四 项措 施 。
关键词
高校
学籍档案
管理
对策
高校“ 学籍” 是指高校学生取得在高校正式学习的资格 ， 即按国 工整理 ， 为下个周期 的运转制定出更加科学的管理 目标 。 家规定 的标准和程序正式录取并按照有关规定办理 了注册手续后 ２ ． 动态性 。 学生在校期间的各种表现和素质发展是一个动态发 取得的资格 。 高校学籍档案是高校学生在校期 间的学习实践等活动 展过程 ， 学籍档案的收集 和记载也随之分阶段进行。有 的内容每学
是高校档案 的重要组成部分。 它不仅反映了每一个学生在校期间不 过程的不断推进 ， 学生基本素质的发展变化 ， 这一动态过程逐渐演 同阶段 的情况 ， 同时也对整个教育教学 、 科研工作和学生管理有着 变， 学籍档案也在不断补充和完善。 重要 的参考价值ｌ 因此 ， １ ｌ 。 学籍管理的过程实际上就是建立 、 使用 、 开
其外观整齐一致 ， 放入专门存放实物档案 的装具柜中。 后将照片与实物档案对应编号 、 登记 ， 照片排序后 ， 统一存档 ， 将实
现 了利用 。
可发挥其宣传作用 。也可直接复制到 ｐｗ ｒｏ ｔ ｏｅ ｉ， ｐ ｎ 放到校园网上 ， 图 以上就是笔者对高校实物档案规范化管理的一点粗浅认识 ， 有 总之 ， 实物档案是高校档案的重要组成部分 ， 加强高校实物档
期间各种表现全面 、 的记载和评价 。学籍档案与其他类型 的档 综合
案相 比， 有着 自身的特殊性。
４ ． 保密性。 学籍档案记载了学生的个人情况， 如姓名 、 照片 、 出生
年月、 家庭成员及地址 、 主要社会关系等 ， 这些都属于个人 隐私 ， 在
一
１ 期性 。一是单个学生的档案管理具有周期性 。个体学籍档 周
（ ） 证 书 、 旗 （ 叠 好 ）奖 状等 ， 是能 装 入 统 一 装具 都 直 使其照片与实物载体编号一一对应 ， １将 锦 折 、 凡 这样大部分实物档案都能各居
接逐一装入 ， 然后分类编号 ， 按档号 、 获奖题 名 、 获奖级别 、 颁奖单 其位既方便了管理又便于查找和利用。 存放在兵器陈列馆的兵器陈 位、 颁奖时间、 归档部门 、 载体性质 、 存放位置、 保管人几项登记 ， 使 列品以及存放在各机关大厅 、 院展室的获奖奖杯 、 学 奖牌 、 奖状 ， 仍
中直接形成的 ， 对学校 、 个人和社会具有保存 、 证明 、 使用价值 的历 期记载一次 ， 如学期考试成绩 ； 有的内容每学年记载一次， 如升 、 留 史记录， 是掌握学生情况 、 规范学生管理 、 培养合格人才 的依据 ， 也 级 ； 特殊情况则随时记载 ， 如入党入团 、 过失处分等。随着学籍管理
入新一个周期 。 三是两个周期之间密切相联。 每一周期的更换不是
５ ． 综合性。高校学籍档案的内容十分丰富 ， 是不 同材料的综合
新生录取名册 、 在校生名册 、 登记表 、 学籍册 、 学籍变 简单的重复 ， 而是随着上个周期运行产生的原始档案资料 ， 经过加 体 。主要包括： 利用的价值 。 有 的像兵器 陈列馆的兵器展 品等 ， 这些大小不一 、 规格迥异 的实物
２ ． 解决上述问题 的方法 ： 过实践 ， 获奖及证书类” 通 对“ 实物档 档案 ， 给管理和利用带来很大麻烦。 如何将这些“ 贝” 宝 管理好 ， 充分 经过反复考察 、 论证 ， 我校分别将这些实物档案 案的管理 ， 笔者认为应采取“ 统一着装 、 拍照存档 、 按年代编号 、 公私 发挥它们的作用那？ 共藏” 的方法。“ 统一着装” 有两种方式 ： 进行拍照 ， 然后按发生的年代顺序逐次将 其分类 、 编号 、 登记、 排序 ，
发ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ学籍 档案 的过程 。
一
３ 散性 。一 是 来 源分 散 。学 籍 档 案材 料 分散 在学 校 不 同 的职 ． 分
能部门， 学籍册 、 学籍异动记录 、 毕业材料等在教务处 ； 录取名册 、 奖 惩材料在学生处 ； 加入党组织 的材料在党委组织部 ， 为选调生 、 作 国 般比较长 ， 从新生入学到毕业要经几年的时间 ， 材料 比较分散 ， 容
、
高校学籍档案的基本特性
高校学籍档案是由学校教师和学生相互作用的教学 、实践 、 管 防生的相关 资料还在校外。 二是形成时间分散。 学籍档案形成时间
理等活动中共同产生 ， 记载着学生从入学到毕业期间逐步积累形成
一
的德 、 、 、 、 智 体 美 劳等诸方 面的情况。主要包括学生学习期 间的成 易造成材料丢失。我们经常甚 至每年都遇到毕业学生遗失各类证 绩、 操行 、 奖惩 、 组织能力 、 活动能力 、 实际操作能力 、 身体状况 、 毕业 件 、 证书甚至档案材料 的事。保证学籍档案的完整性主要靠平时点 鉴定 、 陛特点及专业特长 、 个 兴趣爱好等诸方面的内容 ， 是学生在校 滴积累和当事者的妥善保存 。
（） ２不能装入其装具的奖状 、 、 奖牌 奖杯等， 对它们进行拍照 ， 然 形并茂增强感染力。