幻灯演讲及PPT制作技巧

小窍门：
• 想象你没有扩音器而正在对五十到一 百人讲话。
• 平时大声朗读来改进你的音域和语调 的抑扬，通过录音机来练习增加你的 语调的变化。
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怎样的语言容易抓住观众的注意力？
• 抑扬顿挫的声调 • 运用比喻和比较的方法 • 适当穿插一些佚事和小故事 • 引用一些著名的语句 • 避免使用行话
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有效演讲的三要素 组织演讲内容 演讲的准备 使用视觉辅助工具 处理观众提问
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有效演讲的三要素 组织演讲内容 演讲的准备 使用视觉辅助工具 处理观众提问
何时回答问题
场景
演讲中解答 演讲后解答
• 正式演讲
yes
• 非正式演讲
yes
• 研讨会
yes
• 时间有限的演讲
yes
• 参与人数很少的演讲
yes
• 参与人数很多的演讲
yes
• 需使用麦克风的演讲
yes
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回答问题的三个步骤
• 将问题还给提问者 – 用于“你会怎么做……”。问题形式有：有些什么选择，哪一种更有效 果。
• 将问题交给有关专长的人去回答 – 例如“小王，去年你也碰到过这种情况，那时你是怎么处理的。
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处理问题的选择方案 （2）
• 将问题在小组里发布，邀请大家献计献策 – 明确主要问题，请大家发表意见或进行解答
3
主题-暂停-下一个主题，如此循环，注意使用“暂停”使演讲平滑过渡。
4
不要试图去用PPT阐述复杂的概念，永远记住PPT只说清晰、简明的事物。
5
善用比喻和象征；善于调动听者参与互动；但谨慎地使用幽默。
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7
工具
在成功的PPT上，做成功的PPT
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7. 工具
1
善于学习借鉴优秀PPT的风格、布局和颜色。
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声音
普遍的发声问题：
• 听不见：由于发音低或不清楚，观众听不 到你的陈述
• 呆板的语调：缺少语调的抑扬顿错，演讲 人的声音也很单调
• 试探性的声调：升调，在句末时音调变得 较高，会造成提问题的感觉
• 显得萎靡不振：过低的嗓音使演讲人对要 讲的话题没有把握
• 不能赢得关注：一直讲得很快，会使演讲 人和观众都不能获得间歇，可能会失去观 众的注意
布局
结构化你的PPT
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4. 布局
1
单个幻灯片布局要有空余空间，要有均衡感。
2
PPT有标题页、正文、结束页三类幻灯片；结构化它们，体现你的逻辑性。
3
整个PPT最好不要超过30页面。
4
完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看有没有不协调的地方。
57
5
颜色
PPT，不是绘画
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5. 颜色
1
整个PPT，包括图表，最好不要超过4种颜色。
组织演讲内容的六大步骤
• 设定演讲参数 • 建立听众档案 • 将演讲内容导入已知范围 • 组织收集到的信息 • 将内容概适成大纲
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（一）设定演讲参数
• 对演讲者而言：集中思维，节省时间 • 对听众而言：明确方向和目标
参数• 主题
• 目的 • 期望结果 • 听众获益度
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（二）建立观众档案
分析观众：
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PPT制作要点
七种武器
七种武器
1 目标 2 逻辑 3 风格 4 布局 5 颜色 6 过程 7 工具
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1
目标
恰当的PPT，为恰当的人
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1. 目标
1
一个PPT只为一类人服务，针对不同听众制作不同层次内容。
2
演讲PPT的场合也非常重要，是一对一？一对多？？或者是公开演讲？？？
3
你的PPT永远是为听者服务，所以在设计的时候，一定不要以自我为中心。
视觉- 55%
声音- 38%
语言的- 7%
9
衣着
女士：
• 服装：套装为宜 • 化妆：淡妆为佳 • 头发：整齐、利落、不可遮住脸部 • 袜子：肤色，不可有花纹 • 鞋子：有跟的包鞋 • 配件：首饰勿挂太多
男士：
• 服装： 西装（以深蓝、深灰较佳）； 素色衬衫；领带颜色应配合西装色系。
• 头发：整齐、利落、不可遮住脸部 • 袜子：深色袜子，不可着白袜 • 鞋子：深色皮鞋，保持干净
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构筑内容-逻辑论证
主线
以无可争议的 内容来陈述情 况
对情况加以说 明
阐述情况的意 义并加以说 （“因 此”……）
• 证明内容的必然走向（没有第二条路可走）
利 • 对有拒绝心理的听众尤为有效
弊
•如听众对“情况”或“说明”有异议，该论证即失去了说服 力
•听众在听到最后的“所以”结论时，先要记忆大量信息
4
你的PPT只讲一个重点，不要试图在某个PPT中既讲技术，又讲管理。
50
2
逻辑
唯有逻辑，使PPT具有说服力
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2. 逻辑
1
PPT要有清晰、简明的逻辑，所以，最好就用“并列”或“递进”两类逻辑关系。
2
一定要通过不同层次“标题”的分层，标明你整个PPT逻辑关系 （但最好不要超过3层纵深）。
3
建议每个章节之间，插入一个空白幻灯片或标题幻灯片。
所有风格中，最重要的是“简明”的风格：尽量少的文字；尽可能多的图表
2
与简洁的数字。
留白天地宽，所以，母版背景切忌用图片等；而只用空白或是很淡的底，
3
以凸显其上图文。
4
用标准的、已被成功应用的各类图表工具（后面会详细介绍），不要自造。
5
尽量少的使用动画，尽量少的使用声音，特别是一些正规的场合。
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4
要决：80-20法则； 假设和分析间的关系
Step 6 综合结果并建 立有结构的结 论
要决：结论意味着什 么必然行动？
Step 7 整理一套有力度 的文件
要决：清晰，有力
Step 4 制定详细的工 作计划
要决：效率，成 品，责任
验证成果！
53
3
风格
有个人风格的PPT，易记忆
54
3. 风格
1
通过“母版”，定义你的PPT风格——商业应用中，一般应趋于“保守”的风格。
2
整个PPT的几种颜色，一定要协调，因此建议多用同一个色调的。
3
不要自造颜色，而应用“屏幕取色器”，去“扒”已经成功应用的颜色。
4
完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看颜色有无突兀的地方。
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6
过程
行动的PPT
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6. 过程
1
演讲结构：开展白、主体演讲、结束语。
2
最大的忌讳是演讲的时候，对着PPT照本宣科地念上面的文字!!!
• 推迟解答 – 对于不可能引起普遍兴趣的专门性或个别的问题，可说”我 愿意在休息的时间与你探讨。“
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处理棘手的情况（1）
当问题出现时
• 保持冷静：总有你能主动做的事 • 即使最有用的技巧出了问题——一笑了之 • 保持幽默感——你的自嘲或调侃会使听众对你及你的专长有更好的印象 • 不要责怪人——重要的是找到解决问题的方法，而不是问题本身 • 不要花时间纠缠于已经发生的事情，这只是被动地作出反应
• 记住提问和提问人 – 理解并复述提问，与提问人进行目光交流。确定其他的观众也都听见并 理解了这个问题。
• 回答 – 要简洁而又恰当。别再和提问人目光交流，相反要看着所有观众。
• 联系 – 最后把问题与你发表的内容结合起来，这样你的话将会是观众听到的最 后内容。
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处理问题的选择方案 （1）
• 直接回答 – 对于众要问题和需作出对观众可能有用处的简单明了的回答时采用（如 果答不出，也需直言不讳）
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（四）组织收集到的信息
• 设计开场白：介绍主题，建立共识
– 成功的一半 – 抓住观众的兴趣 – 各种方式（故事、问题、名言、经验）
• 主体：支持论点的资料、事实、实例
– 全面理解 – 逻辑性的叙述 – 化繁为简 – 前后呼应 – 一次一个观念
• 结束：重述主题、再次强调重点
– 将观众情绪带到最高点
•字 • 句子 • 问题 • 语言 • 内容的组织方式
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Vocal-----说的方式
• 音量 • 音质 • 吐字 • 连贯性 • 语音语调 • 语速
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Visual-----视觉
• 形象 • 仪容举止 • 姿势 • 面部表情 • 手势 • 眼神 • 位置移动 • 使用视觉辅助器材的方式
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演讲三要素所占比例
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（五）将内容概括成大纲
• 设定时间长短 • 简短 • 随意写下各种观点 • 落笔时将观点组织一下
Leabharlann Baidu24
建立故事框架乃是关键
故事
引言 正文 结论
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以良好的引言作为开场白 树立主题 说明该主题对听众的重要性 概述各项要点
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确立有力的正文内容
选择3—5个便于听众理解的话题 恰当地构筑内容 -逻辑论证 -逻辑组合 润色
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构筑内容-逻辑组合
主线
论据1 或措施1
论据2 或措施2
论据3 或措施3
利 • 便于记住要点
• 对注重具体措施的听众极为有效 • 一点被 否定，其余各点仍能支持说服力
弊 •对一些听众有勉强之嫌
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润色 语言作用 视觉作用
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语言润色
用听众的语言来说话 选择恰当词汇 -用实在而非抽象的词汇 -简明扼要 运用事例，类比，比较 适当幽默
提示：
• 移动的距离至少可以是“三大步” • 可以用积极的移动方法。即：看着某人，
并走过去对着他说话。
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目光交流
避免：
• 仅仅扫视一下全场 • 只对着几个观众进行目光交流 • 盯着观众的前额或头顶看，而不是“目光”交流 • 看天花板、地板、投影仪、白板，而不是观众
提示：
• 针对一个一个的观众进行目光交流 • 目光交流的范围应覆盖全场
4
演示的时候，顺序播放，切忌幻灯片回翻，使听者混淆。
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逻辑性－解决问题的基本方法[七步成诗]
Step 1 陈述问题
Step 2 分解问题 （树图）
Step 3
消除非关键问题 （漏斗法）
要决：决策人须 知道什么才能决 策？
要决：假设
要决：如果我马上 要交卷，可消除哪 些？
Step 5 进行关键分析
2
收集并使用咨询公司的PPT素材库，如麦肯赐、罗兰贝格等的素材库。
3
制作工具，如VISIO、SOLO等。
4
咨询公司关于PPT制作的9个Tips（附录）
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附录：咨询公司关于PPT制作的9个Tips
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表情
注意：
• 面部表情应与演讲内容吻合 • 不要因为紧张而使其走样 • 避免习惯性地在演讲商业话题时过份严肃
提示
• 真诚 • 面部表情不要单一化 • 注意微笑，但不要在不该笑的时侯笑
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姿式
检查一下：
• 头是歪的吗？ • 站姿端正吗？ • 身体摇晃吗？ • 动作太夸张或太保首吗
提示
• 站立时两脚间的距离相当于平时走路的 “一步” 大小
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处理棘手的情况（2）
如何应付听众的报怨
• 不要自动地同意听众的报怨，保持中立 • 问听众有什么好的解决方法 • 如果听众能够解决这个问题，授权他/她去解决 • 找到合适的人去解决这个问题，你一个人不可能解决得了所有这些问题
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处理棘手的情况（3）
如果你知道听众是对的…...
• 保持中立 • 找到与其的共同点 • 找到一个对当时状况有益的方法
• 身体略向前倾，并将重心落于双腿间 • 上身挺直，但不僵硬
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手势
要点：
• 手臂放在身侧，并要轻松自如 • 强调想法时，手的动作要尽量放大 • 手势动作的范围要在腰部以上
避免：
• 重复做同一手势或一个手势时间过长 • 想做一个手势中途犹豫，欲做欲不做 • 过多或太夸张
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位置移动
检查一下；
• 演讲时呆在一个地方不动吗？ • 移动时是不是只走一小步？ • 是不是经常用背对着观众 • 是不是会绕着小圈子走
现实
• 紧张是正常的 • 紧张实际不易被察觉 • 听众希望你成功
解决方法
• 充份准备 • 稍作停顿、深呼吸 • 相信自己会成功 • 练习、练习、练习
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有效演讲的三要素 组织演讲内容 演讲的准备 使用视觉辅助工具 处理观众提问
视觉辅助器具使用原则
• 保持简洁 • 图表文字大小适中 • 每张文字不超过8行 • 一次只看一张 • 在图表上做注记 • 不要挡住听众视线 • 面对观众演讲
幻灯演讲及PPT制作技巧
• 演讲技巧 • PPT制作要点
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有效的演讲技巧
有效演讲的三要素 组织演讲内容 演讲的准备 使用视觉辅助工具 处理观众提问
在演讲中，观众对你的印象一般基于三个要素 • Verbal （语言的） • Vocal （声音的） • Visual （视觉的）
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Verbal-----语言的
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有效演讲的三要素 组织演讲内容 演讲的准备 使用视觉辅助工具 处理观众提问
布置讲台
房间的合理选择 -大小 -形势 -间响效果
设备到位 -屏幕 -投影仪 -黑板 -笔、教鞭、粉笔等
安排足够的座位
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演练
• 反复练习 • 多练习开场与结语 • 每次演练时选择一种演讲技巧着重练习
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减缓紧张情绪
• 观众是谁？
– 年龄、性别、职务、经验、学历
• 态度如何？
– 期望、例行、支持、反对
• 为何参加
– 自愿、指派
• 语言程度？
– 中文、英文、专门术语
• 哪些技巧可吸引注意力？ • 哪些技巧适得其反
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（三）将演讲内容导入已知范围
从你的已知范围入手，准备内容： • 设定时间长短 • 简短 • 随意写下各种观点 • 落笔时将观点组织一下