XXXX医院档案管理制度

XXXX医院档案管理制度

为全面反映医院历年经营和管理工作内容，妥善完整地保存各类重要文件、资料，加强档案管理工作的规范化、标准化、程序化，根据《医药卫生档案管理暂行办法》《卫生档案管理暂行规定》，结合医院工作实际，特修订本制度。

一、适用范围

本制度适用于医院行政综合档案、人事档案、财会档案、医疗档案、科研档案、病历档案、设备档案、基建档案等各类档案的管理。

二、档案类型

（一）行政综合档案，包括：营业执照正、副本，复印件、事业单位法人证书、法定代表人证、母婴保健许可证、组织机构代码证、放射诊疗许可证等各类证件；房屋产权证、土地证等固定资产档案；各类文书档案；各项重要活动的组织流程、声像图片等相关资料；各部门（含医疗、护理、财务）现行的各项规章制度、规定、流程等；院级会议的会议纪要、决议；医院年度、季、月工作报表、医院年度工作计划、工作总结；对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；其它应归档保管的文件、资料。

（二）人事档案，包括：全院员工个人信息资料（花名册）；非在编人员劳动合同、工资、等薪酬相关资料；招聘表格、人才库等相关资料；员工个人行评、医德考核等相关资料；其它应归档保管的文件、资料。

（三）财务会计档案，包括：会计凭证、各类审计账册及报表；各类会计账册及报表；其它应保存的文档及资料。

（四）医疗档案，包括医疗技术的法令标准及各项规章制度；医疗计划、总结；处方章印模；各类报表和统计分析资料；医疗技

术常规、操作规程、质量标准等文件；医疗质量调查和监督检查中形成的文件；突发事件、传染病暴发流行抢救工作记事、照片、录像、总结等文件材料；医疗事故或医疗纠纷的调查分析，医疗事故鉴定书和处理意见；新疗法、新技术的鉴定及实施中形成的文件材料；名、老中医的临床经验总结、医案原稿、中药炮制等；质量检验报告、药检证书等有关材料；开展医疗合作形成的协议书、合同、聘书等。

（五）科研档案，按国家科委、国家档案局《科学技术研究档案管理暂行规定》执行，主要包括：

1.科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书，开题报告，调研报告，方案论证和协议书、合同等文件。

2.研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，重要的来往技术文件等。

3.总结鉴定验收阶段：工作总结，科研报告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决算材料等。

4.成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

（六）病历档案，包括住院及门诊病历和各种检查的申请单、报告单、登记本以及病理切片、照片、图纸、X光片等。

（七）设备档案，包括：设备台帐；设备出厂合格证、使用说明书、合同；设备安装、调试、验收报告；设备保修卡、保修协议及维修联系方式；设备运行维修、保养记录；设备更新改造记录；设备管理制度；其它应保存的设备资料。

（八）基建档案，按卫生部《医药卫生单位基建档案管理办法(试行)》有关规定执行，主要包括基建综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产、基建概算、预算、决算、器材管理等方面的

文件。

三、档案的收集与整理

（一）医院档案室是收集和保存本院档案资料的部门，上级下发的公文以及院部缮印发出的公文（含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等），由办公室统一归档管理。

（二）各科室形成的文件材料，如年度工作计划、人才培养、教学计划和工作总结，必须抄送办公室，由办公室分别归档。

（三）凡申报某项科研课题或申报某项科技成果者，不论单位和个人，须将材料上报同时交一份完整材料到档案室。

（四）基建图纸、重要仪器的说明书及安装图纸等，均属档案、资料的重要组成部份，凡验收基建工程、机器（仪器）设备安装时，须同时验收图纸、说明书等资料，如果图纸、资料等档案材料不全不得验收，验收时须有档案人员参加。

（五）外出开会、参观、考察人员，回院后须将文件材料交档案室登记存档。

（六）财会档案、人事档案、医疗档案、病历档案、科研档案、设备档案分别由财务科、人事科、医务科（护理部）、病案室、科教科、设备科负责收集、整理。

四、立卷分工和归档

文书档案由办公室负责立卷，于次年上半年（6月底）归档；科研档案由档案室协助科教科立卷，按科技档案的形成规律，办完一件立一件，随时归档；财会档案由财务科负责，于次年6月底以前立卷，保管使用二年以后向档案室移交。病历档案由病案室负责，按《病历归档制度》归档上架。人事档案由人事科负责，医疗档案由医务科（护理部）负责，设备档案由设备科负责，基建档案由总务科负责，按要求做好立卷归档工作。

五、档案的保管与使用

（一）根据上级档案部门关于建立综合档案室的指示精神和医院目前情况，医院设立综合档案室，主要存放医院行政综合档案，人事、财会、科研、医疗、病历、设备、基建档案等暂时存放于各科档案室。

（二）档案保管权限

1.行政综合档案由办公室保存；

2.人事档案由人事科保存；

3.财会档案由财务科保存；

4.病历档案由病案室保存；

5.医疗档案由医务科（护理部）保存；

6.科研档案由科教科保存；

7.设备档案由设备科保存；

8.基建档案由总务科保存；

（三）档案保管期限

1.行政综合档案、财会档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。

2.政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。

3.医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。

4.普通文档保管期限为10年至30年。

5.人事档案：根据人员变动而变动。

6.基建档案：重大建设项目基建档案保管期限一般为永久。工程竣工验收后交市城市建设档案管归档保管，竣工图及重要相关资料均应复印或留底送到院档案室保存。

7.科研档案：有查考、利用价值的科研材料均应归档，一般属长期保存。